备用金管理制度及流程

备用金管理制度一、目的：为了加强项目部备用金的管理，提高资金利用效率，有效控制资金 占用，特制定本制度。二、备用金定义： 备用金是单位内部各部门工作人员用作零星开支、业务采购、差 旅费等以现金方式借用的款项。三、备用金借款和报销手续1 工作人员需临时借用备用金时，先到财务部索取“ 借款单” ，（驻外 人员发借款审批）财务人员根据实际需要向借款人发放“借款单”，借 款人按规定的格式内容填写借款日期、借款部门、借款人、借款用途 和借款金额等事项，经部门负责人和总经理签字同意，方可到财务部 处办理借款手续。财务人员审核签字后的“借款单”各项内容是否正确 和完整，经审核无误后办理付款手续。2 借款人员完成业务后应在三日内到财务部索取“ 报销单”（驻外人员 发报销审批），填写好“报销单”的各项规定内容，并经部门负责人和 经理审批后，再将“报销单”返回财务部，财务人员根据财务制度规定 认真审核，审核无误后，办理报销手续。3 借款人办理报销手续时，财务人员应查阅“ 备用金”台账，查明报销 人员原借款金额，对报销的超支款项应及时付现退还本人，对报销后 低于备用金金额款项的，应让其退回余额以结清原借款单所借账款。四、备用金的管理1 因业务原因长期借用备用金的人员可由财务部根据实际情况核定， 拨出一笔固定数额的现金并规定使用范围；使用部门必须设立专人经 管定额备用金，备用金经管人员必须妥善保存支付备用金的收据、发 票以及各种报销凭证，并设备用金登记簿，记录各种零星支出。2 财务部应当按照借款日期、借款部门、借款人、用途、金额、注销 日期建立备用金台账，按月及时对账清理。3 借用备用金的人员应及时冲账，对无故拖延者，财务部发出最后一 次催办通知后还不办理者，财务部将从下月起直接从工资中抵扣，不 再另行通知。4 跨年度使用备用金时，年底必须重新办理借款手续，并冲销上年借 款。备用金申请流程如下备用金保管人填写备用金申请，写明具体用途部门经 理审批总经理审批财务复核、付款。1、各部门备用金支出需取得相应发票和单据及时到财务部报销， 如备用金是作一次性支出，部门备用金保管人需在支出后七天内 报销，如备用金作为经常零星支出，部门备用金保管人需在每月 月底前到财务部报销。如有需要，可再申请。2、备用金支出后在报销时，需要在费用明细栏写明具体用途和 支出明细（如用途跟申请时不同，必须详细解释），同时必须提 供发票或原始票据。3、备用金支出报销流程：备用金保管人填写报销凭证一部门 经理审核总经理审批财务复核记账1、 其他：员工出差借款时，需要根据具体情况申请借款额度，首先由备用金保管人填写备用金申请，然后部门经理审批，再交总经理 审批。并在员工出差回公司后七天内报销冲账。其他因公借款，首先由备用金保管人填写备用金申请，然后部门经理审批，再交由总经理审批，在费用支出后需七天内到财 务报销冲账。财务部2018 年 5 月 3 日