业务流程图和数据流程图.ppt

1,管理信息系统,2,0 系统分析概述 1 可行性分析和详细调查概述 2 管理业务调查 3 数据流程调查 4 数据字典 5 描述处理逻辑的工具 6 系统化分析 7 研究和确定管理模型 8 提出新系统逻辑方案 小结,第6章 管理信息系统的系统分析,3,本章重点 系统分析的任务、可行分析的任务和内容 管理业务流程图及数据流程图的绘制 数据字典的编制 决策表及决策树的绘制 数据属性分析,第6章 管理信息系统的系统分析,4,系统分析的含义,系统分析（System Analysis）源于美国的兰德公司。1945年夏美国道格拉兹飞机在文职人员的建议下，组织各方面的科学家为美国空军研究“洲际战争”，其目的是向空军提供有关技术和设施的建议，不久，提出“试验性环球空间飞行器设计”研究报告。 该组织的工作影响较大，经发展、完善，成为独立的研究机构，专门从事咨询活动，以系统为中心，以系统结构、系统观点为主导，创立了一套解决问题的方法系统分析法。,5,0 系统分析概述,系统分析是开发管理信息系统过程中最重要、也是最困难的阶段。同系统设计一道是整个MIS开发工作的核心部分，系统分析工作的好坏，在很大程度上决定了系统的成败。,6,管理信息系统分析的任务：在充分认识原信息系统的基础上，通过问题识别、可行性分析、详细调查、系统化分析，最后完成新系统的逻辑方案设计，或称逻辑模型设计(功能结构图、数据流程图、E-R图等)。 逻辑方案不同于物理方案，前者解决“做什么”的问题，是系统分析的任务（既系统要完成什么样的功能，提供什么样的信息）；后者解决“怎样做”的问题，是系统设计的任务（既系统的各项功能是如何实现的，用什么样的具体方法产生和提供信息）。,0 系统分析概述,7,0 系统分析概述,系统分析的步骤,8,从管理、技术和经济三个层面上分析，确定将开发的信息系统成功的可能性,0 系统分析概述,9,现行系统的详细调查是集中一段时间和人力，通过各种 途径做全面、充分和详细的调查，弄清现行系统的边界、组 织机构、人员分工、业务流程、各种计划、单据和报表的格 式、种类及处理过程、企业资源及约束情况等，为系统开发 做好原始资料的准备工作。,0 系统分析概述,10,在详细调查的基础上，系统分析员对现行系统进行 研究和分析，找出现行系统的薄弱环节，进行数据整 理，为提出新系统逻辑模型做准备。,0 系统分析概述,11,在系统调查和系统分析的基础上建立新系统逻辑 模型，用一组图表模型表达和描述，方便用户和分析 人员对系统提出改进意见。,功能模型、数据模型和流程模型,0 系统分析概述,12,系统功能说明的工具功能模型图 对系统进行概要描述的工具数据流程图（Data Flow Diagram，简称DFD） 数据部分详细描述的工具数据字典 （Data Dictionary，简称DD） 功能详细描述的工具结构式语言、判断表和判断树,0 系统分析概述,13,数据 字典,总数据流程图,结构式语言 判断表 判断树,数据流程图（DFD）描述了： 1、系统数据的来源和去向 2、指出了系统的各个逻辑功能，说明一个逻辑功能可以通过一组数据元素和另一个逻辑功能联结起来 3、表达了每一个要进行数据访问的数据存储,要把所有的数据元素以及由数据元素组成的数据结构明确地定义出来，并把它记录到数据字典中去 数据流程图中的每一个数据存储，必须对数据存储结构规范化以保证数据的一致性，然后把它记录到数据字典中 数据字典是对数据流程图的补充的解释,对数据流程图中的每一个逻辑功能都可以用判断树、判断表、结构式语言等方法表达这个处理逻辑,14,系统分析阶段的成果就是系统分析报告。它是系统 分析阶段的总结和向有关领导提交的文字报告，反映这 个阶段调查分析的全部情况，也是下一步系统设计的工 作依据。,0 系统分析概述,15,1.坚持系统思想、运用系统方法 将问题作为一个系统来识别是非常好的方法，尤其是对不熟悉的问题，更应如此。一旦将问题当作一个系统，就可以根据系统的定义和特征，根据要解决的问题、要达到的目标，从确定系统的组成要素入手，确定与待解决问题相关的要素属性，以及结构和功能，就可以在较短的时间内熟知问题以及其关键所在。 采用“自顶向下”和“自底向上”开发策略相结合是重要的系统方法。,系统分析的基本原则,0 系统分析概述,16,2.内部条件与外部环境相结合 3.协调性原则 要保证子系统之间、系统与环境之间相协调，使系统达到总体特性最佳。,系统分析的基本原则,0 系统分析概述,17,4.基于原系统、高于原系统原则 要求系统分析工作既不脱离实际，凭空想象，又要对现行系统中不合理的管理体制、管理模式、思想观念、工作方法以及传统习惯等进行大胆的改革和正确的引导，从而充分发挥信息技术的能力，提高工作效率，提高管理水平。,系统分析的基本原则,0 系统分析概述,18,5.用户参与原则 尽管系统分析员在系统分析阶段要熟悉业务，但毕尽时间有限、缺乏实践，因此在系统分析的过程中要有具有较强工作经验的业务人员参与工作，这样使系统分析员能及时掌握用户情况，便于交流；能及时修改或补充用户需求；使用户及早熟悉系统。,系统分析的基本原则,0 系统分析概述,19,1.1 可行性分析的任务和内容 1.2 可行性分析的报告 1.3 详细调查,1 可行性分析和详细调查概述,20,1.1 可行性分析的任务和内容,可行性分析的任务是根据确定的问题，通过分析新系统需要的信息技术、可能发生的投资和费用、产生的效益，确定将开发的信息系统成功的可能性。,21,1.1 可行性分析的任务和内容,明确应用项目的开发的必要性和可行性。 必要性来自实现开发任务的迫切性 IS的开发是来自合作伙伴的需要、竞争对手的挑战，或者是其它行业管理信息系统发展水平，或者是新的信息技术出现等。,任 务,22,1.1 可行性分析的任务和内容,可行性则取决于实现应用系统的资源和条件。