企业内部控制配套指引二十讲.ppt

*第十六讲：合同管理*,合同，是指企业与自然人、法人及其他组 织等平等主体之间设立、变更、终止民事权 利义务关系的协议。为加强合同的管理国家 发布企业内部控制应用指引第16号合同 管理，根据16号指引的精神，在 这一讲我 主要讲述以下问题: 1.合同管理的意义 2.企业合同管理需要关注的 风险 3.合同控制的关键点 4.合同订立的控制 5.合同履行的控制 6.案例选讲,1.合同管理的意义,合同管理是企业经营管理的重要内 容，也是企业合法经营，维护自身权益 的重要方面。 企业加强合同管理对于企业依法订立 并履行合同协议，提高合同履约率，减 少合同纠纷，进而促进改善经营管理， 提高经济效益，具有重要意义。 企业加强自身合同管理，可以保障自 身经济利益不受侵犯，使权利与义务在 法律允许范围内得到发挥，为企业进一 步发展保驾护航。是企业用法律手段,管理经济行为的重要形式。 随着“对外开放、对内搞活”的方针进一步贯 彻，合同的作用也越来越明显。企业每年都有大量的合 同签署、履行、以及变更或者解除，如果仅凭工商行政管理 部门和有关上级管理机关监督是远远不够的还必须从企业内 部加强管理。 企业的合同是个动态管理的过程，管理人员必须用科学 的管理方法来实现预期的管理目标，围绕着合同的签署、履 行、变更、解除等活动工作，这些工作各自有着自己的内容 与特点，相互之间又有着密切的联系。既给企业提供法律保 护又带来法律风险。企业必须重视合同管理的内部控制，切 实实施风险管理，又要有一套管理制度并得到严格执行。,2.企业合同管理需要关注的风险,企业在合同管理过程中，必须关注 风险，主要风险可能来自下列： （1）未订立合同、未经授权对外 订立合同、合同对方主体资格未达 要求、合同内容存在重大疏漏和欺 诈，可能导致企业合法权益受到侵 害。 （2）合同未全面履行或监控不 当，可能导致企业诉讼失败、经济 利益受损。 （3）合同纠纷处理不当，可能损 害企业利益、信誉和形象。,3.合同控制的关键点,企业的经济合同应实行归口管理原则，那个部门 的业务就由那个部门管理，但签署合同时必须有法律、财会 部门参与。 合同的条款拟定、审批、执行等要有一个流程与顺序， 每个部门的权利都要授权，任何人不得越权处理经济合同。 对合同的签署、执行、变更、解除等具体工作要有人员或机 构定期检查、评价，对薄弱环节及时上报领导，及时采取应 对措施。 合同变更与解除，必须报告主管领导决定，并由法律、财 会部门参与活动始终,合同管理必须坚持不相容职务分离，达到内 部牵制、制约的原则。合同管理中发生的舞弊以及 商业贿赂等问题，一般都是没有形成内部牵制的制约关系， 才造成涉案机会。 合同一经签署，一般情况时不得随便变更的。但在执行过 程中到处充满风险，每一个环节和细节都不能忽疏。必须坚 持谁经办的业务谁来执行，实行岗位责任制。 合同执行过程中发生纠纷，必须及时上报主管部门和高层 领导，至于采取什么应对措施，决不能以个人说了算，必须 集体决策，更不允许未经授权就相对方作出实质性答复或承 诺。 企业必须建立合同管理评估制度，对签署与执行情况作出 全面评价，及时发现问题，防范风险发生。,4.合同订立的控制,企业对外发生的重要经济行为，均应签订相关的 合同。合同签署前，应当了解调查对方当事人的主体 资格、信用等情况，确保对方当事人的履约能力。 对方资信调查是订立合同前最重要的一件合同管理活动。 调查有利于提高合同履约率和经济交往的安全性，调查分为 资信调查与主体资格调查两个部分。 