菏泽市中级人民法院档案数字化及档案数字化监理项目实施方案.doc

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1、菏泽市中级人民法院档案数字化及档案数字化监理项目实施方案政府采购需求报告编制单位：山东省菏泽市中级人民法院 编制时间： 2016年11月 目 录第一章 项目概况及资格要求3第二章 商务要求6第三章 评审方法9第四章 采购参数及技术规范9山东省菏泽市中级人民法院档案数字化及档案数字化监理项目采购需求 根据山东省菏泽市中级人民法院要求，青岛佳易工程管理有限公司菏泽分公司受山东省菏泽市中级人民法院委托拟就山东省菏泽市中级人民法院档案数字化及档案数字化监理项目实施政府采购，现提出以下采购需求：第一章 项目概况及资格要求1.项目概况 1.1项目名称：山东省菏泽市中级人民法院档案数字化及档案数字化监理项目

2、 1.2采购人：山东省菏泽市中级人民法院 项目负责人：蓝先生 联系电话：0530-5321057 1.3项目概述：本项目共划分为二个包段， 供应商可根据自身情况选择其中一个或多个包段投标，兼投不兼中。 一包：山东省菏泽市中级人民法院档案数字化项目 约700万页（具体数量根据扫描档案电子影像数量来计算）纸质档案数字化，并完成相应条目录入和系统挂接等相关工作，生成符合信息化运行要求的电子文档及目录数据。对经数字化处理后所形成的电子文档应刻录形成光盘（档案级光盘）文件，并保存至移动存储设备。对年代久远的破损卷宗在数字化前进行修补。 二包：山东省菏泽市中级人民法院档案数字化监理项目 自合同签订之日，配

3、合采购方完成菏泽市中级人民法院约700万页纸质档案数字化成品质量和纸质档案装订情况的检查。 1.4项目预算：一包：1600000.00 元； 二包：70000.00 元 1.5项目准备： 1.5.1资金落实情况：已落实。 1.5.2其他需要说明事项：无。 1.6功能描述： 详见采购要求 。 1.7拟采用的政府采购方式：竞争性磋商2. 供应商资格要求一包：山东省菏泽市中级人民法院档案数字化项目 1.须满足中华人民共和国政府采购法第22条规定； 2.供应商须具有有效营业执照、税务登记证、组织机构代码证（如三证合一仅提供营业执照），业务范围必须包括档案数字化加工或数据处理类项目； 3.法定代表人身份

4、证（法定代表人到场的)或法人授权委托书及委托代理人身份证（委托代理人到场的)； 4.参加政府采购活动前3年内在经营活动中没有重大违法记录的书面声明； 5.检察院出具的行贿犯罪档案查询结果告知函（由供应商自行去检察院查询）； 6.供应商参加菏泽市公共资源市场化配置诚信守法承诺书； 7.供应商应有能力提供本地化的技术支持和售后服务； 8.供应商须具有国家秘密载体印制（档案数字化类）证书，并且能独立承担并完成法院系统纸质档案数字化项目；供应商应免费提供一套挂接系统，保证数据能够挂接到采购方正在使用的档案管理系统，并且能够正常使用； 9.法律、行政法规规定的其他条件； 10.本项目不接受联合体投标；二

5、包：山东省菏泽市中级人民法院档案数字化监理项目 1.须满足中华人民共和国政府采购法第22条规定； 2.供应商须具有有效营业执照、税务登记证、组织机构代码证（如三证合一仅提供营业执照），业务范围必须包括档案数字化加工或数据处理类项目； 3.法定代表人身份证（法定代表人到场的)或法人授权委托书及委托代理人身份证（委托代理人到场的)； 4.参加政府采购活动前3年内在经营活动中没有重大违法记录的书面声明； 5.检察院出具的行贿犯罪档案查询结果告知函（由供应商自行去检察院查询）； 6.供应商参加菏泽市公共资源市场化配置诚信守法承诺书； 7.供应商具有信息系统工程监理资质； 8.供应商必须具有足够的技术人

6、员的服务队伍； 9.供应商应有能力提供本地化的技术支持和售后服务； 10.法律、行政法规规定的其他条件； 11. 本项目不接受联合体投标； 第二章 商务要求1.付款方式 一包：山东省菏泽市中级人民法院档案数字化项目 采购方与供应商签订合同并将设备、工作人员安排到位后10个工作日内向供应商预付成交总金额20%为预付款；项目完成70%后，采购方向供应商支付成交总金额30%工程款；项目全部完成并终检后，采购方向供应商支付工程实际款项的90%（包含前期支付款项）；余款10%在采购方使用2年后未发现问题，即向供应商支付。 二包：山东省菏泽市中级人民法院档案数字化监理项目 供应商完成第一批质检工作后，采购

