ORACLE财务管理系统培训手册—总帐模块（GL）

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1、 ORACLE财务管理系统培训手册总帐模块（GL）文档作者:创建日期:确认日期:控制编码:当前版本:1.0文档控制文档控制iiUNIT1 总帐模块概述1单元培训目标1LESSON 1 总帐模块介绍2LESSON 2 总帐模块和其他模块的关系3LESSON 3 总帐模块的一个会计业务周期4UNIT2 基 本 概 念6单元培训目标6LESSON 1 弹性域（Flexfield）和值集（Value Set）7LESSON 2 科目结构和帐簿9LESSON 3 菜单、职责和预制文件12LESSON 4 关于工具栏、功能键和文件夹的使用15UNIT3 总帐业务处理流程17单元培训目标17LESSON 1

2、 业务背景和数据录入操作步骤18LESSON 2 余额查询和报表提交24UNIT4 凭证录入管理35单元培训目标35LESSON 1 凭证来源和分类，总帐会计期间36LESSON 2 凭证修改和调整38LESSON 3 反冲凭证40LESSON 4 利用经常性和成批分配凭证的产生凭证41LESSON 5 通过总帐接口引入外部或子模块凭证50UNIT5 凭证复核和登帐52单元培训目标52LESSON 1 总帐模块中两种凭证复核方式53LESSON 2 凭证登帐56UNIT6 帐户余额查询和维护58单元培训目标58LESSON 1 公司间和悬帐帐户的概念和使用59LESSON 2 汇总模板61LE

3、SSON 3 帐户余额查询和追索63LESSON 4 帐户成批维护65UNIT7 多公司的帐务核算67单元培训目标67LESSON 1 公司间交易（CENTRA）68LESSON 2 数据映射和帐簿合并73LESSON 3 系统设置考虑79UNIT8 总 帐 报 表85单元培训目标85LESSON 1 Oracle FSG86LESSON 2 目录集和行顺序94LESSON 3 报表输出98UNIT9 总帐预算管理100单元培训目标100LESSON 1 Oracle 预算和预算控制101LESSON 2 定义、输入预算和使用预算102UNIT10 总帐中的外币业务110单元培训目标110LE

4、SSON 1 Oracle 总帐外币业务111LESSON 2 定义汇率，余额重估113LESSON 3 币种转换和外币报表117总 结121编号：时间：2021年x月x日书山有路勤为径，学海无涯苦作舟页码：第120页 共122页UNIT1 总帐模块概述单元培训目标u 了解Oracle总帐模块的主要功能和特征u 了解Oracle总帐模块和其他模块的关系u 了解Oracle总帐模块的一个会计业务周期LESSON 1 总帐模块介绍Oracle总帐模块(Oracle General Ledger)是整个Oracle应用系统的核心模块，是系统内所有财务往来的汇集地，其他子模块内的财务和现金活动都将最终

5、反映到总帐模块中。一个公司中任何涉及财务的业务通常被输入到Oracle的子模块中，例如：对客户的销售发票和收款输入到应收模块（Oracle Receivables）中，向供应商的采购发票和付款记录在应付模块（Oracle Payables）中，之后，子模块中的财务信息（会计分录）都将通过标准转换程序转帐到总帐模块中。对于未输入至任何子模块中的业务，如收入、成本的结转，可以采用输入输入日记帐（Enter Journals）方式直接录入到总帐中。并非所有的公司都要使用全部的财务或其他模块，一个公司可以选择使用或不使用某个特定的模块，例如选择不使用固定资产模块（Oracle Assets），而是将固

6、定资产增加、折旧、报废等会计信息直接输入到总帐中。相反的，如果使用固定资产模块，那么所有与资产变动有关的会计信息都将通过资产模块自动传送至总帐模块。有一点需要注意，使用Oracle 总帐模块和Oracle 其他子模块必须建立在这样的原则上：任何业务或财务往来只能录入一次，不论是在子模块还是在总帐模块中，因此，任何业务错误的修改和更正都必须从源头开始，如果使用子模块录入业务，必须在子模块中修改或更正，而不能在总帐中输入更正日记帐。Oracle 总帐模块的主要功能可以概括如下：1 会计和财务信息的记录和集取2 完成财务监测和控制3 进行财务信息的分析和报告使用Oracle 总帐模块，可以使一个企业

7、建立统一集成的总帐和分类帐，利用灵活的方式快速准确地产生各种日记帐，利用总帐的日记帐审核机制加强业务控制和减少差错。利用Oracle 总帐模块，企业还可以获得很多功能和特性，如强大的外币处理，有效的预算管理和控制，灵活的公司间帐务处理和帐务合并，灵活的报表定义和使用等。此外，利用总帐和其他系统的集成如ADI和OLAP，可以灵活快速的为企业管理和决策人员提供财务信息。LESSON 2 总帐模块和其他模块的关系Oracle 总帐模块和其他模块的关系是一中总帐和分类帐的关系，总帐记录并保存财务业务的会计余额信息，子模块记录并保存财务业务的明细信息，他们的关系图如下：以应付（Oracle Payabl

8、es）模块和总帐模块关系为例：公司可以利用应付模块记录保存和供应商往来的明细业务，当在应付模块中接收并录入一张供应商发票时，应付模块除了记录这张发票对应的供应商、发票日期、金额、编号和说明信息外，通过标准的转帐程序，应付模块将在总帐中产生以下的会计分录：借：成本/费用贷：应付款同样地，录入一笔付款时，应付模块除了记录此付款地日期、银行帐户、付款供应商、核销地发票等信息外，还将在总帐中产生付款业务地会计信息：借：应付款贷：现金/银行LESSON 3 总帐模块的一个会计业务周期Oracle 总帐模块的一个会计业务周期如下图：1 打开总帐会计期2 录入手工凭证，包括： 手工标准凭证 外币凭证 统计凭

