人力资源管理看人事档案管理工作探析

人力资源管理看人事档案管理工作探析【摘要】随着我国经济体制改革的不断深入，传统的人事管理以无法适应当前时代发展的要求，只有对人事档案管理工作进行大胆的改革和创新才能跟上时代的步伐，才能为企业做出更大的贡献。【关键词】人力资源；档案管理；问题；措施一、现代人力资源管理的特点简单的说现代人力资源的特点是为公司吸引优秀的人才，留住优秀的人才，要保持员工发挥出最高的能力，实现企业制定的各种目标。具体的说，现代人力资源管理是根据企业发展的战略要求，有计划地对人力资源进行科学、合理的配置，通过招聘、对企业内部员工的培训、使用、考核、激励、调整等一系列的措施，调动员工的工作积极性，提高员工的责任心，积极发挥员工的潜能，为企业创造更多的价值，为企业创造效益。21世纪是全球化、市场化和信息化的时代，是以知识为主宰的时代，在新的经济条件下，企业的人力资源管理必然要发生相应的变化。因此，企业人力资源管理系统将构筑在Internet的计算机网络平台上，形成新型的人力资源管理模式。二、现代人力资源的管理与档案工作管理的关系现代人力资源的管理强调的是对人的管理，不仅是管理的主体也是客体，人必须有一定的管理能力才能完成这一过程，在日益激烈的市场竞争环境下，企业之间的竞争就是人才的竞争，只有企业把人力资源作为首要的资源才能在市场经济的大潮中利于不败之地，因此人力资源管理已成为今后企业发展的重中之重。而人事档案管理是人力资源管理过程中所有人员基本信息的主要依据，它不仅包括储存了人力资源的所有基本信息，还包括储存了所有人的真实历史记录，如奖励情况、立功情况、记过情况、处罚情况及其它情况等。企业的人事档案是由真实的原始资料所组成，不能有丝毫的纂改，它真实的记录和反应了个人经历、思想品德、业务情况、个性特点、专长和爱好等，是对员工的历史全面的考察了解和提拔使用的重要依据。因此是人力资源管理不可缺少的组成部分。人力资源管理的很多职能都与档案管理有着密不可分的关系，完整和真实的档案管理对人力资源的管理有着很强的促进作用。可以为人力资源管理过程中提供十分有价值的信息，可以及时的发现人才，也可以及时阻止出现滥竽充数现象的发生，这就有效的避免埋没人才，压抑人才。三、现代人事档案管理过程中存在的一些常见的问题1.一些主管领导对基层的人事档案管理漠不关心，对人事提拔和重用只看表面和其他人的推荐，使人事档案管理形同虚设。一个人的档案记录了在此之前很多真实的历史，也具体体现了他真实的一面，如其性格、世界观及价值观等，大家都知道，世界上最难改变的就是人的习惯和性格，一旦忽视这方面的工作，在选人用人时难免会出现失误。2.档案管理不规范，不能及时将一些人的奖励及劣迹清楚的记录在案，给今后的人力资源管理带来很大的困难。现代人力资源的管理是如何选人、用人和淘汰人等，而由于档案管理的不规范造成使一些人的档案中几乎什么都没有，使人力资源的领导无法从档案中看到任何有价值的东西。这不光是档案管理部门的问题，也存在人力资源管理方面的问题，如一些单位管理没有做到系统化，一些受到的奖励情况、处罚情况等没有及时的报到档案管理部门，造成档案记录不全面。3.档案管理质量达不到标准，真实性、准确性及完整性不足。（1）在录用人员时，基本信息缺乏真实性，对关键的项目没有经过任何考究就归档，同时一些档案管理人员随意更改档案内容，造成档案缺乏真实性。（2）一些档案管理人员对工作不细心，在一些档案的记录中，大学毕业时的年龄、参加工作时的年龄等对不上，造成一些档案缺乏准确性。（3）一些档案存在许多不完整的部分，不是时间对不上，就是很长一段时间是空白的，很不完整。4.一些部门人事档案落后，到目前为止还仍然存在手工编辑和检索的档案管理工作。当前我国已进入信息时代，档案信息自动化在很多城市早已普及，但在一些单位仍存在手工编辑和检索档案工作，造成一些关键的材料不能及时归档，在查找一些信息时，有时无法及时的查阅到。四、按照现代化人力资源管理的要求，构建新型的人事档案管理模式1.做到管理要系统化。人力资源的管理设计到单位的各个部门，而各个部门对人员的奖惩、录用、提拔等都要经过人力资源部门的审查，审查结束后各级领导签字同意后要下发，所下发的各种文件一定要及时到档案部门存档，存档过程中一定要及时、真实、准确，存档的项目要完整。同时管理要有连续性，要将管理进行规范化、标准化和制度化，使各个部门的管理形成一种职业习惯，最终使管理形成一个有机的系统。2.要加强档案人员的管理工作，提高档案人员的业务素质。要经常检查档案记录的质量，如档案记录的真实性、准确性等；应该保密的是否做到位；检查有无被漏掉的内容以及归档的及时性等，对发现的问题要及时的纠正，对出现问题的责任人要及时的处理，以免重复发生。同时要制定档案管理人员培训计划，提高他们的业务素质和思想品德修养，使他们认真工作，树立他们爱岗敬业的思想，高标准、严要求，适应现代人力资源管理的新要求。3.加快建设人事档案管理工作的科学化、现代化工作。人事档案管理工作的科学化、现代化既包括先进的管理手段，又包括科学的管理理念。而管理手段和科学管理理念最终是要在企业中建立一个以单位员工人事档案信息为基础的员工信息系统的自动化，而这个自动化系统的初步要求则是建立人机结合的技术性管理系统，实现人事档案的计算机管理。结束语我们已经进入信息时代，随着我国市场经济的不断发展，市场竞争将更加激烈，而市场竞争其实就是人才竞争，档案凝聚着企业的所有创造、所有知识，档案承载着企业人才的信息，档案管理不再是无足轻重，他为人力资源管理提供第一手基础材料，这就要求我们人事档案管理人员要认真学习，适应知识经济时代赋予我们新的要求，为档案管理工作做出我们应有的贡献。参考文件：1青松.试论现代企业人力资源管理的发展趋势J.理论与当代,2009年09期.2崔娜.新时期人事档案管理信息化建设研究J.价值工程,2011年24期.