印章文件管理制度

广州市计算机信息网络安全协会文件类别公共及行政制度编 号Cinsa-005印章、文件、合同（含协议）管理制度一、 印章、文件、合同（含协议）使用管理第一条 为确保协会各项工作规范、高效、优质, 依据广州市行业协会管理条例和广州市计算机信息网络安全协会章程制定本制度；第二条 办公室是本会印章、文件、合同（含协议）管理的责任部门，各部（室）依照本管理制度履行职责；第三条 办公室行文使用两个文号，即“穗信安字”和“穗信安办字”。“ 穗信安字”适用于以协会名义发出的文件，包括上行文、对会员单位等的正式文件，该文号需加盖协会印章。“穗信安办字”是以办公室的名义发出的文件，主要是各部（室）具体业务工作文件和办公室的内部事务管理文件等，该文号需加办公室印章；第四条 各类行文、合同（含协议）实行“谁起草谁校对的原则”。办公室对文件、合同（含协议）负责审核，报常务副会长批示签发、签订，并负责文件的文号编发、承印等工作；第五条 以“穗信安字”发出的各类文件需经本会常务副会长签发，以“穗信安办字”发出的各类文件需经本会办公室主任签发；第六条 行文执行登记制度，由办公室专人负责；第七条 各级单位的来文来函或网上下载的各类文件，由办公室负责接收、登记、呈批和归档；第八条 每年协会或办公室行文或收文应在当年底按时间顺序装订成册，标识后归档保存；第九条 协会的印章和业务专用章实行集中管理、按权限审批、留档和使用登记的管理制度；第十条 办公室负责印章的刻制、保管和使用记录，并设专人负责此项工作；第十一条 “广州市计算机信息网络安全协会”印章的使用，由本会常务副会长审批。“广州市计算机信息网络安全协会办公室”印章的使用由本会办公室主任审批；第十二条 协会财务专用章由本会主管会计负责保管，按有关财务管理的规定使用印章；第十三条 印章保管人员应当确保在受控的情况下使用印章，并不得带离本会办公场所；第十四条 本会授权委托书、法定代表人证明书、介绍信、证明书等，由专人保管，经常务副 会长批准后开具，并留底备查。未经领导同意，不得出具盖章的空白证明、便笺。二、 收文程序、传阅、存档第十五条 收文程序、传阅、存档 A、办公室工作人员收到外部文件（来函、来文）先分类登记，写有协会的交由办公室拆阅，省市和上级主管单位等重要文件交办公室主任，填写送阅单连同文件报常务副会长阅批。领导签阅批示后，办公室主任按指示送相关人员办理，并做好督办工作； B、 将文件及批示传达相关人员执行后存档。三、 发文程序第十六条 发文程序A、协会一般性文件由办公室或各分部起草并由各部主管核稿后，交办公室主任签发；重要文件由常务副会长签发，常务副会长出差在外时，可委托办公室主任签发；B、每周五下午，专职秘书应对每周待办的文件进行汇总，并交办公室主任检查，以免积压误事。需要跟踪、反馈的重要文件，拟稿人应协同专职秘书做好跟踪、反馈工作。急件、重要文件，承办人员应及时处理，并及时向办公室主任报告处理情况；C、 文稿成文后，由拟稿人负责修改、盖章，专职秘书登记，存档备查，办公室配合寄发。第十七条 违反本制度任何条款均按照协会奖惩管理制度处罚，本制度由办公室负责具体实施。 联合办公室 2009年6月20日 5771001803090012095 5790368228596330825771001803090012386 5761373997357606965771001803090013594 5780775799025155125771001803090012387 5771649826018180515771001803090012138 5721311921589183265771001803090012359 5790368223610760535771001803090012356 5761352861437917425771001803090012355 57508786970469327917088100343355274 10122994432583337917088100343355275 10186673293883200817088100343356107 10158115250150052217088100343356108 10100018005987173217088100343354295 10107419414268701717088100343356184 10187866086962880217088100343356185 10177583117408667417088100343356109 10108601437357284617088100343356110 10115220721601491617088100343355237 10102704160570270917088100343355238 10122936486142541417088100343356169 10186220440263571817088100343354928 101760654089788804- 13 -