公司采购管理的作业办法

制度名公司采购管理措施电子文献编码GLZD126页码6-1第一条 请购单1.请购应按照存量管制基准、用料预算，并参照库存情形开立请购单，逐项注明材料名称、规格、数量、需求日期及注意事项，经本单位主管审核后按规定逐级呈核并编号，最后送采购部门。2.来源与需用日期相似的物品材料，可以一单多品方式提出请购。3.特殊状况需按紧急请购办理时，可在“请购单”“备注”栏注明因素，以急件递送。4.庶务用品由物管部门按每月实际耗用状况，并考虑库存条件，填具“请购单”办理请购。5.如下总务性物品可免开清单，而以“总务用品申请单”委托总务部门办理，例如：贺奠用物品。招待用品。书报、名片、文具、报表等，以及小额采购的材料。第二条 批准权限请购批准权限规定如下。(见附表1)第三条 采购规定1.内购由国内采购部门负责办理，外购由国外采购部门负责办理，其进口事务由业务部门办理。 采购重要材料应由总经理或经理径直与供应商或代理商量价。对于专项用料，必要时由经理或总经理指派专人或指定部门协助办理采购。2.采购部门应按材料使用及采购特性，选择最有利的方式进行采购。例如：（1）集中筹划采购：对具有共同性的材料，应集中筹划办理采购。经核定材料项目，告知各请购部门提出请购筹划，报采购部门定期集中办理。签发人负责人签名制度名公司采购管理措施电子文献编码GLZD126页码6-2（2）长期报价采购：凡常常使用，且使用量较大的材料，采购部门应事先选定厂商，议定长期供应价格，报批后告知各请购部门按需提出请购。3.采购部门应按采购地区、材料特性及市场供需状况，分类划定材料采购作业期限，并告知各有关部门。第四条 国内采购作业1.价格（1）采购人员接“请购单（内购）”后应按请购事项的缓急，并参照市场行情、过去采购记录或厂方提供的报价，精选三家以上供应商进行价格对比。（2）如果报价规格与请购单位的规定略有不同或属代用品，采购人员应检附有关资料并于“请购单”上予以注明，报经主管核签，并转使用部门或请购部门签注意见。（3）属于惯例超交者（例如最低采购量超过请购量），采购人员应在议价后，在请购单“询价记录栏”中注明，报主管核签。（4）对于厂商报价资料，经办人员应进一步整顿分析，并以电话等方式向厂方议价。（5）采购部门接到请购部门紧急采购口头规定后，主管应立即指定经办人员先做询价、议价，待接到请购单后，按一般采购程序优先办理。2.呈批（1）询价完毕后采购经办人员应在“请购单”详填询价或议价成果，拟定“订购厂商”、“交货期限”与“报价有效期限”，经主管核批，并按采购审批权限呈批。（2）采购审批权限：（参阅附表2）签发人负责人签名制度名公司采购管理措施电子文献编码GLZD126页码6-33.订购（1）采购经办人员接到已经审批的“请购单”后应向厂方寄发“订购单”，并以电话拟定交货日期，规定供应方在“送货单”上注明“请购单编号”及“包装方式”。（2）分批交货时，采购人员应在“请购单”上加盖“分批交货”章以便辨认。（3）采购人员使用暂借款采购时，应在“请购单”加盖“暂借款采购”章，以便辨认。4.进度控制（1）国内采购部门可分询价、订购、交货三个阶段，依托“采购进度控制表”控制采购作业进度。（2）采购人员未能按既定进度完毕采购时，应填制“采购交货延迟状况表”，并注明“异常因素”及“预定完毕日期”，经主管批示后转送请购部门，与请购部门共同拟定解决对策。5.单据整顿及付款（1）来货收到后来，物管部门应将“请购单”连同“材料检查报告表”（其免填“材料检查报告表”部分，应于收料单加盖“免填材料检查报告表”章）送采购部门与发票核对。确认无误后，送会计部门。会计部门应于结帐前，办妥付款手续。如为分批收料，“请购单（内购）”中的会计联须于第一批收料后送会计部门。（2）内购材料须待试用检查者，其订有合约部分，按合约规定办理付款，未订合约部分，按采购部门报批的付款条件办理付款。（3）短交，待补足者，请购部门应根据实收数量，进行整顿付款。（4）超交，应经主管批示方可按照实收数量付款，否则仍按原订货数付款。签发人负责人签名制度名公司采购管理措施电子文献编码GLZD126页码6-4第五条 国外采购作业1.价格（1）外购部门按照“请购单（外购）”需求急缓加以整顿，根据供应商报价，并参照市场行情及过去询价记录，以电话（传真）方式向三家以上供应商询价。特殊情形（例如独家制造或代理等因素）下除外，但应于“请购单（外购）”注明。在此基本上进行比价、分析、议价。（2）请购材料规范较复杂时，外购部门应附上各供应商所报的材料重要规范并签注意见，再转请购部门确认。2.呈批（1）比价、议价完毕后，由外购部门填具“请购单”，拟定“订购厂家”、“预定装运日期”等，连同厂方报价，送请购部门按采购审批程序报批。（2）核决权限采购金额在8000元如下者由经理核决。采购金额超过8000元者由总经理核决。（3）采购项目经审批后又发生采购数量、金额等变更，请购部门须按新的状况所规定程序重新报批。但若更改后的审批权限低于原审批权限时仍按原程序报批。3.订购（1）“请购单（外购）”经报批转回外购部门后，即向供应商订购并办理各项手续。（2）如需与供应商签订长期合约，外购部门应将签呈和代拟的长期合约书，按采购审批程序报批后办理。4.进度控制（1）外购部门根据“请购单（外购）”及“采购控制表”控制外购作业进度。签发人负责人签名制度名公司采购管理措施电子文献编码GLZD126页码6-5（2）外购部门在每一作业进度延迟时，应积极开具“进度异常反映单”，记明异常因素及解决对策，据以修订进度并告知请购部门。（3）外购部门一旦发现外购“装船日期”有延误时，即应积极与供应商联系催交，并开立“进度异常反映单”记明异常因素及解决对策，告知请购部门，并按请购部门意见办理。第六条 价格品质复核1.价格复核（1）采购部门应常常调查重要材料市场行情，建立供应商资料，作为采购及价格审核的参照。（2）采购部门应对公司内各公司事业部所列重要材料提供市场行情资料，作为材料存量管制及核决价格的参照。2.品质复核采购单位应对公司内所使用的材料品质予以复核，并形成完整资料备查。3.异常解决审查作业中若发现异常情形，采购单位审查部门应即填写“采购事务意见反映解决表”（或附书面报告），告知有关部门解决。第七条 本措施呈总经理核批后实行，修订亦同。签发人负责人签名制度名公司采购管理措施电子文献编码GLZD126页码6-6附表1请购批准权限一览表(单位：人民币)金 额项目批准人内 购外 购原材料总务用品其她财务支出科 长200元如下200元如下400元如下经 理20010000元200元4004000元0元如下总经理10000元以上元以上4000元以上0元以上附表2采购审批权限采 购 内 容限 制 金 额批 准 人属统购项目的原料、物料(涉及燃料)经理总经理非属统购项目的原料、物料(涉及燃料)经理总经理生产性器材3000元如下采购主管3000元至10000元经理10000元以上经理总经理非生产性器材300元如下采购主管300元至元经理元以上经理总经理庶 务 用 品300元如下采购主管300元至5000元经理5000元以上经理总经理签发人负责人签名