行政文秘培训1

职业化训练教程 行政文秘人员 主讲：文磊老师 行政文秘人员培训 一 个人素质 二 专业技能 个人素质 你适合做行政文秘人员吗？ 行政文秘的职业形象设计 现代商务礼仪 沟通技巧训练 行政文秘的时间管理 如何缓解工作压力 专业技能 办公室事务管理 口才训练与电话技巧 会议的筹划与管理 公文写作技巧 文书档案的管理 接待工作技巧 5 第一讲 你适合做行政文秘吗 2016年 9月 20日星期二 6 课程安排 什么样的人员适合做行政文秘人员 行政文秘人员需要具备什么样的能力 行政文秘人员需要掌握的专业技能 行政文秘人员的主要工作 2016年 9月 20日星期二 7 所谓 “ 行政文秘人员 ” 包括机关、企业、团体等内部负责管理、服务工作的行政人员、文秘人员等 2016年 9月 20日星期二 8 游戏：心目中的你 请评出我们身边你认为最适合做行政文秘人员的同学 至少列出五条原因 2016年 9月 20日星期二 9 什么样的人适合做行政文秘人员 个人条件 个性要求 品质要求 2016年 9月 20日星期二 10 （一）个人条件 学历 性别 年龄 外貌 体质 视力 听力 2016年 9月 20日星期二 11 男人适合做行政 文秘工作吗？ 讨论： 2016年 9月 20日星期二 12 形式：自由组合，两组辩论 时间： 3 步骤： 自愿组合成 “ 正方 ” 与 “ 反方 ” 先请双方各派代表阐述论点 然后，双方自由辩论 每人发言时间限制在 2讨论 2016年 9月 20日星期二 13 （二）个性要求 守时 谨慎 热情 合群 服从 自信 机智 勤快 整洁 自制 兴趣 2016年 9月 20日星期二 14 （三）品质要求 忠诚 负责 正派 廉洁 诚实 谦逊 2016年 9月 20日星期二 15 行政文秘人员需要具备什么样的能力 办事能力 沟通能力 2016年 9月 20日星期二 16 （一）办事能力 操作能力 写作能力 阅读概括能力 编辑校对能力 统计分析能力 2016年 9月 20日星期二 17 （二）沟通能力 交际能力 口头表达能力 协调能力 组织能力 2016年 9月 20日星期二 18 行政文秘人员需要掌握的专业技能（表一） 序号 专业技能名称 具体解释 1 秘书必须掌握的最基本的技能 ， 是使用打字机或电脑等设备的必备能力 。 2 用各种记音符号和缩写符号代替字母 、 词或短语迅速记录语言的一种方法 。 3 是秘书必须掌握的一种最重要的技能 。 可以体现秘书的文字功底和驾驭语言的能力 。 4 在文稿正式付印之前对文稿做的各种整理和加工。 5 按照一定的要求和方法把具有保存必要的文件归入档案 ， 包括分类 、 立卷 、 编制索引等工作 。 打字 速记 写作 编辑 归档 2016年 9月 20日星期二 19 行政文秘人员需要掌握的专业技能（表二） 序号 专业技能名称 具体解释 6 运用定量研究的方法 ， 其中包括运用数字来说明问题 。 7 处理书面信息经常需要若干份副本 ， 所以要求秘书掌握此项技能 。 8 主要指使用电话 、 电传和传真设备 。 9 使用办公领域最先进 、 最重要的设备的能力 ，主要用于处理信息 。 统计 复制 使用电信设备 操作电脑 2016年 9月 20日星期二 20 行政文秘人员的主要工作 辅助决策工作 信息工作 文书工作 会务工作 文书立卷和档案管理工作 查办工作 行政事务工作 上司交办的其他工作 2016年 9月 20日星期二 21 行政文秘人员的主要工作（表一） 工 作 具 体 内 容 辅助决策 决策是上司的责任 ， 秘书不可替代 ， 但是在上司决策过程中 ，秘书要发挥辅助作用 。 信息工作 秘书必须建立自己的信息网络 ， 保持畅通的信息渠道 ， 必须善于广泛地从多方面收集信息 ， 并对信息及时整理 、 筛选 、 加工 、 利用和储存 。 文书工作 文书是单位行使职权 、 进行指挥管理 、 联系洽商工作的重要工具 ，也是秘书重要的经常性工作 ， 包括收文的处理和发文的撰拟 。 会务工作 凡有一定规模的会议 ， 都有大量的会务工作 ， 通常由秘书部门承办 。大型会议则可设专门的会议机构 ， 原有的秘书部门参与其中 ， 常成为会务机构的组织者 。 公关工作 这是一项直接与人打交道的工作 ， 包括来信的处理 ， 来访的接待 ，对报刊上的批评 、 投诉 、 建议的处理等 。 2016年 9月 20日星期二 22 工 作 具 体 内 容 档案工作 单位的重要文书 ， 处理完毕后都要立卷归档 。 已经处理完毕的文书 ， 经过立卷 ， 定期移交档案室 ， 以备日后查找利用 。 