首届业主大会和业主委员会成立程序指引

首届业主大会和业主委员会成立程序指引一、成立首届业主大会筹备组（一）筹备组成员的条件和人数符合成立业主大会条件的物业小区，业主大会筹备组由居（村）民委员会代表、业主代表、建设单位以及街道办事处（镇人民政府）代表七至十五人组成。筹备组成员人数应为单数，其中业主代表应当不少于业主大会筹备组人数的一半。居（村）民委员会代表担任筹备组组长，组织、协调业主大会的筹备工作。（二）筹备组的成立程序1.申请和倡议小区热心公益的业主联名向居（村）民委员会提交成立首届业主大会筹备组申请书和关于组建首届业主大会筹备组的倡议，居委会在倡议上盖章确认同意。已达到成立业主大会条件的小区，也可由居（村）民委员会向小区业主发出关于组建首届业主大会筹备组的倡议。2.公示经居（村）民委员会确认的关于组建首届业主大会筹备组的倡议，在小区内张贴公示7日，告知全体业主关于组建首届业主大会筹备组的事宜。3.公示期内业主自荐关于组建首届业主大会筹备组的倡议公示期间，自荐参与筹备组成员的业主填写筹备组成员自荐表，将表格送到居（村）民委员会或者倡议上指定的业主处。4.筹备组的产生关于组建首届业主大会筹备组的倡议公示期满后，联名业主收到的自荐表不超过规定的业主代表人数的，这些自荐的业主即成为筹备组成员。居（村）民委员会召集所有自荐人选举筹备组成员。业主为法人或者其他组织，委托其工作人员参加筹备组的，应当书面委托。筹备组中的业主代表也可由街道办事处（镇人民政府）和居（村）民委员会直接推荐产生。5.筹备组的确立筹备组填写首届业主大会筹备组备案表，连同关于组建首届业主大会筹备组的倡议、筹备组成员自荐表和筹备组成员名单及简历复印件送物业所在地的居（村）民委员会和街道办事处（镇人民政府）备案，居（村）民委员会同时发出关于佛山市 住宅小区（大厦）业主大会筹备组成员名单的公告，在小区内张贴公示7日。业主对筹备组成员有异议的，由街道办事处、乡镇人民政府协调解决。筹备组将筹备组成员名单、简历及首届业主大会筹备组备案表自成立之日起七日内在物业管理区域的显著位置公告。筹备组自成立之日起90天内应当组织召开首届业主大会。若筹备组通过上述流程后仍未能成立的，应当按规定重新向物业所在地街道办事处（镇人民政府）、居（村）民委员会提出成立业主大会书面申请。6筹备组职责（1）确定首届业主大会会议召开的时间、地点、形式和内容；（2）拟订管理规约草案和业主大会议事规则草案；（3）确认业主身份，确定业主在首届业主大会会议上的投票权数，依法确定首届业主大会会议表决规则；（4）确定业主委员会委员候选人产生办法及名单，制定业主委员会选举办法；（5）召开首届业主大会会议的其他准备工作。前款内容应当在首届业主大会会议召开15日前在物业管理区域的显著位置公告并书面通知全体业主。筹备组的会议材料等应妥善保管，并于本物业区域的业主委员会成立后5日内移交业主委员会。二、拟定业主大会议事规则、管理规约和决定表决事项、确认业主人数、投票权数（一）拟定业主大会议事规则和管理规约筹备组自成立备案后，应按照筹备组职责要求参照佛山市住房和城乡建设局制定的业主大会议事规则（示范文本）和管理规约（示范文本）拟定业主大会议事规则和管理规约两份征求意见稿。（二）决定表决事项、确认业主人数和投票权数1.筹备组应决定首届业主大会的以下表决事项：（1）业主大会议事规则；（2）管理规约；（3）选举业主委员会成员。决定上述事项，应当经专有部分占建筑物总面积过半数的业主且占总人数过半数的业主同意。2.确认业主人数和投票权数筹备组向建设单位或物业服务企业索取业主资料，确认业主人数，确定每户业主在首届业主大会上的投票权数。建设单位和物业服务企业应当协助业主大会筹备组工作，向业主大会筹备组提供业主清册、物业建筑的基本资料（包括物业管理区域内地上、地下的建筑物、设施设备和相关场地等）、已筹集的住宅专项维修资金清册等文件资料，并在物业管理区域提供相应的人力、场地支持。面积和业主人数按照下列方式确定：（1）专有部分面积，按照建筑面积计算；建筑物总面积，按专有部分面积之和计算。（2）建设单位已经出售的专有部分的业主人数，一户按一人计算；建设单位尚未出售和虽已出售但尚未交付的部分，以及同一买受人拥有一个以上专有部分的，按一人计算。（3）一个专有部分有两个以上所有权人的，应当推选一个行使表决权，但共有人所代表的业主人数为一人。（4）总人数，按照前项统计总和计算。车位、摊位等特定空间可以在业主大会议事规则中约定计入用于确定业主投票权数的专有部分面积来执行。未参加表决的业主，其投票权数应当按照业主大会议事规则中约定是否计入已表决的多数票范围内。