西软X5系统说明书客房中心

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1、客房中心1第一节房态管理11.1 房态管理21.1.1 房态管理主窗口21.1.2 房态管理操作31.2 Q-ROOM51.3 矛盾房61.3.1 矛盾房窗口61.3.2 矛盾房录入71.3.2 矛盾房解除89第二节客房帐务92.1 客房入帐102.1.1 帐务处理窗口102.1.2 入帐112.1.3 结帐13142.1.4 错帐处理14152.2 细帐查询16172.2.1 本日细帐查询16172.2.2 历史细帐查询17182.3 交班报表17182.3.1 交班报表17182.3.1 区间营收报表1718第三节其他18193.1 客房清洁工作量分配18193.2 失物拾物20213.2

2、.1 拾物登记21223.2.2 遗失报告22233.2.3 领取23243.3 报房与查房2425客房中心第一节 房态管理客房中心也称房务中心,X5系统客房中心的主要功能有：房态管理、客房入账、查询、报表管理等。1.1 房态管理保证房态的正确,是客房中心工作中非常重要的一项,所以客房中心的操作人员应及时、准确地修改房态,以保证前厅接待处能顺利销售房间。1.1.1 房态管理主窗口执行客房中心房态管理,或按快捷键F4,打开房态管理窗口,如下图所示。图为便于介绍上窗口,将其分为以下几个部分进行说明。左边:客房条件列表。系统将客房中心关注的房情按列表方式显示在窗口左上角,双击即可显示相应列表。同时可

3、使用一些条件缩小查询范围,常用的条件有：楼号、房号、房类、客房特征、起始房号。左下角,显示客房、维修房、临时房态等基本信息。中上部,显示符合左边条件的客房列表。要求操作员明确每条记录的信息。中下部：显示在住或已预分客人的信息。右边：房态管理功能按钮。1.1.2 房态管理操作房态管理用于修改房态,可以单个处理,也可以批量处理。可能设置的房态有：干净房、脏房、检查房、维修房、锁房、临时房态等。设置脏房、干净房的方法类似,下面以设置干净房为例,加以说明。 单个处理设置干净房操作步骤：1、房态管理窗口下,单击选中目标客房；2、单击2.CL,弹出修改房态窗口,核对房号正确后,单击确定即可。图 批量处理设

4、置干净房操作步骤：1、房态管理窗口下,多选目标客房；注意：选择记录的方式：、利用窗口上全选、反选按钮；、连选：单击选择第一条目标记录,按住SHIFT键,单击最后一条目标记录；间隔多选：单击选择第一条目标记录,按住CTRL键,单击其他目标记录。2、单击2.CL,弹出修改房态窗口,核对房号正确后,单击确定即可。注意：也可先选择一间要改的客房,单击2.CL,弹出修改房态窗口后,直接增加要一起修改的房号,注意格式,单击确定即可。设置维修房、临时态的方法也基本相同,下面以设置维修房为例,加以说明。 设置维修房操作步骤：1、房态管理窗口下,单击选中目标客房；2、单击5.OO,弹出客房维护设置窗口,选择开始

5、、结束时间,选择维修原因,若有其他需要注意的信息可在备注中输入。信息输入完毕后,单击确定,设置完成。图 解除维修房操作步骤：1、房态管理窗口,双击左上方分类条件维修房,使其显示当前维护房列表；图2、单击选中目标客房,单击7.O,弹出确认窗口；图3、单击确定,目标客房由维修房OO转化为脏房VD。1.2 Q-ROOM饭店房类资源紧张时,可能会出现这样的情况：预订宾客到店了,但是客房还是脏房,这种情况下,接待员就可以使用Q-Room功能,向客房中心传达紧急打扫客房的信息。即Q-Room功能的实现,涉及到前台和客房中心两个部门,系统中关于Q-Room的业务流转图如下：F/O本日预订宾客到店,客房还是脏

6、房F/O安排客人休息等待设置Q-Room,通知客房中心紧急打扫系统开始记录等待时间Housekeeping根据前台提供房号,紧急打扫Housekeeping打扫完毕,通过取消Q-Room,通知前台客房打扫完毕F/O通知客人,请客人进房查询Q-Room：执行客房中心Q-Rooms,打开Q-Room窗口。如下图所示。操作员能查询到当前所有的Q-Room,及等候时间,也能做一些基本的处理：取消Q-Room、查阅主单、调用档案等。图1.3 矛盾房酒店在实际业务过程当中,出于各种原因,会出现总台的房态即电脑系统中的房态和客房中心实际查房得出的房态不一致,这种房间一般称为矛盾房。1.3.1 矛盾房窗口矛盾