查办工作 单位的重要文书 ， 处理完毕后都要立卷归档 。 已经处理完毕的文书 ， 经过立卷 ， 定期移交档案室 ， 以备日后查找利用 。 行政事务工作 包括财务管理 、 生活管理 、 环境管理 、 车辆管理及接待工作 。 上司交办的其他工作 这种工作带有临时性和偶发性 ， 有时也有突发性 。 如协助上司找人找资料 ， 代表上司接待客人 ， 探望 、 慰问生病员工 ， 了解 、 处理某些临时任务等 。 这也是秘书的经常性工作之一 ， 不可视为额外任务 。 行政文秘人员的主要工作（表二） 2016年 9月 20日星期二 23 小测试：你适合做行政文秘吗？（表一） 序号 检测内容 良 一般 差 1 良好的文字处理能力 ， 字体优美 ， 书写工整 。 2 良好的口头表达能力 ， 如得体地应对电话 。 3 善于与人沟通 。 4 随机应变能力强 。 5 能严守秘密谨慎处理保密文件 。 6 能准确理解上司的意图 。 7 能沉着处理紧急事件 。 2016年 9月 20日星期二 24 小测试：你适合做文秘吗？（表二） 序号 检测内容 良 一般 差 8 能代表经理出席员工大会并讲话 ， 准确恰当地表达经理的意见 。 9 10 经理外出时能主动主持办公室工作 。 11 良好的职业道德和强烈的进取心 。 12 精力充沛 。 13 良好的安排时间的能力 （ 如出差计划与安排 ） 14 良好的记忆力 ， 尤其对人名 、 地名 、 电话号码反应迅速 。 及时将企业内外部信息传递给经理。 2016年 9月 20日星期二 25 小测试：你适合做文秘吗？（表三） 序号 检测内容 良 一般 差 15 有组织观念和团队精神 。 16 与同事及上司能融洽相处 ， 并能从中协调作用 。 17 能参与企业具体项目的开展 。 18 积极主动而非被动工作 。 19 懂办公室内财务管理 。 20 知错能及时纠正 。 21 知道何时征求上司的意见和给上司建议 。 2016年 9月 20日星期二 26 小测试：你适合做文秘吗？（表四） 序号 检测内容 良 一般 差 22 能以最佳的方式管理文件 （ 归档 、 保存 、 查找 ） 23 有一定数学头脑 。 24 会多种语言并且能适应多国文化环境 。 25 求知欲强 。 26 掌握先进计算机软件应用 。 27 能代替上司处理日常事务 。 28 独立工作能力强 。 2016年 9月 20日星期二 27 行政文秘 年轻貌美身体好 能干会说不贪功 28 第二讲 职业形象设计 2016年 9月 20日星期二 29 课程安排 行政文秘专业形象设计 行政文秘的专业仪态 2016年 9月 20日星期二 30 谁是合适的行政文秘人选？ 2016年 9月 20日星期二 31 行政文秘的服饰设计 行政文秘服饰的基本要求 女性行政人员的服装 男性行政人员的服装 2016年 9月 20日星期二 32 行政文秘服饰的基本要求 与环境、身份相协调 与体形相协调 行政文秘穿着注意事项 2016年 9月 20日星期二 33 （一）与环境、身份相协调 在平时工作中 参加他人的婚礼或庆典 陪同上司参加外交活动 2016年 9月 20日星期二 34 （二）与体型相协调 （ 1）颜色 体形瘦小者、纤细者 2016年 9月 20日星期二 35 （二）与体形相协调 （ 1）颜色 体形庞大、肥胖者 2016年 9月 20日星期二 36 （二）与体形相协调 （ 2）图案 2016年 9月 20日星期二 37 （二）与体形相协调 （ 3）线条 2016年 9月 20日星期二 38 （三）行政文秘穿着注意事项 保持大众化 切忌标新立异 清洁与健康 2016年 9月 20日星期二 39 女性行政人员的服装 办公室着装 外出公务穿着 社交场合穿着 2016年 9月 20日星期二 40 （一）女性行政人员办公室着装 基本原则 1）在办公室内以穿着西装套裙或长裤为宜。 2）款式以简洁大方为好，不宜太复杂、装饰太 多。 3）华丽或性感的服装不适合办公室的文秘。 4）避免显得清纯、学生味太浓，让人感觉幼稚。 2016年 9月 20日星期二 41 （一）女文秘办公室着装 常见衣着的选择技巧 1）职业裙装 款式 面料 颜色 点缀 尺寸 2016年 9月 20日星期二 42 想一想：哪套是最合适的服装？ 