合同管理规定

合同管理规定第一章 总则第一条 为了加强合同管理，明确合同审批过程中的职责权限，制定本管理规定。第二条 投资公司及各所属房地产企业在从事涉及权利义务关系的经济活动时必须签订书面合同。第三条 本规定适用于投资公司及所属房地产企业。第二章 机构与职责第四条 投资公司由总裁、副总裁、各部门总经理组成合同管理委员会。负责对所属房地产企业合同进行监督、管理和审批。第五条 投资公司造价招标采购部（以下简称“造价部”）是合同管理的职能部门，其职责是：1、负责对各所属房地产企业合同工作的管理和指导。2、负责研究制定合同管理规定，组织宣传贯彻合同管理规定，并负责检查监督。3、负责对各所属房地产企业合同的签订、履行、存档情况进行检查，提出整改意见。4、及时审核所属企业上报的合同，并组织投资公司相关部门进行审批。第六条 各所属企业必须建立合同会签制度，并成立以总经理为组长的合同审核小组，成员为各部门负责人及相关人员。第七条 合同审核小组履行下列职责：1、制定合同管理实施细则；2、合同审核会签。第八条 各所属企业必须设立专职或兼职合同管理员，报投资公司备案，其职责是：1、参与合同的谈判、起草、签订，组织合同审核会签；2、审查对方当事人的主体资格、营业执照、资质证书、授权委托书等，保证其具备签约的法律资格；3、使用亿达集团合同示范文本签订合同，保证合同条款合法、完备、填写符合规范、程序符合规定；4、跟踪合同会签及履行情况，及时补充、变更合同，会同合同经办人员处理合同履行中的问题；5、负责合同鉴证、公证或登记备案； 6、负责履行合同，及时处理履行中发生的问题；对需要变更合同内容及时提出变更意见，并拟订变更协议； 7、妥善保管合同书、签证单、往来传真等有关合同签订与履行的书面资料、凭证，并按时归档。8、已实行合同网上会签的企业，对网上电子文本与书面文本一致性负责。第九条 各所属企业工程成本管理部门为合同签订的参与部门，其职责分别是：1、确定合同价款及有关建经条款；2、保证合同条款和价款的合理性；第十条 合同审核要点1、审核合作单位（法人）的资格是否真实、合法，合同项目是否在营业执照范围内，当事人的名称或姓名和住所是否记录清楚、准确；2、经济合同的标的是否明确；3、经济合同中的数量、质量是否符合有关国家、地方规定和公司要求；4、经济合同的价款或报酬以及方式是否确定和准确；5、经济合同的履行期限、地点和方式是否确定；6、经济合同的违约责任是否明确；7、经济合同中是否有发生争议的解决方法。第十一条 对工程类合同还必须进行以下事项的审查1、是否有保修条款；2、结算和付款条件是否有利；3、计价依据是否完备。第十二条 投资公司及异地所属房地产企业必须设定合同章管理员，其职责是：1、审查对方是否签字盖章（二页以上加盖骑缝章）；2、审查我方是否有经办人、项目副总、总经理、法定代表人签字；3、审查合同的完整性、一致性；4、负责合同归档管理工作。第十三条 企业总经理对合同签订和履行的全过程负责，其具体职责是：1、组织建立企业内部合同管理体系；2、保证合同标的和条款的合理性，维护企业权益；3、保证合同内容及签订、履行过程符合法律法规和投资公司合同管理规定；4、及时处理合同签订和履行中发生的问题，重大问题及时向投资公司总裁汇报。第三章 合同的签订第十四条 各所属企业必须全面实行合同会签审核制度、终结制度、备案制度。所有合同必须按照合同会签程序批准后方可订立，履行完毕的合同须签订终结协议。第十五条 签订合同之前，应验证对方当事人的营业执照、资质证书等证明文件的原件，确定主体是否合格；审查对方经办人的授权委托书，掌握其代理权限；调查资信情况、履约记录，预测其履约能力。上述证明文件的复印件随合同会签并存档。企业名称变更时，应以合格的主体签订合同。第十六条 所有合同必须经所属企业法律顾问审核，并留存审核意见。第十七条 在签约过程中应遵循诚实信用原则，任何人不得向对方当事人作虚假的宣传和承诺，不得故意隐瞒与订立合同有关的重要事实。第十八条 合同文本必须符合国家及投资公司有关规定，并以合同书形式签订，不得以传真或电子邮件等方式签订合同，以传真或电子邮件等方式就合同内容达成一致的，必须补签合同书加以确认。第十九条 合同内容需以招标方式确定的，应按投资公司招标管理规定进行招标后签订。第二十条 合同的内容应当包括：当事人名称、住所、标的、数量、质量标准、验收标准、价款、履行期限、履行地点和方式、违约责任、争议解决的方式等条款，并对各条款内容作详细的约定。第二十一条 合同必须经法定代表人或委托代理人及经办人签字并加盖合同专用章后生效。委托代理人必须在授权范围内签订合同。无法定代表人的授权委托书，任何人不得签订合同。第二十二条 法律、法规规定应当鉴证、登记、备案的合同必须鉴证、登记、备案。