采购件索赔管理办法

采购件索赔管理办法1、目的及适应范围: 本管理办法规定了本公司对供方进行质量索赔的项目、程序、申诉和裁决等内容。本管理办法中质量索赔 为通用索赔准则。如与供方签订了质量协议,则具体按质量协议进行。无质量协议按本管理规定执行。 本办法适应于公司内所有外协件供方。2、定义：2.1 质量协议：与供方按照国家有关法律规定和标准规定签订的产品质量合约，是采购合同的一部分，也可独立 签订质量协议，并具有同等法律效力.2.2 批量质量问题：同品名或同批次不合格采购产品的数量大于或等于交检数量的5%时，即为批量质量问题.2.3 质量损失：指因不合格所造成的损失，包括直接损失和附加损失（包括无形损失）。3、职责:3。1 营销部:采购科对本管理办法进行归口管理，负责采购合同、质量协议的起草签订及进货产品质量信息的传 递,负责不合格品索赔处理等工作.3。2 品管科：负责质量技术标准文件的确立，采购产品的进货检验及不合格品的处理仲裁，对不合格品具有最 终裁决权。3。3 生产车间:负责提供因采购产品造成的停工/返工/返修记录，并组织实施不合格品的返工/返修工作，协助采 购科进行不合格品的索赔工作。3。4 财务部：负责办理质量索赔费用的财务结算手续。4、程序：4。1 公司各部门在处理采购不合格品应遵循以下原则：4.1.1 采取应急措施，确保我公司生产延续性，使供需损失尽可能最小。4。1。2 采取纠正预防措施,确保同样的质量问题不重复出现。4。1.3 认真分析质量不合格原因，确定对可能给主机厂和我公司造成的损失程序基础上，尽可能减少供需双方损 失。4。1。4 对发现的不合格品，必须及时反馈、处理.4。2 质量索赔原则4.2。1 不合格品证据，必须经供应商书面确认的原则。4.2.2 不合格品处理，应在考虑国内工艺水平级对主机厂损失程序基础上，尽可能减少供需双方损失。4.2.3 在保证质量及生产进度基础上，尽量采取让步降价接受的原则。4。2.4 重复发生，加大赔偿比例的原则。4。2。5 特例原则4。3 质量赔偿责任划分4。3。1 进货检验时的不合格品:退货或现场挑选/返工/返修，全部损失（直接损失、附加损失）全部由供应商承担。4。3。2 对让步接收的产品，根据产品价值及不合格严重度，供应商承担 5-20%的损失赔偿，则挑选/返工/返修 费用由我公司负担，挑出不合格品退供应商并由供应商承担退货损失（退货运费及不合格品金额），对让步接 收产品，因我公司标识不清、记录、保管及仓储管理不善而造成的质量损失，由我公司相关部门负担,对非让 步接收项目出现质量损失由供应商承担。若因不合格品处理不当而造成额外损失，则由处理不当的责任供应商或部门承担。4。3.3 进货检验时判为合格的采购产品在生产的过程中，发现不合格品时的处理：A、有存储期、存储环境及防护要求的产品。如在进货检验时合格，因存放或存储环境防卫不当造成的产品不合 格则由我公司负担损失。B、工艺更改、技术要求更改所造成的不合格品则由我公司负担损失C、特例:为满足市场急需或为大幅降低成本等经公司特许生产所造成的非符合性质量损失由我公司承担损失。D、除A B C三种情况外,所有生产过程中出现的不合格品损失全部由供方负责。4。 4 质量赔偿的依据: 不合格品处理通知单、返工/返修通知单、停工记录单、检/试/化验报告、主机厂提供的不合格报告/索赔单, 差旅费用单据等均可作为质量赔偿的依据。4.5 质量索赔项目及标准：4.5。 1 质量索赔项目：（A）质量损失：采购产品本身不合格及由不合格品所造成的其他产品.A=（不合格品*单价*数量+相关产品报废数量*单价）*1.2（B）附加损失：B=B1+B2+B3+B4+B5+B6+B7+B8+B9B1：返工（包括挑选）费=不合格品数量*单件返工工时*10元/小时B2：辅助材料费=返工/返修所消耗的辅助材料数*单价*1。2B3:停工损失费=停工人数*停工时间* 10元/小时/人B4：验证处理费:指处理不合格采购产品质量争议而进行验证、调查、取样、分析等发生的费用。