企业必须明确哪个部门那几个人具体负责那个合同签约前 的调查，具体负责调查的人员在工作前必须列出调查提纲， 明确调查的具体内容以及调查渠道。 调查内容一般有： （1）对方是否具有法人与非法人资格，是否公民资格， 是否具有合同签订主体资格；,（2）经营范围是否合法。要看合同签订的 业务是否超出经营范围；对于一些重要资料和 特殊商品是否取得许可证； （3）其他自然情况是否属实，如注册地址、联系电话、 邮编、营业地址、银行开户帐号等； （4）有无担保人，担保人情况如何； （5）具体签约人是否合法。签约前一定要求对方签约人 出示签约资格证明，是法人代表的出示法人代表资格证明； 代理人的必须取得法人代表授权，授权委托书与本人居民身 份证等证件，重点看看代理权是否超出代理期限； （6）签约方的资产情况，生产规模、有无履约能力，平 常有无不守信事件发生。,调查渠道一般有： （1）企业法人注册的工商行政管理部门。工商行 政管理部门是我国依法负责企业法人注册和合同协议管 理的行政管理部门，可以直接向其申请查询注册资料； （2）行业主管部门或企业主管部门。我国的行业主管部 门随着政企分开的体制改革进行，虽然不再下达指令性计 划，但仍有宏观指导的职能，与企业仍然存在隶属关系，可 以提供企业基本情况； （3）专业银行。银行本是结算与融资的专业部门，了解客 户结算预存款情况，也掌握一些企业信用资料数据。我们完 全可以通过银行了解情况。 （4）请专业咨询机构或中介机构调查，要求出具调查报告。 （5）通过其他客户了解情况。,（6）通过网上查询。 （7）企业平时从报刊杂志等媒介收集资料。 企业的调查工作指定调查人以后，还必须约定调查期限， 到时要向合同管理部门提交调查报告。形成报告制度。 调查报告制度必须明确调查人的责任，如因个人调查失 职，调查的信息不实，给企业造成损失，应规定处罚办法。 企业的合同应建立审核和内部会签制度，必须有法律、财 会部门参与。会签合同时重点考虑合同的合规性、经济性、 可行性、严密性等相关内容。 第一，合法性。主要指合同的主体、内容和形式合服法律 要求，合同订立的程序符合规定，结算方式合法，资产动用 的手续完备，条款规定内容没有违法内容。,这一点必须高度重视，一旦合同条款中出现 违法现象，就会形成无效合同。 比如，某企业与甲公司签订购买原材料合同，在合同 中规定必须以现金直接支付给对方价款8万元；这是一款违 反国务院现金管理条例的行为。由于合同条款违法，自然就 是无效合同。 幸亏银行发现问题，提出疑问，付款方终止了合同，才 没有发生法律后果。否则，一旦执行，付款企业就要因违反 现金管理条例而承担罚款处罚。 教训就是签订合同的人员不懂法，才会有此违法条款。 第二，经济性。所谓经济性就是合同内容符合企业的经济 利益，签此合同能给企业带来利益，绝不是损失或者危害。,第三，可行性。这是指签约方资信可靠，有 履行合同的能力，并不是指空卖空，并没有与他人发 生违约失信现象。其所买卖标的产权明确，担保方式可 靠等。 第四，严密性。一般说来，严密性是建立在合法性的基 础上，合同条款齐备、完整，文字表述准确，附加条件适 当、合法，合同约定的权利、义务明确，数量、单价、金额 等标示准确，手续完备。 这个严密性一是合法、二是懂得合同要求的技术知识， 外行人起草的合同不可能严密，因为他不具备专业知识，有 漏洞也会不知道，更没有感觉。所以，合同签署不但业务部 门参与，还要求法律、财会部门参与，就是达到合同签署人 员专业知识齐全，保持严密性。,我讲一个案例大家分析一下： 这是我刚来山东的上个世纪80年代中期，刚刚 改革开放的山东从东北购进木材，由于木材奇缺，再加之 运输问题，山东的木材是紧俏商品。