,任 务,管理上的可行性,技术上的可行性,经济上的可行性,可行性分析需建立在初步调查的基础上（了解原系统存在的问题，用户对新系统的要求等）,23,1.1 可行性分析的任务和内容,1、管理上的可行性：管理人员对开发的态度和管理方面的条件；（如私企财务中的“一支笔”现象） 2、技术上的可行性：论证现有技术对系统所提出目标的支持程度，开发人员的水平，如果缺乏足够的技术力量，或者单纯依靠外部力量进行开发，是很难成功的；（系统最终得由企业自己负责维护） 3、经济上的可行性：主要是预估费用支出和对项目的经济效益进行评价。,内 容,24,可行性分析（初步调查）,25,1.2 可行性分析报告,可行性分析的结果是产生可行性分析报告。 分析报告的重点内容是： （1）系统简述； （2）项目目标； （3）所需资源，预算和期望效益； （4）对项目可行性的结论。,26,27,28,29,图书管理系统可行性分析实例,【背景】 某高校计算机学院创办于1984年，现设计算机科学与技术系、信息管理与信息系统系和一个实验室，有计算机、信息管理与信息系统两个本科专业。 学院拥有一支较高水平的师资队伍，到2006年9月，学院有教职员工67人。他们来自海内外30多所大学，80%以上的教师具有中高级职称，具有博士、硕士学位或正在攻读研究生的教师占70%以上。 学院面向全国招生，截止2006年9月，学院在校生已达到2332人。学院学生素有良好的学风，他们,30,十分重视基础课程的学习，在历年的统考中，成绩均名列学校前茅，他们积极参加实践活动，接受社会的磨炼，有良好的适应能力。 学院于2003年开始创办图书资料室，经过几年的建设，现已有图书近7000册、期刊260种，并将继续购进图书和期刊。图书资料室于2004年下半年开始向全院师生开放，允许教师可以同时借书10册，每册图书借期3个月，学生限借书5册，借期2个月，过期罚款，可以续借，期刊不外借，但可以复印。,31,图书资料室现有用房一间，120m2，有专职管理员一名，会进行计算机操作，另外聘请2名学生作为辅助管理员。整个图书资料室的管理由专职管理员负责。 图书资料室全天开放，白天由专职管理员管理，晚上和双休日由学生管理员管理。教师和学生凭借书证进行借书和还书。每天约有50人次借还书。,32,传统纸介质的图书目录难以查询 传统纸介质的图书借阅登记工作量大、效率低 现行系统中还书时查找原借书记录效率低 现行系统难以实现限量借书 现行系统对超期罚款计算工作量大 难以对已借图书进行统计,发现的问题,33,能够进行图书入室的登记与图书的查询 能够进行读者借书证的登记与查询 能够进行图书的借阅、归还处理 能够进行限量借书 能够进行过期罚款处理 能够进行管理员的分工和权限控制,系统目标、功能和需求调查,34,某大学计算机学院有教师67人，学生2332人，图书资料室有图书近7000册，期刊260种，还不断有新的图书购进，有新的教师和学生加入，由于工作人员只有3名，且全天开放，每天的工作量比较大。 为减少工作强度，提高工作效率，做好图书借阅工作，有必要也有可能开发一套图书管理系统，进行计算机管理。 由于期刊不外借，因此图书管理系统的功能主要是针对图书的管理。,对初步调查进行分析,35,（1）管理上的可行性 在初步调查的过程中，在与管理员和有关领导沟通的过程中,了解到管理员和有关领导对开发图书管理系统有积极性，从目前资料室的管理来看也基本规范，管理员职责分工明确，有完善的借阅制度，有规范的图书目录，资料借阅登记本等。人员素质也可以，会进行计算机的基本操作，系统对组织机构也不会有大的影响。因此在管理上是可行的。,可行性分析,36,（2）技术上的可行性 图书资料室有一台计算机，且环境不错，可运行以后开发出的图书管理系统，学院有一个实验室和信息管理教研组，有技术力量和条件进行系统开发，并且系统不大，对功能要求不高，因此在技术上是可行的。,37,（3）经济上的可行性 因为已有一台计算机，基本硬件设施已满足，最多再加一台打印机和UPS电源，另外软件开发由本院教师完成，需对工作量适当进行补贴，通过学院领导沟通，可以做到，因此在经济上也是可行的。,38,通过以上可行性分析，得出的结论是学院资料室图书管理系统的开发在管理上、技术上、经济上都是可行的，可以立即开发。系统主要对图书进行管理，包括图书的登记，图书的借阅与归还，读者（教师与学生）的登记，以及其他一些必要的系统管理功能，开发工作将由本院教师和管理员共同完成，学院对其工作量进行补贴，并出资购买相关设备。,可行性结论,39,1.3 详细调查,40,现行系统（包括手工系统和已采用计算机的管理信息系统）,根据系统规划方案规定新系统的目标、范围、规模和要求，对现行系统进行调查，搞清楚现行系统： 在做什么（What）、怎么做（How）、何时做（When）、存在什么问题（Problem） 具体来说，要搞清楚现行系统的信息处理，包括有哪些数据、从哪里来、到哪里去、什么时候、什么地方、什么人、按什么规则进行什么加工等问题。,详细调查的目的、原则,41,原则,用户参与原则,共 同 参 加,42,详细调查的准备,主要包括以下活动： 熟悉业务 拟订调查提纲 确定部门负责人员和业务配合人员 动员和人员培训 确定调查路线,43,1.熟悉业务,展开对与业务工作相关管理理论、方法、实务、发展动向和趋势等的学习，对相关业务工作重点、难点的学习。 了解国内外其他企业在该类运作与管理的信息系统应用的水平、深度和广度，这样对新系统设计的实用性、先进性就有一个大体的把握，便于调查工作的开展。 根据调查范围，分配各系统分析员的调查对象。不同人员对不同的部门进行调查和分析工作。,详细调查的准备,44,2.拟订调查提纲,1、你的工作岗位是什么？你的工作任务是什么？哪些任务是重点、难点？你的工作性质、地位是什么？ 2、你的工作有哪些考核指标？工作目标有哪些？ 