合同由法定代表人签订后生效，特殊情况法定代表人可委托他人签订，委托代理人必须在授权范围内签订合同。无法定代表人的授权委托书，任何人不得签订合同。第二十三条 超项目预算50万元和单项工程的5%以上情况，须提前申报，投资公司职能部门同意后方可签订合同。第二十四条 投资公司职能部门建立企业合同签订综合台帐，并每月进行分析，根据合同签订情况出具指导意见书，上报总裁下发所属企业。第四章 合同的履行第二十五条 合同一经签订即具法律效力。各公司有关部门应互相协作，认真履行合同义务，确保公司信誉。第二十六条 经办人应随时掌握对方经营状况，若发现停产、停业、准备解散或破产转移资产、抽逃资金、有重大诉讼案件等严重影响履行能力的情况发生时，应及时向总经理汇报，有确切证据证明以上事实时，企业应要求对方提供有效的担保，不提供担保的，应中止履行合同。中止履行合同的，应及时书面通知对方。第二十七条 企业应慎重对待合同履行中的往来传真、书信、签证等书面文件，并妥善保存。经办人应建立合同签订与履行情况台帐。第二十八条 合同管理员应随时跟踪合同履行过程，发现问题协同各部门及时解决，发生诉讼或其他重大问题应及时上报投资公司。第二十九条 企业签订终结协议时，应当审核合同双方的义务是否履行完毕。合同任何一方的义务尚未履行完毕时不得签订终结协议。第六章 合同的变更、中止与解除第三十条 合同一经签订即受法律约束，企业不得擅自变更、中止或解除。若确需变更、中止或解除的，由经办人提出书面报告，按合同会签程序审核会签后实施。“特殊合同”需要中止或解除的，须上报投资公司审批。第三十一条 变更合同内容的，双方应当签订补充协议，对变更的内容作详细的约定。第三十二条 企业单方面中止合同的，应当符合合同约定。双方协议中止合同履行的，应当签订中止合同协议书。第三十三条 企业单方面解除合同的，应当符合合同约定；双方协议解除的，应当签订解除合同协议书，明确解除的原因和解除后双方应尽的义务。 第三十四条 变更或解除合同需要办理变更登记等相关手续的，应及时办理；财务部门应及时作相应的帐务处理。 第七章 合同纠纷的处理第三十五条 合同履行中双方发生争议应积极协商，对对方合理的要求应妥善解决，以防止出现法律纠纷。第三十六条 投资公司各相关部门负责各所属公司的诉讼指导与协调工作。各公司发生诉讼案件时应立即将诉讼相关材料报送投资公司开发部，经总裁批示后，由各公司按法定程序办理。第八章 合同档案管理第三十七条 经办人和有关人员应妥善保存合同、补充协议、签证单、往来传真等关于合同签订和履行的书面材料，并按要求及时归档。第三十八条 以下关于合同签订和履行的原始材料，应由档案管理员统一归档：1、合同及其补充协议；2、合同变更、中止或解除协议、终结协议；3、招投标文件；4、合同会签单；5、其他重要材料。第九章 权限、程序第三十九条 合同按审批权限分特殊合同和一般合同两类，特殊合同和一般合同的审批程序参照亿达集团下发的大连亿达投资有限公司及所属企业治理结构权限划分表执行。第四十条 本地所属企业所有合同所属企业内部会签审核后，报投资公司造价部，并组织投资公司相关部门审核通过报总裁批准后签订。第四十一条 异地所属企业合同审批管理权限：合同范围所属公司会签投资公司造价部法定代表人各部门总经理特殊合同起草、会签审核组织审核、备案批准设计类50万元以下起草、会签受权批准备案授权50万元以上起草、会签审核组织审核、备案批准监理类50万元以下起草、会签受权批准备案授权50万元以上起草、会签审核组织审核、备案批准建安工程类200万元以下起草、会签受权批准备案授权200万元以上起草、会签审核组织审核、备案批准装修工程类100万元以下起草、会签受权批准备案授权100万元以上起草、会签审核组织审核、备案批准材料采购类100万元以下起草、会签受权批准备案授权100万元以上起草、会签审核组织审核、备案批准工程手续类起草、会签受权批准备案授权开发手续类起草、会签受权批准备案授权物业管理类起草、会签受权批准备案授权营销费用类合同起草、会签审核组织审核、备案批准行政管理类合同起草、会签受权批准备案授权其它类合同起草、会签受权批准备案授权3、合同范围定义1）设计类合同是指规划设计、单体设计、景观设计、采暖外网设计、给水外网设计、煤气外网设计等。2）监理类合同是指工程监理、地质勘察等项目。3）建安工程类是指主体总包工程、单体内外土建、安装、环境等配套工程是指由发包方单独发包的土石方、道路、挡土墙、喷锚、强夯、灌注桩、防水、楼内栏杆、地热、通风、空调、消防、弱电内外线、煤气内外线、采暖外线、排水外线、给水外线、供电外线、排洪、变配电、硬覆盖、绿化、室外围挡、钢结构、玻璃及理石幕墙、塑胶铺装等项目。