浅淡秘书工作的艺术性

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1、第8卷第2期2006年6月Vol. 8 No. 2Jun. 2006黄冈职业技术学院学报Journalof HuanggangFbIytechnic浅淡秘书工作的艺术性（黄冈职业技术学院湖北 黄冈438002，都要求领导者、管理者身边有一群 ，处理好各种复杂的人际关系，完成摘 要：在二十一世纪的今天，管理的多元化，人员配置的复杂化 精明能干的秘书，根据其特殊的职能来正确灵活地运用秘书工作艺术 各项复杂的工作。关键词：秘书；工作；艺术性文章编号:1672 - 1047(2006) 02 - 0011 - 03中图分类号：G40- 058文献标识码:AThe artistry of the Sec

2、retary workBai Hao(Huanggang Polytechnic Colleg Huanggang 438002 Hubei)Abstract : Nowadays , both the varied management and different staff disposition require a group of intelligent and capable secretaries around the leaders and administrators , who can apply the artistry of their work correctly an

3、d positively , deal with all kinds of difficult rel2 tionships well in order to finish every hard work , according to their particular functions.Key words : Secretary; WDrk ; Artistry111994-2008 China Academic Journal Electronic Publishing House. All rights reserved. 第8卷第2期2006年6月Vol. 8 No. 2Jun. 20

4、06#1994-2008 China Academic Journal Electronic Publishing House. All rights reserved. 第8卷第2期2006年6月Vol. 8 No. 2Jun. 2006收稿日期:2006 - 05- 11作者简介：白 颢，男，黄冈职业技术学院成教学院党总支书记，讲师秘书在古时被称为君王的股肱之臣，在当今社会被称为领导的左膀右臂，是领导者的智囊和助手,辅助领导者从事各项管理工作，负有参政谋事，协调综合，督促检查，拾遗补缺等重大责任。秘书 工作的好坏直接关系到整体工作的质量与效率的 高低,这足以证明秘书及秘书工作的重要性，那么

5、秘书应如何做好秘书工作呢？要想做好秘书工作，不仅仅要明确认识自己所处的位置，找准自己的目标，具备广博的科学知识，还要懂得一系列工作方 法和工作艺术。一、尊重而不奉承吹捧处理好与领导者的关系是秘书人员需时时注意、处处谨慎的事情，也是表现工作艺术的地方。总的原则是以事业为重，从工作出发，从领导与被 领导的地位出发，对正职和副职领导的性格、地位、工作等，要同等尊重、支持、配合和协助。在具体工 作中，无论是正职还是副职，秘书都必须积极配合。当某项工作以副职领导人为轴心时，有关这项工作的请示、汇报工作只能直接呈报给这位副职，不宜越位正职或其他副职请示、汇报。向正职请示、汇 报，或与其他副职沟通情况，那是

6、负责这项工作的 副职领导的责任。秘书如搞多头请示、汇报，就是 多余，会把事情越弄越乱。实践证明，多位领导者, 就有多种个性特点，要根据领导者的性格类型与之 相处，逆其个性而行之往往会出问题。如内向性格的领导，喜欢独自思考问题与办理事务，外向性格的领导，善于人际交往，喜欢同别人一起商量工作,对待前者，秘书最好是在事前当参谋，事后做助手, 当领导独立思考时，就不要去当参谋了，否则便会干扰他的思考；对待后者，要及时协助他组织人员 共同商量工作，秘书要有分寸地参与其中，发挥参谋与助手作用。另外，秘书与多位领导相处，一定要以事业为重，从工作出发，尽力维护领导班子的 团结和威信；不能从感情出发，看人行事，

7、不能表现121994-2008 China Academic Journal Electronic Publishing House. All rights reserved. 第8卷第2期2006年6月Vol. 8 No. 2Jun. 2006#1994-2008 China Academic Journal Electronic Publishing House. All rights reserved. 第2期浅淡秘书工作的艺术性第8卷出靠近谁、疏远谁、听从谁、不听从谁的行为；更不 能当着甲领导的面吹捧乙领导，当着乙领导的面吹捧丙领导等，要始终与多位领导保持相对一致的关 系,否则将会给工

8、作带来相当大的危害。二、主动而不越位脱轨秘书是领导者的“辅弼之臣”，其智囊作用主要 表现在以“谋”助“断”、以“谋”促“断”、以“谋”执 “断”，因此，在内在的思维上，必须主动站在领导者 的角度去思考问题，要具有领导思维。但是，处于 从属地位的秘书只是领导者 、指挥者、决策者的参 谋和助手，没有也不应当具有领导、指挥、决策的权 力。所以，在外在的行为上秘书只能不折不扣地执 行领导意图，而不能自行其是。在某种意义上，秘 书是思维的“巨人”，行为的“矮子”。在工作时要以 领导工作为轴心，紧紧围绕这一轴心，进行上下、左 右、前后同步运行辅助性工作。但辅助性又决定了 秘书工作的被动性，那么，要怎样变被

9、动为主动呢 ， 这就要看秘书的工作艺术了。以下四点可供借鉴：一是争取同领导者一样了解和掌握全局性的工作；二是争取同领导一样了解和掌握一个时期的中心 工作，能够分清工作的轻重缓急，主动排除干扰中心工作的事项；三是研究领导工作的思路，分析领导的工作意图，并加以理解、完善和落实，四是积累 和储存有关工作资料，该记住的要记熟，该保存的 要保存。有了这四个方面的基础，秘书在工作中才 能与领导者有一致的认识，才有共同的情感和语言，商量工作时补充和修正的意见，才能提到点子上。另外，在日常工作中，还要善于将领导的决策 内容、实施方案和一个时期的中心工作进行分解、立项，明确先做什么、后做什么以及怎样做的措施 等