3、你的工作中用到哪些单据、台账、统计报表、工作文件、工作标准、管理标准？哪些单据、台账、统计报表、工作文件、工作标准、管理标准可能会修改？ 4、你的工作中有哪些流程，是怎样的？与其他工作（部门、人员或岗位）之间有什么关系？ 5、你的工作经常需要向什么领导提供哪些统计数据？ 6、你的工作存在哪些问题?在最近有哪些变革？你认为应该如何改进？ 7、为做好你的工作、其他相关工作，你认为应该收集哪些企业外部信息？,详细调查的准备,45,3.确定部门负责人员和业务配合人员,为了使系统开发工作有序、有效地工作，应该确定企业高层领导中的负责人、各部门负责人员以及业务配合人员。他们是新系统的用户。,详细调查的准备,46,4.动员和人员培训,动员：使企业员工了解国内外使用信息技术的情况，对企业带来的效益，开发新信息系统工作的重要性、必要性和紧迫性，使他们能积极支持这项工作的开展。 培训：使相关的业务人员了解计算机能做什么，并根据拟订的调查提纲，培训他们如何积极主动地参与、配合、协助调查工作乃至系统分析阶段的工作。,详细调查的准备,47,5.确定调查路线,详细调查的准备,48,详细调查的内容,49,详细调查的内容,50,若采取“信息载体跟踪法” 信息载体由谁制定？来源于哪些部门？经过了哪些部门？ 流向哪些部门？ 信息载体产生的周期？保存多长时间？ 信息载体由哪些人员进行哪些处理？具体处理过程？处理 过程中涉及哪些规章制度？ 产生这些信息载体需要哪些部门的什么信息？ 信息载体的内容有哪些不合理、需改进的地方？准备何时 改进？如何改进？ 信息载体中每项数据的类型、长度、值域？ 是否有保密性要求？,详细调查的内容,51,详细调查的方法,52,1.问卷调查,固定式问卷（CEQ：Closed-ended question）：要求进行简单 而明确回答的问题。（有限制问题） 你所在企业的会计凭证每月大约有多少份？ 如下表给出的问卷，用户根据提示，选择19,53,自由式问卷（OEQ：Open-ended question）：要求对问题进行讨论而不是必须对问题做出简短的回答。（无限制问题） 你认为所在部门现在使用的信息系统存在的问题 采取什么方案来解决最好？,54,2.面谈,面谈指系统分析员通过口头提问的方式收集现行系统的有关资料。 注意用户的一些用词：“一般不发生”、“很少发生”、“不这样，就一定不会那样”、“大多数”、“一般情况下”、“差不多”、“几乎”等词，因为对于系统来说，即使是发生概率很低的活动、流程，都可能是系统将要具备的功能。 系统详细调查时，我们应当怀疑一切，并提出这样的问题，诸如“所有的事务都按相同的办法处理？”、“有什么人可以不按标准价格收费吗？”,55,3.收集各种工作规程和有关资料,与各部门业务工作相关的标准、规范 各种计划与文件 规章制度、流程规定 历史资料 工作总结，如厂志、年终工作总结等 上述资料具有规范性、权威性、准确性，为我们了解现行系统提供了素材。,56,4.观察和参加业务实践,“百闻不如一见” 观察和参加业务实践既能使系统分析员亲身体会工作实际，又能使自己去发现问题。 例如，分析员观察柜台开票过程，了解销售员每一个动作和决策过程，便可以了解销售员是如何确定物资价格的，是如何确定销售数量的，每联发货票是怎样流转的等等。 因此，如果有条件或可能，系统分析员应该实地考察，甚至亲自参与，以获得第一手资料。,57,2.1 组织结构调查 2.2 管理功能调查 2.3 业务流程调查,2 管理业务调查,58,环境指不包括在本系统之中但又对本系统产生较大影响的因素的集合。对于基于计算机的信息系统来说，其环境就是管理系统，它的输入来自环境，输出则交付环境。因此对现行管理业务的调查十分重要，其中包括：组织结构调查、管理功能调查和管理业务流程调查等。,59,2.1 组织结构调查,组织结构：指的是一个组织的组成以及这些组成部分之间的隶属关系或管理与被管理的关系，通常可用组织结构图来表示。 将调查中所了解的组织结构具体地描绘在图上，作为后续分析和设计的参考（它会成为最终划分功能子系统的依据）。,60,2.1 组织结构调查,组织结构调查中还应详细了解各级组织的职能和有关人员的工作职责、决策内容、存在问题以及对新系统的要求等。,61,2.2 管理功能调查,管理功能调查是把组织内部各项管理业务功能都用一张表的方式罗列出来，它是今后进行数据流程分析、建立新系统的逻辑模型以及系统设计的基础，通常用功能层次图来描述。 下图为重庆长安铃木汽车销售管理系统的功能结构图。,62,2.2 管理功能调查,为了使MIS具有更好的环境适应能力，现代MIS的设计和开发一般都不会按企业的组织结构来开发，而是按企业的功能结构来开发MIS系统。因此，管理功能调查的重要性大于组织结构的调查。,63,2.3 业务流程调查,调查管理业务流程应顺着原系统信息流动的过程逐步地进行。 业务流程调查可以帮助我们了解业务的处理过程，发现和处理业务中的错误和疏漏，在新系统基础上优化业务处理流程 描述管理业务流程的图表有两种： 管理业务流程图 表格分配图,64,业务流程图（Transaction Flow Chart）,业务流程图，就是用一些规定的符号及连线来表示某个 具体业务处理过程。 业务流程图的绘制基本上按照业务的实际处理步骤和过 程绘制。换句话说，就是一本用图形方式来反映实际业务 处理过程的“流水账”。绘制出这本“流水账”对于开发者理 顺和优化业务过程是很有帮助的。,65,业务流程图是一种用尽可能少、尽可能简单的方法来描述业务处理过程的方法。由于它的符号简单明了，所以非常易于阅读和理解业务流程。但它的不足是对于一些专业性较强的业务处理细节缺乏足够的表现手段，它比较适用于反映事务处理类型的业务过程。,66,图例说明,业务处理 单位,表格/报表,业务流,67,车间填写领料单到仓库领料，库长根据用料计划审批领料单，未批准的退回车间。 