档案工作实务

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1、精品范文模板 可修改删除撰写人：_日 期：_档案工作实务复习资料第一章 文件管理1、文件的概念、特点、种类？ 概念：国家机构、社会组织或个人在履行其法定职责或处理事务中形成的各种形式的信息记录。狭义的文件就是公务文件。 特点：由法定作者制发。 具有法定的权威性和现行效用。 具有规范的体式和特定的处理程序。 种类：按来源分：收文 发文 内部文件 按保密程度分：绝密 机密 秘密 内部 限国内公开 对外公开六类。 按行文方向分：上行文 下行文 平行文 按载体形式：纸质 感光介质 磁介质 电子文件 按文件的规范情况分：通用公文和事务公文2、通用公文概念、种类？ 指党政机关的规范性文件。 种类：命令（令

2、）、决定、公告、通告、通知、通报、议案、报告、请示、批复、意见、函、会议纪要。 命令（令）：适用于国家行政机关依照有关法律规定发布行政法规和规章；宣布施行重大强制性措施；嘉奖有关单位人员。 公报、公告和通告：公报用于公开发布重要决定或重大事件；公告用于向国内外宣布重要事项或法定事项；通告用于公布社会各有关方面应当遵守法定周知的事项。 决定和决议：决定用于对重要事项或重大行动作出决策和安排，奖惩有关单位及人员，变更或撤销下级机关的决定事项；决议用于经过会议讨论通过的重要决策事项。 指示：指党的上级领导机关用于对其下级机关布置工作，提出或阐明开展工作的原则和要求的一种文种，属于下行文。 意见、条例

3、、规定：意见用于对重要问题提出见解和处理办法；条例用于党的中央组织制定规范党组织的工作、活动和党员行为的规章制度；规定用于对特定范围内的工作和事务制定具有约束力的行为规范。 议案和报告：议案用于向人民代表大会提请审议的议事案。报告用于向上级机关汇报工作、反映情况，答复上级机关的询问。 通知和通报：通知是党政机关用于发布法规和规章，任免和聘用干部，传达上级机关的指示，转发上级机关和不相隶属机关的公文，批转下级机关的公文，发布要求下级机关办理和有关单位共同执行或周知的事项的一个文件；通报是用于表彰先进、批评错误、传达重要精神、交流重要情况。 会议纪要：是党政机关用于记载和传达会议主要精神、会议情况

4、和议定事项的一个文种。 函：作为公务文件又称为“公函”，用于不相隶属机关之间商洽工作，询问和答复问题，请求批准和答复审批事项。3、事务文件概念、种类？计划；总结；简报；工作要点；汇报提纲。 概念：是各级机关、社会团体、企事业单位处理日常事务，用来沟通信息，安排计划，总结经验，调查研究问题，指导工作的一类公文。 计划：对未来一个时期内工作、学习、生产提出预想的目标，并制定出实现这个目标的具体步骤、方法和措施的书面材料。性质分：综合计划和专业计划；内容分：生产 工作 学习计划；范围分：个人 单位 地区 时间分：长远 年度 季度 月计划 总结：对前段时间工作、学习、生产进行检查问题，从中找出经验和教

5、训而形成的一种文字材料。分专题和综合总结 简报：各机关、单位简要报道工作情况、交流重要信息的常用事务性文件。分工作 情况 业务 会议 典型经验简报等。 工作要点：对一定时期内的工作提出指导原则和总的要求的一种局面表达形式。 汇报提纲：是上级领导机关检查工作时，下级机关为汇报工作而写出的纲要。 4、行文规范应遵守的原则？ 严格控制发文数量和范围，避免不必要的行文。 除非确有必要，一般不越级行文，以免打乱正常的领导关系。 行文要注意隶属关系。 行文应分清主送与抄送机关。 两个以上的机关单位联合行文，其行文的机关应当是同级机关。5、公文格式？ 公文一般由秘密等级和保密期限、紧急程度、发文机关标识、发

6、文字号、签发人、标题、主送机关、正文、附件说明、成文日期、印章、附注、主题词、抄送机关、印发机关和印发日期等部分组成。6、文书处理概念、要求、内容？ 概念：指公文的办理、管理、整理（立卷）、归档等一系列相互关联、衔接有序的工作。 要求：实事求是，精简 高效 安全保密 内容：收文处理 发文处理 文书处理。7、收文处理的主要工作程序？ 签收 登记 审核 分送 传阅 拟办 批办承办 催办 注办 归档。8、发文处理的主要工作程序？ 拟稿 核稿 签发 编号 缮shan印 校对 用印 登记 颁发9、立卷的概念，立卷特征？ 概念：文书处理部门或人员将办理完毕的，具有保存价值的文件材料，根据文件之间固有的联系

