如何做个顶尖助理

如何做个顶尖助理如何做个顶尖助理一.勤 務支援一.勤 務支援 1.打字/影印 a.速度 b.品質-格式、正確性、清潔 2.辦公室用品之采購 3.辦公室自動化的操作 4.撰寫連絡單 5.辦公室清潔的維護二、電話的應對二、電話的應對 1.迅速接聽 2.注意談吐之禮貌(電話是有眼睛)3.過濾(避免 打擾)4.做記錄 -你好,部 -請問 -記錄 來電 時間、來電者姓名 、來電目的、緊急與否 -采取適當措施三會議的安排三會議的安排 1.編排時間及發會議通知單 2.預定會議室 3.準備有關資料 4.安排會議室的必需設備 5.提醒參加人員準時到場四.上 司行程安排四.上 司行程安排(一)日 程表的編排 1.效率與彈性是日程表的要件 2.由長期性到短期性的安排(二)定 時溝通 1.時間:每天 一早(約5 1 0 分 鐘)2.內容:-報 告 本日的日程表 -進行溝通 -接受上司指派的工作 3.工具:年歷 記事本(T I C K L E BINDER)五.文 件、資料、情報的管理五.文 件、資料、情報的管理(一)檔 案管理 1.建立系統、便于管理 2.接受上司的建議 3.資料取閱及追蹤(二)每 天進出文件的管理 1.分類:-急 件 -待簽文件 -機密文件 -參考文件 -電報/傳真 文件 -會議通知(聯絡單)2.準備相關資料 3.定時收發例行性的報表六.上 司工作之輔助業務六.上 司工作之輔助業務 1.了解上司在公司的權限及職務、業務 範圍、業務方式 2.公司內容各種有關活動的連絡 3.行動方案的追蹤 4.成為人際關系的潤滑油 a.橫的溝通 b.縱的溝通助理的立場一.徹 底當一位助手二.不 超越權限三.保 守秘密四.不 能瞞上欺下五.維 系良好的人際關系助理本身的性格一.誠 懇二.開 朗三.禮 節四.細 心五.迅 速六.責 任感七.有 計劃八.積 極性九.組 織性十.判 斷力十一.獨立 性十二.輕重 緩急十三.保密 功夫十四.臨機 應變