库工收到已批准的领料单后，首先查阅库存账，若有货，则通知车间前来领取所需物料，并登记用料流水账；否则将缺货通知采购人员。 采购人员根据缺料通知，查阅订货合同单，若已订货，则向供货单位发出催货请求，否则就临时申请补充订货。 供货单位发出货物后，立即向订货单位发出提货通知单。 采购人员收到提货通知单后，就可办理入库手续。 接着是库工验收入库，并通知车间领料。 此外，仓库库工还要依据库存账和用料流水账定期生成库存的报表，呈送有关部门。,业务流程图举例:某物料管理的业务流程,68,书上的图有错,69,按业务部门绘制业务流程。 图所描述的主体是票据、账单的业务处理过程。 票据账单的流程路线与实际的业务处理过程一一对应。 图中票据、账单是有生有死的，即它的一个生命周期表示了一笔业务。,业务流程图的特点,70,产品库存管理业务流程案例分析,71,业务流程图是系统分析员作进一步系统分析的依据。 业务流程是系统分析员，管理人员相互交流的思想工具。 系统分析员可以直接在业务流程图上拟出计算机要处理部分。 利用业务流程图分析业务流程是否合理。,业务流程图的作用,72,顾客向导购员提交订单，导购员查询货物库存和客户信誉度、折扣等资料，开销售单，并先收款再发货给顾客，同时修改库存台帐。顾客若发现所购货物的质量问题，则填写退货单，向业务主管申请，同意后办理销售退单等手续，并修改有关的库存台帐、销售台帐。如果主管不同意退货，则向顾客发送不退货的说明表单。,绘制某服装销售公司的销售业务流程图,73,绘图销售业务流程图和导购业务流程图,顾客向导购员提交订单，导购员查询货物库存和客户信誉度、折扣等资料，开销售单，并先收款再发货给顾客，同时修改库存台帐。顾客若发现所购货物的质量问题，则填写退货单，向业务主管申请，同意后办理销售退单等手续，并修改有关的库存台帐、销售台帐。如果主管不同意退货，则向顾客发送不退货的说明表单。,74,75,表格分配图,为了传递信息，管理部门经常将某种单据或报告复印多份分发到其他多个部门，在这种情况下，可以采用表格分配图来描述有关业务。 表格分配图表达清楚，可以帮助系统分析人员描述系统中复制多份的报告或单据的数量以及这些报告或单据都与哪些部门发生业务联系。,76,采购单一式四份，第一张交给卖方；第二张交到收货部门，用来登记收货清单；第三张交给财会部门，登记应付账；第四张存档。到货时，收货部门按待收货清单校对货物后填写收货单四张，其中第一张交财务部门，通知付款；第二张通知采购部门取货；第三张存档；第四张交给卖方。,某采购过程的业务流程,77,准备采购单,采购部门,财会部门,收货部门,表格分配图绘制举例,货到了！,78,在盘点管理业务流程中，库管员首先编制盘存报表并提交给仓库主管，仓库主管查询库存清单和盘点流水账，然后根据盘点规定进行审核，如果合格则提交合格盘存报表递交给库管员，由库管员更新库存清单和盘点流水账。如果不合格则由仓库主管返回不合格盘存报表给库管员重新查询数据进行盘点。,盘点管理业务流程案例分析,79,3 数据流程图调查,80,数据流程图（data flow diagram）是一种能全面地描述信息系统逻辑模型的主要工具，它可以用少数几种符号综合地反映出信息在系统中的流动、处理和存储情况。,什么是数据流程图,3 数据流程图调查,81,管理业务调查过程中绘制的管理业务流程图和表格分配图等虽然形象地表达了管理中信息的流动和存储过程，但仍没有完全脱离一些物质要素(如货物、产品、人员等，而这些都是计算机所不能处理的)。 数据流程图屏蔽了业务流程中的物理背景而抽象出数据的特征，描述了企业或机构中整体的或部门的数据、数据流向、数据加工、数据存储及数据的来源和去向，是业务流程图的数据抽象。【数据流程调查是今后建立数据库系统和设计功能模块过程的基础，也是系统分析的主体内容。】,作 用,3 数据流程图调查,82,原系统全部输入单据、输出报表和数据存储介质的典型格式 是设计系统数据表的基础，如借款单、报销单 原系统各环节所采用的处理方法和计算方法 处理过程，如账目台账的增减 在上述各种单据、报表、账本的典型样品上注明制作单位、报送单位、存放地点、发生频度、发生的高峰时间及发生量等 数据描述，如借款单的格式等 在上述各种单据、报表、账册的典型样品上注明各项数据的类型、长度、取值范围 定义数据项，如借款单中借款人姓名、借款金额、借款日期等数据项的定义,关注点,3 数据流程图调查,83,外部实体,处 理,数据存储,数据流,描述符号,3 数据流程图调查,84,外部实体：指本系统之外的人或单位，它们和本系统有信息传递关系。例如顾客、供货单位等，标识符为E； 数据流：表示流动着的数据，箭头指明了数据的流动方向，数据流的标识符为F。通常在数据流符号的上方标明数据流的名称； 处理(功能)：又称逻辑处理功能，即对数据的变换功能，标识符为P。处理的名称直接表达这个处理的逻辑功能，如进货、登记库存台帐等； 数据存储：指数据保存的地方，标识符为S。这里“地方”并不是指保存数据的物理地点或物理介质，而是指数据存储的逻辑描述。符号左边填入该数据存储的标识，如S1、S2；图形右边填写存储的名称，如学籍表、库存台帐等。,3 数据流程图调查,85,数据存储和数据流都是数据，仅仅是所处的状态不同。数据存储是处于静止状态的数据，数据流是处于运动中的数据。,3 数据流程图调查,86,采取自顶向下逐层分解的办法。首先画出顶层(第一层)数据流程图。顶层数据流程图只有一张，说明系统总的输入（I）、输出（O）和处理功能（P）。然后再对顶层数据流程图中的处理功能进行逐层分解，形成多级数据流程图。,3 数据流程图调查,画 法,87,2层,3 数据流程图调查,88,实例：绘制某服装销售公司销售业务系统的第0层数据流程图。 分析：在该财务系统中，财务人员接收原始票据的提供者提交的票据，根据会计凭证和帐簿信息进行相关帐务处理，并定期生成财务报表提交给上级部门审阅。