時間管理與工作計劃.ppt

2020/8/12,1,時間管理與工作計劃,2020/8/12,2,今天的大綱,一.什麼是時間管理 二.擬定工作計劃 三.強化執行能力 四.掌握自己的目標,2020/8/12,3,在開始之前.,2020/8/12,4,你的快樂是 您的成功是 關心您的人及您所關心的人是,請閉目一分鐘思考這個問題,2020/8/12,5,找出你心中的優先順序,你最關心的人是誰? 你認為成功是應該完成什麼階段性任務? 你的成功和你最關心的人有關嗎? 你成功了你就快樂嗎? 可是平時當你掉到“忙碌”的陷阱時做的事情有多少是跟這些人或事情相關的?,2020/8/12,6,You delay but time,does not !,- Benjamin Franklin,2020/8/12,7,人, 為何安於現狀?,為何你我都不滿意現狀, 但是卻安於現狀?,1.無奈,2.因為現狀是你我最熟悉的,3.不確定改變之後會更好,我們明明時間管理不好, 卻不想要去改善它. 因為忙得沒有時間做時間管理嗎?,因為更忙, 所以才更要花時間做時間管理.,2020/8/12,8,時間管理從那裡開始,時間管理不是聽了這堂課就會時間管理, 也不是看了時間管理的書就會了, 而是從你不滿足於現狀, 或者是想要有更好的時間管理開始. 沒有人可教你時間管理, 除了你自己覺得需要 再來是你需要一個新的思考方式. 什麼是新的思考方式呢?,2020/8/12,9,你可知道為何會想不出來?,因為你跳不出原來的思維習慣 但是假設你已想出來了. 恭喜你, 你可以用新的角度去思考一個舊有的問題. 而CF的時間管理方法論就是一個新的思考方法, 你只要了解它, 接受它, 執行它. 你就會得到一個良好的時間管理.,2020/8/12,10,時間管理是什麼?,時間管理就是自我管理 自我管理即是改變習慣, 讓自己更有績效, 更具效能 把事情很快地做完, 叫做效率 把事情很快又很對地做完, 叫做效能 時間管理就是事前的規劃或長期的計劃,2020/8/12,11,時間管理不是什麼?,時間本身不是問題. 因為每個人每天所擁有的時間都是一般地多 所以時間管理的問題本身不在於時間多少, 而是在於自己如何善用及分配你自己的時間.,2020/8/12,12,時間管理的架構,2020/8/12,13,緊急性,重要性,立刻處理,定下期限處理,敢於拒絶,委託他人,2020/8/12,14,緊急性,重要性,緩,重,急,輕,2020/8/12,15,重要性,緊急性,2020/8/12,16,案例研討,檢視李經理時間管理上的問題點為何? 假如你是李經理，你會如何改善？,2020/8/12,17,擬定工作計劃,2020/8/12,18,完成工作的三大要素,Time 交期 Quality 品質 Cost 成本,2020/8/12,19,P,A,D,C,不 好,好,耗用時間,花時間在計劃上才是最節省時間的作法,耗用時間,2020/8/12,20,目標的訂定,目標的訂定必須具挑戰性。 目標訂定要考慮優先順序, 重要的話就多花一些資源及時間, 目標跟投入的資源成正比。 目標要分階段性目標, 不要一下子把目標訂得太高。,2020/8/12,21,每個計劃如何給予評分,要執行的計劃由 80/20 法則決定 先將所有計劃列出來, 分成短中長期 (自行定義) 分成三個項目(也可依自己的價值觀調整), 依照: 重要性, 急迫性及成功機會來給分數. 最好給 5 分, 最不好給 1 分 將三個分數相乘, 分數最高者為最優先執行的計劃,2020/8/12,22,擬定計劃注意事項(一),1.要從結果來思考要有什麼樣的做法, 結果只有一個, 做法卻有無窮多種組合, 只要花最少力氣及資源, 就是最好的做法 2.要多聽其他人的意見, 特別是專家或者是曾經做過人的意見, 切忌閉門造車 3.