9、证3 从子模块引入凭证，如：应收、应付、库存等模块4 利用定义好的经常性凭证模板生成凭证经常性凭证模板包括： 框架凭证模板有固定帐户无金额（生成须手工填写） 标准凭证模板固定帐户和固定金额 公式凭证模板有固定帐户，金额尤特定计算公式获得5 利用成批分配凭证模板生成凭证，如将当月折旧费用按部门分摊6 凭证复核：可以利用联机录入或查询界面进行复核，也可以运行报表程序将凭证打印出来后复核7 手工或自动过帐（后台登帐）8 检查是否存在登帐后的凭证错误，如果有，进行凭证反冲调整9 进行（如果有外币业务）外币重估和汇兑损益的处理10. 进行外币转换，为合并报表做准备11帐簿合并（如果存在多帐簿）12编制财

10、务报表并复核和分析13关闭当前会计期，并打开下一会计期UNIT2 基 本 概 念单元培训目标u 理解Oracle模块中弹性域和值集的基本概念u 理解科目结构（COA）和帐簿的基本概念u 了解菜单、职责、工具栏和文件夹的使用LESSON 1 弹性域（Flexfield）和值集（Value Set）弹性域（Flexfield）遍布于整个Oracle Application中，Oracle 地许多应用性能都归功于特定的弹性域设计，它是Oracle描述某一事务或实体的一种方法。一个弹性域由多个段组合起来，每个段是弹性域内的单个子字段（在数据库中，段以单个的表列形式出现），例如，我们可以利用四段结构（公

11、司段，成本中心段，科目段，项目段）来描述公司内的帐户结构，010.102.550304.P001 代表南京分公司（010）经理办公室（102）在一个建筑项目（P001）上发生的管理费用_办公费的帐户。Oracle应用产品中包括两中类型的键弹性域：关键弹性域（Key Flexfields）和描述性弹性域（Descriptive Flexfields）。关键弹性域通常描述了由弹性域标识的实体的特殊特性，在Applications 中，关键弹性域包括：总帐科目，库存物品，固定资产等。描述性弹性域虽然不需要象键弹性域内的段那样要产生有意义的代码，但是它们也描述了实体的其他特性，该实体的描述性特性在您使

12、用的表单的其它部分被标识。描述性弹性域在Applications 数据库表中被视为属性列（attribute columns），而关键弹性域通常被视为段列（segment column）。弹性域中每一个段对应一个值集（Value sets），一个值集可以包含许多具体值集值。在段中输入或选择值时，弹性域会验证每个段的有效值集（一个值集）。值集通常是预先定义的，通过定义“验证段”，系统将会把用户输入此段的值与此段值集中的值作比较，如果终端用户输入无效的段值，则有效值列表会自动显示以使用户可以选择有效值。应用和使用弹性域，可以获得很多优点，满足您的以下业务需要：u 自定义应用产品以符合当前业务惯例，

13、例如会计代码，产品代码以及其它代码。u 自定义应用产品以获取在其它情况下应用产品无法跟踪的数据。u 具有由一个或多个段组成的“智能字段”，每个段均包含一个值和一个含义。u 依靠应用产品来验证您在智能字段中输入的值和值组合。u 根据表单数据和应用数据来更改智能字段的结构。u 无需编程即可自定义数据字段来符合您的业务需要。u 查询智能字段以获得特定信息。下图是一个关键弹性域和说明性弹性域在Applications 窗体中的表现示意图： 其中：帐户结构是一个关键性弹性域（Accounts Flexfields），它由六个段组成，每个段对应一个值集。子目段中10020007（银行存款_中行虎踞路分理处

14、）是值集“JMCC_SUBACC”中的一个值集值。为了说明每笔体现业务对应的支票编号，系统设置了一个说明性弹性域，它由一段组成，每次录入的段值将保存在凭证行表中的atrribute1表列中。LESSON 2 科目结构和帐簿总帐模块中科目结构（Chart of Account）是关键弹性域（Accounting Flexfield）的一个典型应用，它唯一地标记总帐科目并为每个会计科目表提供一个灵活地结构。可以设置科目结构使其具有任意数目地段，最大可达30个。大多数公司至少要用3个段：公司段、成本中心段、科目段，根据实际情况，可以定义多段结构地科目结构用以描述企业地会计帐户。在这套教材中，我们以电

15、信行业为例，它的科目结构由六段组成，如下图所示：u 公司段：记录省公司和各市分公司u 成本中心段：记录每个成本部门，经理室、财务部等u 科目段：参照国家外资股份制科目的使用设定u 子目段：它是一个从属段（dependent segment），依赖于公司段的段值，用以记录各分公司特有的科目值，如银行存款等明细科目u 分类段：与收入有关的科目在此段上进行分类，如数字收入或模拟收入等u 项目段：记录具体的项目编号Oracle Applications中的帐簿由一个会计科目表、一个日历和一种职能货币（本位币）组成。共享相同的会计科目表、会计日历、职能货币的法人的财务业务可以记在一个相同的帐簿中。下图是

16、帐簿设置的界面，其中：科目结构采用了“JMCC_会计科目表”（六段结构），会计日历采用了“JMCC总帐日历”（每年共13个会计期，第13个期间为调整期）。此帐簿中涉及若干会计帐户和帐簿控制的选项，这里进行简要的说明。u 留存收益帐户：在您打开会计年度的第一期时，总帐会按照留存收益帐户对上一年度中的所有收入和费用帐户的净余额进行过帐。如果在帐套中有多个公司或余额实体，总帐会自动为每个公司或余额实体创建一个留存收益帐户。 u 暂记帐户： 如果您选择允许暂记过帐不平衡日记帐分录，总帐会自动过帐此帐户的差额。如果在帐套中有多个公司或余额实体，总帐会为每个余额实体创建一个暂记帐户。u 内部往来帐户：如果