4）装修工程指样板房、售楼处、办公楼等室内装修。5）材料采购类合同指工程材料、设备采购指外墙砖、踏步砖、涂料、石材、红砖、空心砖、商品砼、通风管、散热器、应急电源箱、高低压配电设备、电线电缆、空调通风设备、灯具、绿化苗木、防火门、防盗门、单元门、车库门、人防门、屋面瓦、外墙窗、天窗、电梯、洗浴设备、消防设备、锅炉设备、信报箱、换热站设备等项目。6）工程手续类合同指由工程部负责办理的合同。7）开发手续类合同指由开发部负责办理的合同。8）物业管理类合同指前期物业服务、临时管理规约、物业服务咨询合同、项目遗留问题的维修合同、质保期内涉及的工程维修合同等与物业管理有关的所有合同。8）营销费用类合同指商品房买卖合同、租赁合同、各报纸广告、户外广告、名片、样本印刷、展位租赁、电台、电视直播、营销策划、短信群发等合同。9）行政管理类合同指技术服务、委托开发、数据录入外包、保密协议、办公家具、设备类合同指办公用的沙发、窗帘、音响、电子白板、地毯、计算机、服务器、数码相机、车辆和委托招聘、员工劳动合同、委托培训、委托提供会员服务、办公楼内绿化租摆等合同。10）其他类合同指聘请长途电话服务、网络线路、服务器租用、提供宽带服务、安全生产、计划生育、社会稳定责任状、委托检验等合同。11）本条内额度指单项的预算额， “以上”是指包含本数。第四十二条 超出权限的合同，在所属企业内部会签审核完，报投资公司造价部，并组织投资公司相关部门审核通过报总裁批准后签订。第十章 罚则第四十三条 有下列情况之一的，视情节轻重给予罚款5005,000元、赔偿经济损失、解除劳动合同等处罚，情节特别严重，构成犯罪的，提交司法机关追究刑事责任：一、经办人责任：1、不签书面合同，给企业造成损失的；2、未经授权或超越代理权限签订合同，给企业造成损失的；3、填写合同内容错误，给企业造成损失的；4、因严重不负责任被骗，给企业造成损失的；5、与对方串通，损害企业利益的；6、利用职务之便，收受对方贿赂或以其他方式谋取私利的；7、其他因未尽职责，给企业造成损失的。二、合同管理员责任：1、未认真审查合同，致使签订的合同无效或存在严重漏洞，给企业造成损失的；2、未及时办理登记、备案等相关手续，给企业造成损失的；3、合同管理档案丢失，给企业造成损失的。三、成本管理部负责人未尽审查职责，致使合同价款明显高于或低于正常水平，给企业造成损失的。四、财务部门负责人未尽审查职责，致使无法按合同约定收款的。五、合同章管理员擅自加盖印章给企业造成损失的。六、档案管理员丢失关于合同签订和履行情况的原始资料，给企业造成损失的。七、总经理责任： 1、企业合同管理混乱、不成体系、责任不明，漏洞百出，给企业造成损失的；2、超越权限擅自签订合同或处理合同签订和履行中的重大问题，给企业造成损失的；3、其他违反法律、法规和本办法规定，给企业造成损失的。第十一章 附 则第四十四条 本规定由投资公司造价部负责解释。第四十五条 本规定自下发之日起施行。附件：项目合同会签单附件： 项目合同会签单 合同编号：合同名称呈报单位合同额 合同分类合作单位成本上限总额 累计合同额与成本上限差异说明经办人意见：经办人签字：所属企业意见经办部门负责人意见：工程成本管理部：相关部门： 财务部：法律顾问：项目负责人：财务负责人：总经理意见：投资公司审核意见造价招标采购部工程部开发部设计部财务部相关部门总裁意见：说明：1、此表由经办部门主办，经办部门、工程成本部、财务部各留存一份。2、经办人意见栏中，应简述签约原因、过程及合同主要内容；3、超项目预算50万元和单项5%以上须提前申报，投资公司同意后履行合同会签4、合同分类及权限见背面 背面：一、本地所属企业不分权限内外所有合同报投资公司相关部门审核，法定代表人签批后盖章。二、异地所属企业合同审批管理权限：合同范围所属公司会签投资公司造价部法定代表人各部门总经理特殊合同起草、会签审核组织审核、备案批准设计类50万元以下起草、会签受权批准备案授权50万元以上起草、会签审核组织审核、备案批准监理类50万元以下起草、会签受权批准备案授权50万元以上起草、会签审核组织审核、备案批准建安工程类200万元以下起草、会签受权批准备案授权200万元以上起草、会签审核组织审核、备案批准装修工程类100万元以下起草、会签受权批准备案授权100万元以上起草、会签审核组织审核、备案批准材料采购类100万元以下起草、会签受权批准备案授权100万元以上起草、会签审核组织审核、备案批准工程手续类起草、会签受权批准备案授权开发手续类起草、会签受权批准备案授权物业管理类起草、会签受权批准备案授权营销费用类合同起草、会签审核组织审核、备案批准行政管理类合同起草、会签受权批准备案授权其它类合同起草、会签受权批准备案授权