采购制度

精选资料西安寰宇商贸有限公司采购制度为提高寰宇商贸有限公司各项工作的效率，完善采购部门现行管理规范，特制定此制度，(通过小步快跑试错迭代，实现组织及个人共同成长)。一、促销品及包材采购原则1.1采购原则：部门提出采购请求或者公司领导提出要求（通过OA系统），采购部确定采购计划开始采购流程，采购需要3家以上的货源比价，通过转介绍，阿里巴巴等多种方式采价。2天内完成比价工作。1.2外地供应商需要把运输成本核算到产品成本内，首次合作通过阿里巴巴等有第三方平台监管或者我方物流上门提货等形式处理，提高控制风险意识。1.3促销品及包材采购由部门提交OA系统申请单，部门审核，总经理审核，采购统一购买。少量快递，大量大体积大重量物流。7日内完成采购工作。1.4促销品入库2天内录入金蝶系统，建立采购商品编码，采购入库。1.5采购申请以部门OA提交时间为查验标准时间，采购当天回执信息，找到货源，销售报价，客户确定要货，销售回执采购，进行采购。1.6促销品需要分门别类，序列号为标示编号原则，为数字编号。标号原则为小杯为小号，大杯为大号。促销品名称要求：为红酒杯1号，红酒杯2号，啤酒杯1号，啤酒杯2号。1.7各销售部门领取“调拨单或销售单”为准，赠送价格为零，销售需要带价格，选择时注意数字标号。1.8建立新供应商及商品建立名称需要，搜索确定没有重复名称后，可以建立供应商或商品，需要企业全名。月底30日前行政抽查。1.9供应商名称要求：企业全称+负责人名称+联系电话1.10商品名称要求：品名+副名+年份+度数+毫升。1.11促销品需要补货，由库管或者销售部门发起，总经理审核，采购办理。7日内完成采购工作。1.12采购其他成本必须计入金蝶系统，入库单产品列填写采购其他成本，系统自动合计计算出实际产品采购成本。二、成品采购原则2.1采购原则：库房或者店面根据最低库存提交0A补货申请，常规品采购部3天内完成采购工作。2.2新品需要3家以上的货源比价，寻找方式通过转介绍，酒类微信群，阿里巴巴，网络寻找等多种渠道采价。在沟通时需要注意企业证照，授权，产品质检及产品规格、毫升数，起送量等要素。2天内完成比价工作。2.3外地供应商需要把运输成本核算到产品成本内。首次合作的需要企业三证及网上查询企业信用或我方物流上门自提或第三方机构等。本地供应商首次自提或者货到付款，确保资金安全，提高控制风险意识。2.4采购人必须严格审核相关资质，确保进货渠道保障货品。2.5常规产品被淘汰或者缺货，采购需要给部门及库房1日内回执情况说明。2.6采购负责索要供应商提供发票，要求最迟次月收到已付款部分发票，特殊情况可延长至3个月。2.7代理产品初审：产品品牌，厂家实力，产品动销情况，全国市场情况，西安市场情况，产品毛利，保质期，售后，配套费用，核销方式等。2.8采购其他成本必须计入金蝶系统，入库单产品列填写采购其他成本，系统自动合计计算出实际产品采购成本。2.9团购部需要新品，做OA系统提交新品申请单，采购查收当天内报价。客户确定后，按需采购。2.10超市需要新品和总经理协商后，做OA系统提交新品申请单，采购查收7天回复。确定价格，发票，运费，起订量，资质等相关数据。2.11促销品包材不够时，库管办理OA补货单，总经理审批后，采购7天内办理。三、采购入库原则3.1空调情况，需要采购做OA空调通知单，所调货品数量有变化，调货人通过OA空调通知单修改数量，调货人最迟次日拿购货单或者在库管出办理入库单三联单，采购当天见单办理入库手续，销售最迟次日当天补单。3.2常规产品采购需要及时沟通，在库房及店面OA补货申请后，采购人员3天内办理完成，到货当天办理入库单。3.3非常规产品由销售部提出OA采购申请，采购完成采购流程，注意按需采购，如多渠道仍然未找到请当天和销售及总经理协调办理。3.4非常规产品供货价差价单瓶超过40元，当天报总经理确定。3.5因公司资金原因未能及时采购的免责。3.6非常规产品按需采购，采购在10次以上，次月月会上确定转常规采购产品。3.7采购带保质期的产品，入库单需要标注当期产品的生产日期。3.8采购入库，根据库管提供的购货单或者手写三联单有对方签字的，当天办理入库单，出三联单，黄联采购，红联库管，白联财务。四、涨价及活动4.1采购产品涨价，接到涨价预警后分析涨价可能性，通过同行了解情况，及时告知总经理。