17、您选择自动平衡公司间的日记帐，总帐可确保帐套余额实体中的所有日记帐分录保持平衡（借项等于贷项）。如果对于特定的余额实体来说，日记帐分录不平衡，总帐会自动过帐相应公司间帐户的差额。如果在帐套中有多个公司或余额实体，总帐会为每个余额实体创建一个公司间帐户。 u 保留准备帐户：如果您输入一个不平衡的保留分录，总帐会自动过帐您在此处指定的帐户差额。如果在帐套中有多个公司或余额实体，总帐会为每个余额实体创建一个保留准备帐户。：控制选项：u 允许暂记过帐：允许用户过帐不平衡的日记帐分录（借项不等于贷项），并通过过帐暂记帐户的抵销额来自动平衡这些日记帐分录。如果启用此选项，您必须为帐套输入一个暂记帐户。 如

18、果不允许暂记过帐，您将仅能过帐经平衡的日记帐分录。u 公司间日记帐余额：允许用户过帐公司间不平衡的日记帐分录（对于某个特定公司或平衡实体来说借项不等于贷项），并根据指定的公司间帐户来自动平衡这些公司间日记帐。如果启用此选项，您必须为此帐套输入一个公司间帐户。如果不选择平衡公司间的日记帐，则您仅能通过余额段（通常为公司段）来过帐平衡的公司间日记帐。u 启用平均余额：允许您使用帐套以进行平均余额处理。一旦启用平均余额处理，总帐会自动存储汇总余额，此余额用来计算平均和日终余额。 u 启用日记帐审批：允许您使用帐套中的总帐日记帐审批功能。如果已启用“日记帐审批”，并且要求对日记帐分录的日记帐来源进行审

19、批，则在采取进一步措施之前，必须通过适当的管理层审批此日记帐。如果没有启用日记帐审批，即使要求对日记帐来源进行审批，也不会执行此审批过程。 u 启用日记帐分录税：允许您在总帐中人工输入可征税日记帐分录。启用帐套的此项功能时，系统会自动计算相关联的税额并生成税务日记帐行。LESSON 3 菜单、职责和预制文件Oracle Applications 是一个图形化的应用软件，它的操作界面由工具栏、浏览器窗口、菜单和快捷键等组成。其中菜单是多个功能的组合，它可以包括子菜单或菜单项目，每一个菜单项目对应一个或一组特定的功能。下图是一个菜单界面：子菜单菜单项父菜单 快捷菜单我们可以根据实际情况组合出合适的

20、菜单，例如下图是某公司总帐管理职责所用到的菜单定义界面，操作路径：(R)系统管理员(N)应用菜单责任（Responsbility）是 Oracle 应用产品的一种授权级别，不同的职责对应和使用特定的功能和系统报表，因此每次用户登陆系统时都要选择一个职责来操作系统，每个用户均具有至少一种或多种责任，并且几个用户可以共享同一责任。下图是用户登陆时选择职责的界面：职责名称定义职责时，需要选择特定的菜单，也就是说每个职责是通过它的菜单行使特定功能的，另外，每一个职责还对应特定的报表集，报表集限制了每个职责能够使用的报表和请求。下图是定义职责的界面，操作路径：(R)系统管理员(N)安全性职责定义挂报表集

21、挂菜单预置文件（Profile）是一组可影响应用运行方式的可更改选项。Oracle 应用产品提供的这些选项使您可以根据自己的需要更改应用性能。预置文件选项可以设置在以下四个层次之一或更多：站点、应用、责任和用户。系统管理员可以在这些层的任何一层设置默认选项值。 Oracle 应用产品将预置文件层作为一个分层结构来处理，其中“用户”是此结构中的最高层，接着是“责任”和“应用”，最后是最低层“站点”。例如，总帐模块提供“GL 帐套名”选项，如果职责“050-南京分公司本部总帐管理”对应“JMCC帐簿”，则使用此职责所有的凭证操作都在JMCC帐簿中，而不管地点级的参数值。如果职责层和应用层的“GL

22、帐套名”选项对应的参数为空，职责“050-南京分公司本部总帐管理”则选择JMCC帐簿。下图是定义预制文件的界面：职责级参数地点级参数LESSON 4 关于工具栏、功能键和文件夹的使用系统快捷工具栏的界面和使用介绍如下：状态栏信息切换责任-显示责任窗口窗口帮助-打开当前窗口的帮助编辑字段-打开当前字段的编辑器窗口值列表-显示当前字段的值列表附件-打开附件窗口更新或查看附件/添加新的附件转换-打开“转换”窗口文件夹工具-打开文件夹工具选项板清除记录-从此窗口清除当前记录删除记录-从数据库中删除当前记录新建记录-创建新的记录查找-打开“查询查找”窗口以选择记录摘要/详细资料-在当前记录的摘要和详细资

23、料视图之间切换清除表单-清除当前表单中的所有等待更改打印-打印当前屏幕，或在特定的情况下显示要打印的报表列表保存并继续-保存所有更改并增加为下一个记录保存-保存当前表单中的所有更改 定位至-打开定位（浏览器）窗口Oracle Applications 提供了很多快捷键，熟练地使用这些快捷键和操作技巧，可以极大地加快系统操作速度，例如：Ctrl+S 提交保存，F11 和Ctrl + F11进行表单查询。下图是快捷键窗口（按Ctrl + K调出）：通过利用系统文件夹功能，可以灵活的调整界面显示方式，如隐藏/出示某些字段、调整字段显示宽度、调整字段显示顺序、自动根据查询条件刷新等。下图是文件夹使用和

24、保存的界面： UNIT3 总帐业务处理流程单元培训目标u 通过具体的业务实例了解Oracle总帐模块的一个业务操作流程u 能够简单地进行凭证录入，修改，复核，登帐，查询，报表等操作LESSON 1 业务背景和数据录入操作步骤业务背景：一般而言，一个公司财务部的日常业务流程如下所述：首先，打开会计期。接着通过手工输入或从其他模块引入日记帐，提交上级主管进行复核和审批。审批通过则进行过帐，否则根据拒绝原因进行相应调整，再提交审批。在会计期末，根据公司的具体情况作相应地调整（如外币重估，报表合并等），制作财务报表。关闭会计期，以后所有业务计入下一会计期。基本流程如图3-1。 凭 证 审 核、 分 析

