解决制约办公室工作瓶颈提高工作有效性

近年来，XX系统取得的有目共睹的成绩，这其中，办公室 所付出的努力功不可没，无论是在新闻信息宣传、经验总结、 综合协调、督查督办等各方面为质监系统事业发展起到了积极 的推动作用，在社会上树立了 XX 部门良好的社会形象。但是， 随着质监事业的快速发展，对照科学发展观，办公室工作中仍 然有一些问题和差距，影响着办公室发挥“助推器”的作用。因此 解决制约办公室工作的瓶颈，更好地服务XX事业科学发展，首 先办公室工作也要实现“运转有序、协调有力、督办有效、服务 到位”的科学发展。一、办公室工作存在的问题和困难 结合焦作市局办公室近年来的工作实际，我们对新形势下 办公室工作存在的问题和困难进行了剖析：（一）主动性发挥得不够。主要是做日常性、事务性工作 和局领导交办的任务，对于领导未安排部署的工作缺乏主动思 考，对工作滞后反映得多，预见性和前瞻性不强。没有或很少 从领导的角度考虑问题、替领导减轻负担，尽量为领导决策服 务，对于拿不定的问题往往交领导批示，却未能提出建设性意 见供领导参考。（二）综合性调研不够。日常工作中，虽从各部门报送的 各类材料、信息中可以了解一些情况，但内容掌握仅停留在表面，缺乏认真核实，也没有及时综合整理，案头分析调研不够，对一般性、普遍性问题抓得多，对全局性、宏观性、倾向性问 题抓得不够；对问题浅层次、表象性的描述分析多，深度、力 度不够。（三）督促落实不力。督查工作虽有制度，但在实际操作 中难度较大，督查运行机制没有理顺，督查缺乏计划性，存在 滞后性。具体部门承办的事项与办公室统一督查督办的事项界 定不明确，个别部门将需要自身催办的事项交办公室办理。（四）综合协调不够。办公室作为综合部门，本身的工作 繁而杂，但实际工作中，职责划分不清的、承办不明确的或属 于其他部门的范畴但相关部门办理存在困难的事项都可能交给 办公室办理。遇到推委、扯皮事项时，在相互协调、理解，推 动问题解决方面做得还不够。（五）管理精细化程度不高。虽然在2007 年对办公室工作 实施了精细化管理，制定了方案和绩效考核办法，但由于办公 室人员相对较少，人员分工较粗，每个工作人员往往兼职多项 具体工作，要使每项兼职工作都做到突出成效存在一定的困难 难免在日常工作出现纰漏。二、制约办公室工作的五对矛盾形成以上问题和困难的原因有客观的也有主观的，主要原 因还是在于以下五对矛盾造成：一是政务和事务的矛盾。政务和事务是办公室工作的两个 轮子，过渡重视政务而忽视事务工作，会造成服务不到位的情 况，忙于事务而疏于政务在其它人看来办公室工作就是吃吃喝 喝没有真本事，失去了参谋助手的作用。二是主动和被动的矛盾。办公室工作的服务性职能决定了 其工作的被动性，但如果事事都消极等待，工作必然无法跟上 领导工作节拍。做好办公室工作，又必须发挥人员的主动性， 善于在被动中求主动，变被动为主动。三是人少与活多的矛盾。这是基层办公室普遍存在矛盾， 在机关各部门中，办公室所承担的工作任务最多，因为工作的 特殊性，要求办公室人员在文字水平、业务素质、政治素质各 方面有一定的水平，而且要耐得清贫和寂寞，吃得苦和累，适 宜这项工作的人就很少，形成现在许多办公室秋黄不接，人员 流转慢，缺乏新鲜血液。四是“管的宽 ”与“做的细 ”的矛盾。办公室是机关的 “大管 家”，综合全局，协调各方，承内联外，而办公室工作又无小事 每一件承办的事情都要严谨细致，一丝不苟，来不得半点敷衍 和虚假。两者兼顾不当就造成许多问题。五是“种别人田”与“荒自己地”的矛盾。现在上级部门经常组 织一些大型工作会议或者经验交流，一方面办公室要进行会议 的筹备，另一方面无论是全局性的还是业务性的经验材料都需 办公室“代劳”。一年到头忙碌于此类工作，年终总结时才发现原 来只记得种别人的田了，自己的地却荒了。三、深入学习实践科学发展观，助推质监事业科学发展正确认识办公室工作中存在的问题和不足，用科学发展观 指导办公室工作，才能解决上述矛盾，使办公室在 xx 事业发展 中更好地充当“助推器”、“润滑剂”的作用。（一）目标责任要进一步明晰要建立一套较为完善的办公室工作责任体系，在明确职责 的基础上，应根据实际工作需要，打破目前按人设岗的办法， 实行以事定岗、以岗定责，即根据工作性质的差异、工作量的 大小制定各岗位的职责内容，相应明确岗位要求，使各岗位之 间工作量、难易程度基本相当，工作责任应尽可能细化，避免 岗位不清、职责不明、苦乐不均的问题。职责确定后应制定科 学可行的考核指标落实奖惩方法，根据每个工作岗位所承担风 险的大小、工作量的多少、劳动强度的高低等综合因素，实行 目标考核，并通过必要的奖惩提高工作绩效，做到严格考核， 按期兑现，奖优惩劣。（二）工作方式方法要创新和改进办公室工作如公文的运转有一套程序和流程、材料的起草 必须在领导的授权下，体现领导的意志等，相对来说，一些工 作存在一定的局限和定式。但并不能说办公室的工作是一成不 变的。办公室工作人员面对新情况、新问题，勇于思考，敢于 探索，推动办公室工作有声有色、富有成效。办公室工作千头 万绪，只有分清轻重缓急、统筹兼顾、合理安排，才能做到忙 而不乱、紧张有序。只有善于思考，不断摸索工作规律，才能 避免埋于事务堆中。只有开阔视野、开动脑筋，积极研究新情 况，努力探索新路子，才能推动工作体现突破。（三）建立科学的选人用人育人机制一是合理选拔干部从事办公室工作。在新的形势下，办公 室工作面临着新的任务和挑战，选人用人时应该坚持组织选择 与个人兴趣、所学专业相结合，注意收集人材信息向组织推荐 合适的人员，切实将政治硬、业务熟、作风正的优秀干部选拔 出来从事办公室工作。二是建立更加灵活的用人制度。每个岗 位工作均存在一个从不适应到适应、从不熟练到熟练的过程， 经过较长时间的历练，才能培养出一批办公室岗位的行家里手 但长期在一个岗位工作也极易产生惰性，容易造成目光狭窄、 僵化保守、不思进取、不易突破，应该实行办公室干部与其它 部门轮岗交流，促使办公室人员进一步拓展知识面，开阔视野 丰富经验，保持朝气，提高综合能力。这样才有利于培养复合 型人才、塑造高素质的办公室干部队伍。三是争取领导对办公 室工作支持力度。办公室工作的特点决定了办公室工作人员平 时经常沉浸于纷繁零碎的事务中，临时性工作较多，遇到紧急 事项加班加点多。作为办公室主任应积极各组织推荐优秀的办 公室人员，使优秀人才享受到一定的待遇，合理选派办公室骨 干参加相应的培训，尽可能改善办公室的办公条件，经常与办 公室干部交心谈心，解决他们遇到的实际困难。这样，不仅能 够稳定队伍，还会充分调动办公室人员的积极性，有利于促进 工作。