7、及形成的规律，组成案卷的过程。 立卷特征：就是在立卷过程中，按文件的基本特征确定文件分类和组卷的原则和依据。即按文件特征分类和组卷。主要有几类： 问题特征立卷；作者特征立卷；名称（文种）特征立卷；时间；地区；通讯者；其他10、立卷环节的选择？ 一个单位的文件材料由谁来立卷。我国主要有文书处理部门（人员）立卷和文书处理部门和单位档案室结合立卷两种。11、立卷类目的概念、结构和内容？概念：机关文件处理部门根据机关工作活动和文件材料形成的规律进行预测，对新年度可能形成的文件材料按照立卷的要求和方法，预先拟制（修订）新年度归档文件的类目表。又称案卷类目、立卷条款、立卷计划。结构：类号 类目名称 条款号

8、 条款名称 保管期限 备注等。12、卷内文件的排列与编目的主要工作程序？ 排列卷内文件- 编写（件）号- 填写卷内文件目录- 填写卷内备考表- 拟写案卷题名- 填写案卷封面 装订案卷13、组件的概念与意义？概念：将归档文件以件为单位进行装订、分类、排列、编号、编目、装盒，使之有序化的过程。意义：有利于提高和控制档案的质量；有利于降低资源耗费的同时提高归档文件整理的效率；便于深化档案信息资源的开发、利用和管理；更适应现代化的计算机管理。14、组件的方法步骤？ 装订：符合档案保护要求的装订材料，将归档文件以“件”为单位固定在一起。 分类：按一定的标准，将文件分成若干层次的类别，以构成有机体系的过程

9、。 排列：在分类方案的最低一级类目内，根据方法确定归档文件先后次序的过程。 编号：将归档文件在全宗中的位置标识为符号，并以归档章的形式在归档文件上注册。 编目：编制归档文件目录。15、归档概念与归档范围？ 概念：指办理完毕的具有保存价值的文件经系统整理移交档案室（馆）保存的过程。 归档范围：本机关主要职能活动和基本历史面貌的，对本机关工作、国家建设和历史研究具有利用价值的文件材料。 机关工作活动中形成的在维护国家、集体和公民权益等方面具有凭证价值的文件材料。 本机需要执行的上级机关、同级机关的文件材料，下级机关报送的重要文件材料。 其他本级机关具有重要查考价值的文件材料。 第二章 档案管理1、

10、档案管理概念？ 档案管理是指以档案为管理对象开展的一系列业务活动，包括档案的收集、整理、鉴定、保管、检索、统计、编研和提供利用等业务环节。2、档案收集的内容和要求？ 内容：档案室接收本单位需要归档的文件材料； 档案馆接收现行机关具有长远保存令人价值的档案； 档案馆接收撤销机关的全部档案； 档案馆征集散存于社会上的档案； 档案馆与图书馆、博物馆、纪念馆等交换档案。 要求：科学组织；信息完整；结构优化；标准控制。3、现行机关档案的接收期限与方法？接收期限：属于中央级和省级、市区的市级国家档案馆接收的档案，立档单位应当自档案形成之日起满20年即向有关的国家档案馆移交；属于县级国家档案馆接收范围的档案

11、，立档单位应当自档案形成之日起10年即向有关的县级国家档案馆移交。接收方法：逐年接收；定期接收（3-5年）。4、档案的整理的概念与类型？ 概念：指按照一定的原则对档案实体进行系统分类、组合、排列、编号和编目，有使之有序化的过程。 类型：系统排列和编目；局部调整；全过程整理。5、档案整理的内容和步骤？ 内容：系统化和编目。 档案整理工作的主要步骤： 区分全宗；全宗内档案的分类；立卷（组件）；案卷（件）的排列；档号的编制；案卷目录（归档文件目录）的编制；6、档案整理的原则？ 保持文件之间的历史联系；充分利用现有的整理基础；便于档案的管理有利用。7、全宗的概念及含义？ 概念：指一个国家机构、社会组织