一家不法商人就利用此 机会诈骗了一家企业。当时木材二道贩子说直径20厘米园 木，大小头不相差4厘米，红松材质，德州火车站交货，单价 每立方米600元，没车皮50立方米，先交钱在发货，保证交 款后15日内到货。钱到不能如期交货，承担150%赔偿责任。 合同也是按此拟定条款。当时市场上20厘米原木红松800元 左右一立方米，企业看出有便宜，就决定签合同。 大家看看此合同技术上有什么问题。,企业付款后，果然如期到货，但很多原木 已经糟朽，失去使用价值。但红松材质，20厘米粗 没有问题。两家打起官司，对方以发货完全符合合同要求 不承担责任。 这个合同就在于签约者不懂木材专业知识，没有在合同中 标注“无虫蚀、无糟朽、当年新伐木材”，人家完全可以说 是按合同发货，20厘米粗，红松园木，大小头不差4厘米， 就是都是很直的圆木。至于你合同没有规定的，现在你要求 是没有道理的。加之80年代中期，中华人民共和国合同法 还没有颁发，当时法制不健全，只是合同条例，官司没 有打赢，企业白白遭受损失三万多元。 我曾经请教过一位粮食局的专职采购业务员，面粉采购,应该注意什么问题？当然我们非常熟悉，他 告诉我说：光看面粉白度和书面的标准没用，因为 面粉白不白可以添加增白剂，标准是写在纸上的官话。你 得抓一把面粉放到嘴里用吐液和面，细细唨嚼，才能发现 有没有土，是不是“芽面”，在唨嚼中品尝出“面筋”是多 少。每次尝完面粉，要漱口几分钟都漱不干净。感觉合格， 还要用信封封存三袋作为样品，双方加盖公章封口，以后发 货与样品不符，可以拆封化验。没有封存样品，日后就没有 办法说清楚订货时的标准。 所以，我强调合同文本的语言严密性，而且由技术知识 决定你能不能严密。 合同订立后，副本及相关资料要由管理部门归档。,5.合同履行的控制,企业应当严格履行合同，并且密切 注意对方履约情况。 合同履行过程中，我方如有特殊原 因（包括不可抗力自然灾害），不能 履约，或者需要延迟履约等情况，必 须立即上报高层管理者，立即采取应 对措施或者补救措施，做出妥善处 理，尽量取得对方原谅，把损失压缩 到最低限度，尽量维护企业的声誉和 社会形象。,合同一经签订，一般不得随意变更，因政 策调整、市场变化或者遭到不可抗力自然灾害时， 应尽力协商，按规定权限和程序办理合同终止或变更。 一定坚持诚信为本，不得损害对方利益。 一旦出现合同纠纷，应根据企业高层领导的指示，尽量协 商处理，协商无效的必须经高层批准才能诉诸法律，法律是 维护我们权益的武器，但不是唯一的或者必须使用的武器， 而是没有其他办法解决的前提下无奈选择的办法。 合同纠纷的解决办法： （1）经双方协商达成一致意见的，应重新签订合同或协 议，或者增加补充协议，由双方盖章后生效。 （2）合同纠纷协商无效的，必须及时向高层管理者汇报,并依合同或协议约定的仲裁或诉讼方式解决。 合同管理部门要把合同移交法律部门办理。 （3）纠纷处理过程中，任何单位或部门未经授权 均不得向对方作出实质性答复和承诺。 合同执行完毕，要整理存档，定期进行合同管理评估， 总结经验，防范风险。,6.案例选讲,案例1：百威公司合同案例 百威公司是一家外商投资企业，公司的内部控制在几年 中不断发展，合同管理中有一套制度。采购时一直按照填制 请购单询价比较选择供应商合同评审合同签订的流 程控制。 但当月初询价时，采购员要求供应商报价，而报来的材 料规格、型号与要求不符。没办法只好由业务员电话询价， 而采购员最后订货的价格比同类厂家高出10万元； 采购员没有说明供应商的增值税发票情况，向主管领导汇 报时只说价格是最低的，造成主管审批失误。