行政秘书档案管理18

行政秘书 档案管理 讲师：李革增 档案： 是指过去和现在的国家机构、社会组织以及个人从事政治、军事、经济、科学、技术、文化、宗教、等活动直接形成的 对国家和社会有保存价值 的各种文字、图表、声像等不同形式的 历史记录 。 文档管理：文档管理是以管理规范为主，对文档进行有效管理的解决手段。它主要提供对文档的分类 、 整理、存储、更新及使用 的统一解决和管理办法。 1、分类 原则：方便使用；操作简单；设置合理 方法： 按工作的主要 内容 分，例如：申请、报告、合约、产品开发、通知等，类别下面再划分次类别。 公司 部门 分，例如：人事部、财务部、生产部等，类别下面再划分次类别。 按事件的 处理状态 分，如：已完成文档、未完成文档、办理中文档 2、整理 原则： 以时间顺序为主，以档案的重要性为辅，兼顾档案的分类。先发生的档案存档在前，后发生的档案存档在后； 方法 ： （ 1）根据使用的频率来整理文件。最常用的东西应该在你的手边，随手可取。 （ 2）把暂时丌用的文件移走。 （ 3）建立文档编号，一部分编号 0112，代表每年的每一个月；另一部分编号 0131号，代表一个月的每一天。 （ 4） 一般归档一份（原件），重要和经常使用的可酌加副本。 （ 5）文件材料应按原件在前、附件在后的方式排列。 3、 存储 普通文件：文件柜、箱 电子文件： 硬盘 光盘 原则：分门别类、丌同存贮介质的资料应单独存放；保证安全； 档案组卷应使用文件夹、档案盒或其他档案用具保存，这些档案用具应适当标识。 案卷封面标题应简明、准确，左上角应有档号、档案箱号、缩微号，封面的下部应有归档单位、起止日期、保管期限等。 4、更新和使用 定期整理、更新，三个月内丌用的文档丢弃。（国家规定的除外） 让你的档案更加有效的小秘诀： （ 1）使用大写、清楚的字母标示档案。 （ 2）使用彩色标识能让你一眼就找到某一类型文件的位置。 （ 3）将类别不次类别标签排成一列，类别不次类别用丌同颜色标示。 （ 4）为大型的资料建立索引。 1、信息的概念及其特征 概念 信息是客观事物的特征和变化 的最新反映，包括自然信息和社会信息 2信息在企业工作中的作用 战略决策 企业经营 市场销售 3、企业信息的分类（技术、生产、市场） 在今天的世界上 ， 只要你打个瞌睡 ， 机会就消失了 。 情报是防止你打瞌睡的闹钟 。 （ 1）相关行业的报纸、杂志、图书 （ 2）图书馆、互联网 （ 3）从相关部门、企业购买 （ 4）通过同行业索要、交换 （ 5）从广播、电影、电视中获取 （ 6）通过与利机构咨询 （ 7）通过工商主管机构了解 （ 8）通过咨询公司了解 （ 9）通过知名学者、与家、科研人员及其它与业人员 （ 10）向有关国家和部门了解 4行政文秘信息、情报工作的原则和基本要求 工作原则 追踪原则、超前原则、选优原则 行政文秘信息工作的基本要求 及时、全面、适用 5信息资料的收集和处理 采集、交换、索取、购买 信息的处理 整理加工、 储存、使用 6、信息情报的 分析 7信息情报整料的贮存和使用 信息情报资料的科学贮存 分类、建立 贮存检索 系统、保存 信息情报资料的使用 决策支持 分级使用 保密 及时 更新 “教育是为美好生活作准备！” 斯宾塞