高效会议管理

高效会议管理J TCONTENT目目 录录010203PARTPARTPARTPARTPARTPART会议的目的会议的目的会议的现状会议的现状高效会议技巧高效会议技巧前言 据统计，美国每天要召开1100万次各种会议，经理们花在会议上的时间要占工作时间的4070。据此推算，我国每天召开各种会议的次数将是1100万次的几十倍，其中不少会议几乎没有成效。根据智联招聘此前发布的2015年白领平均参会时间统计结果显示，三成职场人员认为自己参加的会议毫无意义，28.2%的人每天要参加1到5小时不等的会议。在国外一家软件公司的一项研究中，职员每个月大约有62场会议，其中半数被确认是无效会议。平均到每个月20天的工作时间里，几乎每天要开3.1场会。这些会分布在一天中的各个时段，在这些干扰下，员工将很难完成一项需要复杂思考的工作。很多人的上班时间消磨在开会上，却要用私人时间来工作，可问题是开会也没开出什么门道。频繁地开会是职场中干扰生产力、占据工作日的最大障碍。但实际上这种障碍在日常工作中时常出现。脑力劳动者尤其是那些创造性的工作要在没有干扰的情况下才最有效率，如果浪费工作时间就意味着私人时间将被占据。为什么要开会？注：这是理想状态会议的现状很多会议未事先准备材料；已准备材料的会议，有多数人会前未阅读；有多数参会者不知会议议题、目标、不知应否参加会议；多数会议不能准时召开，准时结束；有不少人人到心不到，或忙于接/打电话，或忙于自己的其他工作，或闭目养神，或做局外人，一言不发。有不少人在开大会时开小会，对他人的发言置之不理或无理打断；有不少人开会不做记录；会议的现状会议气氛极差，争吵、推卸、指责频频发生，反而对会议议题不感兴趣。对会议中涉及的问题、责任等，不能正确对待。会议中涉及的工作往往分配给未参加会议的人。有多数会议的决议时在会议结束前的很短一段时间内做出的。（因急于结束、休息，故草草了结）多数会议毫无效果，议而不决，决而不行，行而不通。不少与会者，离场时不能保持会议室整洁。会议的现状哈佛商业评论05年第7期中有这样的一句话：“任何会议都是要么富有成效，要么纯粹浪费时间，二者必居其一。”无效的会议不仅是一种管理成本的浪费，而且也会引起与会者对会议和公司管理现状的不满，使大家心生倦怠感，从而降低团队的凝聚力。低效会议原因是什么？1会议前缺乏准备123开会前没有提前通知与会者相关事宜及会议材料学习；没有提前准备好会议议题、议程、会议材料、参与人、主持人、记录人等没有提前准备好会场、开会设施（比如电脑、投影仪、麦克风、白板、白板笔、激光笔）、会议讨论材料、会议签到表等。气氛紧张、压抑，未能很好地鼓励大家积极发言；或领导者一言堂，没有发掘出全体与会人员的智慧。未能很好地围绕主题进行讨论或发言，出现闲谈或跑题现象。未能很好地控制时间，如未能及时开始或拖沓、冗长，未能及时结束。与会者相互间争吵的厉害，未能很好地尊重相互的意见，甚至出现人身攻击的现象。议而不决，没有形成有效的决策。没有严格按照会议的议程进行 2会议中缺乏控制会议结束后，未对形成的决策或待完成的工作指定责任人、时限并进行追踪，这样的会议也几乎是无任何意义的！3会议后缺乏跟踪低效会议有哪些成本？一家公司会不会开会，决定了该公司的竞争优势。一家公司开会的效率与执行，决定了该公司全面管理的效率与执行。会议是公司管理的必备工具。而会议的成本则常常被忽略。请看，“文山会海”的成本是：时间成本金钱成本效益成本机会成本会议成本只在必要时召开 事先对时间、地点、会场等进行了认真的筹划拟定和分发了议程表，按时开始，按时结束请到了有经验和能力的人参与 与会者积极参与，主持人准确引导、控制会议进程与方向通过研究、讨论、归纳形成了鲜明的结论和成果 清晰记录了所有建议、决定及执行责任人 会后跟踪并依据完善的报告流程监控持续改进高效会议的表现高效会议的好处对于公司来说，高效的会议可以提高决策效率对于管理者来说，高效的会议可以增加团队凝聚力降低运作成本改善组织气氛增强团队执行力提高决策效率 整个世界在某种程度上说是一个时时处处充满会议的世界。会议的正面作用是解决问题，反面作用则是带来难题，因此，会议既需要管理，更不能缺少技巧！结 论如何召开高效的会议？