2016年 9月 20日星期二 43 （一）女文秘办公室着装 常见衣着的选择技巧 2）衬衫 颜色 面料 2016年 9月 20日星期二 44 （一）女文秘办公室着装 常见衣着的穿着技巧 3）鞋子 颜色 鞋跟的高度 2016年 9月 20日星期二 45 （一）女文秘办公室着装 常见衣着的穿着技巧 4）丝巾 5）饰品 2016年 9月 20日星期二 46 试一试：配出五套上班着装 2 4 1 3 2 4 016年 9月 20日星期二 47 星期一：参考搭配 3 2016年 9月 20日星期二 48 星期二：参考搭配 1 016年 9月 20日星期二 49 星期三：参考搭配 4 2016年 9月 20日星期二 50 星期四：参考搭配 2 016年 9月 20日星期二 51 3 期五：参考搭配 2016年 9月 20日星期二 52 （二）女性行政人员外出公务着装 服装 款式 色彩 鞋子 饰品 2016年 9月 20日星期二 53 （二） 女性行政人员 外出公务 着装 2016年 9月 20日星期二 54 （三） 女性行政人员 社交场合穿着 服装 常礼服 小礼服 大礼服 简化礼服 饰物 2016年 9月 20日星期二 55 男性行政人员的着装 西服 衬衫 领带 2016年 9月 20日星期二 56 男文秘的着装 西服 款式 面料 颜色 图案 2016年 9月 20日星期二 57 （一）西服的选择技巧 款式 （单排扣） （双排扣） （三件套） 2016年 9月 20日星期二 58 （一）西装的选择技巧 面料 一是特别舒适、透气性好 二是垂感好 三是挺括但不僵硬 2016年 9月 20日星期二 59 （一）西装的选择技巧 颜色 西装宜：深蓝色、深灰色 衬衣宜：浅蓝色、浅灰色 鞋、袜：黑色、深蓝色 皮包、皮带、皮鞋：深色配套 忌讳颜色：咖啡色、橄榄绿（鸭绿色） 2016年 9月 20日星期二 60 穿西装的七个原则 要拆除衣袖上的商标 要熨烫平整 要扣好纽扣 要不卷不挽 要慎穿毛衫 要巧配背心 要少装东西 2016年 9月 20日星期二 61 选择题：请选择正确的穿法 2 2 2016年 9月 20日星期二 62 选择题：请选择正确的穿法 2 2 2016年 9月 20日星期二 63 （二）选择衬衫的技巧 长度 “ 一指原则 ” 指自然站立时，衬衫的袖口和领口应露出长于西服袖口和领口的一指粗度的距离。 颜色 面料 2016年 9月 20日星期二 64 （三）选择领带的技巧 以色彩柔和、雅致朴素、暗色调为主。 不宜过细，长度以 130 2016年 9月 20日星期二 65 化妆技巧 化妆技巧 化妆的注意事项 2016年 9月 20日星期二 66 （一）化妆技巧 肤色 描眉 画眼 口红 2016年 9月 20日星期二 67 （二）化妆注意事项 淡妆为宜 讲求实际 讲究科学 2016年 9月 20日星期二 68 发型设计 选择适宜的发型 头发的保养 2016年 9月 20日星期二 69 （一）选择适宜的发型 行政文秘发型的基本特点 自然、文雅端庄、朴素大方、轻盈俊美、无雕琢之意的发型。 选择发型的原则 1）需要考虑发质 2）需要考虑脸型 3）需要考虑身材 行政文秘发型选择的注意事项 2016年 9月 20日星期二 70 （二）头发的保养 做到常梳理、少烫发、慎染发、防损 伤、适时洗发。 2016年 9月 20日星期二 71 日常姿势 挺拔的站姿 端庄的坐姿 洒脱的走姿 优雅的蹲姿 2016年 9月 20日星期二 72 （一）挺拔的站姿 保持优美站姿的关键 直腰 ， 脖不前伸 ， 颈部直起 ， 背不驼 ， 不窝 ， 肩不耸 ， 腰部挺直 ， 髋不松 ，膝不打弯 2016年 9月 20日星期二 73 （二）端庄的坐姿 保持优美坐姿的关键 1）不要坐在椅子边沿上，一般应当坐满椅面的三分之二。 2）与人交谈，身子应适当前倾。 3）注意两脚摆放姿势，两脚侧放或叠放较为合适。 4）脚不要一直向前，控制住自己的身体，避免身子下滑或斜躺在沙发上。 5）头不要靠在沙发背后去，把小腹挺起来。 2016年 9月 20日星期二 74 （三）洒脱的走姿 走姿的基本要领 行走时双肩平稳，下颌微收，面带微笑，手臂放松，前后自然摆动，上体微前倾，脚尖略抬，脚跟先着地，步幅适当。 2016年 9月 20日星期二 75 （四）优雅的蹲姿 优雅蹲姿的姿势 高低式蹲姿 76 第三讲 现代商务礼仪 2016年 9月 20日星期二 77 掌握商务礼仪的重要性 帮助你建立友好的合作关系 帮助你建立彼此的尊重与信赖 2016年 9月 20日星期二 78 课程程序 随从上司出行礼仪 陪同上司商谈礼仪 拜访客户礼仪 2016年 9月 20日星期二 79 一 、随从上司出行礼仪 步行礼仪 乘车礼仪 2016年 9月 20日星期二 80 1. 步行礼仪 观看录像片段， 小组讨论 陪同上司或客户步行 应注意哪些礼仪？ 2016年 9月 20日星期二 81 1. 