十个提升工作效率的建议

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1、十个提升工作效率的建议1确定方向不走冤枉路俗话说：”马壮车好不如方向对”，这句话的典故来自春秋战国时期，有位夫子备了很 多物品，欲前往南方楚国，便向路人问路，路人答：此路非往楚国。”夫子说：我的马很壮，没关系。”路人又再强调这不是去楚国的方向，夫子依然固执的说：我的车很坚固。”路人只好叹息的说：这不是往楚国的方向啊！方向错误，再怎么努力都枉然。仔细想想做这项工作的重点是什么，希望藉此得到什么结果，这样做之后是不是真的能得到想要的结果，与你的主管及上下游流程的同事一同讨论，再决定整个方向及流程。小箴言：光是忙碌是不够的。问题在于：我们到底在忙些什么？-美国自然主义作家亨利 大卫 梭罗(Henry

2、 David Thoreau )2做行事历及项目执行计划事先做好计划表可以帮助你理清想做完的事，你可以利用以下的工具：计算机软件，例如 Outlook内有计划表、行程表和日历。日历或是商务日志。自行设计的简单表格。以一天的计划表来说，首先列出你必须做的事，这些是你今天的首要工作；然后再列出应该做的事，以及可以做但并不急于一时的事。然后评估各项工作所需的时间，再决定如何把时间分配到这些工作上。记住，应该把最重要的事情放在一天中状况最好的时间内去做。 一天的时间规划完成后，可以延伸成一周的计划，决定一周内最重要及必须做的事。每天要确认行程是否照计划进行。小箴言：知道计划何时开始，就开始列进度，但不

3、要让做计划的时间取代了执行的时间。 一波士顿顾问公司副总裁史塔克(George Stalk)3. 运用系统思考，工作分门别类进行养成把握重点，循序渐进，集中力量的习惯，决定次序，从最重要的事情着手。我们必 须先决定哪一个工作比较重要，必须优先去做；那些比较不重要，可以缓办。不考虑优先次序所产生的另一结果， 常是一无所成，而且被拖延或耽搁的事情，等之后再提出时，往往已失去时效性。依工作的重要性决定完成工作的优先级。依工作的重要性决定投入工作的时间。同性质、同种类、类似性高的工作一次解决。不断地思考是否有更有效率的工作方法。避免用过大的手段达成较小的目的以造成浪费，如杀鸡焉用牛刀。小箴言：不要浪费

4、时间做 ”垃圾工作，去做那些会增加你生产力的工作。-心理学与行为专家罗贝塔 罗史(Roberta Roesch)4. 事前准备需周到在工作过程中再花时间去寻找所需的资料或工具，只会事倍功半，徒增出错的机会。 事前即将一切所需都准备好，即取即用。随时准备好最新的信息：资料的随时更新与增删， 可以让我们永远掌握到最新的讯 息，并随时将它做好整编、归类等的工作，以供我们随时掌握最新的状况，并可迅速做出正确的思考判断。要有”工具库”的观念：随时将自己的知识、经验、技能等，做好转换成工具的观念， 以便随时可以拿出来运用，或重新组合，以便缩短时间、提高效率，增加更多的成功机率。寻找自己的良师：在公司内外寻

5、求一群具备不同专业技能与职位的良师，藉由良师 的经验、智能与人脉关系，可以提供各类的协助。小箴言：当你在做小事情的时候，你必须想”大事情，以便让所有的小事情都能朝正确的方向前进。-趋势专家艾文 托佛勒(Alvin Toffler )5. 不断学习新的知识与技能在十倍速生涯里，工作变换得快，工作速度本身也快， 加上外在环境及产业新知识加速 产生，若不加紧学习脚步， 就可能像老牛拖着重车， 或是一个折旧严重的汽车却开在高速公 路上一样，不仅充满了无力感，更会遭受时代无情的淘汰。”苦干是成功的充分或基本条件， 但它并不能保证成功，今天我们还要聪明工作，只有不断学习才能提升工作效率及创新。不断学习对工

6、作能力的增进很重要，综观古今中外成功人士，或是观察卓越企业的主管， 主动发问、参加课程，甚至只是默默观察别人怎么做，都能从中学习到新知与技术，再消化出更有效的做事方法与解决问题之道。小箴言：今天要追求成功，和是否拥有能够开花结果的知识、知识多少与能够开花结果成正比。-企管顾问与作家毕德士( Tom Peters)6. 创意使你轻松做事有创造力，才不会为了一些问题苦思对策，在无例可循的情况下，急得像热锅上的蚂蚁， 坐立难安。时时评估创意带来的好成果，在过程中你会领悟到，利用创意来解决问题是一种 快乐而有趣的事，培养创意绝对是企业人必备的技巧之一。培养创造力的方法有以下几种：开放心胸，经常注意周遭