按支付凭证如 实计算.B5：质量信誉损失费:因供应商责任发生质量损失事故或因采购产品质量引起主机厂严重投诉并影响我公司质量 信誉,按质量事故或社会影响严重程度对供应商处以500050000元/次的罚款或取消供货资格.B6：处理质量事故差旅费：为处理因供应商责任发生在主机厂内质量事故所发生的差旅费B7:用户索赔费：由于采购不合格品造成总成不合格，导致主机厂索赔所发生的费用。B8：交付延期损失费:因供应商原因导致采购产品交付延期，且造成我公司生产秩序受影响时，按以下标准进行 索赔：（说明:采购周期以双方确认交期为准，对少数采购周期的交付时间，不追究供应商延期责任）a：导致缺件/缺陷下线而被迫调整生产计划，按5003000元/次索赔。b：导致我公司发货延期，甚至招主机厂投诉，按10005000元/次索赔。B9：总成件损失费：因供应商产皮原因导致总成产品不合格，按总成成本价*1。5倍*不合格数，本项仅对重要零件有效。4。5。2 让步接收：A）原则上让步接收根据不合格严重度及产品价值作降价5-20%处理。B）对新产品开发/新供应商开发量产确认前或为大幅度降低成本，在认可国内工艺水平基础上而出现不符合质量要求的不合格品,经物控部经理批准，允许让步接收而不降低单价。C）对让步接收的产品，供应商不再负担挑选工时/返工/返修等费用，但对在生产中挑出的有不可返修缺陷的不合格品，退供应商并由供应商承担退货损失（退货运费及不合格品金额）如让步的产品在主机厂出发生不合格,则根据实际情况承担4。5.1中的B5,B6, B7,B8,B9项损失.D）对进货时检验判定为不合格品批，如不影响生产，可作退货处理如我司生产急需，供应商必须无条件接受我 司作让步接收并承担损失（降价损失及可能产生的 B8 项交付延期损失费）E）让步接收需经供应商书面同意，供应商应在接到我司让步接收通知2个工作日内作出回复，否则逾期回复作 同意让步接收处理。4。 5。 3 进货检验时判为合格的采购产品在生产过程中发现不合格或在主机厂处发生不合格时处理:供应商负责直 接损失A+附加损失B。其中附加损失B项中的分项计算按实际发生的损失项计算。原则上:对供方不合格程度较轻的产品，为保证我司延续性或简化索赔手续，可让步接收的，优先按4.5.2让步接 收规定做让步接收处理。4.6质量协议的签订4。 6。 1 品管科负责质量协议的起草与签订，质量协议需经总经理批准并盖章后生效实施.其中技术标准文件需经 技术质量经理签名批准。4。 6。 2质量协议是采购合同是不可分割的部分，是我公司处理采购产品不合格品的依据，是采购合同的附件， 具有法律效力.4.6。3质量协议经签订后由采购科负责组织实施，品管科对外协件质量判定提出书面证据，对质量纠纷负责作作 最终裁决。4。 7 质量索赔与申诉4。 7。 1 质量索赔单据的办理与传递：4.7.1。 1 因采购产品不合格在生产部门发现，或需生产部门返修、返工的，则由生产部门提出索赔,并提供相关证 据,（返工/返修单等）交采购组，由采购科会同品管科取证并通知供应商，赔偿费用按本标准计算后，以“不 合格品处理通知单"形式书面向供应商提出索赔。4。 7.1.2在进货检验时发现不合格品，由品管科以“不合格品通知单”形式通知采购组,采购组根据生产情况作退 货、让步接收、返工、返修等处理，并根据本标准计算赔偿费用。4。 7。 1.3所有不合格通知或反馈单必须在一个工作日内提交采购组，并保留相关实物、证据等。4.7。2供方在接到质量索赔单后,如有异议应在2个工作日内提出，并与采购科协商,否则视作同意处理.4.7。3 供方对质量判定有异议时,可书面向采购科提出，由采购科向公司品管科申请重新判定,必要时会同供应商起进行。4。7.4 不合格品通知单由采购业务经办人提出，营销部部长审核,总经理批准，并经供方签名确认后生效.4.7。5对4。3。3条B,C款不合格品减免索赔，由采购业务经办人提出，营销部部长审批生效。4。8 质量索赔结算: 经办理完毕的不合格品通知单，正本原件交财务部保管，采购科以复印件存档。 所有质量赔款在货款中扣除，财务部开具 17增值税发票。5、质量记录： 不合格品处理通知单不合格品减免索赔通知单3.26