步行礼仪 l 走路时要昂首挺胸 ， 尽量走直线 ， 而不要左顾右盼 。 l 人行道的右侧内侧是安全而又尊贵的位置 ， 若你作为秘书陪同上司 、 客人外出 ， 则应将其让给上司 、 客人行走 ，你走在外侧 。 2016年 9月 20日星期二 82 当走到车辆较多或人多处 ， 你应先走几步 ， 同时提醒和引领 ， 照顾上司和顾客 。 如果你走路时同时提着物品 ， 应留神别让自己提的物品阻拦或碰撞了别人 。 若与人通行 ， 你则应提物品走外侧 。 1. 步行礼仪 （三） 2016年 9月 20日星期二 83 情景表演 与客户同乘出租车 开私家车接客户 与公司同事坐火车出差 2016年 9月 20日星期二 84 2、计程车的座位次序 司机 A B C 2016年 9月 20日星期二 85 2、私家车时的座位次序 主人 A B C 2016年 9月 20日星期二 86 2. 乘车礼仪 送上司、客人坐轿车外出办事，应首先为上司或为客人打开右侧后门，并以手挡住车门上框，同时提醒上司或客人小心，等其坐好后再关门。 如果你和你的上司同坐一辆车，座位由上司决定，待其坐定后，你再任意选个空位坐下，但注意不要去坐右排右席。 2016年 9月 20日星期二 87 2. 乘车礼仪 （ 2） 抵达目的地后，你应首先下车，下车后，绕过去为上司或顾客打开车门。并以手挡住车门上框，协助上司或顾客下车。 2016年 9月 20日星期二 88 情景表演 女性如何上下车？ 2016年 9月 20日星期二 89 2. 乘车礼仪 （ 3） 特别提醒： 作为女性秘书 ， 上下车姿势必须十分讲究 ， 具体来说是： 上车姿势 上车时仪态要优雅 ， 姿势应该为 “ 背入式 ” ，即将身体背向车厢入座 ， 坐定后即将双脚同时缩进车内 （ 如穿长裙 ， 应在关上车门前将裙子弄好 ） 。 2016年 9月 20日星期二 90 2. 乘车礼仪 下车姿势 应将身体尽量移近车门 ， 立定 ， 然后将身体重心移至另一只脚 ， 再将整个身体移离车外 ， 最后踏出另一只脚（ 如穿短裙则应将两只脚同时踏出车外 ， 再将身体移出 ， 双脚不可一先一后 。 ） 2016年 9月 20日星期二 91 上车姿势 开门后手自然下垂 ， 可半蹲捋裙摆顺势坐下 。 2016年 9月 20日星期二 92 上车姿势 依靠手臂做支点，腿脚并拢提高。 2016年 9月 20日星期二 93 上车姿势 继续保持腿与膝盖的并拢姿势 ， 脚平移至车内 。 2016年 9月 20日星期二 94 上车姿势 略调整身体位置 ， 坐端正后 ， 关上车门 。 2016年 9月 20日星期二 95 下车礼仪 身体保持端座状态，侧头，伸出靠近车门的手打开车门，然后略斜身体把车门推开。 2016年 9月 20日星期二 96 下车礼仪 双脚膝盖并拢，抬起，同时移出车门外，身体随转。 2016年 9月 20日星期二 97 下车礼仪 双脚膝盖并拢着地，一手撑着座位，一手轻靠门框，身体移近门边。 2016年 9月 20日星期二 98 下车礼仪 将身体从容从车身内移出，双脚可分开些，但保持膝盖并拢。 2016年 9月 20日星期二 99 下车礼仪 起身后等直立身体以后转身关车门，关门时不要东张西望，而是面向车门，好象关注的样子。 避免太大力气 2016年 9月 20日星期二 100 4、乘火车时的座位次序 走 廊 茶几 行进方向 A B C D 2016年 9月 20日星期二 101 角色演练 : 一、 ， 两人为一组，面对面坐好 角色要求： 请 后讲给 2016年 9月 20日星期二 102 角色演练 : 情景一角色要求： 请 讲故事的时候表现出不耐烦、伸懒腰、看手表、东张西望。 2016年 9月 20日星期二 103 角色演练 : 情景二角色要求： 请 讲故事的时候表现出目光注视、点头、赞同、 “ 恩、啊 ” 的赞同声等。 2016年 9月 20日星期二 104 二、 陪同上司商谈礼仪 细心聆听 适时圆场 2016年 9月 20日星期二 105 提问？ 刚才情景一和情景二当中， 2016年 9月 20日星期二 106 1. 细心聆听 聆听者六要素 （ S 微笑 （ O 准备注意聆听的姿势 （ F 身体前倾 （ T 音调 （ E 目光交流 （ N 点头 （ 2016年 9月 20日星期二 107 016年 9月 20日星期二 108 016年 9月 20日星期二 109 2. 适时圆场 在领导和客户商谈时，应该注意领导的谈判技巧和应对方式，并且要充分掌握气氛。 