4.2根据资金情况及产品动销情况，在涨价前备货1-2月货量，留观望及待涨价时间。4.3正式涨价后办理OA调价单，财务审批，总经理审批，行政发布，通知全员。各部门着手调价。4.4产品活动，需要和总经理沟通，根据产品及活动形式、资金情况确定采购数量。4.5确定活动产品采购数量，办理OA产品活动单，财务审核，总经理审核，行政发布，通知全员。各部门着手制定活动方案。五、订单 5.1业务人员编制销售单，销售单项目填写齐全，系统日期为实际出库日期，有特殊情况的在摘要处写明情况，做完销售单后请认真核对，（品项，数量，金额，价格，部门，人员名称）个人、超市三联单，财务一份，库房一份，销售一份。单位及直营四联单，财务一份，库房一份，销售一份，客户一份。由财务系统审核（财务不在有潘建华暂代）（潘建华不在由李宗员暂代），谁审核谁出单。制单人在产品较多时仔细复核不要串行。5.2空调订单，口头报备采购，采购协调做OA空调单，通知库管。提货人提货数字有变化需要OA系统修改调货数字。库管拿购货单或者三联入库单，采购最迟次日办理系统入库。5.3直配订单，送货后OA照片通知采购，根据购货单采购办理系统订单。三联单，采购、财务、店面各一联。店长代为保管。六、订单修改6.1出入库单有错误应找财务说明原因进行更改。6.2入库单数量、金额错误的，如没有链接下游单据，可以找财务反审核后进行自行修改，当日完成修改审核。如已生成下游单据或跨月（如已付款、出库）应对原来的入库单进行增加或冲红。七、配送原则7.1团购、直营无法自己配送25件以上货物，需要提前一天报备采购（潘建华暂代），由公司配送根据实际情况调整人员。八、调拨原则8.1采购根据店面及库房OA补货申请做调拨单，当日完成电子调拨单，一式五联，店长、库房、店面、采购、财务各一联。正常两日内完成，最迟不能超过3日，调拨工作。供应商断货，缺货产品不计入考核。九、退货原则9.1烟草产品一经售出，概不退换。备注：如果遇到客户说假货，可以配合到相关部门质检。9.2退货原则：库管确定出三联单，销售当天拿白联找采购办理系统退库手续，出正式退库单三联单，财务，采购，销售各一联。2天内完成工作流。9.3如因质量问题导致的退货，库管做OA产品调换单，采购及时和厂家联系进行调换，工作时限为60天，最迟90天。9.4退货缺少外箱的库管做OA外包装更换单，采购请在60天内办理，最迟90天内。十、报损原则10.1退货报损当日，销售申请OA报损单，须保留报损物品的残骸，库管人员查残审核，采购查因复核，财务复核终审，总经理网签。采购方可做系统退库单。3天内完成工作流。10.2淘宝或邮寄出现的破损，需客户当配送人员当面提供产品破损图片，（张灿暂代）确认后申请OA报损单，财务复核，总经理网签。采购方可做系统退库单。3天内完成工作流。十一、空调原则11.1空调订单，采购人员需要做OA空调通知单，通知库管，当调货员确定货物数量有数量变化通过OA系统变更，调货人回公司后拿购货单办理入库单，库管当天拿购货单或者三联单找采购办理入库单，销售人员当天补销售单。十二、盘点原则12.1我公司盘点指的是定期盘点。即指每月20-25日进行盘点。一般采用实地盘点法进行盘点，盘点人员由物资、财务、监盘共同构成。12.2物资盘点的主要内容：检查物资的帐面数量与实存数量是否相符；检查物资的收发情况；检查物资的堆放及维护情况；检查各种物资有无超储、积压及损坏；12.3盘点前有物资部在系统中打印一式三份盘点表。财务一份、物资一份、监盘人一份。12.4盘点后，盘点人员均应在盘点表上签字确认盘点数据准确无误。12.5采购、财务、库管根据盘点表盘点库存差异，出具正式盘点报告，由三方签字确认后提交总经理审阅，最迟当月27日晚。12.6库管对长期积压的商品及时上报总经理。12.7盘点人数至少为2人。12.8有保质期的产品需要登记，次月月会提供报表，分为超允（三分之一）、过半、临期（最后3个月）。库房十三、采购对账原则13.1每月15-20日前，财务和供应商对账时，需采购协助；采购和财务对账时，就采购、入库及付款情况对账。13.2采购，入库，付款情况汇总，需要在次月月会汇报。十四、返利核对原则14.1采购和供应商需要在每月底核对当月采购商品的数量和各产品返利总额，次月5日前和财务对账返利金额。