,3 数据流程图调查,89,3 数据流程图调查,90,数据流程图分多少层次应根据现实际情况而定，对于一个复杂的大系统，有时可分至七八层之多。为了提高规范化程度，有必要对图中各个元素加以编号。 通常在编号之首冠以字母，用以表示不同的元素。(字母所表示的意义必须在一开始就予以说明) 注意规范化、标准化：每张流程图的各种图元符号布局要合理，分布要均匀、整齐、清晰，要尽量保持美观，通常将输入布置在图元的左侧，输出布置在图元的右侧。,3 数据流程图调查,91,一些不好的例子：,92,图6.7是某厂销售子系统的顶层数据处理流程图。销售科根据用户送来的订货单进行销售处理后向用户发货。图中仅有发货单而没有货物，说明物质要素(货物)已被舍去，有关货物的信息已反映在发货单中。,3 数据流程图调查,销售子系统的顶层数据流程图,93,下一步是对顶层数据流程图中的“处理”进行分解，也就是将“销售处理”P1分解为更多的“处理”。图6.8是销售处理被分解后的第二层数据流程图，图中包含三个“子处理”： 1、判定订货处理方式：根据用户信用情况、库存情况和购货金额将订货单按以下三种情况分别处理： 可以赊物：立即发货，同时修改库存账，输出数据流； 等有货后再发货，输出数据流（库存不够）； 要求先付款，输出数据流（信用等级不够，必须先款后货）2、开发货单处理：发货单一式四份，分发仓库、用户、财务科和存档，财务科按此记应收账；3、开付款通知单处理：通知用户付款。,94,95,修正后的流程图:,96,明确系统 “界面”； 自顶向下逐层扩展； 数据流程图要合理布局； 注意与用户的沟通；,3 数据流程图调查,主要原则,97,数据流程图分层可遵循以下原则：,展开的层次与管理层次一致，也可以划分得更细，处理的分解要自然，注意功能的完整性； 一个处理框经过展开，一般以分解为310个处理框为宜； 数据流程图分层细化时必须保持信息的连续性，即当把一个处理分解为一系列处理时，分解前和分解后的输入、输出数据流必须相同。,98,由业务流程图转向数据流程图 数据流程图是系统分析阶段的核心内容，也是系统设计阶段进行功能设计和数据库设计的基础。 数据流程图的核心是数据处理，以及相关的数据（数据流和数据存储），而忽略很多物质的东西，其抽象层度较高。 业务流程图是以“流水帐”的形式反映系统客观的发生过程。对于比较复杂的系统，通过业务流程分析，在业务流程图的基础上再来抽取数据流程图，可以使问题变得更简单、更明确。,3 数据流程图调查,99,产品库存管理业务流程案例分析,100,101,盘点管理业务流程案例分析,在盘点管理业务流程中，库管员首先编制盘存报表并提交给仓库主管，仓库主管查询库存清单和盘点流水账，然后根据盘点规定进行审核，如果合格则提交合格盘存报表递交给库管员，由库管员更新库存清单和盘点流水账。如果不合格则由仓库主管返回不合格盘存报表给库管员重新查询数据进行盘点。,102,盘点管理业务流程案例分析,103,104,检查数据流程图正确性的方法：,1、数据守恒：即输入数据要与输出数据相匹配。数据不守恒有两种情况：一是可能遗漏了输入数据流，导致某个处理过程在没有输入的情况下产生了输出的数据；另一种是某些输入在处理过程中没有使用； 对于过程之间的数据应遵循两个规则： 流入过程的所有数据必须流出该过程或用于产生流出该过程的数据 流出过程的所有数据必须曾流入过该过程或是由流入该过程的数据产生,105,计算X,过程详述,数据元素A、B、C流入了过程但没有流出。A用来决定用什么样的公式计算X的值，所以它是必须输入的，而B、C则在过程的输出上没有起作用，因此它们应该排除在输入元素之外。我们称这种过程为“黑洞”（数据输入了但没有再出去）。,带有不必要输入数据的过程（黑洞）,106,计算Y,过程详述,数据元素A、B、Y从该过程流出，且A流入该过程，Y的值是根据A的值按照算法计算出来的，但B没有流入该过程且没有通过内部处理逻辑计算出来，所以这表明或者B是输出数据流的一个错误（B应该排除），或者在内部处理逻辑忽略了该元素。我们称这种过程为“奇迹”（没有明显的来源奇迹地出现了）。,带有不可能数据输出的过程（奇迹）,107,上述的两个一致性规则不仅仅用于过程，对数据 存储也有效。任何从数据存储读出来的数据元素必定 在以前写进去过。类似地，任何写进数据存储的数据 元素必定在以后要读出来。,108,2、在绘制数据流程图时，应注意处理框与数据存储之间数据流的方向。一个处理过程要读文件，数据流的箭头应指向处理框，若是写文件则箭头指向数据存储； 3、父图中某一处理框的输入、输出数据流必须体现于相应的分层子图中；,检查数据流程图正确性的方法：,109,110,3.1,E,D,3.3,3.2,对过程3细化的子图：,缺少输入数据流C,111,检查数据流程图正确性的方法：,4、数据流是指处理的输入或输出，每一个过程都要有最少一个输入和输出；任何一个数据流至少一端是处理框。,（1）每个过程至少有一个输入数据流和一个输出数据流。,计算 成绩,出生日期,最终成绩,此过程没有输出，被称为黑洞过程,此过程没有输入，被称为自然发生 过程（奇迹）,此过程有一个输入，但显然这个 输入不能产生所示的输出，因此 被称为灰洞过程（奇迹）,112,（2）所有数据流必须起源于一个过程，或者终止于一个过程,工资,欠款,应付账款,不 正 确,订单,正 确,113,不 正 确,课程,学生,选课信息,正 确,114,案例：工资单,工作的时间,职工时 间记录,净工资,职工 工资单,职工记录,总工资,扣除额,职工记录,检查核 实记录,115,提高数据流程图的可理解性,（1）尽量减少处理框间输入、输出数据流的数目，以简化处理间的联系。 在数据流程图中，处理框间的数据流越少，各个处理就越独立，用户对每个部分可以单独理解。 