12、或个人形成的具有有机联系的档案整体。 含义：一个整体；在一定的历史活动中形成的；以一定的社会单位为基础而构成的。8、立档单位构成要件？ 可以独立行使职权，并能以自己的名义单独对外行文； 是一个会计单位或经济核算单位，独立编制预算； 设有管理人事的机构或人员，有一定的人事任免权。9、立档单位职能发生根本变化的全宗处理情况？ 新设立的一个机关。如符合立档单位构成要件的，就构成一个新的全宗。 撤销一个独立的机关。全宗自然终止。 立档单位分立。分立前构成一个全宗，分立后各自构成不同的全宗。 内设机构独立或并入。原档案为原立档单位全宗的一部分，不得分散，独立后形成的档案构成新的全宗。 几个立档单位合并或

13、兼并。10、全宗的补充形式？ 联合全宗：由两个或两个以上的立档单位形成的互有联系不易区分全宗而作为一个全宗对待的档案整体。 汇集全宗：由于若干个文件数量很少且具有某些共同特征或联系的小全宗组成的作为一个全宗对待的档案事件。 档案汇集：将全宗不明的、零散的档案，按照一定的方法组织起来的档案集合体。11、全宗内档案的分类的基本要求、方法？ 全宗类档案的分类：就是把立档单位所形成的档案，按其来源、时间、内容和形成的异同，分成若干层次和类别，使之构成一个有机的体系。基本要求：客观性；逻辑性；可操作性；分类方法：年度分类法：根据档案形成的不同年度将全宗内档案分成不同的类别的方法。组织机构分类法：根据文书

14、处理阶段形成和处理文件的承办单位进行分类，即按立档单位内部组织机构将全宗内档案分成不同的类别。问题分类法：按照文件内容所说明的问题将全宗内档案分成不同的类别。门类分类法：按照全宗内档案的性质特点和载体形式将其分成不同的类别。职能分类法：是问题分类法的一种。按照档案内容所涉及的职能分工将其分成不同的类别。实际操作往往采用两种以上的分类方法：如：年度-组织机构分类法；组织机构-年度分类法；年度-问题分类法；问题-年度分类法。12、档号的编制原则和结构？在整理和管理档案过程中，以字符形式赋予档案实体的用于固定和反映档案排列顺序的一组代码。原则：唯一性；合理性；稳定性；扩充性；简单性。档号的结构大致有

15、三种：全宗号-案卷目录号-案卷号-件、页（张）号。全宗号-类别号-案卷号-件、页（张）号。类别号-项目号-案卷号-件、页（张）号13、档案鉴定的内容？价值鉴定：归档鉴定：是否属于归档范围；保管期限鉴定；到期鉴定。真伪鉴定。14、档案价值鉴定的原则？从国家和人民的整体利益出发；全面的观点；历史的观点；发展的观点。15、档案价值鉴定的标准？自身属性标准：指以档案自身所拥有的主要属性作为价值鉴定的标准，包括职能标准、来源标准、内容标准、形式标准。职能标准：立档单位在社会系统中的地位和重要程度来决定档案的价值。来源标准：要突出档案形成者在档案鉴定中的地位，即以我为主的标准。内容标准：是决定档案价值最重

16、要、最本质的因素。形式特征标准：是参考因素。社会需求标准：相对价值标准：指被鉴定的档案与其他档案和保管费用之间相比较而存在的价值。16、档案保管期限表概念、类型、期限？概念：就是用表册形式列举档案的来源、内容和形式，并指明其保管期限的一种指导性文件，它是鉴定档案保存价值和确定保管期限的依据和标准。类型：通用型；专门型；同系统机关型；同类型机关档案保管期限表；机关档案保管期限表。期限：永久和定期。定期分年和年。、档案库房温、湿度标准范围？温度：；湿度：45%-60%。18、库房的“八防”。防火；防水；防光；防潮；防霉；防虫；防尘；防盗。19、全宗卷概念、编制原则、内容？概念：档案馆（室）在管理某

17、一全宗过程中形成的，有能够说明该全宗历史情况的有关文件材料所组成的专门案卷。编制原则：以全宗为单位编制全宗卷；全宗卷的各种材料准确、齐全、规范；注意互相之间的内在联系。内容：档案收集方面的材料；整理方面的材料；鉴定方面的材料；管理方面的材料；统计方面的材料；利用方面的材料；档案管理新技术应用方面的材料。20、档案检索的概念、内容？ 概念：档案检索就是档案存储和查找信息的过程。 档案的存储：将档案中具有检索意义的特征标识出来，加以编排，形成检索工具或档案信息数据库的工作。 档案的查找：指利用检索工具或档案信息数据库实际查获所需档案的工作。 档案存储阶段的主要内容：著录标引和组织检索工具。 档案查

