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1、收付款制度流程一、 收款制度流程1、不同收款方式下“款到”的确认：1)农行现金平台：客户存现金到我司对公户，通过网上银行查询货款，网银有显示对应款项信息，即确认款到。网上银行交易方式显示“现金”字样；2)电汇：客户通过电汇支付货款到我司对公户，通过网上银行查询货款，网银有显示对应款项信息，即确认款到，网上银行交易方式显示“转账”字样；3)农信社收款：客户汇款到我司农信社账户，通过 或短信查询货款，确认有对应款项，即确认款到。4)邮政银行收款：客户汇款到我司邮政银行收款账户，通过邮政网上银行或邮政银行 的显示有对应款项信息，即确认款到；5)POS机刷卡：客户到分销中心或分公司代刷卡，交易成功后，
2、银联集团客户服务系统显示有对应的款项信息，即确认款项进账；6)银行汇票：收取银行汇票，分公司财务送票入行取得银行的进账单回执，并经查询款项进账后即确认款到；7)银行承兑汇票：收取化肥公司抬头的银行承兑汇票，分公司财务根据化肥公司回传的代收银承表，对验收合格的银行承兑汇票进行确认。2、销售模式下的确认1)预收款销售：收款环节：分销中心业务内勤根据上述方式确认款到后，在JDE系统中录入预收款并审批CRM，然后报告分公司财务审核JDE收款。销售环节：业务录入CRM，业务内勤确认预收款充足后（其中涉及预收款的请参照预收款管理办法）在JDE系统中转单，报告分公司执行打印订单，财务确认有该笔预收款后在提货
3、单上签字。预收款核对：财务人员定期以书面形式与客户确认预收款余额，确保账实相符。2) 业务员小额授信销售业务管理程序：申请审批：业务员填写业务员授信额度申请单，提交给运营区经理；运营区经理进行初核后，提交分公司审批。分公司审批（分公司经理签字）后，回传运营区，业务员据此签订业务员小额度授信责任书，并告知分销中心财执；额度确认：业务人员填写销售确认单三联单（必须注明客户名称），在销售类型处标明为“使用小额授信”，并标明使用额度，财务（财执）人员确认该额度是否在可用范围内。确认后，财务（财执）人员在销售确认单上注明“授信销售，货款未收XX元”并签名。交由运营区经理签字后，留存财务联，将业务联、执行
4、联分别交予业务人员、执行人员；日常管理：广东分公司业务员小额度授信使用台帐由分公司执行人员负责登记，财务部通过每日核对SAP应收账款科目明细进行复核；额度核销：货物出库10日内（出库第二日起计算），由执行人员登记授信台帐，业务内勤负责督促回款，根据上述收款方式确认款到后，在业务员小额度授信使用台账中核销。客户授信管理流程参照总部授信销售管理流程执行。分公司应结合对下属分销网络不同的运营、管理模式，在上述基本流程的基础上，制定实施细则，报总部备案。3)退货冲销：分公司财务应取得分公司批复的冲销申请，如已打印提货单的，须取得该批货物被注明“作废”字样的五联提货单复印件。订单的冲销：分销中心业务内勤
5、应取得分公司批复的冲销申请，如已打印提货单的，须取得该批货物被注明“作废”样的五联提货单复印件。4)返利：返利确认：在各运营区向分公司申请返利时，各运营区财执要对返利的计算进行审核，包括数量、完成程度及返利金额等，并将返利核算表格交由财务部相关人员对此数据进行复核，核对无误后，交分公司领导和总部产品部领导审批。返利使用：分公司收到北京部总部对钾肥返利的批复后，由财务部相关人员编撰客户告知书，将已盖分公司公章的客户告知书邮寄或者 给客户，待客户盖章回传后由运营区的财执将返利金额录入JDE，确认为客户的预收款，然后报告分公司财务部的销售确认岗审核批款。5）保证金转预收款做单：必须书面报产品经理审批
6、同意，在JDE中录入保证金的冲销单及相应的预收款单，并做收款冲销审批单传分公司相关人员审批，分公司财务根据相关人员签字审批后的收款冲销审批单，在JDE系统中审批相应的预收款单，同时通知分销中心业务内勤。3、注意事项1）如果付款单位与收货单位不一致，必须取得双方加盖公章或签字的代来款书面证明确认款项用途。一次性书面证明应包括：代付款方、汇款时间、金额和用途等信息。长期书面证明应包括：有效时间范围、代付款方和用途等信息。2）分销中心业务内勤有责任确认来款单位，主要通过确认来款时间、银行行号、流水单号、进账单期初期末余额等；确认的方式主要通过让客户 汇款底单和 确认。如有条件，在客户汇款后，应让客户