7、方向供应商支付成交总金额20%工程款。项目完成70%后，采购方向供应商支付成交总金额50%工程款；项目全部完成并终检后，采购方向供应商支付剩余的工程款。2. 完成日期 一包：签订合同之日起8个月内。 二包：签订合同之日起8个月内。3.质量要求一包：山东省菏泽市中级人民法院档案数字化项目1.供应商必须使用具有自主知识产权数字化加工平台软件进行加工，保证加工质量及可追溯性。2.扫描图像格式为JPG。3.彩色扫描，扫描分辨率不低于300dpi，对于案卷中出现的字迹较小、较密集或其它采购方认为有必要的情况，须将分辨率提高到600dpi。4.图像清晰，无歪斜、黑边。对出现偏斜的图像应进行纠偏处理，图像偏

8、度不得大于1度。图像拼接处信息要完整，不能缺少任何信息。5.对图像页面中出现的影响图像质量的杂质如黑点、黑线、黑框、黑边等进行去污处理。处理过程中应遵循在不影响可读性和可理解性的前提下展现档案原貌的原则。6.对扫描的图像应进行裁边处理，去除多余的白边，以有效缩小图像文件的容量，节省存储空间。7.扫描图像无错页、漏页。8.著录信息和扫描图像必须一一对应。9.档案拆卷和装订还原不得损坏、遗失原始档案。10.采用平板进纸方式扫描，尽量确保纸张扫描时放置端正，从而保证原始扫描图像无歪斜，减少后期处理可能带来的图像失真。确保在扫描过程中不对档案原件造成二次损伤，保证档案扫描图像与原件一致、整洁、清晰。1

9、1.扫描时，应根据纸张质地、底色、薄厚程度等因素，设置最佳的扫描明暗度、对比度设置，保证原始扫描图像效果与原件吻合。12.对于档案中的“筒子页”，应当平摊开后进行整幅扫描；折子页等超长页进行分页扫描后，要拼接成一页。13.成品格式要求：只有满足采购方要求，挂接在采购方档案管理系统中并能正常使用的数字化档案才认定为成品。成品数据导入采购方档案管理系统，并通过目录索引系统能正确调用。经技术处理后的图像文件应封装为双层 PDF 文件，并将封装好的文件存储到相应文件夹中。供应商应使用主流OCR转换软件，经过校对要求识别正确率达到100。14.对年代久远的破损卷宗在数字化前进行修补应满足以下质量要求：（

10、1）修裱所用材料应具有最适宜延长档案寿命的强度和特性，修裱材料和技术方法不得对档案制成材料产生副作用或损害。（2）根据不同破损档案的纸张强度状况、字迹洇褪状况采用不同的方法进行托裱。在托裱中，裱件应达到宁薄勿厚、宁软勿硬；配料颜色宁浅勿深；浆糊宁少勿多。（3）修裱成品应保持档案原貌，不得损害原件上任何历史痕迹，不得造成文字等信息洇褪扩散。（4）修裱成品应具有较高的耐折度和撕裂度，以利于延长档案寿命。（5）修裱成品应薄且光洁、舒展平整、质地柔软。裱件不崩裂，不变形走样，托纸与档案原件不得形成空壳。（6）需要装订的档案裱件，在修裱、整裁后应留有装订边，以便成卷成册装订。 二包：山东省菏泽市中级人民

11、法院档案数字化监理项目 为保证纸质档案数字化项目的总体实施质量，要求监理工作供应商对数字化电子档案进行100%检查，并检查所有档案的装订还原情况，要求合格率为100%。具体要求如下：1.电子档案挂接是否正确。2.图像清晰，无歪斜、黑边。图像拼接处信息要完整，不能缺少任何信息。3.扫描图像无错页、漏页。4.著录信息和扫描图像必须一一对应。5.档案拆卷和装订还原不得损坏、遗失原始档案。6.对于档案中的“筒子页”，应当平摊开后进行整幅扫描；折子页等超长页进行分页扫描后，要拼接成一页。7.纸质档案装订采用三孔一线装订方式，装订整齐、牢固。8.纸质档案无漏页、掉页，装订顺序正确。供应商应在数字化公司每批

