公文及督办管理

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1、公文及督办管理方法第一章 总 则第一条 为使公司公文处理工作规范化、制度化、科学化，提高公文处理工作的效率和公文质量，督促各项已决策工作高效、准时开展和完成，特制定本方法。第二条 公司综合部是公文处理和事务督办的责任部门，负责公司的公文处理和事务督办工作。综合部对公司公文进行统一收发、编号、分办、传递、用印、立卷、存档和销毁。第二章 公文处理第三条 依照公司实际情况，公文分为三大类：(一) 收文类1、 各级政府部门及业务主管机关发布的对公司具有指示性、指导性、规定性的各类政策、法规文件。2、 公司股东会、董事会、监事会、股东单位向公司发出的公文。3、 被控股企业向公司及公司内部管理机构（如企业

2、管理委员会、招投标领导小组等）报送的公文。4、 与公司具有法律、经济关系或相关业务联系的单位向公司发出的公文。(二) 发文类1、 公司向对公司具有业务指导关系的政府部门及其业务主管部门报送的请示、报告等公文。2、 公司向股东会、董事会、监事会、股东单位发出的报告、议案、请示、通知等公文。3、 公司向与公司具有法律、经济关系的单位发出的通知、通告、公函等公文。4、 公司内部发布的及向被控股公司发出制度、规定、方法、通知、决定、通报、批复等具有规定性、指令性、指示性、知照性的公文。5、 公司内部部门之间、公司内部与外部相关机构之间印发、传递的商洽性、证明性、知照性的公函、证明信、说明、通知等公文。

3、(三) 专项类1、 法定代表人授权委托书。2、 办公例会及各种专题会会议纪要。第四条 各公司级领导（包括董事长、总经理、副总经理、总师）的公文处理责任：(一) 审定、签发以公司、部门名义印发的重要公文并担当其法律和行政责任。(二) 阅处重要收文并指示处置原则与方法。(三) 直接承办最重要的收文。第五条 综合部部长的公文处理责任：(一) 审核各类综合性公文，并担当其相应的行政责任。(二) 阅处或经总经理明确授权代为阅处部分收文并指示处置原则与方法。(三) 拟办和承办重要的收文。(四) 制定公司公文处理方面的规章制度和标准并督促检查实施情况，组织规划公文处理流程，建立公文处理质量与效率保障体系，确

4、保公文处理的质量与效率。(五) 协调公司内外行文关系，指导解决公司内部公文处理中的一般随机大事。第六条 其他部门负责人的公文处理责任：(一) 审核本部门分管业务范围内发出的公司公文，并担当相应的行政责任。(二) 阅处由本部门直接办理的收文并确定简略处置方案。(三) 拟办和承办重要收文。(四) 督导本部门的公文处理工作，保证其质量，确保工作效率，向公司领导或综合部反映公文处理中的有关问题，解决本部门公文处理中的冲突和问题等。第七条 专职文秘人员的公文处理责任：(一) 分类集中担当公文处理作业，特别是其中具有管理性质的作业，即收发、分办、启封、登记、编号、摘编、用印、归卷、清退、销毁、保管、供应借

5、阅利用、组织传阅、催办、查办、印制、注发、对外传递以及审核公文等。(二) 组织公文的简略运转过程，初步审核公司的各类公文。(三) 帮助设计、制定公文处理的制度、标准和规程等。第八条 部门内勤人员的公文处理责任：(一) 分类集中担当部门内部公文处理作业，特别是其中具有管理性质的作业，即收发、分办、启封、登记、编号、摘编、用印、归卷、清退、销毁、保管、供应借阅利用、组织传阅、催办、查办、印制、注发、对外传递等，并对报送公文进行初步审核。(二) 组织部门内部公文的简略运转过程。第九条 一般业务人员的公文处理责任：(一) 按规定时限阅读处理收文，供应办理意见。(二) 简略承接办理公文，解决其中涉及的问

6、题。(三) 起草和修改简略承办的公文第十条 必须按工作关系行文。简略要求是：上级向下级发出指导性、质询性、规定性的下行文件；下级只能以自己的名义向上级呈送陈述性、呈请性的上行文件；有平行关系和不相隶属关系的部门和单位之间只能相互送发商洽性、知照性、证明性的平行文件。第十一条 严格依据公司文件处理流程和公文规范格式行文。一般不得越级行文。公司内部各部门之间传递公文时，应按公司组织结构层次逐级上传下达文件。报海科建公司董事长、总经理、副总经理阅批的各类公文由海科建综合部统一处理。第十二条 行文前要对有关问题协商全都。各部门行文，如内容涉及公司其他部门分管的业务和职权范围，必须对其中的有关问题协商全

7、都，否则一律不得按自己的意见各自行文。第十三条 收文处理流程为：（公文请示处理单样本见附件3）签收-登记-拟办-阅批-分办-归档第十四条 收文管理方式为：(一) 设置简略的分类文件夹存放。(二) 在领导批阅、批示后，如有对上级机关或其它主管单位的发文进行下发批示，一律复印下发。(三) 各部门对接收到的文件，必须进行签收。第十五条 对收文的归档管理按公司发布的档案管理的有关规定执行。第十六条 公司发文处理流程为：(一) 拟稿：由业务经办部门拟稿，稿件必需是规范的打印件，用纸规范，填写文件签发单(见附件2)，同时将文件电子版一并交综合部。(二) 会签：如公文内容涉及其他有关部门的职权范围，需进行部