25、 和 更 改 生成财务报告 结束会计期 凭证登帐建立经常性分录录入凭证凭证转回成批分配打开会计期转帐及合并凭证引入图3-1：总帐业务流程图u 业务流程在总帐模块中实现的步骤：STEP1：打开会计期1. （）设置打开关闭，进入“打开和关闭会计期”窗口。2. 总帐管理系统将显示最近打开的会计期。如果期间可能是最近才打开的会计期，则此期间当前可能为关闭状态。3. 选择“打开下一期”。总帐管理系统将计算本期的期末帐户余额，并启动并发处理以打开下一期，本期将仍保持“打开”状态。 如果打开新会计年度的第一期，总帐管理系统将自动更新留存收益帐户。4. 保存。打开会计期的界面如图3-2所示：图3-2：打开与关

26、闭会计期打开会计期可以控制日记帐分录和日记帐过帐，也可以计算报表的期末和年终实际及预算帐户余额。 会计期有打开、关闭、永久关闭、从不打开和将来_录入五种状态。其中，只能在打开和将来_录入两种状态中录入日记帐，而且在将来_录入状态中不能过帐。例如，在窗口中点击“打开下一期”，则会计期间“05-2001”的状态改为“打开”，同时会计期间“06-2001”的状态为“将来_录入”。STEP2：手工录入一个凭证批和若干凭证1. （）凭证输入，进入“查找日记帐”窗口（图3-3）。 图3-3：查找日记帐2. 点击“新建批”，进入“批”窗口。可以将具有共同属性的日记帐分录创建为批。例如，可按类型和日期对日记帐

27、分录进行分组。一个批中可以有多个日记帐，或者每个日记帐分录可以只有一个独立的批。 批中的所有日记帐分录必须共享同一个期间。可以为任何打开的或将来可输入的会计期创建日记帐批，但只能在打开的会计期过帐批。 如果不需要输入批信息，可以直接输入日记帐。总帐管理系统将使用由唯一的批标识及系统日期组合而成的来源（人工），自动为分录创建批。如图3-4。图3-4：批批： 输入可选批名以标识总帐和日记帐分录报表中的批。同一会计期不能具有重复的批名。 如果不输入批名，总帐管理系统将根据来源创建一个默认名称，此来源由一个唯一的批标识和系统日期组合而成。期间：输入批组内的日记帐所属会计期。总帐管理系统会默认最近的打开

28、期间。余额类型：“余额类型”是一个只能显示的字段。在输入实际日记帐时它会显示“实际”，而在输入预算日记帐时显示“预算”。说明： 批组的摘要,可以缺省。总额控制：一批中包括的分录总数（建议不输）“状态”区域将显示过帐、资金储备和日记帐审批的当前状态。过帐：指该批凭证是否已经过帐。状态为：已过帐、未过帐。资金：只该批凭证是否已经通过了预算检查。状态为：要求、已通过、警告、未通过。审批：指该批凭证是否已通过了审批。状态为：通过、正在进行、拒绝、要求。创建日期：录入批组的日期，默认为系统当前日期。3. 点击“日记帐”按钮，进入“日记帐”窗口（图3-5），输入凭证信息。图3-5：日记帐日记帐：分录名称,

29、同批组名,也可以另外定义。如果在输入日记帐之前未输入批名，总帐管理系统将使用该批中的第一个日记帐名称，以创建默认的批名。周期：分录所在的会计期，与批组中的周期一致。如果未在批层输入期间，请为日记帐分录选择任意一个打开期间或将来可输入期间。类别：可通过值列表选择记帐凭证的类型，如果是手工输入的凭证，则所有的凭证类别都为记帐。余额类型：A表示实际，B 表示预算。与批组中的金额类型一致。说明：分录摘要。总额控制: 一张日记帐中包括的分录总金额(建议不输)。有效日期：日记帐的日期，若选择的是上一会计期，则该日期为上一会计期的最后一天。来源: 人工，表示手工输入的。转换：输入币种及外币的汇率类型。对于外

30、币，需要选择汇率日期及汇率类型,建议用公司汇率,因为公司汇率在系统中统一定义,如果选择用户汇率,则可以手工定义。本位币可以缺省。若输入的为统计帐户的统计量，则选择币种STAT。行： 分录行的编号，为每个日记帐行输入行号，以控制日记帐分录行在联机和报表中显示的顺序。输入第一个日记帐分录行号之后，总帐管理系统将自动为随后的行逐个增大编号。如有必要，可以更改行号。帐户：分录行中的借贷帐户，可以用ctrl+L速选，进入“会计科目表”窗口，如图3-6。点击此按钮（或用快捷键“CTRL”+“L”）可查询各个段所包含的段值。图3-6：会计科目表借项/贷项：输入分录行的借贷方金额。对于外币则录入原币金额，系统

31、将自动根据汇率值进行换算。选择存盘: 日记帐录入完毕后,可单击“”按纽，存盘并继续录入。注： 其他明细、更改货币、其他活动为日记帐修改的选项，在输入日记帐时无须选择。STEP3：复核1. 提交日记帐批：在“日记帐”窗口中点击“其他活动”，进入“其他活动”窗口（图3-7），点击“对批进行审批”，将日记帐批传送给审批者，该审批者应是提交请求者的上级。图3-7：其他活动2. 审批：其他通知，在“查找通知”窗口中查询需审批的通知，进行审批。3. 重新分配：将请求转发，授权接受者对该日记帐批进行审批。可在“备注”中输入同意或拒绝的原因。回应：进行审批，选择“审批”则审批通过该日记帐批，选择“拒绝”则该日