12、次产品加工完后及时进行质检。质检过程中出现任何错误，供应商须在登记表中注明错误，退回数字化公司重新加工，确保纸质档案与数字化成品100%准确。 第三章 评审方法一包：山东省菏泽市中级人民法院档案数字化项目序号项目分值评分标准1商务部分35分10分独立承担并完成法院系统纸质档案数字化项目的加10分（提供合同原件，否则不得分）。4分公司综合实力，报价文件制作情况（编排合理有序，装订整齐，书面简洁清晰，内容详实、无涂改、可读性高）得4分。3分供应商具有国产自主知识产权的正版数字化加工生产平台软件的得1分（提供资质证书原件，否则不得分），具有购买的国产正版数字化加工生产平台软件的得1分；数字化加工平台

13、软件有检查验收模块的加1分。4分供应商具有ISO9001质量管理体系认证得2分；供应商具有ISO27001信息安全管理体系认证得2分。(此项提供资质证书原件，否则不得分)4分供应商具有省级及以上档案部门（档案局）颁发的从事档案数字化定点企业资质的加4分 。(提供资质证书原件，否则不得分)5分参与本项目的项目经理具有2年以上档案数字化加工经历的加2分；参与本项目人员具有省级及以上档案部门颁发的档案工作上岗资格证书的每个得0.2分，最多可得3分。（提供证书原件）5分供应商财务组织制度及财务状况良好：提供近3年财务报表和纳税证明原件的，每年得1分，最多得3分；提供2015年度审计报告原件的得1分；提

14、供近6个月工作人员的社保证明原件的，得1分。2技术部分39分12分根据报价文件提供的数字化加工实施时间计划表、实施组织措施对供应商完成项目加工工期、人员和设备数量及安排的合理性综合评分，得分2分。对项目标准与流程的制定，是否有明确的目的、适用对象、具体内容等情况进行综合评分：档案实体交接标准与流程得1分；数字化加工过程管理方案得3分；质量检验标准与流程原文得2分；数字化成果验收标准与流程原文得2分；数字化成果交接标准与流程原文得2分。14分对供应商档案数字化项目管理制度的科学性、规范性，是否提供制度原文，是否有明确的目的和适用对象，是否有充分的依据，是否有明确具体的内容，是否有批准单位和执行日

15、期等进行综合评分：档案数字化现场管理制度得2分；数字化加工场所工作人员管理细则得2分；操作人员岗位职责得2分；存储介质管理制度得2分；项目奖惩制度得2分；项目考勤制度得2分；项目考核制度得2分。2分对供应商的安全保密措施的严密性、可靠性、可操作性，从制度、措施、流程和规范记录（表格）等方面进行综合分析比较评分，得分2分。3分对供应商如何保证加工数据和挂接数据的准确性，从制度、流程和规范记录（表格）等方面进行评分得3分。2分根据供应商对档案实体保护措施的科学性、合理性，从制度、流程和规范记录（表格）等方面进行综合分析比较评分，得分2分。3分对供应商质量保证、售后服务响应时间、质保期服务承诺、售后

16、服务体系和违约承诺及具体实施方案进行综合分析比较评分，得分3分。3分本地化的售后服务，供应商在菏泽市内注册或有分支机构的加3分。3业绩部分6分6分提供档案数字化加工业绩的，每个得1分，最多得4分；单个合同额在100万元以上的业绩，每个得1分，最多得2分。（以提供合同原件为准，否则不得分）。4价格部分20分以满足磋商文件要求且最后报价最低的供应商的价格为磋商基准价，其价格分为满分20分，其他供应商的价格分统一按照下列公式计算：磋商报价得分=（磋商基准价/最后磋商报价）20%100(小数点后保留2位有效小数。项目评审过程中，不得去掉最后报价中的最高报价和最低报价。)二包：山东省菏泽市中级人民法院档

17、案数字化监理项目序号项目分值评分标准1商务部分18分5分供应商具有国家秘密载体印制（档案数字化类）证书的加5分。4分公司综合实力，报价文件制作情况（编排合理有序，装订整齐，书面简洁清晰，内容详实、无涂改、可读性高）得4分。6分 供应商财务组织制度及财务状况良好：提供近2年财务报表和纳税证明原件的，每年得3分，最多得6分。1分提供2015年度审计报告原件的得1分。2分提供近6个月工作人员的社保证明原件的，得2分2技术部分32分4分对供应商如何保证加工数据和挂接数据的准确性，从制度、流程和规范记录（表格）等方面进行评分得4分。8分项目实施方案及措施完整、科学，符合磋商文件要求的得8分，缺漏项、不合

