OA使用管理规定

关于OA管理系统的使用管理规定公司办公自动化系统（以下简称OA系统）是覆盖全公司各部门的办公信息管理系统，实现网上办公和信息资源共享。OA系统是公司信息化建设的重要组成部分，是提高公司办公整体管理水平的重要手段。 为了加强对公司OA系统的管理，提高工作效率，有效降低和节约成本，加快办公自动化建设，保障文件和各种信息传递快捷通畅，根据公司的实际情况，制定本办法。一、 使用规范 1、单位的每个工作人员都要熟练掌握OA系统的使用方法，使用OA 系统进行单位内部的各项日常办公。     2、工作人员要保证通过OA系统发布、流转的信息和文件的内容完整准确，并对所发布的内容负责。 3、OA系统使用用户，工作时间内必须登录OA办公系统，以保证文件处理的响应时间（个别部位多个OA用户共享一台电脑的除外，由部门负责人保持工作时间内OA在线，其他用户仍需每日登录2次）。所有网上公文处理流程涉及到的工作人员处理时间应不超过4个工作小时（即半个工作日内）。如有外出、请假等特殊原因，须委托相关人员代为办理。 4、下班或外出时请按正确方法退出OA系统，在“菜单”中单击“退出系统“按钮或单击窗口右上角“退出系统”按钮即可正确退出OA系统，请勿直接关闭浏览器。5、OA系统自动对工作人员的使用情况进行记录，并对每个工作人员文件的处理周期、处理件数、延误情况进行记录。并由综合管理部定期公布。二、 系统办公流程及岗位职责      公文管理     流程发起（公文发布、单位各部门需签批的报告、报表申报）     1、公文发布：公司各管理部门发文，由各部门拟稿，提交后经部门领导审核、副总经理审核、单位分管高层领导签发、自动归档等流程结束后转至综合管理部正式发文。     2、报告类签批：由各部门人员起草发起，提交部门领导审核，经副总经理审核、单位分管高层领导签批后转至相关部门并回执发起人。系统自动归档，流程结束。     3、报表类申报：由各部门人员起草发文，提交部门领导审核及相关领导签批、转至相关部门，流程结束系统自动归档。日常办公     1.请假等管理     部门领导及以上人员请休病假、事假或公出，须经OA系统填写请假单，并根据情况提交给本部门领导或直接交给公司领导审核；普通员工请休病假、事假或公出仍需填写纸质请假单，并根据情况提交给本部门领导或直接交给公司领导审核。     2. 协同办公管理     单位人员需要传递文件，须用OA系统工作与部门内部或其他部门人员、部门领导或公司领导进行日常的文件的交流和消息沟通。     3. 会议管理     召开会议前，由各部门人员填写会议通知或方案，通知相关人员，描述会议相关信息，提交部门领导审核，部门领导根据需要交领导审批或直接交总裁办、综合管理部发布。      4.公告管理     由总裁办或综合管理部起草公告通知等信息，交部门领导审核或直接交领导审核后在办公OA系统上直接发布。 三、    安全管理     1、文件密级管理。密级别以上的文件按原有的手工处理模式及进行处理，不得通过网络进行办理。     2、工作人员身份认证。系统通过用户名和密码进行身份管理和认证。用户名是每个工作人员的唯一标识，个人的密码是安全的保证。OA系统提供了用户自我更换密码的功能，用户应自己定期更换密码，不得泄露给他人，防止他人非法使用。由于密码泄漏造成的损失由本人负责。        3、工作人员可用OA内部协同系统收发寻呼（邮件）、公文，实现数据及数据的交换。4、 未经公司的同意，任何人不得随意让公司无关人员及外部人员查看OA系统中的内容，更不许下载受控的内容； 5、 如发生泄密的情况，将按员工手册及保密协议的内容追究相关人员责任。  四、 回复为实现信息的畅通，实现“知情”管理 1、 登录OA系统时，系统自动在窗口右下角弹出“新信息”提醒点击进入查看未阅信息，或在窗口右上角点击“未阅信息”进入查看，阅读完毕时请将该信息状态点击为已阅状态。系统将自动记录该条信息处理时间，将作为办公时效依据。2、相关人员按职责对相关信息，应及时给予回复；上级要求 必须回复的，格式为（回复）；3、 其他栏目，若下级要求必须回复的，格式为（请回复）；并应在三天内给予回复； 4、 急办的内容发布，内容上应注明“急办”，对急办的内容，相关人员必须在当天给予回复； 5、 凡涉及回复的，均应在发布时设定“邀请阅读”； 五、 网络维护 为确保网络的正常运行，全体员工都有对OA系统维护的义务； 1、 禁止在OA系统上传带有病毒的文件、图片等；        2、 对公司制度、报告、考核、档案等有价值的内容、信息，在发布的同时，发布人还应进行备份，以避免信息丢失； 3、 电子商务专员对OA系统要及时进行维护管理，防止发生系统失效。  六、 其它要求 1、 鼓励全体员工 对OA系统的维护管理提出建议； 2、在工作时间内不得上网聊天，玩游戏，观看与工作无 关的网站，避免影响正常的工作；3、若因工作需要开通某类软件，必须说明原因经领导批准，其报告转至电子商务专员处备案，方可使用。4、发生急办或重大信息，除在OA上发布外，还应及时采用其它通讯方式进行沟通，传递。  七、 不良记录 及处罚1、未按照规定按时登录、正常退出，则第一次由公司综合管理部在OA寻呼中警告并通知其直接上级，第二次综合管理部在OA公告栏发布批评并通知其直接上级；第三次电子商务专员直接通报总经理，总经理核实后，由财务部门给予50元的罚款并通报全公司。 2、  相关人员按职责对相关流程文件，必须及时办理或给予回复；如若未能按照回复的规定进行相应的回复，则第一次由公司综合管理部在OA寻呼中警告并通知其直接上级，第二次综合管理部在OA公告栏发布批评并通知其直接上级；第三次电子商务专员直接通报总经理，总经理核实后，由财务部门给予50元的罚款并通报全公司。3、 发生影响OA系统维护管理的，视情节给予相应的考核。  4、凡是违反7.2规定在工作时间内上网聊天，玩游戏，观看与工作无关网站的，第一次予以50元经济处罚，第二次予以100元经济处罚，并根据情节通报批评。八、 责任制与授权 公司电子商务专员负责统一管理，各部门负责人分管本部人员并进行检查监督；如发现违规现象，各部门负责人须对本部门人员进行警告，或交由公司处罚。 本要求自下发之日起执行。