8、门负责人间的会签(如没有会签内容可省此步骤)。(三) 核稿：公司发文须经拟稿部门负责人、主管领导审核，部门发文须经部门负责人审核，综合部对文稿进行全面核查。(四) 签发：公司发文由公司总经理或总经理授权的公司领导签发，公司内部管理机构发文由机构负责人签发，部门发文由部门主管领导签发。(五) 修改、排版：综合部文秘人员或拟稿人依领导修改意见对文件电子版进行修改后，由综合部文秘人员依公文格式进行排版。(六) 出清样、校对：综合部将文件编排后出一份清样，交拟稿部门进行校对、确认无误后，正式出红头文件。(七) 出红头：综合部印制红头文件。(八) 用印：印毕的公文要加盖公司章，表明公文的正式性和法定效力

9、。(九) 发送：由综合部文秘人员或项目承办人将公文送达主送和抄送单位，并跟踪公文运转。(十) 归档：公司发文由综合部文秘人员立卷归档,部门发文由发文部门归档。第十七条 公司发文管理方式：设置专门的文件夹保存、备查；必须严格执行发文规范流程；如违反发文规程，综合部有权不予办理、不予用印，以保障公司发文规程的严格执行。第十八条 部门发文是以部门名义向公司（企业集团）内部其他部门(分支机构、被控股公司、相关公司)或公司（企业集团）外部相关机构发出的洽商事务、知照或沟通情况、证明或证实、说明状况的一般性公文。第十九条 综合部有权以综合部名义就法定节日休假及休假期间公司各项值班支配等特别事务发出规定性公

10、文，其他部门均无权以本部门名义发出规定性公文。第二十条 办公例会、研讨会及各种专题会会议纪要（见附件6）处理流程及管理方式如下：(一) 由会议召集人指定参会人员和会议记录人，会议记录人使用会议记录本或按会议记录格式（见附件7）做会议记录，重要会议参会人员应填写签到表。(二) 由记录人依据会议记录，通过整理、归纳、综合，形成会议纪要初稿。(三) 会议纪要初稿报会议召集人批阅、修改、签批后，打印成稿。(四) 会议纪要成稿依据会议召集人指定的范围发送。(五) 会议纪要（含会议记录、会议备忘）原稿存档备查，并送综合部备案。第二十一条 签报（见附件8）是公司各部门在日常工作中，依据需要或要求，向公司领导

11、汇报工作、反映情况、回答质询、提出建议的报告。签报须一事一报，严禁多事一报或一事多报。处理流程和管理方式为：(一) 上报部门将打印规范并经部门负责人审核、主管领导审定、相关部门会签（没有会签内容可省此步骤）的签报报送到综合部。(二) 综合部登记、统一编号，综合部部长填写拟办意见。(三) 综合部将签报报送公司有关领导阅批。(四) 综合部登记并依据领导有关批示进行分办处理。(五) 签报原件退承办部门存档，综合部留存复印件备查。第三章 督办管理第二十二条 督办工作职责综合部是督办工作责任部门，公司各级管理人员、各部门要乐观协作综合部，专心做好督查督办工作。第二十三条 督办工作的范围和内容(一) 公文

12、督办：1、 督促收回以公司名义外发文件的批复（或批示）、回函等文件；2、 包含要求公司内部相关人员、部门办理有关事项内容的公司内部发文，督办部门负责督促事项发出部门；3、 公司领导在各类公文上所做的重要批示和交办落实的重要事项；(二) 其他事项：1、 上级政府部门和上级领导的重要批示或交办事项；2、 公司重要会议上，公司领导的重要工作部署、决策中需要落实的重要事项；3、 公司各部门年度工作（计划）目标完成情况（每季度督办）；4、 公司领导通过其他方式（包括通过非公文渠道报送的信息、信函、内部资料、报刊等文字材料上的批示和口头指示）决定或交办的重要事项；第二十四条 立项重要事项督办部门登记、立项

13、办理。由两个以上部门共同落实的事项需明确主办部门；一般事项无需立项，但要适时督办和记录。第二十五条 交办督办人及督办部门负责人对交办事项确认后，由督办人交由主办部门（人）办理，特别情况也可电话或口头交办。第二十六条 催办督办部门要准时了解督办事项的办理情况，跟踪督查，依据事项的重要、紧急程度，适时向承办部门（人）发出文字或口头通知，加以催办。办理过程中如遇到冲突和问题，承办部门（人）要准时向领导报告，以便协调解决。第二十七条 承办承办部门（人）指定的承办人负责按要求办理交办事项，据实填写办理情况，如未按要求完成，应说明缘由并提出处理意见和措施，经承办部门（人）负责人确认后交督办人报领导阅示。第二十八条 跟踪督办如领导在督办单上另作批示，则由督办人连续跟踪督办，直至落实完毕。第二十九条 办结归档任务完成后，督办部门对督办记录进行整理，定期报公司领导批阅，并通报办理情况，阅后归档保存。第四章 附则第三十条 本方法由综合部负责解释。第三十一条 本方法自公布之日起执行。7 / 7