18、理的，每处扣三分，扣满为止。4分数字化人员配备科学合理，设备安排科学合理，档案保护措施有效，保密措施严密，每处加2分，加满为止。4分 报价文件对磋商技术方案有实质性优化，经评委会一致评定，酌情加分，加满4分为止。6分供应商有专人来负责此项目售前、售中和售后服务的，能稳定长期的提供本地技术服务，质保期满足采购要求，培训方案到位，最多6分。6分 服务人员：供应商需要具有2名以上档案影像管理和档案修表工作经验的工作人员为本项目提供数字化服务，每多一名计一分，最多6分3经营业绩10分10分提供档案数字化加工业绩的，每个得1分，最多得6分；单个合同额在100万元以上的业绩，每个得2分，最多得4分。（以提

19、供合同原件为准，否则不得分）。4 价格部分 40分40分以满足磋商文件要求且最后报价最低的供应商的价格为磋商基准价，其价格分为满分40分，其他供应商的价格分统一按照下列公式计算：磋商报价得分=（磋商基准价/最后磋商报价）40%100(小数点后保留2位有效小数。项目评审过程中，不得去掉最后报价中的最高报价和最低报价。) 第四章 采购参数及技术规范一、项目名称：山东省菏泽市中级人民法院档案数字化及档案数字化监理项目二、采购实施方案 一包：山东省菏泽市中级人民法院档案数字化项目实施方案一、指导原则纸质档案数字化应坚持“以利用为导向，以保护为目的，以安全为基础，以全部为目标”的原则，采取科学的工作方法

20、，优先数字化利用率高的档案，保全濒危档案信息，确保档案安全，力争实现全部档案的数字化。二、采购内容自合同签订之日起8个月内完成菏泽市中级人民法院约700万页（具体数量根据扫描档案电子影像数量来计算）纸质档案数字化，并完成相应条目录入和系统挂接等相关工作，生成符合信息化运行要求的电子文档及目录数据。对经数字化处理后所形成的电子文档应刻录形成光盘（档案级光盘）文件，并保存至移动存储设备。对年代久远的破损卷宗在数字化前进行修补。供应商须具有国家秘密载体印制（档案数字化类）证书，独立承担并完成法院系统纸质档案数字化项目的单位优先考虑。供应商投标时应提供投放到本项目的纸质档案数字化扫描加工设备配置清单及

21、其相关设备的品牌、数量，供应商在报价书中须报出诉讼纸质档案数字化扫描综合单价（即每页价格），综合单价应包含满足本磋商文件要求可能产生的各种费用。供应商投标时均折算成A4幅面报价，最终数量据实结算。三、相关标准规范1.档案数字化著录要求遵照档案行业标准档案著录规则（DA/T18-1999）执行。2.档案数字化项目各项技术指标与要求遵照中华人民共和国档案行业标准：纸质档案数字化技术规范DA/T31-2005执行。3.扫描影像标准遵照国际标准ISO9005-1文件管理-电子文件长期保存格式第一部分PDF的使用（PDF/A-1）执行。4.对年代久远的破损卷宗在数字化前进行修补的标准遵照中华人民共和国档

22、案行业标准档案修裱技术规范（DA/T 25-2000）执行。5.供应商应严格按照采购方档案管理相关规定操作。6.采购方对每批影像进行100%的抽检，抽检合格率达不到100%的，整批退回重新扫描。四、质量要求1.供应商必须使用具有自主知识产权数字化加工平台软件进行加工，保证加工质量及可追溯性。2.扫描图像格式为JPG。3.彩色扫描，扫描分辨率不低于300dpi，对于案卷中出现的字迹较小、较密集或其它采购方认为有必要的情况，须将分辨率提高到600dpi。4.图像清晰，无歪斜、黑边。对出现偏斜的图像应进行纠偏处理，图像偏度不得大于1度。图像拼接处信息要完整，不能缺少任何信息。5.对图像页面中出现的影

23、响图像质量的杂质如黑点、黑线、黑框、黑边等进行去污处理。处理过程中应遵循在不影响可读性和可理解性的前提下展现档案原貌的原则。6.对扫描的图像应进行裁边处理，去除多余的白边，以有效缩小图像文件的容量，节省存储空间。7.扫描图像无错页、漏页。8.著录信息和扫描图像必须一一对应。9.档案拆卷和装订还原不得损坏、遗失原始档案。10.采用平板进纸方式扫描，尽量确保纸张扫描时放置端正，从而保证原始扫描图像无歪斜，减少后期处理可能带来的图像失真。确保在扫描过程中不对档案原件造成二次损伤，保证档案扫描图像与原件一致、整洁、清晰。11.扫描时，应根据纸张质地、底色、薄厚程度等因素，设置最佳的扫描明暗度、对比度设