18、找阶段的主要内容：确定查找内容和转换成检查标识。21、档案检索效率概念、指标？ 概念：通过检索满足利用者利用需求的全面性和准确性程度。 指标：查全率；查准率22、档案著录？ 对档案内容和形式特征进行分析、选择和记录的过程。23、档案标引概念、分类？概念：对档案内容进行主题分析，赋予检索标识的过程。分分类标引和主题标引两种。24、档案检索工具的概念、种类？概念：指用于存储、查找和报道档案信息的系统化文字描述工具，是目录、索引和指南等的统称。分类：按体例分：目录 索引 指南按功能分：馆藏性检索工具 查找性检索工具 介绍性检索工具按载体分：卡片式 书本式 缩微式 机读式检索工具。25、常用检索工具

19、案卷目录 归档文件目录 案卷文件目录：以全宗为单位将案卷目录与卷内文件目录相结合按一定次序编排而成的一种档案目录。 分类目录：依据分类表按照分类标识以一定次序编排而成的一种档案目录。上下填写-卡片排列-设置导卡。 主题目录：依据主题词表按照主题词标识以一定次序编排而的一种档案目录。 专题目录：按照特定专题以一定次序编排而成的一种档案目录。 人名目录； 全宗指南 档案馆指南26、档案统计概念、内容和要求？概念：对反映和说明档案及档案工作现象的数量特征进行搜集、整理和分析的活动。统计的内容：档案的基本登记和综合统计两部分。从统计的程序：档案统计调查；统计整理；统计分析；提供统计资料。从统计工作的形

20、式和方法分：综合性统计和临时性统计。从统计的对象分：档案实体及其管理状况的统计；档案事业的组织与管理状况的统计。档案统计的四个层次：全国档案工作基本情况统计； 专业系统档案工作情况统计； 地方档案工作基本情况统计； 档案馆、档案室档案工作情况统计。档案统计的基本要求：准确；科学；时效。27、档案登记概念？指登录档案和档案管理有关的数据的过程。分档案数量与状况登记和档案利用登记两方面。28、档案统计的步骤与方法？统计设计。明确统计调查目的和指标；确定统计调查的对象和观察单位；统计调查析方法、方式；调查项目和调查表设计。统计调查。基本方法：统计表报和专门调查。档案统计整理。基本方法：统计分组。统计

21、分组又分为简单分组和复合分组。档案统计分析。主要方法：对比 相关分析和因果分析 静态分析和动态分析 综合分析。29、科技档案的概念、特点？概念：指在自然科学研究、生产技术、基本建设等活动中形成的应当归档保存的图纸、图表、文字材料、照片、影片、录像、录音带等科技文件材料。特点：专业 成套 现实 效益30、科技档案的种类？按产生领域分：基本建设档案 科学技术研究档案 产品档案 设备仪器档案等。按行业分：工业 农业 国防 测绘 气象 地震科技档案等。按记录形式和载体形式分：文字 图样 图表 计算 声像科技档案 电子 样品实物档案等 。31、科技文件的管理措施？“三纳入”规定；档案部门参加项目验收制度

22、；“四同步”管理；设备开箱验收制度；竣工图纸的编制规范。32、科技文件的组卷要求、方法？要求：内容准确；案卷内科技文件齐全、完整、签章手续完备；载体和书写材料应符合档案保护要求。组卷方法：按部件 结构 阶段 专业 其他 33、科技档案的分类概念与方法？概念：根据科技档案的内容性质与形成特点，把一定范围内的科技档案划分成不同的类别层次，从而形成具有一定从属关系和平行关系的不同等级的科技档案实体管理体系。方法：工程项目分类法 型号分类法 课题分类法 专业分类法 地域分类法 时间分类法。实际应用：、基本建设：性质-工程项目分类法 流域-工程项目分类法产品档案：性质-型号分类法 系列-型号分类法 年度

23、-型号分类法设备档案：性质-型号分类 工序-型号分类法 科研档案：学科-课题分类法 专业-课题分类法34、科技档案号的结构与编写方法？分两种 代号型 混合型例：C W1200-001 C表示产品档案类目号 W1200表示产品型号 001表示案卷顺序号 S X580-001 S表示设备档案类目号 X580表示型号 001表示案卷顺序号35、会计档案概念、归档范围？概念：国家机关、社会团体、企事业单位、个体工商户和其他组织在会计核算活动中形成的具有保存价值的原始记录，是记录和反映单位经济业务的重要史料和证据。归档范围：会计凭证 会计账簿 财务报告 其他会计核算资料。保管期限分永久和定期。定期分3、

