《组团计调作业规程》PPT课件.ppt

接待社是相对组团社而言的，通常是指受组团社委托，按照组团社的计划和要求来完成组团社对游客承诺的接待内容和标准的旅行社。 而接待类计调是指在接待社中负责按照组团社计划和要求确定旅游用车等区间交通工具、用餐、住宿、游览、派发导游等事宜的专职人员。按组团社的地区差异可分为国内接待计调和国际人境接待计调。,地接计调作业规程,接计.swf 一、报价 根据对方询价编排线路，以报价单提供相应价格信息（报价）； 二、计划登录 接到组团社书面预报计划 ，将团号、人数、国籍、抵/离机（车）、时间等相关信息登录在当月团队动态表中。如遇对方口头预报，必须请求对方以书面方式补发计划，或在我方确认书上加盖对方业务专用章并由经手人签名，回传作为确认件； 三、编制团队动态表 编制接待计划，将人数、陪同数、抵/离航班(车)、时间、住宿酒店、餐厅、参观景点、地接旅行社、接团时间及地点、其他特殊要求等逐一登记在团队动态表中； 四、计划发送 向各有关单位发送计划书，逐一落实。,1、用房：根据团队人数、要求，以传真方式向协议酒店或指定酒店发送订房计划书并要求对方书面确认。如遇人数变更，及时做出更改件，以传真方式向协议酒店或指定酒店发送，并要求对方书面确认；如遇酒店无法接待，应及时通知组团社，经同意后调整至同级酒店。 2、用车：根据人数、要求安排用车，以传真方式向协议车队发送订车计划书并要求对方书面确认。如遇变更，及时做出更改件，以传真方式向协议车队发送，并要求对方书面确认。 3、用餐：根据团队人数、要求，以传真或电话通知向协议餐厅发送订餐计划书。如遇变更，及时做出更改件，以传真方式向协议餐厅发送，并要求对方书面确认。 4、地接社：以传真方式向协议地接社发送团队接待通知书并要求对方书面确认。如遇变更，及时做出更改件，以传真方式向协议地接社发送，并要求对方书面确认。 5、返程交通：仔细落实并核对计划，向票务人员下达订票通知单，注明团号、人数、航班(车次)、用票时间、票别、票量，并由经手人签字。如遇变更，及时通知票务人员,五、计划确认 逐一落实完毕后（或同时），编制接待确认书，加盖确认章，以传真方式发送至组团社并确认组团社收到。 六、编制概算 编制团队概算单。注明现付费用、用途。送财务部经理审核，填写借款单，与概算单一并交部门经理审核签字，报总经理签字后，凭概算单、接待计划、借款单向财务部领取借款。 七、下达计划、委派导游 编制接待计划及附件。由计调人员签字并加盖团队计划专用章。通知导游人员领取计划及附件。附件包括：名单表、向协议单位提供的加盖作业章的公司结算单、导游人员填写的陪同报告书、游客（全陪）填写的质量反馈单、需要现付的现金等，票款当面点清并由导游人员签收。 八、编制结算 全程跟踪 填制公司团队结算单，经审核后加盖公司财务专用章。于团队抵达前将结算单传真至组团社，催收 。,九、报帐 团队行程结束，通知导游员凭接待计划、陪同报告书、质量反馈单、原始票据等及时向部门计调人员报帐。计调人员详细审核导游填写的陪同报告书，以此为据填制该团队费用小结单及决算单，交部门经理审核签字后，交财务部并由财务部经理审核签字，总经理签字，向财务部报帐。 十、登帐 部门将涉及到该团的协议单位的相关款项及时登录到团队费用往来明细表中，以便核对。 十一、归档 整理该团的原始资料，每月底将该月团队资料登记存档，以备查询。,组团，是指客源地的旅行社通过各种招揽手段形成的本地旅游团体或零散客，将其送往指定的旅游目的地游览，或委托当地接待社负责完成所约定的旅游活动过程。 组团社指客源地的旅行社，通过各种招揽方式组团，向游客提供符合其需求的旅游产品，并就其旅行中的有关事项与游客协商后，签订旅游合同，并监督约束旅游目的地接待社的接待活动，从而保障整个旅游活动顺利进行。 组团计调是在组团社内负责操作组团流程的专职人员。,组团计调作业规程,组计.swf 一、接受报名：签订组团旅游合同，全额收款，交财务部入帐，填写交款记录，成团。二、编制（预报）计划：向目的地接待社询价的同时编制出团计划团队接待通知书；向行程中的各接待社发出预报。三、编制结算：1.编制概算，报财务审核，总经理签字后开始作业；2.凭概算单、组团合同、地接社确认件、正式计划团队接待通知书填写借款单，经部门经理签字，报财务审核，总经理签字后领取借款。四、订票作业：仔细落实并核对计划，向票务人员下达团队订票单，注明团号、人数、航班(车次)、用票时间、票别、票量，并由经手人签字。如遇变更，及时通知票务人员。,五、书面确认：督促接待社在最短的时间内（824小时）书面确认。确认重点为：机（车、船）票、用房、用车、结算等。六、发出正式计划：早于出发前发出正式计划，要求：正式打印，加盖计划专用章，一式两份（发出、留存各一份）。督促回执。七、选派导游：向导游交代接待计划，确定团队接待重点及服务方向;八、最终确认：出发前24小时与对方核对计划 ，要求对方最终确认。向对方催要结算单。九、付款：确认团队质量无异议，经财务部审核，总经理批准，（允许预付）将团款汇入地接社帐,十、报帐：团队行程结束，一周内清帐。填写决算单，连同概算单一式两份、组团合同、地接社确认件、地接社结算单、团队接待通知书原始凭证，交公司财务部报帐；十一、登帐：部门将涉及到该团的协议单位的相关款项及时登录到团队费用往来明细表中，以便核对。十二、归档：整理该团的原始资料，每月底将该月团队资料登记存档，以备查询。,组团计调操作流程组团计调.swf 1. 策划/设计产品 2. 向协作单位询价 3. 核价、包装产品 4. 编制团号、制定出团计划 5. 通过媒体、外联、门市各种渠道销售 6. 接受报名，确定出团人数，落实交通 7. 向接待社发传真确认最终行程及结算方式 8. 等待接待社回传确认出团事项 9. 派发陪同、导游出团通知书 10. 跟踪团队 11. 审核报账单据 12. 交主管审核签字，交财务报账 13团队结束归档，跟踪回访团队结束后，要将所有操作传真及单据复印留档，作为操作完毕团队资料归档。并对参团客人进行回访，建立客户档案。 14根据产品销售情况进行调整,