24、置，保证原始扫描图像效果与原件吻合。12.对于档案中的“筒子页”，应当平摊开后进行整幅扫描；折子页等超长页进行分页扫描后，要拼接成一页。13.成品格式要求：只有满足采购方要求，挂接在采购方档案管理系统中并能正常使用的数字化档案才认定为成品。成品数据导入采购方档案管理系统，并通过目录索引系统能正确调用。经技术处理后的图像文件应封装为双层 PDF 文件，并将封装好的文件存储到相应文件夹中。供应商应使用主流OCR转换软件，经过校对要求识别正确率达到100。14.对年代久远的破损卷宗在数字化前进行修补应满足以下质量要求：（1）修裱所用材料应具有最适宜延长档案寿命的强度和特性，修裱材料和技术方法不得对档

25、案制成材料产生副作用或损害。（2）根据不同破损档案的纸张强度状况、字迹洇褪状况采用不同的方法进行托裱。在托裱中，裱件应达到宁薄勿厚、宁软勿硬；配料颜色宁浅勿深；浆糊宁少勿多。（3）修裱成品应保持档案原貌，不得损害原件上任何历史痕迹，不得造成文字等信息洇褪扩散。（4）修裱成品应具有较高的耐折度和撕裂度，以利于延长档案寿命。（5）修裱成品应薄且光洁、舒展平整、质地柔软。裱件不崩裂，不变形走样，托纸与档案原件不得形成空壳。（6）需要装订的档案裱件，在修裱、整裁后应留有装订边，以便成卷成册装订。五、加工设备、人员及其它要求1.供应商在本项目中投入的设备、人员需满足项目实施质量及工期要求。供应商须指定一

26、名固定的项目负责人，与采购方进行定期联系，并接受采购方对加工进度、加工质量的质询，根据采购方的要求，调整档案数字化加工进度，提高档案数字化加工质量。项目负责人应提前到采购方库房实地查看，做好时间、人员等工作安排，保证8个月内完成全部工作。每月月末最后一天向采购方反馈当月加工综合报表。本项目开始前，供应商应与采购方、数据接收方做好沟通工作，保证后期数据挂接工作顺利进行。2.本项目配置人员均须为本单位员工，其中有3年以上类似工作经验者不低于本项目配置人员的15%。项目工作人员需具备一定的档案业务知识和档案整理操作能力及档案数字化加工的实际操作经验。为保证采购方档案的保密性及安全性，供应商配置人员在

27、工作期间不得调换，特殊情况须经采购方同意后再做调整。3.采购方只负责提供所需的工作场所，不收取水、电费和场地费；档案扫描所需的任何相应设备、桌椅、其他用品及供应商档案数字化工作人员的食宿等均由供应商自行提供。4.供应商须在现场安装摄像头，摄像头安装位置及数量应确保工作现场没有死角，以便对档案数字化扫描过程进行实时监控，确保案卷安全。档案数字化扫描服务完成后，扫描期间的录像须保存至移动存储设备并刻制成档案级光盘交由采购方保存，以备查询。移动存储设备和档案级光盘均由供应商提供。5.供应商应免费向采购方提供一整套自动检测软件，供采购人进行质量抽检。6.供应商应有完整的售后服务方案，质保期为项目验收合

28、格后2年。质保期内，供应商应免费提供日常维护、培训、性能优化及数据迁移服务。7.本项目所有的加工数据成品知识产权为采购方所有。供应商在实施本项目时不得侵犯他人（法人）合法权益，所使用的开发工具以及软件，所采用的插件、控件不得有侵犯他人（法人）知识产权的行为，否则由此产生的纠纷及相关责任均由供应商全部承担。六、项目实施要求1.数字化流程要求数字化流程至少应包括：前处理、拆卷、扫描、图像质检、录入、录入校对，复检、还原装订、数据备份、数据挂接。2.档案版权要求档案数字化入库后可设置选择加入或去除版权水印，水印不能影响档案内容，在打印时一并打印到纸张。3.扫描工作环节与质量要求（1）前处理对进行档案

29、数字化的纸质档案清点整理、核对与完善目录信息。对于档案严重破损、污染或字迹褪变等情况应与采购方沟通后在扫描档案登记表相应栏中标注清楚“此件只录不扫”、“此页不扫”、“原件破损”、“原件模糊”、“原件残缺”等情况说明。对档案破损严重、无法直接进行扫描的档案，应先进行技术修复，折皱不平影响扫描质量的原件应先进行平整处理再进行扫描。（2）拆卷、装订拆卷和装订不能损害档案原件。拆卷时不允许裁切档案纸张，装订时应尽可能保持原貌，按原有顺序装订，案卷不掉页、右边和底边整齐。装订后由采购方负责检查，不符合要求的退回重新装订。要求一次性完成装订，并认真做好档案页码、页数的登记。对于未加盖页码的厚卷，须加盖页码