7、房一般包括两种情况,一是总台房态为住房,客房中心房态为空房,在系统中定义为Skip Only；另一情况是总台房态是空房,客房中心房态是住房,在系统中定义为Sleep Only。执行客房中心矛盾房管理,打开矛盾房管理窗口,如下图所示。图左边：显示为矛盾房的记录,默认为当前记录。右上：对矛盾房记录进行分类选择,如只要查看Skip Only的矛盾房,可选中该选项,则系统自动显示为Skip Only的矛盾房。右下：矛盾房的主要功能,主要有矛盾房的输入和矛盾房的撤销等。1.3.2 矛盾房录入录入矛盾房步骤如下：（1） 单击录入,打开客房录入窗口；图 2在录入之前要先选定录入房号的客房状态,系统默认为空房

8、,在请输入房号处输入房号,在请报告工号处输入工号,回车,则房号自动跳动左边空白处,可重复输入房号,在输入之前务必选择正确的客房中心房态。其中删除是删除错误输入的房号。图 3单击确定,则退回到矛盾房管理窗口,此时可看到之前输入的矛盾房的记录。系统会自动判断类别,并在差异处注明。图1.3.2 矛盾房解除矛盾房就意味着该房间存在一定的问题,一般客房中心会在某个时间送一份当前的矛盾房给前厅部,由他们去核实,随后由相关部门做相应的更改。比如Skip Only的房间,经核实发现客人的确入住了,但是没有进房间,直接出去办事了,因此客房中心房态是空房；而Sleep Only的房间,经核实是总台没有及时将房间入

9、住,客人已经进房了,因此客房中心房态是住房。因此,相关部门必须及时进行调整,保证房态的正确性。下面着重说明客房中心如何及时调整房态。1选中要修改房态的记录,在检查房情输入处选择此时的房态此时的房态指最后查实的房态,即与总台一致的房态,下面的空格处可输入原因等；2单击设置,系统提示确信要进行矛盾房设置吗,单击是Y,则系统自动将HSK房态改为检查房情输入的房态图 3此时两边的房态一致,就不是矛盾房了,再次打开矛盾房管理窗口时系统将自动将该记录显示在历史记录中。第二节 客房帐务根据酒店管理需要,有时客房中心也需要处理一部分客人的帐务,主要包括输入客人的洗衣费用、客房迷你吧以及赔偿等。虽然客房帐务没有

10、前台收银要求复杂,但也要求客房中心的操作人员能准确地处理。2.1 客房入帐客房帐务处理主要包括入帐、错帐处理、结帐等操作。2.1.1 帐务处理窗口执行客房中心客房入帐,打开帐务处理窗口,如下图所示。图 左边显示帐务类别,双击某类别,打开一帐务录入单,即可入帐。一般,帐务类别由工程师或电脑管理员事先在前台维护系统中设置。 中部上方显示当前已经录入但未结帐的帐务,下方显示当前选中该单据的费用明细。若是入新帐,则用于录入费用明细及折扣、优惠等信息。图 右边帐务处理功能按钮。2.1.2 入帐系统允许两种入帐方式：明细、快捷。明细,即入明细帐；快捷,即入一笔汇总费用。入帐方式可通过右上角明细、快捷选择。

11、图如上图所示,表示当前选的是明细方式入帐。 明细方式操作步骤:1、执行客房中心客房入帐,打开帐务处理窗口；2、双击窗口左上角营业项目,打开新单,光标定位于NO处。将光标定位于代码处,按F1,打开菜谱代码帮助窗口,单击选择费用项目,自动显示名称；图3、光标定位于数量处,系统默认数量为1,输入实际需要数, 服务费处选择服务费收取比例,系统自动显示收取服务费后的费用。4、重复2、3,录入其他费用。5、如果是住店客人,请在地点处输入房号,回车,系统弹出XX查询窗口,确认客人信息后,单击确定,退出XX查询窗口。图6、单击存盘,系统提示当前费用立即入帐吗？,单击是Y,直接入帐到客房,单击否N,帐务将显示在