32、记帐审批请求未通过。图3-8：回复通知详细资料：查看该请求的详细内容。4. 复核：发送请求者重新查询到该日记帐批，审批状态已改为“批准”或“拒绝”。STEP4：登帐在该日记帐批已通过审批后，可进行过帐。1. （）日记帐过帐，进入“过帐日记帐”窗口。 注：在输入或复核日记帐分录时，也可以通过从“其它活动”窗口中选择“过帐”按钮来过帐日记帐批。这样将过帐整个包含要输入或复核的日记帐批。 2. 查询要过帐的日记帐批。也可以查询所有未过帐的日记帐批。可以查看批名和过帐期间以及余额类型，指明余额是否会影响预算、实际、或保留等类型的余额。 3. 复核“期间状态”和“过帐状态”以确定批是否可用于过帐。可以将

33、实际批过帐至打开的期间，将预算批过帐至打开预算年度中的期间，将保留批过帐至最近打开的保留年度中直至最后一期的所有期间。 4. 检查日记帐批的“总额控制”（如果已输入一个）。如果总额控制不等于输入的借项总额和输入的贷项总额，除非允许悬帐过帐，否则不能过帐批。 5. 通过检查每个批旁边的复选框来选择要过帐的日记帐批。6. 选择“过帐”以提交一个并发请求来过帐选择的日记帐批。如果在过帐之前要使用预算控制但又未审批日记帐批，过帐程序会尝试储备资金，如果成功，它才会允许过帐批。如果资金储备失败，过帐程序将标记出现差错的批。 7. 并发处理完成之后，请复核过帐执行报表以确定过帐期间是否存在差错。 未过帐前

34、，点击此按钮可冲销该日记帐图3-9：日记帐LESSON 2 余额查询和报表提交STEP5：帐户余额查询和业务追索帐户查询可以显示汇总和明细帐户的实际、预算和保留帐户余额。可以执行汇总和明细帐户的差异计算，也可以推进以查看包含明细帐户余额的活动，包括Oracle 应付款管理系统和 Oracle 应收款管理系统中的活动（如果这些产品已安装在服务器上并已设置细查）。1、（）查询帐户，进入“帐户查询”窗口（图3-10）。图3-10：帐户查询2、输入要纳入查询的会计期范围。 3、指定要纳入查询的币种：u 选择“所有币种”以查看所有币种的帐户信息。u 选择“单一币种”并输入币种，以仅查看输入或折算为该币种

35、的余额。4、选择查看以查询币种输入的事务处理的余额，或折算为该币种的余额。如果查询币种是本位币或 STAT，必须选择输入的余额。 5、从弹出式列表中选择“主要余额类型”。6、指定是否要查看实际、预算或保留余额。 u 如果选择显示预算余额，请指定要使用的预算。u 如果选择显示保留余额，请输入“保留类型”。7、选择显示和精确度系数：个位：最高精确度；舍入为两位小数。 千位：将余额除以 1,000；舍入为三位小数。百万位：将余额除以 1,000,000；舍入为三位小数。十亿位：将余额除以 1,000,000,000；舍入为三位小数。 8、输入可选汇总模板名以限制仅查询与此模板关联的汇总帐户。9、查询

36、要复核的汇总或明细帐户。如果输入了汇总模板，则可以仅查询与此模板关联的汇总帐户。10、选择应用于要查看的帐户信息的按钮：u 选择“显示余额”以复核基于查询标准的当前帐户的余额（图3-11）。例如，南京分公司会计期“01-2001”的人民币现金帐户余额为35161.92元。3-11：明细余额u 选择“显示日记帐明细”以查看基于查询标准的当前帐户的日记帐分录活动。如果选择查询已折算余额，则此按钮不可用如图3-12。 图3-12：显示日记帐明细u 选择“显示差异”以查看为查询定义的主要余额类型和辅助余额类型之间的差异计算。如果选择查询所有币种，则此按钮不可用。可以比较差异计算中的任何两个余额类型。要

37、查询差异，请从备选区域弹出式列表中选择辅助余额类型，然后输入另一余额类型。请按照下面的公式计算差异：差异 = 主要余额类型 - 辅助余额类型例如，如果要查看预算但未支出的金额，请输入“预算”主要余额类型和“实际”辅助类型。注：如果选择查询所有币种，则不能将差异纳入“帐户查询”。SETP6：提交系统标准报表1、（）报表请求标准，进入“提交请求”窗口。、在“请求名称”栏中选择“试算表平均”。、在“参数”窗口设置币种、货币类型、报告日期、帐户等内容，如图3-13。帐户范围图3-13：参数设置4、参数设置完成，点击“确定”按钮，返回“提交请求”窗口（图3-14），点击“提交请求”。图3-14：提交请求

38、STEP7：提交FSG报表 FSG可以通过指定报表对象来定义报表。最简单的报表是通过行集和标准栏集来定义的。以资产负债表为例，其栏集包括可以指定自定义栏集，可以添加目录集、行顺序和（或）显示集以增强报表或改进报表中的信息，也可以指定报表要包含的预算、保留类型和币种。 u 一旦定义并保存报表以后，可以随时用报表 - 运行报表、定义报表集或复制它并将其另保存为一个新报表。以资产负债表为例，操作流程如下（具体操作请参考UNIT8：Oracle FSG。）1、 （）报表定义行集，进入“行集”窗口2、 选择“定义行”，进行有关行项目的设置。2、 （）报表定义栏集，进入“栏集”窗口。3、 选择“定义栏”，