30、。给没有目录或原为手写目录的档案编写目录，将编写好的目录打印附卷。未入库档案扫描加工后须打印案卷封面、卷内目录、卷内备考表。（3）扫描扫描时应根据纸质档案的材质选择相应的扫描设备，保证档案不受损。对纸张质地脆弱的老档案，扫描时应加衬纸。遇小张纸质材料时粘贴编页后进行扫描。如遇到档案纸张质地脆弱，不适合反复拆装的，在与采购方协商后可采用不拆卷扫描设备和方式进行扫描（供应商须提出具体扫描方案、扫描设备参数和功能介绍）。扫描时应认真登记扫描的页码和页数，并核对实际扫描页码、页数与前处理时填写的页码、页数是否一致，不一致时应注明具体原因和处理方法。对正卷中包含的涉密内容（如领导意见、上级批示、案件合议

31、情况等）应把该项内容纸质版调至副卷并扫描。若只有一本卷（无正副卷之分的），应把该项内容纸质版调至正卷最后，电子版调至副卷。对案卷中漏编的页面进行合页处理，确保扫描好的影像页数与原案卷页数一致。同页有两个以上文件，需分别扫描或图像分割处理，并进行合页处理。彩色扫描分辨率采用300dpi或以上。扫描时保证放纸端正，不压边，不漏扫、错扫，严格确保图像质量。扫描中漏扫、压边的要即时补全、补正。（4）图像处理图像处理后保证图像信息与原档案内容完全一致，不删除页面任何有用信息，包括正文内容、页眉、页脚、手写注释和印鉴等。扫描的页面内容基本居中显示，不出现明显偏左或偏右现象。不准出现页面内容残缺或将其它页面

32、信息扫入本页的现象。每页影像左右端正度控制在1度以内，视觉上基本无偏差。对方向不正确的图像进行旋转还原，以符合阅读习惯。不出现图像的一部分出现倾斜或扭曲而影响阅读的现象。厚的案卷装订线较近边角的档案内容会产生扭曲现象，需保证正文能看清楚。去污：在保证文件内容完整的前提下，影像页无扫描过程中带来的污斑，无黑边，外观达到清晰、平直、干净。对图像页面中出现的影响图像质量的杂质如黑点、黑线、黑框、黑边等进行去污处理。处理过程中应遵循在不影响可读性和可理解性的前提下展现档案原貌的原则，由于档案本身因陈旧、破损或不洁等造成页面上有污点的，如果在页面视图下无法看清，或该污点嵌在文本行中无法清除，可不予清除。

33、保证扫描图像字迹清晰、颜色恰当，不宜过浅或过深，不出现字迹笔画残缺或字迹笔画叠合而影响阅读的情况，档案原件存在斑迹变质、颜色过浅、过深或深浅不一致，保证档案原件能辨认的扫描图像也必须可以辨认。纸张太薄或字体颜色过浓，扫描时倒映反面文字，文字上的污点无法去污时，保证正文文字可以看清楚。（5）格式封装扫描图像格式为JPG。同时图像处理后的图像文件应根据要求封装为双层PDF文件，并将封装好的文件存储到相应文件夹中。（6）著录著录字段包括条目字段和图像信息字段二种。字段著录应严格按照规范进行，关键性字段在著录中应确保100%正确。字段著录应存放在数据库中统一管理。每个图像的信息字段包括文件日期、责任者

34、、题名、页号等内容。为减少档案在加工中的流转，要求能根据扫描图像进行字段著录。（7）数据挂接供应商应免费提供一套挂接系统，保证数据能够挂接到采购方正在使用的档案管理系统，并能够正常利用。确保数据挂接准确，必须保证目录数据库与图像文件的一一对应关系，不得错挂、漏挂。须按照案号、卷别、目录、文件的顺序进行挂接，不能出现错页、错目录的情况。边扫描边挂接，每完成100万页前必须把上批数据挂接到位。（8）质检为保证项目的总体实施质量，要求加工方对数字化各环节进行全面自检，具体质检目标如下：档案装订：全检，检查所有档案的装订还原情况，要求合格率为100%。扫描图像检查：全检，要求漏扫率为0。图像质量检查：