2016年 9月 20日星期二 110 三 拜访客户的礼仪 事先约好时间 做好准备工作 进入被访者的办公室 商谈 结束拜访 2016年 9月 20日星期二 111 1、事先约好时间 不作不速之客 准时赴约 迟到或失约要预先告知 2016年 9月 20日星期二 112 2、做好准备工作 了解拜访对象个人和公司的资料 准备拜访时需要用到的资料 订好明确的拜访目的 整理服装、仪容 检查各项携带物是否齐备，如名片、笔、笔记本等 2016年 9月 20日星期二 113 3、进入被访者的办公室 说明身份、地位及拜访对象 从容等待引领 敲门入内 自我介绍、握手、赠名片 对奉茶要道谢 2016年 9月 20日星期二 114 4、商谈 把握拜访时间 开门见山，避免争论不休 留意对方的举止表情 2016年 9月 20日星期二 115 5、结束拜访 感谢对方 请对方留步 关门 2016年 9月 20日星期二 116 礼貌体现习惯 更能体现品德 117 第四讲 沟通技巧训练 2016年 9月 20日星期二 118 课程安排： 影响行政文秘沟通的四个因素 行政文秘有效沟通的五个原则 行政文秘四个有效的沟通技巧 行政文秘如何与上司沟通 2016年 9月 20日星期二 119 找朋友 在教室里找到符合每个条件的人， 请他们签名。取前五名获奖者。 每人只能在一个人的表格上签一次。 抽查不符，无效。 游戏 2016年 9月 20日星期二 120 请您帮忙 会唱戏 会打猴拳 有一岁左右的孩子 会讲笑话 能说三种语言 能唱外语歌 会抛媚眼 微笑迷人 会做很多菜 会甜言蜜语 能模仿周星驰 穿 40的鞋 2016年 9月 20日星期二 121 影响行政人员沟通的四个因素 情绪因素 表达方法 个人因素 环境因素 2016年 9月 20日星期二 122 （一）情绪因素 精神不集中 过于紧张和胆怯 2016年 9月 20日星期二 123 （二）表达方法 说话的语气令 “ 听众 ” 反感。 在沟通中选择不合适的媒介来传递信息。 2016年 9月 20日星期二 124 不合适的媒介 2016年 9月 20日星期二 125 （三）个人因素 发送者和接受者受个人因素（背景、经验、理解力、教育程度、知识水平、偏见和态度等）的影响，对讯息有不同理解。 2016年 9月 20日星期二 126 （四）环境因素 在沟通过程中，选择了不适当的地点、时间等，直接影响讯息传送。 2016年 9月 20日星期二 127 行政人员有效沟通的五个原则 正确回应对方的话 注意沟通中的态度 注意倾听 经常不断的确认沟通信息 表达出让人印象深刻的沟通话语。 2016年 9月 20日星期二 128 （一）正确回应对方的话 有效的回应可以告知说话人： （）信息被听到了 （）信息被理解了 （）信息得到了恰当的评估 回应信息的三个关键： （）希望达成共识 （）给出语言非语言的反馈 （）避免令人困惑的信息 2016年 9月 20日星期二 129 （二）注意沟通中的态度 保持微笑并适时点头 注意你的坐姿 你的眼睛会说话 让沟通更近一点 2016年 9月 20日星期二 130 行政文秘四个有效的沟通技巧 技巧一表示尊重 技巧二易地而处的聆听 技巧三恰当提问 技巧四给予建设性回应 2016年 9月 20日星期二 131 （一）技巧一表示尊重 客观开放的态度 真诚 避免破坏性的行为 2016年 9月 20日星期二 132 先入为主 2016年 9月 20日星期二 133 避免破坏性行为 刻意低估问题严重性 讽刺行为 武断 2016年 9月 20日星期二 134 象限一 象限二 象限三 象限四 鼓 小狗 性别 孩子 从指示工作表 2016年 9月 20日星期二 135 （二）技巧二易地而处的聆听 要留心及专注，以非语言方法营造正面气氛。 对对方的需求表示兴趣，切记聆听的目的是要明白对方。 反应 确认 总结 2016年 9月 20日星期二 136 技巧三恰当的提问 问题的种类 ）开放式 ）封闭式 ）探索式 ）反射式 2016年 9月 20日星期二 137 技巧四给予有建设性的回应 回应必须对事，并与行为有关 以改善而不是以批评为目标 把重点放在对方可以改善的行为上 寻求对方的意见而不是强加自己的意见 2016年 9月 20日星期二 138 案例分析 第七十二回 “ 曹操怒斩杨修 ” 片段 根据此案例讨论 “ 作为行政文秘应该如何传达上司的指令 ” 2016年 9月 20日星期二 139 行政文秘如何与上司沟通 行政文秘与上司沟通的注意事项 行政文秘向上司汇报工作的技巧 行政文秘与上司争论问题的技巧 行政文秘批评上司的技巧 2016年 9月 20日星期二 