39、进行列项目的设置。4、在“栏集”窗口点击“创建标题”按钮，在“栏集标题”中输入资产负债表列标题。 5、（）：报表定义财务报表，进入“定义财务报表”窗口6、 输入报表的名称、报表标题和说明。报表标题即是 FSG 打印在报表顶部的内容。7、 输入要用于报表的行集资产负债表（行集）和栏集资产负债表（列集）。 8、 选择“运行报表”。SETP8：关闭会计期关闭会计期的操作基本同打开会计期。1、 （）设置打开关闭，进入“打开和关闭会计期”窗口。2、 总帐管理系统将显示最近打开的会计期。如果期间可能是最近才打开的会计期，则此期间当前可能为关闭状态。3、 选择需要关闭的会计期，将期状态改为“关闭”（图3-1

40、5）。4、 保存。图3-15：关闭会计期UNIT4 凭证录入管理单元培训目标u 理解总帐模块中凭证来源和业务分类u 理解会计期间的状态和使用u 掌握凭证修改和更正流程u 掌握几种凭证录入方式和特点LESSON 1 凭证来源和分类，总帐会计期间凭证来源和分类u 凭证来源ORACLE提供各种预定义的凭证来源类型供选择，也可根据需要增加设置预定义来源如图4-1：业务来源凭证来源应收帐款应收款应付帐款应付款等固定资产资产等库存库存等总帐成批分配、兑换、公司间、重估、合并、结转、经常性、人工、预算日记帐、转帐等采购采购等项目项目图4-1：凭证来源手工凭证在预定义来源范围内，直接利用原定义。子模块凭证来源

41、类别亦采用预定义设置。u 凭证分类：ORACLE提供多种预定义的凭证分类，包含子模块导入、系统自动生成的凭证类别，预定义的分类名称可更改，根据需要也可任意增加。预定义的凭证类型如图4-2：业务来源主要凭证类型应收帐款借项通知单、贷项通知单、收入、收据、杂项收据、销售发票、贷项通知单等应付帐款采购发票、付款等固定资产增加、报废、折旧、转移、调整等库存接收、MTL（物料业务）等总帐重估、合并、记帐凭证等采购采购等图4-2：凭证分类会计期间的分类和特点u 会计期间类型Oracle系统的会计期间除总帐管理系统标准期间类型“月”、“季度”和“年度”之外，还可以定义自己的期间类型。例如，图4-3中期间类型

42、“CTHK月份”是自定义的期间类型。可以在定义组织的会计日历时使用这些期间类型。 u 会计年度类型会计期间年度类型有会计年度和日历年度两种。选择“日历”以使用该系统名的会计期开始的年度，选择“会计”以使用该系统名的会计年度结束年度。例如，假定会计年度为 7 月 1 日至 6 月 30 日，当前日期为 1995 年 7 月 15 日。如果选择“日历”年度类型，则由于此处的 7 月从 1995 年开始，因而总帐管理系统会将年度 1995 加到期名 (JUL-95) 中。如果选择“会计”年度类型，则由于会计年度在 1996 年结束，因而总帐管理系统会将 1996 加到期名 (JUL-96) 中 。图

43、4-3：会计期间类型u 会计期间状态会计期间有五种状态打开：允许日记帐分录和过帐。 关闭：在会计期重新打开之前不允许日记帐分录和过帐，但允许报告和查询。 永久关闭：不允许日记帐分录和过帐。无法更改此期间状态，但允许报告和查询。 从不打开：不允许日记帐分录和过帐。总帐管理系统将对日历中第一个打开期间之前的任何期间，或者任何定义的但不可在将来输入的期间指定此状态。无法更改此期间状态。 将来_录入：允许日记帐分录，但不允许过帐。期间尚未打开，但在“帐套”窗口中指定的可在将来输入的期间之内。将无法不使用并发处理来打开期间而更改此期间状态。 可以打开新的会计期、关闭会计期、重新打开关闭的会计期以及打开保

44、留年度（如果使用保留会计）。 此外，如果使用多报表币种，则必须打开/关闭主帐套和每个报表帐套中的会计期。LESSON 2 凭证修改和调整由应付、应收、采购等子模块引入的凭证是不能直接在总帐中修改的。如果这些凭证出现了错误，只能在子模块中修改，然后再引入到总帐中来调整以前的错误凭证。只有手工录入的凭证可以在总帐中直接修改。u 审批前修改和调整u 凭证只是存盘，尚未做其他动作，可以直接在凭证上修改。1、（）凭证输入，进入“查找日记帐”窗口。2、在“查找日记帐”窗口输入查询条件，找到该笔凭证，点击“复核日记帐”按钮，显示该笔日记帐的详细情况，进行修改。u 更改凭证的期间。点击“其他活动”按钮，进入“

45、其他活动”窗口，点击“更改期间”按钮，在“更改期间”窗口中输入新的会计期间和有效日期，如图4-4。图：4-4更改凭证会计期间u 更改日记帐分录币种。点击“更改币种”按钮，进入“更改币种”窗口（图4-5），输入新的币种，日期，类型和汇率，点击“确定”按钮。注：有关外币的设置，请参考“外币业务”。新币种类型有用户、公司和周期三种图4-5：更改凭证币种u 对说明、类别、行、金额、帐户等的更改，可直接在窗口中选中所需更改的内容，直接修改即可。u 凭证已进行了资金检查或准备，但还没有提交审批，则必须点击“其他活动”按钮，进入“其他活动”窗口后点击“非保留资金”按钮，将已经保留的预算额度释放，然后进行修改

46、。修改操作同上。u 审批后修改和调整u 凭证已进行审批，但还没有过帐，则必须由审批人对该笔凭证作出回应，然后再取消资金检查，即点击“非保留资金”按钮，才可进行修改。修改操作同上。LESSON 3 反冲凭证通过反冲产生调整凭证凭证已经过帐，则只能通过补记一张凭证调整或将原分录冲回。例如，南京分公司在会计期间“04-2001”做了一笔分录如下：借：现金（050.0.100101.0.0.0） 10000贷：银行存款（050.0.100201.10020001.0.0） 10000该凭证已通过审批，并已过帐。但发现借贷方向颠倒了，应为借“银行存款”，贷“现金”。由于已过帐，只能反冲凭证。 操作如下：