我们在对处理框进行分解时，应尽量使各处理框间的关系简化，这样可以使一个复杂的问题转变成若干简单的问题来处理。,116,提高数据流程图的可理解性,（2）尽量避免不均匀的分解。 如果在一张数据流程图中，某些处理已是基本的处理，而另一些却还要进一步分解成三层、四层。也就是说，数据流程图中某些部分描述的是细节，而其他部分描写的是较高层的抽象。这种情况就属于不均匀分解，因而不易被用户理解和接受。所以，在对顶层数据流程图的处理框进行分解时，应尽量考虑到流程图分布的均匀性。,117,提高数据流程图的可理解性,（3）命名要恰当。数据流程图中每个成分的命名是否恰当，直接影响数据流程图的可理解性。因此，对于每个成分应仔细推敲后再命名。在命名时应注意以下几个问题： 为数据流（或数据存储）命名 为处理命名 为外部实体命名,118, 为数据流（或数据存储）命名,在为数据流命名时应注意： 名字应代表整个数据流（或数据存储）的内容，而不是仅仅反映它的某些成分； 不要使用空洞的、缺乏具体含义的名字（如“数据”、“存储”、“输入”等）； 如果在为某个数据流（或数据存储）起名字时遇到了困难，则很可能是因为对数据流程图分解不恰当造成的，应该试着对上层数据流程图重新分解来克服这样的困难。,119, 为处理命名,命名处理时，通常遵循先为数据流命名，再为与之相关联的处理命名的原则。 处理的名字应该反映整个处理的功能，而不仅仅是该处理的一部分功能； 尽量避免使用“加工”、“处理”等空洞笼统的动词，最好能用一个能确切描述而又不产生歧义的动宾词组来命名； 通常不用两个动词来描述处理，如果必须用两个动词才能描述整个处理的功能，则这个处理一定还能在下层中进行分解； 若为某个处理命名时遇到困难，则很可能是分解不恰当，应考虑对处理重新分解。,120, 为外部实体命名,外部实体即数据源点/终点，是目标系统的外围环境部分（个人、单位、实物或系统等），不属于数据流程图的核心内容。 因此对外部实体的命名，通常根据所确定问题的不同而采取相应的命名方式。例如，教务管理信息系统中的外部实体为“教师”、“学生”等，进销存管理系统中的“顾客”及“供应商”等。,121,4.1 数据字典概述 4.2 数据字典的定义,4 数据字典,122,数据流程图描述了系统的分解，仅表示了相关的系统用“什么数据”去“做什么”，即表示了系统中信息的传递，但是却没有说明所用数据的具体内容。,4.1 数据字典概述,123,数据存储“库存台帐”包括哪些内容？,过程“盘点处理”是如何处理的呢？,4.1 数据字典概述,124,数据字典的含义,4.1 数据字典概述,125,在系统分析和系统设计阶段给人提供关于数据的描述信息； 在数据字典中建立的一组严密一致的定义有助于改进系统分析员和用户之间的通信，从而消除它们之间的许多误解； 有助于改进在不同的开发人员或不同的开发小组之间的通信，加快系统开发的进度。如果要求所有开发人员都根据公共的数据字典描述的数据来设计模块，则能避免许多数据不一致而造成的麻烦，比如模块间的接口问题。 数据字典是开发数据库的第一步，而且是很有价值的一步。,数据字典的作用,126,数据流程图和数据字典共同构成系统的逻辑模型。 没有数据字典，数据流程图就不严格；没有数据流程图，数据字典也难于发挥作用。 只有数据流程图和对数据流程图中每个元素的精确定义放在一起，才能共同构成系统的规格说明。,与数据流程图的关系,127,数据字典的内容,4.1 数据字典概述,128,数据项又称为数据元素，是最小的数据组成单位，具有逻辑不可再分性。如：学号、姓名等 由于一个系统的数据项个数很多，便于今后查询，需要为每一个数据项给出一个唯一编号。,数据项的定义,129,数据项特征分析,数据的类型以及精度和字长：（这是建库和分析处理 所必须要求确定的）,合理取值范围：（这是输入、校对和审核所必须的）,数据量：即单位时间内（如天、月、年）的业务量、 使用频率、存储和保留的时间周期等等。 （这是在网上分布数据资源和确定设备存储 容量的基础。）,所涉及业务：业务过程,重要程度和保密程度：重要程度决定了今后设计系统时的输入、校对以及存储、拷贝、备份等功能，保密程度决定了今后建网或建库时不同工作纳入网访问数据库小该数据时的权限。,130,131,数据结构的描述重点是数据之间的组合关系，即说明这个数据结构包括哪些成分。,数据结构的定义,132,133,数据字典中对数据结构的定义包括以下内容：,（1）数据结构的名称和编号；（2）简述；（3）数据结构的组成。,134,135,数据流由一个或一组固定的数据项组成。通常 包括： 数据流编号 数据流来源 数据流去向 数据流的数据组成 流动属性描述：频率、数据量,数据流的定义,136,137,数据存储在数据字典中只描述数据的逻辑存储结构，而不涉及它的物理组织。,数据存储的定义,138,139,外部实体是数据的来源和去向。因此在外 部实体中的条目主要说明外部实体产生的数据 和输出的数据以及外部实体的数量。,外部实体的定义,140,141,仅对数据流程图中最底层的处理逻辑（过程）加以说明。,处理逻辑的定义,142,描述过程如何把输入数据流变化为输出数据流的处理步骤，不涉及具体处理方法。包括： 执行条件 输入 输出 优先级 执行频率 出错处理对策,处理逻辑描述的内容,143,过程示例,144,145,（1）通过名字能方便地查阅数据的定义； （2）没有冗余； （3）尽量不重复在规格说明的其他组成部分中已经出现的信息； （4）容易更新和修改； （5）能单独处理描述每个数据元素的信息； （6）定义的书写方法简单方便而且严格。,数据字典的特点,146,5 描述处理逻辑的工具,147,数据字典里的处理逻辑小说明仅能对简单的处理进行说明，但是对于较复杂的处理逻辑必须加以更为详细的描述，这就要用到处理逻辑的描述工具： 决策树/判断树 决策表/判断表 结构化语言,148,决策树的构造规则：首先从文字材料中分清哪些是判定的条件，哪些是判定的结论（行动）。 