做法的骨架就是計劃的主軸, 一件專案的成敗, 在這裡已經決定了,2020/8/12,23,擬定計劃注意事項(二),4.計劃中也有 80/20 的重要事項, 這些事情是要最花心思去做的, 因為這 20% 重要事情做完, 專案進度也完成 80% 了. 5.計劃要有系統面的思考 由上而下思考, 思考如何不遺漏, 不重疊. 如何做最節省資源,2020/8/12,24,執行力,2020/8/12,25,如何展開工作計劃,一日之計在昨天睡覺前 一週之計在於星期天 一月之計在於月底,2020/8/12,26,一日之計在於昨天睡覺前,每天睡覺前把今天完成的事情寫下來, 你會很有成就感的 每天睡覺前把今天應完成未完成的事, 或者是明天做的事情應調整方向的寫下來, 這是明天的計劃 隨身準備一支筆一張紙, 將想到的 Idea 化為明天的行動, 你將是最有創意最有行動力的人,2020/8/12,27,每日工作計劃分配原則,2020/8/12,28,一週之計在於禮拜天,在每個禮拜天要檢視目前專案的進度 視情況調整計劃的目標或者是計劃的做法 將下個禮拜這些計劃的應完成事項列表出來. 這就是週計劃 寫出下個禮拜七天的備忘錄. 每天一張備忘錄. 將週計劃安排在適當執行的行程,2020/8/12,29,每週工作性質分配法則,2020/8/12,30,良好工作習慣的養成,兵貴速戰速決 養成做備忘錄的習慣 可以早上做完的事,決不拖到下午完成可以一天做完的事,決不分成兩天完成 每天至少完成一件事情, 特別是在工作情緒低潮時,2020/8/12,31,使用記事簿,記事簿是時間管理最重要的工具之一 最適當的形式 四大部份 通訊錄、每週行程、每日計畫、備忘錄 自己發展適合你的記事簿 所有資料記在記事簿上 隨身攜帶（查閱、記錄）,2020/8/12,32,備 忘 錄,時間管理的利器: to-do List,備 忘 錄,緊急的事情 1.老闆今天交待 2.臨時狀況,重要的事情 1.工作計劃 2.人生規劃 3.家庭,健康,財富,Schedule List 1.Meeting 2.行事曆 3.紀念日,Routine Work 1.日常工作 2.定期約會,2020/8/12,33,善用 顏色管理的功能,紅色字體為重要一定完成的部份 黑色字體為應執行事項 藍色字體為 Routine Schedule 綠色字體為私人事情,2020/8/12,34,執行不是一成不變的,常常想事情的合理性 表示對事情有用心 靈活如庖丁的刀,在牛的關節中游走(游刃有餘). 分解完畢牛尚不自知已經被解體 要懂得變通, 要有耐性, 要能夠把事情看清楚,2020/8/12,35,Buffer 緩衝區,並不是每件事情都那麼的急 如果我們每件事情都要即時地處理掉, 相信我們會變得神經兮兮的 所以應該要有一個地方讓我們放一些比較不必馬上處理掉的事情, 但是時間到時又要能提醒我們,2020/8/12,36,個人習慣的養成,當你了解了某一個觀念, 如時間法則, 進而接受它執行它時, 經過廿一天之後你就可以把這個觀念內化, 並且將這種做法化為生活中的習慣這就是習慣養成法則 當你覺得需要時間管理, 去做時間管理, 得到實質的好處, 更強化自己時間管理的動機, 成為一良好的正向循環,2020/8/12,37,掌握自己的目標,人生與事業目標 終身的事業目標 屬於自己的人生目標、配合自己的專長和興趣 發掘並堅持自己的專長與興趣 Bill Gates中學寫電腦程式，一個暑假賺5000美金 NIKE創辦人Philip Knight 暑期工讀上晚班，每天早上跑七英里路回家 Steven Spielberg 17歲完成他的第一部電影。高中畢業暑假三個月，每天到環球影城，假裝上班,2020/8/12,38,祝福與勉勵,為了”自己”工作 給人一種值得信賴的感覺 得道多助，成功可期,2020/8/12,39,