,供货商发货到达时，采购业务远没有按规定 验收入库，而是星期天供应商送货，趁仓库无人 而将原材料直接送到生产车间。交货后没有及时结算， 而是单证压在业务员手中。 结算时财会发现供应商不具有纳税主体，开出的增值税 发票不合格，没有扣税功能。但此时原材料已经使用完毕， 生米已经做熟了饭，只能如此。 但百威公司依据合同继续调查，顺线索摸出采购业务员 改为不合格公司进货，拿了人家回扣。 案例分析： 百威公司虽然有了内部控制制度，但对合同控制没有到 位，首先缺少供应商主体资格调查，导致小规模纳税人供货,企业没能得到增值税扣税，直接损失一万元。 企业商品验收环节失控，产生缺陷。 询价、谈判和签订合同由同一个人负责，没有制约， 所以发生采购业务员受贿。 百威公司合同起草没有有关部门参加，而是有一人完 成，不相容职务没有分离。 可见，内部控制在合同管理中何等重要。 案例2：安徽河肥面粉公司处理合同实例 安徽河肥面粉公司几年来一直与大华粮油公司合作，销售 其生产的面粉，每月发货一节火车50吨，合作非常好，双 方度很守信，一方每月发货50吨，一方每月结算50吨的货 款。突然，去年三月大华公司收货完毕提出本批货物短缺,6袋面粉，共计150公斤，价格180元。 面粉公司业务员听到信息后立即请示总经理， 然后回答说，不必查找原因，本次按合同结算，下月发货 保证多装6袋，给予补足。下月不补足在双倍扣货款。 大华公司同意如此处理。纠纷立即解决。 案例分析： 合肥面粉公司的做法正确，因为短缺6袋面粉，实在是 难以查出原因。到底是发货少发了，还是运输途中丢失，还 是其他原因，查找的成本远远大于承担损失，所以还是自己 公司承担为好，不伤和气，保持长久合作伙伴关系。虽然损 失6袋面粉，但公司是最大赢家。,案例3： 甲公司与乙连锁超市订立合同销售冰箱10台， 合同约定为BX215型，每台售价1800元，乙超市早已 付款，甲公司按时发货。但乙超市接到货物验收入库时发 现发来冰箱均为BX205型，与合同不符。 经交涉，确系甲公司发货人员责任事故，错发了商品。 但所发商品均为合格品，品牌、样式相同，只是容积、型 号不为合同所订。甲公司立即承认错误，要求对方接受这 批商品，同时再按合同规定另发商品10台BX215型，对方 不太同意，但甲公司同意降低价格10%，乙超市同意接 受，同时要求再补发合同规定型号冰箱。双方皆大欢喜， 协商解决纠纷。,案例分析： 甲公司合同管理存在缺陷，发货人没有完成岗位责任， 但公司没有监督检查人员，也没有复核人员，合同执行中 内部控制有缺陷，发货一个人负责，没有不相容职务分离。 但出现差错后，挽救措施及时，虽然减价10%，还比退货 损失要小，说明应对风险措施良好。 案例4：邮局邮丢包裹的要约赔偿合同 顾客张某到邮政局营业所给亲人邮寄包裹，内有羊绒大 衣一件，商店售价600元，邮寄重量1.75千克，支付邮费 12元，保价费6元（保价600元）；但两个月亲人没有收到 包裹，张某查询后得知途中丢失；邮局包裹邮寄单上标明,每千克最多赔偿15元，邮电营业所坚持 按上级规定处理，说邮电所无权修改上级规定。 张某不服邮电局单方规定，上诉到人民法院。法 院判决：邮电局的规定为单方要约合同，是无效行 为，需按张某投保额600元赔偿。并负担诉讼费， 退回邮费12元。 案例分析： 有效合同必须是双方平等签订，邮局的赔偿条款 虽然印在包裹单上，但属于单方面要约，是无效行 为，所以必须按张某交保险费的保险额赔偿。,下面请听第17讲内部信息传递,