47、1、（）凭证输入，在“查找日记帐”窗口查询该笔分录。2、点击“复核日记帐”按钮，进入“日记帐输入”窗口。3、点击“其他明细”按钮，进入“其他明细”窗口（图4-6），选择该笔冲销分录所在的会计期间和冲销方法。冲销方法共有两种：u 切换借项/贷项：总帐管理系统会通过切换原始日记帐分录的借项和贷项金额来创建冲销日记帐。在冲销应计费用时通常会使用此方法。 u 更改标志：总帐管理系统会通过将原始日记帐金额的正号更改为负号来创建冲销日记帐。在冲销日记帐以更正数据录入错误时，通常会使用此冲销方法。 图4-6：其他明细、点击“冲销日记帐”按钮，则系统运行一后台进程，自动生成一冲回分录。分录批组名规则为：“反冲

48、”+被取消的日记帐名称+取消时间+进程号。同时原分录的状态变为“已冲销”的。将该批过帐，则原分录得以冲回。LESSON 4 利用经常性和成批分配凭证的产生凭证该操作主要适用于定期发生的一些重复性分录的处理，如费用的预提和分摊、待摊，税金的计提等分录的定义与生成等。GL的解决方案是定义重复性分录公式，在定义之后，定期运行这些公式即可得到所要分录，避免了重复性的的手工录入工作。GL能提供三种类型的重复性分录：u 框架分录：仅有分录的借贷方科目，金额需要手工补充。例如计提折旧、计列收入，每月的凭证行相同，但金额不同。u 标准分录：有借贷方科目及金额，但借贷方金额是固定数。例如待摊、预提型分录，每月的

49、分录都相同。u 公式分录：有借贷方科目及金额，借贷方金额是变量。其值根据变量的值来定。例如计提税金型分录。经常性凭证的定义和使用经常性分录是手工对分录的每一行都指定一公式，一个公式只能得到一个分录行金额。典型的业务根据收入计提税金等。可用于生成所有的重复性分录。u 定义经常性分录操作流程如下：、（）凭证定义经常性,进入“定义经常性日记帐公式”（图4-7）。图4-7：定义经常性日记帐公式2、输入批组名及说明信息：该批组名将作为生成的重复性分录批组名的一部分。 3、最后执行栏：标明该批组执行的最后一个会计期和日期，是不可输入的。4、若需借用其他批组的经常性分录公式，则选择自动复制，并选择相应的批组

50、名。5、输入日记帐分录名称及分类：该名称将作为重复性分录名的一部分，分类将作为重复性分录的类别。在一批组下可以定义若干日记帐分录。6、有效日期：该公式的有效日期范围。7、选择行：进入“日记帐分录行”窗口。每一栏代表一个分录行。输入栏目所在的行数及该行帐户。8、输入该栏目的描述（任选项）：该描述将作为对应分录行的描述。9、输入该分录行的计算公式（或计算步骤）：该公式可以是常数，也可以是带变量的公式。变量为某帐户某期间（当前周期、前一周期等）的余额或本期发生净值。公式将决定该分录行是如何计算其金额的。如要定义框架分录，则只须输入该行的帐户既可，无须公式。注：公式遵循EASYCACL的规则。举例说明

51、该规则如下：输入计算公式：A * B，则应输入如下几项：因子运算符解释A输入输入A后，后跟输入操作符，用以分离第二个值B *输入B后，规定 * 运算操作符，用以执行与A的乘法运算10、类似输入分录的其他行。11、最后增加自动抵消行，并定义自动抵消行的帐户，其作用是当定义的分录借贷不平时，将差额记入该帐户，该行的行号特定为9999，然后存盘完毕。例如，南京分公司每月应计提营业税金及附加，其借贷方科目是固定的，即营业税金及附加_营业税与营业税金及附加_教育费附加。其中，营业税为通信业务收入和预收帐款_预付费业务之和的3%，教育费附加为营业税的1%。因此应采用公式分录。第一行，计提营业税金及附加_营

52、业税（图4-8）。u 来源：通信业务收入。u 公式：通信业务收入乘（）。取负值是因为收入帐户的余额在借方，而计提税金时应记入应交税金帐户的贷方。第二行，计提营业税金及附加_营业税（图4-9）。u 来源：预收帐款_预付费业务。u 公式：预收帐款_预付费业务收入乘（）。第一行和第二行也可合并到同一行。第三行，计提营业税金及附加_教育费附加（图4-10）。u 来源：通信业务收入，预收帐款_预付费业务。u 公式：（通信业务收入预收帐款_预付费业务）（0.0）。计提比例。由于收入帐户余额在借方，而应交税金帐户余额在贷方，因此要加负号。来源：通信业务收入目标：营业税金及附加_营业税图4-8：计提通信业务收

53、入的应交营业税图4-9：计提预收帐款_预付费业务的应交营业税图4-10：计提通信业务收入和预收帐款_预付费业务的应交教育费附加u 生成经常性分录：、进入：凭证生成经常性，选择要运行的重复公式及运行的会计期，会计期决定了系统生成的分录所在的会计期（图4-11）。图4-11：生成经常性日记帐、选择：生成。系统产生一后台进程，进程完毕后，分录生成。建议：该操作一般在期末过帐及相关科目的余额已确定之后再提交运行。进入定义经常性日记帐运行后，可在“查找日记帐”窗口查询到该经常性分录所生成的日记帐，如图4-12所示：来源图4-12：查询经常性分录生成的日记帐u 成批分配凭证的定义和使用（业务举例，操作路径