35、全检，检查所有图像的质量情况，优质率达到99%以上。格式封装检查：全检， 要求图像文件的命名差错率为0。著录检查：要求100%正确。条目与图像挂接检查：全检，挂接正确率要求100%。（9）刻录光盘制作档案数字化原始数据光盘，并编制纸质目录。光盘外观无划痕、污染等物理化学损伤，光盘信息中严禁带有计算机病毒及黑客程序等有害信息和与档案无关的信息。光盘盒必须加贴标签，标签的内容与采购方协商确定，加贴标签必须完整、准确。（10）数据备份与提交在数字化加工过程中，供应商应自行做好半成品数据（特别是原始扫描影像文件）和成品数据的存储备份工作。每月月底供应商须向采购方提交该月完成数字化的成品数据光盘备份。等

36、项目验收数据提交完成后，向采购方提供全部数据成品数据的硬盘备份，然后方可将数据从备份载体中删除。（11）成果验收。采购方另行委托监理公司，对供应商的每一批次的成品进行全部质检。不符合要求的，由监理公司退回供应商重新加工。验收后的加工成品现场制作成移动硬盘提交给采购方存储。七、安全保密要求供应商必须严格执行档案数字化外包安全管理规范和国家秘密载体印刷资质管理办法，项目实施应严格遵循采购方保密要求并建立严格的保密制度，供应商在投标书中必须详细描述保密措施。供应商所有工作人员上岗前必须经过保密培训。对涉密卷宗或含涉密材料的卷宗必须单独扫描、单独挂接、单独管理。在档案数字化加工过程中造成的泄密事故，由

37、供应商承担全部责任。1.数字化加工设备、网络环境与数据载体的安全管理（1）档案数字化加工使用的计算机、扫描仪等设备，必须采用技术手段或专业物理设备封闭所有不必要的信息输出装置或端口，如USB接口、红外线、蓝牙、SCSI接口、光驱接口等，封闭的装置或端口要定期进行检查。（2）档案数字化加工网络要与其他网络物理隔离，禁止使用无线网卡、无线键盘、无线鼠标等设备。（3）用于档案数字化加工的设备和存储介质严禁与其他设备和存储介质交叉使用，非数字化专用的设备和存储介质包括手机等数码设备严禁带入数字化加工场所。（4）档案数字化成果的拷贝和刻录应相对集中。采购方指定专人负责移动存储介质的清点，供应商完成拷贝或

38、刻录的数据介质（包括损坏的数据介质）应及时交接给采购方指定的人员，并办理交接手续。（5）档案数字化设备和存储介质不得擅自送外维修，必须送外维修的应向采购方办理书面审批手续，并由采购方人员现场监督。（6）处理尚未开放档案的信息设备的管理和使用应符合国家有关秘密载体管理和使用的相关规定。2.档案实体的安全管理（1）采购方对拟数字化的档案进行涉密性、完整性、有序性及档案实体与目录的一致性检查。涉密档案要予以筛除，档案实体破损、残缺的要进行登记与处理，档案实体与文件目录不对应的要进行必要的记录或标示。（2）采购方按照工作计划分批调档，并与供应商的档案接收人员进行清点、核对，双方确认准确无误后填写档案交

39、接清单一式两份，注明交接档案的内容、数量、状况、交接时间和经办人等。（3）档案数字化加工不得损毁档案，出现档案损毁的，需按有关规定进行处罚，并进行修复和登记。需要拆装档案时，应尽可能地保持档案原貌。（4）档案数字化过程中要建立档案流程单，流程单包括档号、加工工序、设备编号、数量、经手人、加工时间等，数字化加工过程中档案流程单应与档案实体同步流转。（5）档案数字化过程中发现有涉密标识且无解密标识的档案，供应商应停止该档案的数字化加工，在登记目录后立即将档案移交采购方。（6）数字化档案要专人专柜保管，数字化加工完毕的档案要及时归还入库。对于离库时间较长或有虫霉隐患的档案，应进行消毒杀虫处理。3.档

40、案数字化成果移交接收与设备处理的安全管理（1）用于数字化处理的设备进行维修和报废时应按涉密设备对待和处理。（2）档案数字化任务完成后，采购方组织专业人员按照相关要求，对供应商向采购方移交的数字化加工介质、加工监控视频回放记录、档案实体出入库交接记录、加工人员变更记录等进行安全保密专项验收。（3）档案数字化成果必须通过完整性、准确性、可用性和安全性检测，检测合格后双方办理数据交接手续。（4）档案数字化任务完成后，加工操作终端上的数据须在采购方的现场监督下销毁，采购方组织专业人员对供应商所用的设备进行检查，以确保其设备中无信息留存。（5）档案数字化任务完成后，供应商应会同采购方拆除其自带加工设备中