7、在汇款底单上注明购买产品信息和联系方式，并签字后 至分公司。3）月末对货款确认书按序装订整理。4）凡违反本办法，给公司造成经济损失的，视情节轻重，依照化肥公司规章制度对当事人和有关责任人进行处罚。二、付款制度流程1、审批权限根据资金管理原则，为进一步完善内部控制，防范风险，明确各级签字人的权责，特制定资金审批权限如下：1) 原则上分公司各类资金支付（包括提现和内部账户之间转账）需由相关业务的经办人及其部门负责人签字，交相关财务人员审核、签字，并由分公司财务负责人和分公司经理审核双签后，方可付款。代理签批须出具分公司总经理和财务负责人书面授权书。2) 分公司财务负责人应对管辖区域内的资金安全负责
8、，对资金使用的合理合法性负责，对提供的审批依据的真实性、完整性负责。3) 分公司财务有权对不符合公司规定和授权的资金支付予以拒付，并向化肥公司财务部汇报。2、审批流程资金支付批准程序：经办人填写分公司付款申请申批单、提供付款单据，载明具体金额、资金具体流向(即有明确的收款人、付款人、用途、具体账号等)，有效附件。有效签字人在付款单据上签字，视为完成资金调动批准程序。未载明具体金额或资金具体流向的申请不能视为有效支付批准。1）借款的支付由经办人填写借款单，领用事由，经部门负责人签字确认，分公司财务负责人和分公司经理双签。2）支票领用由经办人填写支票领用单，领用事由，经部门负责人签字确认，分公司财
9、务负责人和分公司经理双签后方可领用支票。使用后由出纳登记支票领用登记薄。3）管理费用报销由经办人填写费用报销单，附相应单据附件，经部门负责人签字确认，分公司财务负责人和分公司经理双签。详见广东分公司费用管理及报销制度。4）经营费用支付u 见票付款：a、由分销中心业务内勤审核费用发生的真实性、合理性，JDE中核销相应费用，填制经营费用核销审批单，列明费用项目、单价、费用总金额或支付限额、以现金方式结算的原因、资金来源、然后交由分销中心负责人审批确认。b、分销中心业务内勤将分销中心核销单据、合同、发票等单据邮寄至分公司物流执行。c、分公司物流执行复核并填写分公司付款申请/审批单并在JDE中审核相应
10、物流费用，物流执行经理签字确认后，由财务经办审核（合同、金额、发票），交分公司财务负责人及分公司经理签字确认，分公司财务安排付款。u 预付款物流执行人员根据对方单位的预付要求、双方签订的协议（合同），填写付款申请，交物流经执行理审核签字，财务人员审核协议（合同）、已预付对方公司的余额，分公司财务负责人及分公司经理在审核申请程序完备的情况下，批准支付，财务付款。财务人员应跟踪预付账款的核销情况，款项支付后一周内应取得对方发票，如有超过期限的预付账款，应及时通知财务负责人协调解决，并有权暂停对该客户的付款，核销手续同见票付款审批手续。u 支付方式经营费用的支付方式以电汇为主，主要涵盖以下项目：a、
11、铁路部门及配货站不接受以转账方式结算的二次移库发生的装卸费、运杂费；b、配送费用及仓库到门市之间发生的移货、装卸、运输费；c、其他特殊情况：如春节期间及销售旺季，仓库方装卸队力量不足时，由我方雇工发生的库存货物倒垛费、装卸车费。5）专项费用支付u 向分公司借款支付专项费用，由经办人填写借款单，附化肥公司的批准手续，经部门负责人签字确认，依据化肥公司相关规定，经分公司财务负责人和分公司经理双签后支付款项。u 个人垫支的专项费用，收到化肥公司下拨专项费用核销款及款项所属说明后，经办人填写付款申请单，附相应单据附件复印件，经分公司财务负责人和分公司经理双签后支付款项。u 固定资产：购买时需提供化肥公司批复的固定资产处置申请表。购买后一周内将发票及固定资产卡片送交分公司财务，以便向化肥公司核销。6）自采资金支付分公司业务部拟定自采合同，并在系统内进行各部门审批后至财务管理部进行资金申请。分公司财务管理部负责审核合同的收付款、发票等条款并做好合同有关资金安排，如负责发现购销类合同价格不利变更条款的，应立即向上级领导汇报。自采资金申请每天下午4点前需传至北京产品部，（注：复合肥系统内的自采资金申请每天下午4点前可传至北京财务管理部资金科），不同肥种的需分页填写。并在SAP财务支付系统预约款项。
化肥公司分公司收付款制度流程