140 行政文秘与上司沟通的注意事项 把握时机和场合 注意领导的眼和手 2016年 9月 20日星期二 141 向上司汇报工作的技巧 理清思路 突出重点 删繁就简 恭请上司点评 2016年 9月 20日星期二 142 与上司争论问题的技巧 问题是重要的 争论一定要有所准备 争论要有个和气的开头 争论中一定坚持从问题出发，而不是对人 不要时间过长 要客气地结尾 对同一个问题，不要争论多次 2016年 9月 20日星期二 143 批评领导的技巧 批评尽可能私下进行 以亲切的话语作为批评的开场白 批评行动，而不是对人 提供答案 一个过错一次批评 在友好的方式中结束 144 第五讲 时间管理 2016年 9月 20日星期二 145 课程程序 1 分析时间 2 诊断工作环境 ， 提高工作效率 3 立即改变 4. 跨越时间管理陷阱 2016年 9月 20日星期二 146 一 . 分析时间 每天留出时间进行回顾，调整优先次序，舍弃无效的工作 分解困难的任务，逐个击破 在上班的路上大致计划一下当天的工作 将工作日以 30分钟进行分割 及时更新工作日志 记忆往往是不可靠的。 2016年 9月 20日星期二 147 诊断工作环境，提高工作效率 办公室里弥漫的 4大效率毒素： 1. 声音干扰 2. 职能干扰 3. 空间干扰 4. 设备干扰 2016年 9月 20日星期二 148 讨论： 如何排除办公室 4大效率毒素？ 2016年 9月 20日星期二 149 办公室 “ 排毒 4味丸 ” 第一味：根据工作需求和程序从新安排办 公桌 第二味：保障公共空间和私人空间的独立 第三味：有效利用办公设备 第四味：利用设备和训练减少声音的干扰 2016年 9月 20日星期二 150 小办公室排毒案例 办公室面积： 14平方米 办公室人员： 主管 1人 秘书 1人 下属 3人 办公设备： 文件柜、公用电脑、 5张办公桌等 2016年 9月 20日星期二 151 小办公室排毒案例（续） 个人办公需求： 主管：多项（个人任务、给秘书安排任务、接待访客） 秘书：两项（个人任务、接受主管安排的） 下属：单项（个人任务） 2016年 9月 20日星期二 152 小办公室排毒案例（续） 主管： 办公桌应和秘书最近，并拥有独立的接待空间，以保证不会给下属造成干扰 秘书： 和主管办公室最近，和主管频繁沟通不会影响其他同事 下属： 不受干扰的个人办公空间 2016年 9月 20日星期二 153 效率专家挑错办公室 （图 1） 80分 错误 1： 办公室没有隔断就会有很大的声音干扰。如果使用隔板，情况将大大缓解。为了保证照明 ，最好给每人配备照明用台灯。 错误 2： 公共通道有些狭窄，但好在不会影响他人 2016年 9月 20日星期二 154 效率专家挑错办公室 （图 2） 60分 错误 1 公共通道和私人空间交叉 错误 2 接待空间在办公室尽头 错误 3 秘书与主管座位离开太远 错误 4 电脑显示器朝向不对，造成反光 错误 5 办公室没有隔板，声音干扰严重 错误 6 适合安放办公桌的窗口位置被文件柜占据 2016年 9月 20日星期二 155 效率专家挑错办公室 （图 3） 70分 错误 1 公共通道过长 错误 2 主管个人空间失去接待功能 2016年 9月 20日星期二 156 效率专家挑错办公室 （图 4）满分 优点 1 充分利用有阳光的窗口位置 优点 2 私人空间和公共空间交叉减少 优点 3 利用隔板阻断过多噪音 优点 4 主管与秘书沟通方便 优点 5 减少访客对其他人的干扰 2016年 9月 20日星期二 157 办公室排毒 自我检测问题： 1. 我的办公桌为什么要放在这个位置？ 2. 我的工作空间和公共通道是否过近？ 3. 我每天来往于办公桌与文件柜的频率有多高？ 4. 我遭受的最主要的办公干扰来自哪里？ 提出办公室改善建议。 2016年 9月 20日星期二 158 二 . 时间管理的陷阱 1. 猪八戒踩西瓜皮 滑到哪里是哪里 2. 不好意思拒绝别人 3. “ 反正时间还早 ” 拖延 4. 文件满桌病 5. 喋喋不休的 “ 电话粥 ” 6. 源源不断的信息 2016年 9月 20日星期二 159 滑到哪里是哪里 没时间做计划 工作是程序化 ， 规律化 ， 根本没必要做计划 计划常常被打断 不喜欢被计划束缚 “ 船到桥头自然直 ” 2016年 9月 20日星期二 160 2. 不好意思拒绝别人 接受请托比拒绝更容易 拒绝请托会触怒请托者从而 导致请托者报复 我想做一个广受爱戴的人 我不懂得如何拒绝 2016年 9月 20日星期二 161 3 “ 反正时间还早 ” 拖延 帕金森定律 工作会自动地膨胀占满所有可用的时间 。 