根据文字材料中的连接词找出判定条件之间的从属关系、并 列关系、选择关系。 再根据这些关系构造出决策树。,（1）决策树,149,（1）年交易额在5万或5万以下，则不给予折扣； （2）对于年交易额在5万以上时： 如果无欠款，则给予15%的折扣； 如果有欠款，而且与本公司的交易关系在20年以上，则折扣为10%； 如果有欠款，而且与本公司交易关系在20年以下，则折扣为5%。,订货折扣政策如下：,示例,150,151,在处理逻辑中，如果决策树的条件较多，各个条件又相互结合，相应的决策方案比较多，在这种情况下用决策树表示，树的结构比较复杂，图中各项注释也比较繁琐。,（2）决策表,152,决策表：以表格的方式来描述处理逻辑。 决策表的绘制步骤： 先根据条件的组合画出原始决策表 再对原始决策表中的组合进行优化，得到优化后的决策表,153,条件语句,行动语句,条件项,行动项,154,155,决策表的优化规则： 如果一组条件组合中有几个条件的值相同，而另外 几个条件无论值为“Y”或“N”，最后采取的决策行动都 是一样，则这几个条件组合可以合并为一个。,决策表的优化,156,157,Y,Y,Y,N,N,N,N,Y,N,N,Y,Y,N,N,Y,N,Y,N,Y,N,158,Y,Y,Y,N,Y,N,N,Y,N,159,例题：某航空公司规定，乘客可以免费托运重量不超过30公斤的行李。当行李重量超过30公斤时，对头等舱的国内乘客超重部分每公斤收费4元，对其他舱的国内乘客超重部分每公斤收费6元，对外国乘客超重部分每公斤收费比国内乘客多一倍。试绘出决策表以及决策树。,160,161,162,注:判定条件的选取很重要 例: 书P119 图6.9,对于条件“欠款时间”，不是简单的Y/N的二选一，而是有一个区间范围,163,少了Y/Y/Y和Y/Y/N这两种条件组合，因为这和现实逻辑冲突,164,这是一种模仿计算机语言的处理逻辑描述方法由： 顺序结构（祈使语句） 判断结构（判断语句） 循环结构（循环语句） 复合而成。可使用IFENDIF、DO CASE ENDCASE、DO WHILEENDDO等关键字,（3）结构化语言,165,结构化语言示例,166,招聘考试考核数学、英语、计算机三门课程，录取规则是： (1) 总分 240 分 ( 含 ) 以上录取； (2) 总分 180 分 ( 不含 ) 以下，或其中两门在 60 分 ( 不含 ) 以下的不录取； (3) 其他分数如果全部在 60 分 ( 含 ) 以上，需参加面试再决定是否录取；如果有一门 60 分 ( 不含 ) 以下需复试该课程再决定是否录取。 画出此项处理的决策树、决策表。,167,决策树,168,总分不可能既 =240 又 <180,同样，不及格门数不可能既 =2又 <1,如果总分大于等于240，则肯定录取，决策结果与不及格门数无关,如果总分小于180，则肯定不录取，决策结果与不及格门数也无关,169,优化后的结果决策表,170,6 系统化分析,171,在原系统详细调查的基础上进行系统化分析是提出新系统逻辑模型的重要步骤。通过对原有系统的调查和分析，找出业务流程和数据流程的不足，提出优化和改进的方法，给出新系统信息处理的方案。 系统化分析的主要内容：分析系统目标、分析业务流程、分析数据流程、功能分析和划分子系统、数据属性分析、数据存储分析、数据查询要求分析、数据的输入输出分析、绘制新系统的数据流程图、确定新系统的数据处理方式。,172,6.1 分析系统目标,根据详细调查对可行性分析报告中提出的系统目标作再次考察，对项目的可行性和必要性进行重新考虑，并根据对系统建设的环境和条件的调查修正系统目标，使系统目标适应组织的管理需求和战略目标（确定新系统的最终目标，新系统的初始目标由可行性分析报告提出）,173,1、现行系统的目标分析 企业的经营目标和方针是指企业经过长期努力希望达到的状 态。分析的内容： 企业经营目标的方向与环境变化的趋势是否一致，找出 差距，提出对策，建立适应环境变化的确切目标。 分析长期目标和短期目标、总目标与子目标之间是否一 致。 为实现企业的目标，信息系统应该如何支持企业目标的 实现？,174,2、环境分析 通过对企业内部以及与之相关的外部因素变化分析，预测新系统运行环境的变化，使新系统的逻辑模型具有很强的对外界环境变化的应变能力。,175,3、现行系统的问题分析 从企业战略管理的角度上，对现行系统在管理、数据处理等方面已存在问题和潜在问题进行分析，帮助相关人员发现、了解存在的问题，提出解决的办法和建议。,176,传统纸介质的图书目录难以查询 传统纸介质的图书借阅登记工作量大、效率低 现行系统中还书时查找原借书记录效率低 现行系统难以实现限量借书 现行系统对超期罚款计算工作量大 难以对已借图书进行统计,图书管理系统现存的问题,177,4、新系统的目标分析 针对系统开发的总体目标，根据相关业务工作的实际需要，制订新系统要达到、且可以达到的目标。 内容： 管理（功能需求）：系统满足企业运作、管理的要求。 技术（技术需求）：系统应达到的技术要求，例如集成 性、可操作性、数据的共享性、系统的安全性等。,178,能够进行图书入室的登记与图书的查询 能够进行读者借书证的登记与查询 能够进行图书的借阅、归还处理 能够进行限量借书 能够进行过期罚款处理 能够进行管理员的分工和权限控制,图书管理系统的总体目标,179,6.2 分析业务流程,分析原有系统中存在的问题是为了在新系统建设中予以克服或改进。系统中存在的问题: 管理思想和方法落后，业务流程不尽合理 因为计算机信息系统的建设为优化原业务流程提供了新的可能性。 因此，需要在对现有业务流程进行分析的基础上进行业务流程重组，产生新的更为合理的业务流程。 