三、推选首届业主委员会候选人（一）业主委员会委员候选人的资格条件业主委员会委员应当从本物业管理区域内具备以下条件的业主中选举产生：1.具有完全民事行为能力；2.遵守有关法律、法规和业主大会议事规则、管理规约，模范履行业主义务；3.按时交纳住宅专项维修资金和物业服务费用，无损害公共利益行为；4.热心公益事业，责任心强，公正廉洁，具有较强的社会公信力和组织能力；5.具有必要的工作时间；6.本人及其近亲属未在为本物业管理区域提供物业服务的企业及其下属单位任职；7.业主大会议事规则规定的其他条件。业主委员会委员候选人应书面承诺，自愿成为业主委员会委员，愿意在任期内积极为业主服务，保证公正廉洁、勤勉尽责，不随意辞职。（二）发出业主委员会委员候选人推荐的通知筹备组发出关于推荐业主委员会委员候选人的通知和关于 住宅小区（大厦）首届业主大会会议讨论事项的公告在小区内公示7日，向全体业主征集候选人以及征求草案的意见。在公示期内，符合候选人资格条件的业主填写业主委员会委员候选人简历表，提供业主委员会委员候选人推荐表和业主代表（业主委员会候选人）承诺书，连同身份证复印件（核对原件后退还）和房产证明复印件（核对原件后退还）一起交给筹备组。业主可向筹备组提出对业主大会议事规则（草案）和管理规约（草案）的修改意见和建议。（三）候选人及业主大会议事规则和管理规约的产生筹备组在公示期满后将收集到的名单和资料做好整理核实，最终确定候选人名单，按照佛山市物业管理办法（试行）中第二十五条进行筛选。同时，根据业主提出意见和建议，对业主大会议事规则和管理规约（草案）进行修改和完善。筹备组将整理、核实过的候选人名单、简历表以及修改后的业主大会议事规则（草案）和管理规约在物业管理区域的显著位置公示至投票表决通过该两份文件为止。四、发出召开业主大会通知在业主大会议事规则（草案）、管理规约（草案）、候选人名单和简历公示满7日后，筹备组填写好关于召开首届业主大会的通知以及会议时间、地点、议题和议程在首届业主大会会议召开15日前以书面形式在物业管理区域的显著位置公告。业主对公告内容有异议的，筹备组应当记录并作出答复。在公示期内，筹备组及时告知物业所在地的房地产行政主管部门、居（村）民委员会，并印刷好选举业主委员会委员选票和业主大会议事规则、管理规约表决表。五、召开业主大会，投票表决业主大会议事规则、管理规约、选举产生业主委员会委员等事项业主大会会议可以采用集体讨论或者书面征求意见的形式，也可以采取集体讨论与书面征求意见相结合的形式召开。采用的投票方式必须与业主大会议事规则规定相一致。业主可以由该幢、单元、楼层的业主以一户一票的方式共同推选，得票过半数且得票最多者为业主代表参加业主大会会议。业主代表应当按照业主大会议事规则规定执行任务。业主可以委托代理人参加业主大会会议，必须符合业主大会议事规则约定，业主和代理人应当签订业主参加首届业主大会委托书，代理人持业主委托书并根据委托内容进行投票表决，委托书应载明委托内容、委托期限、委托权限等内容。首届业主大会按照业主大会议事规则规定是否实行差额投票选举方式产生首届业主委员会，并确定委员人数。如果回收的选票未达到总户数的1/2，筹备组在开箱点票前可以向街道办事处（镇人民政府）申请延期，继续回收选票，延迟时间一般不超过60天。在延期内，筹备组应积极发动未投票的业主参与投票。若业主大会按照上述流程仍未能通过的，应当按规定重新向物业所在地街道办事处（镇人民政府）、居（村）民委员会提出成立业主大会书面申请。六、公示表决结果将首届业主大会的投票表决结果、业主委员会名单及分工在小区内显著位置公示5日，业主有权查询相关材料。业主委员会应将业主投表决票选票及召开业主大会的相关资料妥善保存。七、推选业主委员会主任、副主任及业主委员会分工业主大会自首届业主大会会议表决通过管理规约、业主大会议事规则，并选举产生业主委员会之日起成立。业主委员会自产生之日起三日内召开首届业主委员会会议，推选产生主任1人，副主任12人，以及其他职责人员。八、备案、刻章（一）备案业主委员会应当自选举产生之日起30日内，提交以下资料备案：1.佛山市业主委员会备案登记申请表；2.管理规约、业主大会议事规则；3.业主大会的会议记录、会议决定和会议表决结果；4.业主委员会委员（候补委员）名单及其基本情况、分工安排；5.其他资料。居（村）民委员会、街道办事处（镇人民政府）加具意见后到区建设房产行政管理部门备案。区建设房产行政管理部门应当在收到上述材料后5日内发出备案回执。业主委员会收到备案回执后，应将备案情况告知物业服务企业，并在物业管理区域的显著位置公告。（二）刻章业主委员会凭区建设房产行政管理部门的备案回执，向公安机关申请刻制印章，按照业主大会议事规则的规定和业主大会的决定使用。印章应当标明业主委员会的届数。7