41、的硬盘等存储介质，并将其与数字化过程中使用过的其他移动存储介质一起无偿移交给采购方，并办理相关移交手续。（6）供应商应将档案数字化过程中形成的日志、记录等原始记录材料移交采购方，作为项目档案内容进行管理。4.信息安全（1）供应商应严格遵守有关保密、档案法律法规和采购方的有关规定。数字化加工工作必须在指定的场所内进行，确保场所正常秩序和安全。不得遗失、损坏档案，如有违反有关法律法规的，将追究相关责任人责任。（2）供应商在签订合同时成立项目组，供应商项目负责人必须为供应商公司级负责人，并列出具体的项目操作标准及流程、项目实施计划、人员及保证措施。（3）项目工作人员必须具备一定的档案业务知识和档案整

42、理操作能力及档案数字化加工的实际操作经验。（4）供应商应与项目实施人员签订保密协议，加强对工作人员的保密教育。（5）供应商应建立严格的保密制度，加强管理，杜绝工作人员对档案及档案信息的私自复制行为。（6）不同的工序之间采取不同的措施，杜绝泄密事故发生。（7）供应商在扫描加工场地要做好安全及保密，具备保密设施，保证档案原件的安全和保密。在工作平台上建立监管系统，实时监控工作人员的操作过程，统一记录保存。（8）供应商应保证加工现场不出现移动存储设备，任何加工数据不能带出工作区域，加工设备不允许接入互联网。（9）加工过程中的废弃光盘和纸张必须销毁，在指定地点处理。（10）在数据调用接口程序中必须有保

43、证信息安全的设计。八、违约金及付款方式除不可抗因素导致工程无法按时完成外，每延期一个月供应商须向采购方支付实际工程款的3%作为违约金。采购方与供应商签订合同并将设备、工作人员安排到位后10个工作日内向供应商预付投标总金额20%为预付款；项目完成70%后，采购方向供应商支付投标总金额30%工程款；项目全部完成并终检后，采购方向供应商支付工程实际款项的90%（包含前期支付款项）；余款10%在采购方使用2年后未发现问题，即向供应商支付。 二包：山东省菏泽市中级人民法院档案数字化监理项目实施方案一、指导原则档案数字化监理工作应坚持以“还原纸质档案原貌、确保电子档案与纸质档案一致”为原则，保证档案实体安

44、全，确保实现电子档案与纸质档案完全一致。二、采购方内容自合同签订之日，配合采购方完成菏泽市中级人民法院约700万页纸质档案数字化成品质量和纸质档案装订情况的检查。三、质量要求为保证纸质档案数字化项目的总体实施质量，要求监理工作供应商对数字化电子档案进行100%检查，并检查所有档案的装订还原情况，要求合格率为100%。具体要求如下：1.电子档案挂接是否正确。2.图像清晰，无歪斜、黑边。图像拼接处信息要完整，不能缺少任何信息。3.扫描图像无错页、漏页。4.著录信息和扫描图像必须一一对应。5.档案拆卷和装订还原不得损坏、遗失原始档案。6.对于档案中的“筒子页”，应当平摊开后进行整幅扫描；折子页等超长

45、页进行分页扫描后，要拼接成一页。7.纸质档案装订采用三孔一线装订方式，装订整齐、牢固。8.纸质档案无漏页、掉页，装订顺序正确。供应商应在数字化公司每批次产品加工完后及时进行质检。质检过程中出现任何错误，供应商须在登记表中注明错误，退回数字化公司重新加工，确保纸质档案与数字化成品100%准确。四、安全保密要求供应商项目实施应严格遵循采购方保密要求并建立严格的保密制度，供应商在投标书中必须详细描述保密措施。中标后所有工作人员上岗前必须经过保密培训，在工作区域不得携带手机、U盘、硬盘等任何电子设备。在档案数字化检查过程中，因供应商原因造成的泄密事故，由供应商承担全部责任。五、违约金及付款方式采购方将对纸质档案和电子档案分别抽取50%进行检查，发现一处错误扣除1000元作为处罚。除不可抗力因素导致工程无法按时完成以外，每延期一个月，采购方扣除供应商实际工程款的3%作为违约金。供应商完成第一批质检工作后，采购方向供应商支付投标总金额20%工程款。项目完成70%后，采购方向供应商支付投标总金额50%工程款；项目全部完成并终检后，采购方向供应商支付剩余的工程款。注：供应商竞争性磋商成交后须做出深化实施方案，方案以采购人认可为准。26