例如，过去仓库由管理人员凭印象确定订货量，新系统改为根据库存量和订货点来确定订货量。,180,6.2 分析业务流程,业务流程分析过程： 1、原有流程的分析：分析原有的业务流程是否具有存在的价值，哪些过程可以删除或合并，哪些过程不尽合理，可以进行改进或优化；（各种单据的人工传递就是既不高效、又不合理的工作） 2、业务流程的优化：原有流程中哪些过程存在冗余信息处理，可以进行优化，流程的优化可以带来什么好处；（利用网络技术和共享数据库技术来代替原有的手工传递过程，同时减轻用户的负担）,181,6.2 分析业务流程,业务流程分析过程： 3、确定新的业务流程：画出新系统的业务流程图； 4、新系统的人机界面：新的业务流程中人与机器的分工，即哪些工作可由计算机自动完成，哪些必须有人的参与。（如单据的传递由计算机网络完成；而产品样品的送检必须由人工完成）,182,6.4 功能分析和划分子系统,为了实现系统目标，系统必须具备一定的功能，目标可看作是系统，功能可看作是子系统，再下面就是各项更具体的功能。功能分析和划分子系统是以管理业务调查中的管理功能调查为基础进行的。 把系统划分为子系统可以大大简化设计工作，因为划分以后，只要子系统之间的接口关系明确，每一子系统的设计、调试，基本上可以互不干扰地各自相对独立地进行。将来，如要修改或扩充系统，可以在有关子系统范围内进行而不至于牵动全局。（模块化程序设计）,183,功能图也称为H（Hierarchy）图、层次图，是系统分析阶段功能建模的主要工具。 H图用图形方式表明一个系统的模块结构，其中矩形及矩形的名称表示子系统或模块的功能，即该模块能做什么。矩形框之间的连线表示调用关系。,184,通过自顶向下或自底向上的方法，构造成层层分解，逐步细化的功能图，上一层模块是下一层模块的抽象，下一层模块是上一层模块的具体化，这样，一项大的业务便可以分解成更小的业务，功能图最底层的模块才表示一项具体的、独立的、不可再分的业务信息处理模块。,185,第一层,第二层,第三层,功能图实例,186,作用 在系统规划和系统分析中，常常用功能图表示一 个信息系统的功能范围，确定信息系统的功能边界。,187,6.4 功能分析和划分子系统,划分子系统原则 企业发展的需求 子系统内部从数据和功能等方面的高凝聚性 子系统之间数据和功能的相对独立性,188,6.4 功能分析和划分子系统,应当指出，到目前为止，关于划分子系统还没有形成一套世人公认的方法。在实际工作中，划分方案往往受到个人经验、企业原有业务处理关系以及是否便于分阶段实施等多种因素的影响。科学的划分方法（特别是大系统），可以采用系统规划法（BSP）中U/C矩阵来解决。,189,U/C矩阵是通过一个普通的二维表来分析汇总数据。 表的横坐标 定义为数据类变量（Xi） 表的纵坐标 定义为业务过程类变量（Yi） 业务过程（即Xi与Yi）与数据之间的关系 U 使用use C 建立create,190,6.5 数据属性分析,数据属性的分析以数据字典作为基础。我们用属性的名和属性的值来描述事物某方面的特征，一个事物有多方面的特征，需要用多个属性来描述（如学生的属性） 数据属性分析包括静态特性分析和动态特性分析两部分： （一）静态特性分析：指分析数据的类型、数据的长度、取值范围和发生的业务量；,191,6.5 数据属性分析,（二）动态特性分析：数据属性按动态特性可分为三类： 1.固定值属性：指数据的属性值是固定不变的。例如：学生的性别、血型等属性，这些属性均为“固定值属性”； 2.固定个体变动属性：这类数据项，对总体来说具有相对固定的个体集，但其值是变动的属性。例如，工资系统中电费扣款一项，扣款人员变动不大，但每人所扣电费则每月都在变化； 3.随机变动属性：这种数据项，其个体是随机出现的，值也是变动的。例如工资系统中的病事假扣款。,192,数据属性分析的目的是为系统设计阶段中的文件设计提供依据。通常把具有固定属性的数据存放在主文件中，把具有固定个体变动属性的数据放在周转文件中，把随机变动同性的数据放在处理文件中。（主文件上的数据一般很少变动，它一般存储在磁盘等外存储介质上；而处理文件中的数据是经常变动的数据，它一般放在内存中，以加快数据处理的速度）,193,例题： 某学生管理系统中有这样一个有关学生信息的表格（注：每个学生的学号在学生管理系统中不变） 请问按数据的动态特性分析，数据的属性分为哪几类？表中的学号、平均成绩、期末加减分、期末综合成绩分别属于哪一类？,194,6.6 数据存储分析,数据存储分析是数据库设计在系统分析阶段要做的工作，其内容首先是分析用户要求，也就是调查清楚用户希望从MIS中得到哪些有用信息，然后通过综合抽象，用适当的工具进行描述。因为这是从用户角度看到的数据库，所以称之为数据库的概念模型。 数据库概念模型设计方法： E-R方法 3NF关系群方法,195,6.6 数据存储分析,采用E-R方法的数据库概念设计步骤可分为三步进行： （1）设计局部E-R模型：确定局部E-R结构的范围、定义属性、实体、联系； （2）设计全局E-R模型：将所有局部E-R图集成为全局E-R图； 将局部E-R图集成为全局E-R图时，可能存在三类冲突： 属性冲突：类型、取值范围、取值单位的冲突（例如零件号，有的定义为整数，有的定义为字符型） 命名冲突：如实体类型名、联系名之间异名同义。（如对科研项目，财务科称为项目，科研处称为课题，生产管理处称为工程） 结构冲突：如作为实体又作为联系或属性，同一实体其属性成分不同。（如同样是学生实体，人事部门和财务部门所关心的属性就有很大的差别）,196,6.6 数据存储分析,（3）全局E-R模型的优化：对E-R模型的优化要达到以下三个目的： 实体类型个数尽可能少； 实体类型所含属性尽可能少； 实体类型间联系无冗余。（数据冗余往往是提高查询效率的有力途经）,197,6.7 数据查询要求分析,通过调查和分