7、的环境，就像科学家一样善于观察四周的一举一动，就可发 现很多新方法能解决老问题。检视所有可能的方案，千万别因 ”不可能、”幼稚、没人成功过或是从没听说过”而 轻易放弃。善用自己的第六感，保有敏锐的感觉，放松身心，运用你的灵感，突破思维的限制。抽离各个解决问题方案的精华，予以分类整理，再重新组合，看看彼此的关系如何， 能否衍生出新的观点。小箴言：现在的公司需要很多好点子才能应付各种改变，但往往斤斤计较员工是否准时上班。-管理专家马克 艾普勒(Mark Eppler)7. 适当的e化工具辅助高科技能帮助你节省时间，不过先决条件是要选适合自己的，考量你希望它为你做什么？它对你有用吗？购买软件前你需先

8、做研究，确定它的功能符合你的需求，要让e化工具确实帮你提升效率，请遵循以下步骤：请教同时熟悉科技产品与你的工作内容的高手，了解你正考虑采用的工具有哪些利弊，是否能节省时间、提升生产力，增加你的工作优势。列一张采购评量表，跟卖场的销售人员再讨论一次。花点时间练习该工具的基本技巧，这时候所花的时间，将来都会加倍带来利益。一般会使用的e化工具，包括计算机及各式管理软件、备份系统、电子邮件、网际网络(包含线上服务、全球信息网、新闻布告栏等)、个人数字助理(PDA)、行动电话、扫描仪等，即使平常使用的电话、传真机、录音机等，其实都有一些功能可以提升效率。小箴言：如果你不了解科技，就永远不可能让科技成为你

9、的帮手。-新格无线通讯(Cingular Wireless、执行长史帝芬 卡特(Stephen Carter)8. 借用他人的时间要让工作有效率，分工合作甚至找专家帮忙都是方法之一，授权是节省时间的终极武器，也是增加效率的法宝。 投资一点时间常常和你的员工沟通，会产生很大的效益， 尤其要让他们搞清楚状况，否则他们就不可能分担工作负荷。以下基本原则帮助你更有效地授权：1. 决定什么事要授权出去。授权和交托正常工作任务是不同的。授权是交付某人完成你 的工作职责，但是你保有控制权，并负有责任。2. 说明清楚你要的结果。一般来说，被授权者都会用自己的方式去完成任务，如果你希 望运用特定的方法来完成，一

10、开始就要让对方知道。3. 清楚界定责任。确定对方了解他所应负的责任，如果他不了解任务及目标，或是不符 合你的期望，要重新仔细检讨整件事。小箴言：高绩效者会集中心力于解决问题，而不会集中心力于责怪问题的发生。-Performanee Sciences Corp.总裁查尔斯 佳飞尔(Charles Garfield)9. 做好情绪管理每份工作都有压力，我们的压力就在于自己的情绪管理上。情绪管理就像大禹治水一样，最好能够疏导，如果一股脑将不满情绪发泄在工作或同事身上，只会让工作受阻，代价更大。丹尼尔高曼(Daniel Goleman)提出提升情绪智商的五个步骤：1. 我想成为什么样的人？想象一下几年

11、后自己想成为怎样的人？思考一下自己典型的 一天是什么样子？2. 我到底是谁？看清自己的弱点很重要，但也要了解自己的长处。3. 我要如何改变？拟定计划朝目标去改变，按部就班，从自我觉醒开始练习。4. 改变要如何持续？改变要靠实践，要一遍又一遍地提醒自己要打破过去的思考和行为模式。5找谁帮忙？要增进情绪管理的能力，一定要有人帮忙，创造支持我们改变的环境。小箴言：在他人所轻蔑的事获得成功，是了不起的事。因为，这必须克服他人和自己。-笑傲职场一书作者波德斯塔(Connie Podesta)10. 适度休息消除压力很多人都有一种错误的观念，以为多做一点事情，多花一点时间，就会有多一点代价。 可是，人在筋疲力尽的状态下，反而容易犯错，也许隔天醒来，又要从头来过；这个时候， 选择休息一天，或许工作效率会更高。而且，计划未必能完全按照期望进行，此时，在时间 表上留白，就有其必要性。小箴言：让每一分钟上紧发条，然后适时放松，让工作游刃有余， 事业耀眼也能兼顾生活。-大学研究公司执行副总裁里根(Lewis D. Eigen )