24、5、10、15、25年五类。36、特殊载体档案概念？除纸质以外的其他载体形式的档案。主要：照片 磁性载体档案 印章档案等。37、印章档号格式？印章档案代号-保管期限代号-分类号-印章枚号。例：YZ-YJ-1 YZ表示印章档案代号 YJ表示保管期限代号（永久） 表示分类号 1表示印章枚号第三章 档案信息资源的开发与利用1、 档案信息资源？指通过人类的参与而获取的可利用的档案信息，包括原件和各种档案信息开发的成果。（目录，文献汇编，参考资料等）2、 档案信息资源包含的含义？ 开发利用的主体是档案工作者。 开发利用的对象是档案馆（室）藏资料。 开发利用的客体是本单位或社会上档案信息利用者。 开发利用

25、必须借助于天下一定的工具和手段。 开发利用的目的是最大限度的满足社会对档案信息的需求。3、 档案信息开发利用的基本原则？服务-开发-法制-效益4、 档案信息资源开发利用的主要内容？ 不断充实档案信息服务的内容。 充分利用网络提供利用服务。 构建政府内部档案信息共享平台。 加强档案利用场所和设施建设。 推进档案信息产品专题开发和加工。 加强企业档案信息资源开发。 重视档案信息增值服务工作。 促进档案信息服务业的形成。5、 档案信息开发利用的基本途径？按开发利用工作的对象分： 提供档案原件。 提供档案副本或复制品。 提供档案信息加工品。 按开发利用工作的渠道分： 档案信息查阅服务。 政府公开信息查

26、阅服务。 网络利用。 档案资料编研出版。 档案展览和社会宣传教育。6、档案信息开发利用的基本方法？ 借阅-开放-公布-展览-编研7、档案编研的概念和内容？ 概念：指档案工作人员围绕一定主题，主动把具有研究价值和实用价值的档案信息进行集中、研究、编辑、加工，使之成为更适合用户利用的形式。主要内容：汇编档案文集，编纂和公布档案史料。编写评价和介绍档案材料的工具书。编写出版档案参考材料。参与编史修志和撰写专著。、档案编研的特点？研究性思想性政策性、网络编研的概念、优点？档案部门依托信息网络先进的存贮、检索、传输技术和网络编辑技术，借助计算机高效率的信息处理功能，开展档案编研工作，并将档案编研成果通过

27、网络以电子文献的形式提供给利用者的一项档案编研工作。优点：借助于计算机提供的各种信息处理技术，可以提高档案编研过程中的信息采集和加工水平。借助于计算机多媒体技术，可以丰富编研成果的表现形式。借助于网络传播媒介，可以提高档案编研成果传播的广泛性和时效性，更好地发挥其服务作用。 、网络编研选题的依据和角度？依据：社会需要档案文献基础编辑力量。角度：历史人物历史事件社会发展的某一方面组织机构活动会议活动某一重要文种某一地历史文化发展的内容。、档案编研的选材标准？真实；典型；新颖；适用；完整、档案编研材料的加工原则、方法、内容？原则：存真；求实；慎改；标注；规范。方法：原文转录；格式加工；点校加工；拟

28、制或修改标题、分类编排的几种常见体例？时间；问题；责任者；文种；地区；题目发展的历史阶段性。、分类编排原则？最大限度的体现档案文献之间的最主要、或最基本的联系。要遵守分类的逻辑原则。编排档案文献还要体现一定的思想性的原则。、常用档案编研材料的类型？档案文献汇编。主要有法律文件汇编；重要文件汇编；发文汇编；会议文件汇编；专题文件汇编。档案参考资料。主要有大事记：按照时间顺序简要记述一定范围内发生的重大事件、重要活动的一种档案参考资料。组织沿革：指系统记述一个机构（地区、行业）体制、职能等基本状况变迁过程的一种档案参考资料。专题概要：简要记述某一特定的社会事物或自然现象产生、发展、变化情况的一种档案参考资料。会议简介：基础数字汇集：以数量特征反映一个地区（机构、行业）基本情况的一种档案参考资料。年鉴：按年编印的反映某一地区政治、经济、文化、社会等诸方面或某一方面一年内发展变化情况的一种参考工具书。、档案网站的概念和功能？概念：基于互联网对档案信息资源进行集成并提供有关档案信息服务的应用系统。功能：服务；宣传；网上办事功能；交流功能。、档案网站建设的原则？科学定位；专业特色；视觉美化；方便实用。第 21 页 共 21 页免责声明：图文来源于网络搜集，版权归原作者所以若侵犯了您的合法权益，请作者与本上传人联系，我们将及时更正删除。