12、上方列表中,等确定要入帐时,再单击入帐。图注意：1、服务费计算方式有两种：百分比方式、金额方式,系统默认是按百分比方式。2、NO用于输入手工单号。3、地点若是住店客人,在此输入房号。4、折扣指的是打折的程度,若选择的是百分比打折,就输入小数,如打九折,就输入0.1；若现金优惠,则输入金额即可；只要有折扣,系统就要求操作员输入优惠的理由,按F1可获得帮助。如果没有折扣,此项不填。有折扣的情况下,必须在优惠处选择输入理由。 快捷方式操作步骤：1、客房中心帐务处理窗口,单击快捷；图2、双击服务项目,录入NO、地点、原费用、服务费等；图3、单击存盘,若已确认地点,系统将提示当前费用立即入帐吗？,单击是

13、Y,直接入帐到客房；单击否N,帐务将显示在上方列表中,等确定要入帐时,再单击入帐。2.1.3 结帐结帐有两种方式,转客房帐和现结,一般酒店的客房中心多采用转客房帐的方式,由前台结帐。 转客房帐操作步骤：1、帐务窗口下,单击选中某记录；2、查看地点处是否已有房号,若有,确认后直接单击窗口右边客帐,系统自动将该帐务转至房间。若无,则先补充房号信息,在转帐至房间,步骤如下：单击修改,地点处输入房号,回车,系统弹出XX查询窗口,确认客人信息后,单击确定,退出XX查询窗口。单击存盘,系统提示当前费用立即入帐吗？,单击是Y,直接入帐到客房。 现结操作步骤：1、帐务窗口下,单击选中某记录；2、单击结帐,弹出

14、结帐窗口,如下图所示。光标移动至付款码处,按F1,打开付款方式帮助,选择相应的付款方式。图3、单击收款,单击结帐,若要打印,单击确定,否则单击退出。2.1.4 错帐处理客房中心帐务虽然简单,但有时也会出现这样、那样的错误,如房号输入错误、费用明细输入错误等,这就要求操作员掌握基本的错帐处理方法。 修改信息发现地点、NO、优惠信息错误,或漏输费用、多输费用时,可选中该记录,单击修改,回到帐务输入窗口,修改相关信息。漏输费用的处理非常简单,只要在该帐单下继续输入费用就可以了,对于多输费用的情况,需要输入一笔负的费用冲帐,然后再输入正确的费用,或者双击错误记录冲销该笔费用。 取消未结的帐即销单销单用

15、于删除帐单,当整个帐单输入错误时,逐个修改非常麻烦,可以先销单,再重新录入帐务。系统将记录销单情况。单击销单,系统提示确信要删除当前费用单据吗？,单击是Y,销单成功。被销单的帐务可以通过帐务查询功能查看。图 冲帐冲销已转至前台的帐务,使用该功能。操作步骤：1、执行客房中心本日细帐查询,打开帐务查询窗口,输入查询条件；2、单击检索,找到目标帐务,双击可打开看明细；图3、核实确认后,单击冲账,弹出确认窗口,如下图所示。图4、单击是Y,系统提示冲账成功,细帐列表中该帐务状态显示为冲账。图2.2 细帐查询2.2.1 本日细帐查询执行客房中心本日细帐查询,打开如下图所示查询界面。图输入相应的查询条件,单

16、击检索,即可查到满足条件的帐单。输入条件越多查询结果越准确。若不输任何条件直接单击检索,系统显示所有本日细帐。对找到的记录,可单击上部的标题栏目进行排序按升序,再点击一下改为降序排列；也可双击所需菜单,或在该菜单下按打开,查阅具体的明细情况。2.2.2 历史细帐查询历史细帐查询的界面和使用方法与当日细帐查询一致,请参见上节。2.3 交班报表2.3.1 交班报表执行客房中心交班报表,打开交班报表窗口。图输入或选择营业日期、工号、班别后,单击确认,系统将自动显示相关报表。2.3.1 区间营收报表执行客房中心区间营收报表,打开区间营收报表窗口。图输入或选择起止的营业日期、工号、班别后,单击确认,系统

