采购订单运作流程

*有限公司 三层管理文件采购订单运作流程文件编号版本号修订号1. 目的规范采购订单的编制、审批、执行、管理过程确保生产计划顺利进行.2. 适用范围2.1. 采购部2.2. 计划部2.3. 财务部2.4. 研发部3. 工作职责3.1. 采购部按本流程执行原材料采购订单的编制、审批、执行、归档管理3.2. 计划部依据生产指令和申购单编制原材料需求表.3.3. 财务部对材料成本进行监控以及对采购合同专用章进行管理4. 运作流程4.1. 采购订单的编制4.1.1. 计划部依据生产指令结合原材料库存编制原材料需求表，提供给采购部作为编制采购订 单的依据研发用料由研发部提交经总工程师批准的申购单给计划部,由计划部统一编制原材料需 求表.4.1.2. 采购部依据计划部原材料需求表,根据所需材料的型号规格、数量、交期等信息,从经过 公司技术采购委员会核准的供应商名单中选择供应商.4.1.3 采购订单必须明确包括产品名称、物料编码、规格型号、品牌、产品单位、数量、产品 价格、税率、交货日期、交货地址、付款方式、包装运输、质量保证、违约处理等内容，并注明 合理的联系方式模板见“*有限公司订购合同”，模具类模板见“*有限公司模具合同” 4.1.4. 每张米购订单必须有唯一的编号，编号说明如下：P0/*.*.XXXX-2008订单编制年份I订单流水号采购部部门代码公司代码采购订单代码4.1.5. 模具类合同编号同4.1.4,将采购订单代码改为MJ,表示模具合同代码.*有限公司 三层管理文件文件编号采购订单运作流程版本号修订号4.2. 采购订单的审批4.2.1. 采购订单根据要求编制完毕经采购部经理审核后，提交采购总监复核.采购总监复核采购订单包括但不限于以下内容：4.2.1.1. 供应商的选择是否是经技术及采购委员会核准的合格供应商以及是否按照与供应商 谈定的条件下单，包括价格、付款条件、交货方式等.4.2.1.2. 是否按照计划部的“原材料需求表”确定的数量、型号规格、要求到货时间下单，有 无超越权限下单.4.2.1.3. 是否有不利于公司的商务条款.4.2.1.4 价格调整尤其是价格上升是否附有调价申请表、报价单等4.2.2. 采购订单经采购总监复核后,提交财务部复核财务部成本会计基于成本角度审核采购 订单，稽核是否有价格调整，并根据价格变动来调整产品的成本，对有异议的订单可返回采购部 门.4.2.3. 订单合同经财务部复核后，由采购部填写“印章审批单”附订单合同分别提交采购总监 和总经理（或经总经理授权的部门和代理人）进行印章审批单的审批和核准.4.2.4. 订单合同的印章审批单在总经理（或经总经理授权的部门和代理人）批准后，由财务部在 订单合同上加盖“*有限公司合同专用章”并返还采购部.4.3.采购订单的归档管理4.3.1. 盖章后的采购订单由公司前台负责传真至供应商,并对供应商进行电话确认是否收到采 购订单传真.4.3.2. 采购部对供应商的采购订单回传进行沟通跟进,回传的采购订单必须有供应商合同专用 章或公司公章.原则上回传要在一个工作日内完成.4.3.3收到供应商的采购订单回传后,由采购部将由双方盖章确认的合同复印一份提供给财务 部存档.采购部除将采购订单原件与回传件合并存档外，电子档每周一次备份到公司服务器。4.3.4. 采购订单存档管理原则4.3.4.1. 采购订单要分类保存，保存分类的明细如下：外协类:凡是半成品PCBA外协加工用的原材料采购订单归档保存于外协类订单.装配类:凡是车间生产成品机器用除结构件外的原材料采购订单归档保存于装配类订单. 结构件类:凡是生产成品机器所需的机箱、散热器、螺丝等五金件原材料采购订单保存于*有限公司 三层管理文件采购订单运作流程文件编号版本号修订号结构件类订单.生产辅料类:凡是生产成品机器所需的化学物品（三防漆、工业酒精、洗板水等）、热缩套 管、扎线带等消耗品原材料采购订单保存于生产辅料类订单零星采购类:凡是购买生产设备、研发设备、生产工具等资产类采购订单保存于零星采购 类订单，并注明资产划分类别（包括固定资产、低值易耗品）模具类:凡是模具类的合同保存于模具类.4.3.4.2. 采购订单电子档按4.3.4.1分类原则保存.4.3.5. 对采购订单传真至供应商由于各种原因导致不能执行的，该订单的书面和电子档必须注 明作废并正常存档.对已作废的采购订单，订单编号不能注销，依然有效.4.3.6. 采购部每月26-28日（结算日为每月25日）必须建立并提供当月的订单汇总明细表档案 给财务部核查保存.4.4. 采购订单的审批权限4.4.1. 正常生产的物料单价如有变化，采购部必须填写“调价申请表”，单价变动在10%以内的 由采购总监审核后，需分管领导总工程师批准.单价变动超过10%的需总经理批准.4.4.2. 总经理因出差不在岗位需审批印章审批单时，对采购订单金额在1000.00元以下的，由 采购总监批准;对采购订单金额在1000.00元以上,5000.00元以下的，由总工程师批准;对采购订 单金额超过5000.00元的，由总工程师代理批准，总经理随后补批.5. 相关文件表格5.1. 申购单5.2. 生产指令5.3. 原材料需求表5.4. 采购订单/模具合同5.5. 印章审批单5.6. 调价申请表5.7. 订单汇总明细表6. 流程图*有限公司 三层管理文件NG订单审核米购总监NGOK成本稽核财务部OKNG总经理OK采购订单运作流程生产指令申购单原材料需求表研发部计划部计划部采购订单编制采购部印章审批单采购部订单执行归档采购部结束文件编号版本号修订号准备X