时间管理陷阱隐含着你可以为一项工作安排过多的时间，如果你给自己安排了充裕的时间从事一项活动，你会放慢你的节奏以使用掉所有分配的时间。 2016年 9月 20日星期二 162 4文件满桌病 安全感 犹豫的个性 半途而废的工作习惯 个人的喜好 2016年 9月 20日星期二 163 5喋喋不休的 “ 电话粥 ” 不分优先顺序打电话 没有充分准备就打重要电话 电话的谈话离题 与喜欢的人打电话 ， 容易失去对时间的控制 2016年 9月 20日星期二 164 6源源不断的信息 纸张的形式：邮件 、 传真 、 备忘录 、 报纸 、杂志 、 期刊 、 报告 电子的形式：电子邮件 、 互联网 声音的形式：面谈、电视、广播、电话 2016年 9月 20日星期二 165 三 . 如何跨越时间陷阱 1. 要事第一 2. 以最终的结果来开始行动（以终为始） 3. 学会说 “ ” 4. 办公桌上的 “ 5 S”运动 5. 恰当、有效地使用电话 6. 筛选信息 2016年 9月 20日星期二 166 1. 要事第一 “ 大石头 ” 理论与 “ 二八 ” 定律 办事的优先次序 并行工作法 2016年 9月 20日星期二 167 2. 以终为始 是必须要做的吗 ？ 不完成会怎样 ？ 是自己想要的吗 ？ 和目标直接相关吗 ？ 回报及收益高吗？ 2016年 9月 20日星期二 168 3. 学会说 “ ” 2016年 9月 20日星期二 169 3. 学会说 “ ” 2016年 9月 20日星期二 170 4办公桌上的 “ 5 S”运动 整理 整顿 清扫 清洁 修养 整理废纸篓的作用 文件存档系统 “ 各就各位 ” 的摆置 集中精力做一件事 不要总是重复处理同一文件 不要为了表面的整洁而塞入一处 下班前的清理 2016年 9月 20日星期二 171 5有效、恰当地利用电话 选择打电话的时间 按照优先顺序打电话 清楚每个电话要讨论的要点 对于自己花在每个电话的时间，做到心中有数 2016年 9月 20日星期二 172 6 筛选信息 迅速处理 妥善存放 没有保存价值的资料就销毁 2016年 9月 20日星期二 173 运筹他人的时间 2016年 9月 20日星期二 174 时间管理矩阵图 ·危机 ·紧急的问题 ·有限期的任务 、 会议 ·准备事项 ·准备事项 ·预防工作 ·价值观的澄清 ·计划 ·关系的建立 ·真正的休闲充电 ·授能自主管理 ·干扰 ， 一些电话 ·一些信件 、 报告 ·许多紧急事件 ·许多凑热闹的活动 ·细琐、忙碌的工作 ·一些电话 ·浪费时间的事 ·“逃避性 ” 活动 ·无关紧要的信件 ·看太多的电视 紧急 不紧急 重要 不重要 2016年 9月 20日星期二 175 五、时间管理的工具 1 月历 2 行事历与甘特表 3 效率手册 4 商务通与订房卡 5 闹钟 6. 其它工具 2016年 9月 20日星期二 176 六 . 你的计划 确立目标 探寻达成目标之各种途径 转化为每周或每日之工作事 编排每周或每日的行事次序并执行之 定期检讨 177 第六讲 缓解工作压力 2016年 9月 20日星期二 178 课程程序 了解压力 战胜压力 放松自我 2016年 9月 20日星期二 179 自我测试： 1 一旦工作发生差错 ， 立刻责备自己 。 A 从不 B 有时 C 经常 D 总是 2 一直积压问题 ， 然后总想发作 。 A 从不 B 有时 C 经常 D 总是 3 全力工作以忘记私人问题 。 A 从不 B 有时 C 经常 D 总是 4 遭受压力时 ， 注意到自身行为有不良表现 。 A 从不 B 有时 C 经常 D 总是 5 只看到生活中的消极方面而忽视积极方面 。 A 从不 B 有时 C 经常 D 总是 6 环境发生变化时 ， 感觉不适 。 A 从不 B 有时 C 经常 D 总是 2016年 9月 20日星期二 180 自我测试： 7 感觉不到在团队中的自我价值 。 A 从不 B 有时 C 经常 D 总是 8 上班或出席重要会议时迟到 。 A 从不 B 有时 C 经常 D 总是 9 对针对个人的批评反应消极 。 A 从不 B 有时 C 经常 D 总是 10 一小时左右不工作就内疚自责 。 A 从不 B 有时 C 经常 D 总是 11 即使没有压力 ， 也感到匆忙 。 A 从不 B 有时 C 经常 D 总是 12 没有足够的时间阅读报纸 。 A 从不 B 有时 C 经常 D 总是 2016年 9月 20日星期二 181 自我测试： 13 同时承揽过多的工作 。 