17、将自动显示某个区间的营收报表。第三节 其他3.1 客房清洁工作量分配用于协助管理人员按照当班员工人数,分配客房清洁工作量分配。分配时,系统结合每个客房的打扫积分不同房间状态打扫有不同的积分,如大部分酒店设置退房脏房清洁工作量大于在住脏房的清洁工作量、客房数量、清洁员人数,进行平均分配。操作步骤：1、执行客房中心客房清洁工作量分配,打开客房中心清洁任务分配窗口,如下图所示。窗口左边显示当前有的清洁员数量,中间显示每个清洁员分配到的清洁房间,右边是一排功能按钮。2、单击分配,弹出提示窗口确信要重新分配工作量吗？；图3、单击是Y,弹出输入人数窗口,输入后,单击确认,显示分配结果；图4、单击打印,打印

18、分配结果,分发给清洁员,即可。图3.2 失物拾物失物拾物处理可以分为两类：拾物登记和遗失报告登记。执行客房中心拾物遗失列表,打开如下列表窗口,系统分类显示拾物登记单和遗失报告单。图新建用于打开一空白拾物登记单,登记。上窗口默认显示当前所有登记的拾到的物品。双击选中记录,打开拾物登记单,操作者可查看或修改相关信息。图新建用于打开一空白拾物登记单,登记；修改用于修改该登记单；叫号选择打开其他拾物登记单；删除用于删除当前登记单；领取用于物品还给失主时,填写领取人相关信息。3.2.1 拾物登记拾物登记用于对服务员或客人拣到的物品进行登记管理,以便将来归还给失主。操作步骤：1、单击新建按钮,打开拾物登记

19、单,如下图所示。图2、根据物品实际情况,选择等级,输入单据号、失物,选择类别,输入估价、表述、拣到人、地点、报告人、时间等已知信息。单击存盘,登记成功。3.2.2 遗失报告用于登记管理客人的遗失物品。执行客房中心拾物遗失列表,单击遗失报告单标签页,打开失物拾物列表,显示当前所有登记的遗失记录。双击某记录,打开遗失报告单。失物管理与拾物管理显示界面、操作方法基本一致,不再细述。图3.2.3 领取操作步骤：1、双击打开目标拾物登记单；图2、单击领取,弹出失物领取确认窗口；3、录入领取信息,输入领取人,选择证件,输入证件号码等相关信息。注意：若有遗失关联单,报失关联处,按F1,打开窗口,选择关联记录

20、,若没有遗失关联单,则不需要录入该信息。图4、单击确认O,系统提示领取完成！。图3.3 报房与查房报房与查房功能的正确使用涉及到三个部门：预订接待、前台收银、客房中心,只有这三个部门协调配合,一起使用,才能真正起作用。单击查询,打开下拉菜单,单击报房与查房,打开报房与查房窗口,如下图所示。图该窗口主要分为查房流水记录和入住流水记录两个部分,系统默认实时刷新、声音提示。入住流水记录显示的是酒店当前的入住情况,当前台有客人入住时,系统将自动发出嘟嘟的声音,提示客房中心,某某房间有人入住。客房中心回应后,提示声停止。查房流水记录显示的是客房中心的查房情况。右边显示为当前房间的信息以及住店客人信息。

21、预订接待与客房中心如接待处5011房间客人入住,客房中心报房与查房窗口入住流水记录增加一条信息。单击开房、开毕,提示声消失,入住流水记录中说明处显示,同时自动显示完成时间等信息。 前台收银与客房中心一般客人结帐之前,酒店前台要通知客房中心查房,看看房间里的设备是不是有损坏、客房是否有遗漏物品等。实际中,酒店前台和客房中心是通过内部来传递有关房间的信息的。本系统专门设计了通知查房这个功能,使酒店也可以用电脑实现客房中心与前台的交流。前台帐务主单下,按ALT+F7,弹出客房确认窗口。图单击确定,系统自动报房。客房中心显示查房流水记录,同时有嘟嘟的声音提示操作人员。系统默认该窗口实时刷新和声音提示。此时如果客房中心的报房与查房窗口是打开的,那么该窗口查房流水记录中将自动显示一条新的查房记录,同样的也会有声音提示工作人员。客房中心操作完查房、之后,单击查毕,前台将会收到有关查房的信息。25 / 25