公司物资采购管理制度

陕西讯通实业集团有限公司物资管理方法（草稿）为规范公司物资管理，完善物资选购流程，提升资金运用效益，特制定本管理方法。一、 机构设置1、 行政人事部2、 公司常设选购部门为行政人事部，各部门设置协助物资管理专员1-2名，以协作行政人事部选购及本部门物资管理工作，协助物资管理专员必需熟识本部门物资运用需求、具备基本专业学问。二、管理职责2.1贯彻国家相关法律法规，落实公司的物资管理工作；2.2建立健全物资选购、物资保管等工作规范和流程。2.3负责对公司全部选购工作的管理，负责集中选购的谈判、询价，拟定选购物资的品牌、价格及供应商，组织签订相应的选购协议或购销合同；2.4协作财务部对各部门选购工作检查，落实考核责任。三、物资管理工作的范围3.1低值易耗品；3.2固定资产；3.3工程运用物资或其它物资；四、物资选购的类型：4.1统谈统签型：行政人事部依据各部门上报的选购需求，与各需求部门协助管理专员协作统一选购。原则上依据上月编制的选购安排，统一组织选购，签订选购合同，通知供应商供货。4.2授权选购类：因部分特别项目无法实现统一选购的；在运用前报请行政人事部核实（项目名称、物资运用数量、供应商、数量、型号、单价、附加费用等），由主管副总批示同意方可进行自行选购。4.3紧急物资选购：对于的确急需不能列入月度物资选购安排的,应在购买后10天内补办选购审批手续。五、物资选购工作流程 5.1各部门依据公司下达的生产、改造或修理等安排，如期上报物资需求，构成固定资产的，办理固定资产申报手续。属于项目实施需求的，还需提出项目预算。物资运用技术参数、数量、规格、时间要求及选购清单，分项目填写物资选购申请表，由行政人事部提出看法，报请主管副总批示选购看法，选购形式及方式。5.2属于集中选购的，进入集中选购流程：需求部门提出申请，交由行政人事部填写物资选购申请表；5.2.2行政人事部核查后报请公司主管领导批准；5.2.3行政人事部办理财务借款手续；5.2.4行政人事部会同需求部门询价、确定供应商、签订选购合同，供应商履约。除经批准的紧急特别状况外，必需精选三家以上的供应商进行价、质对比。 5.2.5行政人事部与运用部门共同对产品、材料或设备入库验收，填写入库单；5.2.6产品、材料、设备或工具由运用部门办理借用、领用出库手续，填写出库单。5.3因部分项目特别（施工地较远）无法实现统一选购的，适用授权选购流程：5.3.1需求部门提出申请，交由行政人事部填写物资选购申请表；5.3.2需求部门询价后上报物资价格，须候选3家以上供应商，经行政人事部核实，报请公司主管领导批准；5.3.3需求部门指定选购负责人，办理财务借款手续；5.3.4需求部门在当地确定供应商、签订选购合同，供应商履约；5.3.5需求部门3人以上对选购产品、材料或设备做入库验收，填写入库单；5.3.6产品、材料或设备由运用部门办理借用、领用出库手续，填写出库单。5.3.7需求部门选购完成后10日内将选购合同、设备验收入库单、出库单交于企业管理部。六、 选购合同管理6.1签订合同前，由行政人事部指定合同承办人员，合同承办人员必需落实清晰所订产品名称、规格、型号、技术要求、数量及材质等，并负责市场调查，货比三家，就产品价格、技术生产实力、经营诚信度、产品质量等状况进行综合分析和论证，提出初步看法。 6.2依据初步看法，由承办人员负责合同的起草、供方洽谈工作，谈判签订的合同向主管副总提报审批。6.3签订的正式合同，自留三份，运用部门、行政人事部和财务部分别留存。6.4承办人员负责产品催交，支付货款，并刚好将合同的履行状况向公司领导汇报。6.5任何人员在签订合同过程中严禁弄虚作假、徇私舞弊、收受回扣。七、物资的验收入库、出库规定7.1选购物资到位后，必需经行政人事部组织运用单位检验，验证合格后方可入库。凡施工用材料，必需随产品附带合格证或质量检测报告。7.2对于经检验或验证不合格的选购物资，必需与供货商进行协商，实行退货、换货或索赔措施。7.3各类物资运用部门要对全部选购物资的质量标准和检验验证方式方法进行规范和明确。7.4各需求部门在物资验收合格后按需求办理借用或出库手续。 八、选购物资付款规定8.1行政人事部依据每月安排选购数量上报选购资金需求；8.2选购借款需凭审批通过的物资选购申请表办理借款手续；8.3选购人员收到结算凭证或供方的发票后，应严格审查核对，填制验收入库单后，凭借物资入库验收单刚好到财务部办理结算手续。8.4选购人员假如发觉发票内容与合同不符或货款有误等状况，应在承付期三天内填写拒付理由书，送交财务部，由财务部向银行办理拒付手续。选购人员应刚好与供方联系解决。8.5下列状况财务部应拒绝支付选购款项：与选购合同的付款方式或付款金额不一样的款项。 行政人事部门和物资运用部门未在物资入库验收单上签字的款项。物资入库验收单中列出的选购物资的数量、品种与选购合同不符的款项。九、物资领用、出库规定9.1低值易耗品管理依据低值易耗品管理方法规定相关内容执行；9.1固定资产管理依据固定资产管理方法规定相关内容执行；9.3行政人事部依据安排进行安排，刚好开具领用或出库单，通知运用部门领料。9.4在施工过程中，由项目负责人指定材料管理员，材料管理员负责项目材料的领用、存放，对领用数量、运用数量、退库数量、结存数量按项目进行统计，每项目完工上报材料平衡表。对于材料因各种缘由丢失的，由该项目负责赔偿。甲供材的也适用于本条规定。9.5五金工具实行交废领新和丢失赔偿政策。十、附则：本制度由公司行政人事部负责说明。物资选购申请表月份： 年 月 编号：申请部门申请项目预算资金经 办 人联系电话项目需求（用途、规格、型号及特别要求）主管部门意 见可否内部调 配（ ）是（ ）否行政人事部意 见 年 月 日主管副总意 见选购方式： 年 月 日总经理意 见 年 月 日物 资 入 库 验 收 单        年        月      日           NO：合同编号：                                 物资名称规格型号单位数量价 格选购数实收数单价金额               合 计    供应单位运杂费备注   选购人：           验收(运用部门)：           财务部：此表一式三联，选购人一联，验收人一联，财务记帐一联；物资出库审批单 年    月    日 NO： 序号物资名称规格型号单位申请数量领取数量用途项目名称              发料人： 领用人及部门领导：         公司领导： 财务部：此表一式三联，选购人一联，领用部门一联，财务记帐一联；