A 从不 B 有时 C 经常 D 总是 14 拒绝接受同事和上司的劝告 。 A 从不 B 有时 C 经常 D 总是 15 忽视自身专业或生理方面的局限性 。 A 从不 B 有时 C 经常 D 总是 16 工作占据全部时间 ， 无暇享受兴趣爱好 。 A 从不 B 有时 C 经常 D 总是 17 工作太忙 ， 整整一周不能与朋友 、 同事共进午餐 。 A 从不 B 有时 C 经常 D 总是 18 问题棘手时 ， 逃避 、 拖延 。 A 从不 B 有时 C 经常 D 总是 2016年 9月 20日星期二 182 自我测试： 19 感到工作过多时 ， 羞于告诉别人 。 A 从不 B 有时 C 经常 D 总是 20 尚未分清主次就处理工作 。 A 从不 B 有时 C 经常 D 总是 21 对他人的请求和需要 ， 总是难于拒绝 。 A 从不 B 有时 C 经常 D 总是 22 认为每天必须完成所有的工作 。 A 从不 B 有时 C 经常 D 总是 23 认为不能应付自己的工作量 。 A 从不 B 有时 C 经常 D 总是 24 往往把工作看得比亲人和家庭生活更重要 。 A 从不 B 有时 C 经常 D 总是 2016年 9月 20日星期二 183 一 了解压力 何谓压力 界定压力 鉴定压力 2016年 9月 20日星期二 184 1. 何谓压力 任何能扰乱人们心理、生理健康的干扰都可称为压力。 2016年 9月 20日星期二 185 适当的压力 是一次提高自己的机会。 为了按期完成任务，你就会更努力地工作。 它会使你以更积极、高度的感情投入工作。 2016年 9月 20日星期二 186 过多的压力 使你变得工作效率低下 业绩和生产率低下。 过度紧张使你无法完成任务 一事无成。 为了安慰你自己，沉溺于吃零食、吸烟或喝酒。 2016年 9月 20日星期二 187 组织文化 工作特性 人的因素 2016年 9月 20日星期二 188 组织文化 处于一个团体之中。 规章、条例稳定的程度和变化的趋势等等。 2016年 9月 20日星期二 189 工作特性 重复的工作 完成任务的期限很短 工作繁重 责任过重或过轻 工作需要外出 社交时间过多 负责处理突发事件 2016年 9月 20日星期二 190 人的因素 自我要求 与其他人的关系 2016年 9月 20日星期二 191 生理症状 情绪症状 行为症状 2016年 9月 20日星期二 192 二、 战胜压力 “ 蝴蝶的启示 ” 2016年 9月 20日星期二 193 1. 你的想法 不同的想法，不同的结果 是什么影响你的想法？ 选择你的想法 控制你的想法 2016年 9月 20日星期二 194 不同的想法，不同的结果 假设你所在的公司决定在你的电脑上装一套新软件，你也许会有以下的想法： 积极的想法 消极的想法 2016年 9月 20日星期二 195 是什么影响你的想法？ 以前经历过的事 初次遇到某件事 生活中其他方面的进展情况 某个特定时间的感觉 自己单打独斗还是有人帮忙？ 你的信仰和价值观 你的个性 2016年 9月 20日星期二 196 选择你的想法 第一、通过以下的途径，可以产生不同的想法 写 假设你是其他人 讲 第二、对每个想法进行评价，看它是加剧还是减轻压力。 第三、选定能减轻你压力的想法 2016年 9月 20日星期二 197 控制你的想法 集中精力 积极思考 换个角度看问题 2016年 9月 20日星期二 198 2. 你的做法 时间的压力 工作任务的压力 变化的压力 人际关系的压力 2016年 9月 20日星期二 199 时间的压力 你的反应 加重压力 缓解压力 2016年 9月 20日星期二 200 工作任务的压力 你的反应 缓解压力 2016年 9月 20日星期二 201 变化的压力 你的反应 缓解压力 2016年 9月 20日星期二 202 人际关系的压力 你的反应 缓解压力 2016年 9月 20日星期二 203 三 放松自我 尽情休息 有规律地运动 发展兴趣 2016年 9月 20日星期二 204 1. 尽情休息 消除压力一日安排 早上 中午 下午 晚上 2016年 9月 20日星期二 205 2. 有规律地运动 使呼吸加快的运动 选择你喜欢的运动方式 在繁忙生活中运动 2016年 9月 20日星期二 206 阿 感恩 设身处地 辩证理论 自我激励 3、调整心态 2016年 9月 20日星期二 207 运动方式 忍耐力 灵敏度 体力 篮球 足球 网球 高尔夫 骑自行车 跑步 步行 游泳 2016年 9月 20日星期二 208