高效会议四个主要原则原则一、废除不必要的会议 原则二、排除不需要参加的人员只找那些有必要倾听的人和可以提供有效建议的人，让有效的会议在有效的范围内发生，排除不必要参加会议的人员原则三、会议准时开始准时结束 让会议准时开始时结束，压缩会的时间，三个小的会一个小时可以开完原则四、重视开会的结论 议而不决不如不开，没有结论的会不如不开，如果没有产生决议那么这个会议就不能散会议的四个主要原则在所有会议开始之前，先问一下这是不是必须要开的会议如果已经按惯例每周聚会会议成本太大还有比开会更好的方法没什么特别的事情要讨论你是唯一做决策并且知道该怎么做的人（开会让他人参与只能把问题弄糟）无需开会的五个如果如果必须把信息同 时传达给很多人 有些事情需要当众表扬或批评 要让别人参与决策以集思广益听取部门汇报工作给小组委派任务必须开会的五个如果 如果必须召开会议，就应当在3天之前，至少在1天之前预先通知，以便做好会议事项的准备工作。应当记入事前通知的项目：会议名称和目的 会议主题、讨论项目和会议类型 召开日期、开始时间和结束时间 召开地点 参加者名单 其他（参加者事前必须准备的资料）1.会前准备（会议通知）如何能够仅让必要的人员参加会议呢？对会议参加者进行选择的条件：让具有决定权的人参加即使是其他部门的人，如果与会议有关系，也让其参加让对会议主题存在强烈疑问的人参加让与会议主题有关的专家参加让能够正确表达自己意见的人参加1.会前准备（选择参会人员）为了开成意见纷呈的会议，就应当将事先传达议题并尽可能提前分发讨论资料作为坚定不移的原则。理想的情况是，对于定期召开的会议的既定议题，其讨论资料的事前分发工作也要在给出的日期之内确定并执行。1.会前准备（准备会议资料）有效引导会议的秘诀之一就是合理分配时间。2.会中控制（时间分配）会议时间一般需计划和控制在半小时到两小时 a太短不利于充分沟通达成最佳结论；太长也影响效率 会议尽量安排在下班前召开 b这是解决会议拖延问题比较有效的措施 重要的事项安排在会议前阶段 c比较容易取得成效 处理突发事件，随时快速组织d可电话通知 2.会中控制（时间管理技巧）时间 按时开始，按时结束 主持人在会议开始重申会议议程 发言者事先准备，简洁明了 一个议题讨论基本成型之后，主持人要迅速总结，并迅速将会议导入下一个阶段。按顺序发言，自由发言应控制时间与方向 将未解决的问题，开进“停车场”对有创造性但不成熟的发言，鼓励其会后完善 不要重复别人的观点和提出的问题 及时纠正跑题，制止开小会流程 2.会中控制（议程控制）个人行为 高效的会议是全体与会人员的责任 有准备而来 准时到会 全神贯注 不要开小会，尊重他人意见 关掉手机或调至“静音”发言富有建设性和从效果出发 畅所欲言 2.会中控制（会议氛围）按照议程进行，营造和谐气氛 正确总结讨论内容 引导发言者，解释使人困惑的发言 尊重别人，避免意见一边倒的情况 减少与议题无关的争辩和讨论 保证中立态度 主持人责任 会议氛围 时刻检视：会议是否在为既定的目标服务 每一项议题讨论结束，将讨论结果及时整理，形成记录 如果时间允许，对于“停车场”内的内容进行处理 会议结束之前，回顾会议议程，看是否主要问题都得到了解决 对于所有执行性的决议，都要明确责任人和完成时间 如有必要，确定下次会议的大体时间 2.会中控制（监视会议成果）会中控制会 后跟 进 组织者需要如何 尽快向每个与会者下发会议纪要将会议精神迅速传达到当事部门对会上确定的任务承担者，询问需要的资源和支持，给予鼓励对于会上没有解决的问题，找到原因，组织新的会议解决总结会议成功或失败的经验、教训，持续改进参会者的会后跟踪 拿到会议记录以后要细读考虑自己任务的完成方法了解其他参会者的想法会议事项的督办：安排专人跟进会议决议的落实情况并及时公布，将会议决议的落实和执行结果作为对相关责任者的考评指标之一 3.会后跟进3.会后跟进会后三大追踪1.行动追踪：行动项目是确定的，这个事谁来做、何时做、怎么做、在哪做2.执行人追踪：行动落到具体人的身上3.完成时间追踪：保证决议定下的事情按时完成32会议有关名言警句1.倾听比诉说更重要、思考比倾听更重要2.议而不决不如不议3.有好的结果的会议就是好的会议4.如果批评就一定要有建议5.会议是为了建设不是为了破坏6.否定一件事情要比建设一件事情容易上百倍上千倍7.好创意不是一个人形成的8.好创意不可能第一次就提对THANK YOU