出具一式两份返利单，双方签字确认后由物资提交总经理，最迟为当月6日前提交。14.2涉及返利产品，需要在采购或者代理前沟通，以合同形式呈现。14.3确定返利产品，需要技术（李宗员暂代）做系统设置。14.4系统返利单，次月系统做单时，需要修改返利时间，修改为上月最后一天。十五、付款原则15.1产品付款单走网签15.2运费，装卸走网签十六、采价原则16.1每月25日提交OA当月市调价格单。产品价格及产品活动包括华润，人人乐，军区，成城裕朗，1919，酒便利等。并发掘市场动销好的新品，至少3家报价单。16.2未动价格可以不写，变动产品价格需要填写。当月活动需要填写。十七、客情原则17.1维护好欠款部分供应商的客情工作。充分感情交流，逢年过节及公司核销福利予以赠送，加强情感。把产品阶段性政策及时拿到，货物周转时间予以放宽。17.2客情单：做系统销售单，单价为零，办理出库手续。17.3重大节庆时，需要提前拟定客情名单，报批。十八、行政要求18.1各类承包合同、商务合同、协议的原件由行政部归档，复印件由销售人员负责，签订合同后一个月内交有行政归档。18.2档案资料借用需履行OA系统登记、重要资料借阅需先请部门主管及行政经理签字同意。18.3印章的使用:任何部门在启用印章前，均需与公司行政部办理OA领取手续。18.4公司日常所用办公用品，低值易耗品由行政负责统一采购。各部门通过OA提交需求。18.5各部门领用办公用品必须填写OA“领用单”，由部门负责人核签，行政复核，在行政部领取。18.6办公用品，电脑，打印机，桌椅板凳，文具，工具等出现问题及时通过OA系统申报。18.7印刷品需要部门提交需求和时间要求，行政回复办理时间，以销售在OA提交后为考核依据。未提交责任划归销售部门。18.8行政请假由采购代为办理，会议会以OA形式通知，如因未能参会请假在OA会议，因公迟到需要提前微信报备。十九、会议19.1周会,周会上需要汇总如下内容19.1.1周采购产品及金额合计，本周的采购费用合计。19.1.2采购中出现的问题，临时采购完成情况。19.1.3领导临时交办事宜，办理情况。19.1.4有无产品调价，有无产品活动。19.1.5数据要求准备无误。19.1.6周重点工作需要填写黑板，上周以完成任务擦掉。19.2月会：月会时需要汇总至少下列内容19.2.1物资部需要根据模板的要求做如下准备工作：19.2.2公司上月采购汇总（当月费用，当月应付款，当月已付款，当月欠款，当月采购额、总应付款、总已付款）。19.2.3按照采购统计产品单品统计本月及去年同期增长率。19.2.4临期产品处理意见，跟进进度，结果。19.2.5提交各系统产品的价格表及活动表。19.2.6因为资金问题导致的其他费用汇总。19.2.7产品价格调整，情况说明。19.2.8数据要求准确无误。19.2.9月产品返利合计。19.2.10促销品采购及金额。19.2.11月配送费用合计。19.3年会19.3.1全年采购汇总（费用，应付款，已付款，欠款，月采购额）。19.3.2按照采购统计产品单品统计本月及去年同期增长率。19.3.3全年临期产品明细及合计，处理损失金额汇总。19.3.4全年资金问题导致的其他费用汇总。19.3.5全年返利明细及汇总。19.3.6全年部门发生费用汇总。19.3.7全年发票合计汇总。19.3.8全年促销品采购及金额。19.4计划19.4.1控制车辆及装卸费用，降低部门费用19.4.2协调安排配送工作，监督前一天订单原则19.4.3降低采购成本，建立询价机制，创造更大利润或者减低销售难度。19.4.4加强厂商沟通能力，减少总经理接触，形成屏障，便于迂回谈判。二十、绩效考核20.1此制度为暂行制度，后期随时添加，不会删减，特殊情况可以稍微做调整。20.2上述每一条请自觉遵守，如未按要求完成，一次减绩效20元。20.3领导交办的工作，未按时完成绩效减20元。20.4领导交办的工作，应付了事绩效减40元。20.5领导交办的工作未完成却报完成已经查实绩效减80元。20.6严格遵守国家各项法律法规，因个人原因违反法律法规而造成公司损失的，个人承担全部责任。THANKS 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