54、，配图）成批分摊分录是将某一类帐户的余额分摊到另一类帐户上。它定义一个公式就能生成多行的分录。典型的业务如将不能确认到部门的费用分摊到各部门。其主要用于生成公式分录。定义成批分配凭证的操作流程如下：1、进入：凭证定义分配，输入或查询需要将公式添加到的成批分配批名称（图4-13）。图4-13：定义成批分配1、 选择：公式，进入公式编辑屏幕（图4-14）。图4-14：定义成批分配公式2、 入公式名称、分类及说明。“类别”会帮助很方便地将日记帐分录分组以便进行报告和分析。3、 择是从全部余额还是从单个输入的币种分配余额。如果选择“全部余额”，总帐管理系统将分配所有的帐户余额，这些帐户余额包括以本位币

55、输入的金额，也包括从外币兑换为本位币的金额。已生成的成批分配将是一个本位币日记帐分录。 如果选择“单一输入币种”，总帐管理系统将分配以指定的币种输入的帐户余额部分。已生成的成批分配将是以指定币种表示的日记帐分录。 如果要分配保留余额，必须分配全部余额。不能分配外币保留余额。4、 定义多个公式，相应生成多笔分摊分录。公式的基本形式为：A*B/Cu 在公式行 A、B 和 C 中输入帐户。输入具有父段值的帐户以创建一个参考相应子段值帐户的公式。在输入帐户时，总帐管理系统会确保段值有效并已启用。u 指定每个帐户段的类型。父/子段值和类型的组合会告诉总帐管理系统哪一个相关帐户受到影响或被公式的相应部分使

56、用。对于每一个段，可以指定以下段类型之一：循环 (L)：请将此类型指定给父段值以便包括每一个子值，该子值被指定至公式中的父值。此分配程序将对每个相应的子段值运行一次公式。可以仅对父值进行循环操作。 汇总 (S)：请将此类型指定至父段值，以便汇总指定至父段值的所有子段值的帐户余额。例如，如果输入有五个子值的父值，分配程序将在每个成批分配公式中添加此具有五个子帐户的帐户余额并使用其汇总额。可以仅汇总父值的余额。 常数 (C)：请将此类型指定至子段值，以便使用与子段值相关的明细帐户余额。仅在与父段值相关的汇总帐户存在时，才可以与父段值一起使用此类型。 如果要在成批分配公式中使用汇总帐户，则公式中的所

57、有段必须被指定一个“常数”段类型。u 输入需要使用的金额类型：期初至今季初至今年初至今项目至今如果已启用平均余额处理，也可以从以下值中作选择，但是余额类型必须是实际：期初至今平均季初平均至今年初平均至今日终注：在同一个成批分配公式中，可以将标准和平均金额类型混合使用。 u 为要使用的帐户余额输入相关期间：本期上一期去年同期u 为公式行输入要使用的帐户余额类型。如果输入预算余额类型，必须也输入预算名称。如果输入保留余额类型，必须也输入保留类型。u 在为公式行 A、B 和 C 输入了值之后，请输入目标和抵销帐户。如果分配公式的结果是正数，则产生的日记帐分录将借记目标帐户并贷记抵销帐户。如果分配公式

58、的结果是负数，则产生的日记帐分录将贷记目标帐户并借记抵销帐户。 目标帐户必须符合目标帐户的分配公式规则。同时请确保它也符合帐户段交叉验证规则。验证程序不会检查帐户是否符合交叉验证规则。如果输入不符合交叉验证规则的目标帐户，总帐管理系统将在生成公式时创建无效的日记帐行。在过帐之前，必须在“输入日记帐”窗口更正产生的日记帐。 在创建分配公式时，请使用以下定义规则。分配验证程序将检查公式是否符合这些规则。u 对于公式行 A、B 和 C（运算行）：、可以在行 A、B 和 C 中输入金额或帐户。、如果输入帐户，子值必须具有“常数”段类型。 、父值可以具有常数、循环或汇总段类型。 、仅在父值参考了汇总帐户

59、时，才可以将其与“常数”段类型一起使用。、如果在一个以上的运算行中使用“循环”段类型，必须使用相同父值。 、如果在“目标”行中使用“循环”段类型，必须通过在行 A、B 或 C 中使用相同父值来对相同的段使用相同的循环段类型（图4-15）。 、如果要使用汇总帐户，则公式中的所有段均必须被指定一个常数段类型。u 对于目标行和抵销行（行 T 和 O）、必须在目标行和抵销行中输入帐户。 、明细值必须具有常数段类型。 、父值必须具有循环段类型。 、目标帐户必须与抵销帐户不同。u 仅适用于目标行（行 T）如果在行 A、B 或 C 中使用循环段类型，必须通过在目标行中使用相同的父值来对相同的段使用相同的循环

60、段类型。u 仅适用于抵销行（行 O）、如果在目标行中对应的段类型是循环，则仅可以在抵销行中使用循环段类型。、如果在抵销行中使用循环段类型，必须使用与目标行中相同的父值。 图4-15：选择段类型6、存盘后，返回定义成批分摊屏幕，选择：验证所有，系统将提交一后台进程对所定义的公式进行检验，检验正确无误后，分摊公式的状态从未经验证的更新为已验证的，该公式可以运行并生成分摊分录。若检验错误，则表明公式中存在逻辑错误，需要返回检查公式，并重新验证，直至验证正确。例如，南京分公司每月的发生的电话费应由业务部门和管理部门共同承担，根据测算，应由业务部门承担，管理部门承担。首先将的费用分配给管理部门，在公式行选择帐户时将会计科目段定为电路租费，在公式行输入常数，在公式行段输入常数，在目标帐户行选择会计科目段为管理费用，在抵消帐户行选择会计科目段为电路租费。u 生成成批分摊分录： 、进入：日记帐/生成/分摊。、选择须运行公式的批组名称。、选择分摊方法：全部：该期一次运行分摊，对待摊帐户余额进行全部分摊。增长的：可以多次运行分摊，每次仅对未分摊部分余额进行分摊。当待摊帐户分摊一次后其余额又发生了变化，此时分摊分录已过帐，若不想冲回分摊分录，则可以选用该项。、选择：生成，系统将提交一后台进程生成分摊分录。建议：分摊公式的运行最好在过帐且相关