供应商及采购方式选择管理文件

寻源管理规定第一章 总则第一条 目的依据公司发展须要，为规范公司选购寻源活动，特作此规定。其次条 适用范围全公司。第三条 名词说明 长名单：基本资质和实力要求能够满足潜在选购需求的供应商库。短名单：供应商库中，对明确标准的需求，通过资格评审的供应商。备注：项目（招投标、询比价、商务谈判）涉及短名单需来源于长名单，不在长名单的需补充至长名单中。第四条 选购职能职责概述供应商管理组：供应商的开发、管理及维护，详细包括；长名单的开发、维护，供应商绩效考核等。选购寻源一组/二组/外请车选购组：依据需求与合适供应商签订合同，详细包括，询价、议价、合同签订等。区域选购管理组：依据实际工作及人员状况由部门相关人员承接总部对应职责，各个层级对应级别需与总部保持一样，下文不再一一列举。本文中出现的高级总监级包含对应岗位无高级总监由总裁直管人员负责的状况，其他层级依此类推。本文中全部环节评委因特别缘由无法参加均可签署托付书授权，授权人授权不授责。其次章 寻源管理流程第五条 需求确认5.1需求确认选购部门与需求/专业部门通过会议（不强制）共同明确所涉及选购项目的详细需求，落实到需求确认书（详见附件1），如输出标精确认书（详见附件2）则作为需求确认附件，需求确认的文件签字级别依据金额判定，500万及以下由需求部门/专业部门、选购部门总监签字确认（总监直属下级也需签字），500万以上由需求部门/专业部门、选购部门高级总监签字确认（高级总监直属下级也需签字）。负责人因特别缘由无法参加需签署授权托付书（详见附件3）授权，假如需求确认涉及到多个部门的状况，可由非驻地部门负责人邮件授权选购驻地的部门负责人，在需求标准书上签字进行代签需求，需包括以下几个方面：5.1.1需求维度（包括但不限于以下方面）需求的预算、功能、价格、规格型号、时效、技术参数等（需求一般不能指定特定品牌）。5.1.2需求延展性需求需考虑延展性；比如IT类扩容、维保、系统开发、升级、端口绑定、运用许可、测试保持的需求一样性。5.1.3托付选购需求确认的规定（1）托付选购需求确认同型号物资原则上应与总部保持一样。（2）犹如型号物资的确存在区域性差异，无法适用总部标准，则由区域选购职能参照总部需求确认流程与专业部门确定最终需求。5.1.4相关物料涉及专业部门请见附件19备注：专业部门以实际对应职责为准。第六条 寻源策略品类寻源策略基于公司将来业务规划，通过对外部供应市场环境及内部选购现状的分析，为寻源业务和品类管理的开展供应总体策略和方向。（1）选购寻源组/外请车选购组确定/分析选购物资寻源策略状况，牵头制定每年的寻源策略范围和内容。2015年须要制定策略的品类有柴油、外请车、外包打木架、营运车辆、新点装修、旧点翻新、木料、货柜等36种品类/物资，其他不强制。（2）品类寻源策略的制定由选购寻源组/外请车选购组总监推断是否须要建立虚拟品类小组。如须要则建立品类小组，品类小组依据各参加小组成员供应的信息制定品类寻源策略；如不须要则由品类项目负责人收集市场供应状况、品类现状等信息制定寻源策略。注：固定资产实物管理组不强制参加；统谈分购物资区域选购管理组需参加并供应历史到货时效及日常合作状况。第七条 业务情景及寻源方式7.1业务情景现有选购业务中，针对不同物资属性及供应市场状况,我司同供应商之间有四种业务情景及合作关系,分别为战略型、瓶颈型、杠杆型、一般型。7.1.1业务情景说明及适用条件7战略型，经过较长时间合作,市场上符合我司要求的供应商相对固定，供应商更换成本高，供需双方依存度高更多关注技术创新去改善服务水平及成本，典型物资如营运车辆等。7瓶颈型，供应商选择余地少，更换供应商存在潜在供应风险，典型物资有IT维保服务等。瓶颈型的极端状况为单一来源，指的是没有竞争的选购方式，由于市场缘由（版权、许可、指定经销商、客户指定等）及其他缘由导致只有一家供应商或一家已知的供应商能够供应产品/服务。（备注：若因需求部门指定品牌或者指定供应商等缘由导致的单一来源，需由需求/专业部门出具单一来源报告，由需求/专业部门的高级总监签字，如无高级总监则由副总直管人员签字确认，并交由选购进行确认；若单一缘由不能确定的，则由需求部门和选购部门高级总监共同协商推断）7杠杆型，市场选择余地较大，更多关注选购价格，典型物资如印刷品等。该情景中价格主要由供需关系确定。7.1.1.4一般型，供应商有肯定的选择余地，寻源选择时更多关注保证供应及寻源效率，典型物资如日常办公用品等。注：因供应市场改变、技术变更、我司需求调整等缘由业务情景可以发生改变，详细以实际推断为准。7.2寻源方式7.2.1寻源方式包括以下三种：招投标；询比价；商务谈判。7.2.2寻源方式说明及适用条件7.2.2.1招投标选择供应商时，除价格因素外，综合考虑质量、交期、敏捷性、技术等多种因素。招投标分为公开和邀请两种。公开招投标是招标人通过招标公告的方式邀请不特定的法人或者其他组织投标；邀请招投标是指招标人以投标邀请的方式邀请特定的法人或其他组织投标。（1）存在两家或以上符合相应资格条件的供应商参加投标；在短名单确定的过程中，须要评审时，由选购部门牵头，组织相关部门（技术部门/专业部门、需求部门）共同参加开展；（2）评标小组须要包括选购部在内的至少两个部门参加，其他部门包括技术部门/专业部门或需求部门，小组成员的级别依据项目预算金额而不同，须要由相应级别的人员组成（原则上要求中级专员及以上人员）；（3）如确定好的评审小组成员因故无法参加项目评标，需提前授权并签署授权书授权相关人员代替行使职责（原则上中级专员及以上人员可以干脆授权）。7.2.2.2询比价选择供应商时，只考虑价格因素。（1）适用于选购物资的规格、标准统一，货源足够且价格改变幅度小；（2）存在二家或以上符合相应资格条件的供应商； （3）须要有线上询价记录和过程、无法执行线上报价的需有线下记录；（4）单次选购金额一万元以下且不签订合同的询比价项目报价单的最长有效期为6个月，详细以报价单上有效期为准。7.2.2.3商务谈判供应商选择时，与指定供应商进行谈判以确定价格及其他合作条款的寻源方式。（1）适用于选购的物资供应商市场固定、需求紧急、服务满足度要求高等状况；（2）须要有对技术标准进行描述的文档（如已在其他文档中说明技术标准，则可干脆引用），证明未发生重大改变。7.3业务情景及寻源方式推断7.3.3业务情景及寻源方式对应关系业务情景寻源方式战略型商务谈判（优先运用）、询比价、招投标瓶颈型商务谈判（优先运用）、询比价、招投标杠杆型招投标、询比价、商务谈判一般型招投标、询比价、商务谈判依据实际需求及供应市场改变业务情景及对应寻源方式可调整，详细以当时推断。