10、，按计划列出个明细运行图 ，以便工作顺利进行。三、服从而不盲从附和秘书工作是上情下达、下情上报的枢纽，有调 度、协调、综合加工的作用。秘书人员处在这样一 个重要位置，就得和领导拉同一套马车，按领导者的意图前进，因此社会上有很多偏见和误解，总以为古往今来的秘书，似乎都是点头哈腰的软壳蛋、见风使舵的应声虫 ，是毫无风骨、气度的附属品C 这是“一叶障目，不见泰山”。在浩渺无涯的历史长 河中，正直无私的秘书一般隐姓埋名而很少见于经? 12 ?传，但光照日月的辉煌业绩中无不包含渗透了他们 无声无形的大智大勇之奉献 。常言道，一个事业的 成功者后面往往站着一位贤惠的妻子，而每个英明卓越的领导者后面无不拥有

11、一群精明能干的秘书C在日益壮大的秘书队伍中，许许多多的秘书人员都 具备着令人叹服的才华 、令人倾倒的风度、令人钦 佩的骨气、令人赞美的精神。要具备这样的素质 ， 秘书必须明白服从并不等于盲从和不加分析的附 和（这里谈及的”分析”有两层意思：一是从分析中 加深理解领导意图，增强执行的信心；二是从分析 中拾遗补缺，起进一步完善的作用）。按领导者的 意见办事，也只能是执行正确的意见，对一些不正 确的、违法乱纪、以权谋私的点子或行为，不仅不能 办，还要坚决抵制和反对，只有这样才能成为名副 其实的“优秀秘书”。四、有个性而不表现张扬秘书在工作中要学会隐个性于共性，共性中显个性。个性，是指一个人在他内在生

12、理素质的基础 上，在一定的社会条件下 ，通过社会生活的实践锻 炼与陶冶，逐步形成的观念、态度、气度与习惯等， 它是一个比较稳定的生理、心理素质和社会行为特 征的总和，是一个人在人与人相互接触中表现出来 的性格倾向。共性，是人在社会生活中能够配合他 人的行为，适应群体生活的共同要求，符合群体行 为规范的性格倾向 。心理学家认为，只要不是病 态，任何个性都是可爱的。这是从宏观角度对社会 构成与发展而言。而从微观角度，对适应某种社会 规范而言，个性是要服从于共性，而且还要使自己 的个性巧妙地溶合于共性，具有最大限度的可压缩 性，刚柔相济，富有弹性。在任何情况下，在任何环 境中，不但能顺应群体共性，尤

13、其还要顺应其服务 对象的独特个性。能使个性泯消于微观而显现于宏观，是运用掌握个性维度的上乘境界。人们生活中看不到有什 么个性的人，往往是最有个性的人。对秘书来说， 自负清高，目中无人是狭隘危险的个性 ；点头哈腰， 奴颜卑膝是令人恶心、没有出息的个性；而有礼有 节、不卑不亢、自信自谦、能屈能伸，才是一个正派 秘书所应该具有的个性。一个有作为的秘书，有志 献身于与自己的服务对象共同为之奋斗的事业，他1994-2008 China Academic Journal Electronic Publishing House. All rights reserved. 第2期浅淡秘书工作的艺术性第8卷在工

14、作中为了事业和工作的需要，为了适应所在群体的共性和服务对象的个性而压抑个性、牺牲自我,任劳任怨、埋头苦干，不计名利，委屈求全，这种 没有“个性”的个性，不正是一种高尚可贵的“个性” 么？五、补台而不挖角拆台秘书怎样在多位领导之间当参谋、搞协调？首 先，心里要有一杆平衡秤，要一视同仁，不论哪位领 导安排工作，都要做好，不能有的去做，有的不去 做，或三心二意地去做。这与我们日常交朋友多从 感情和兴趣出发不一样。在多位领导者面前，不论 是在思想感情上，还是在行为活动上都不能产生倾 斜度。其次，领导之间产生分歧时，只能被动地双 向地劝慰、弥合、消除，不能主动地、单向地瞎掰扯、 乱搅和，或者保持沉默。本

15、着工作上的支持 ，关系 上的爱护，感情上的友谊去做 ，这比什么都重要 。 不能站在一边，冷落一边，更不能为某一边提供反 对另一边的材料，对某领导进行挖角、拆台，扩大分 歧，加深矛盾。一旦矛盾激化，分歧扩大，也将给秘 书的工作带来极大阻碍，影响工作。六、沟通而不封闭堵塞秘书工作起上传下达、左右疏通作用。上传下 达也有艺术性，就是调换角度的艺术。在下达的时 候，要站在上级角度，把上情讲得清清楚楚；在上传 的时候，要站在下级角度，把下情说得明明白白。现实工作中，上下级领导不论是在看问题的观 点和方法上，还是在解决问题的战略和战术上面,往往存在不同程度的差异。这些差异的存在是客 观的，可以理解。但是能

16、不能缩小差异、找出差异 的结合点，求大同存小异，这与秘书日常的及时沟 通、协调有着密切关系。秘书与两级领导都不存在 差异，才能去做协调上下级差异的工作，缩小或化解上下级的差异，取得认识一致，因此，做好沟通工 作是秘书的重要职责之一。七、挡驾而不阻拦干涉挡驾的对象是找上门来的同志，其层次有别,事项的轻重有别。秘书对来者要有正确的认识和 态度，这种认识和态度将成为秘书协助领导理顺工 作，帮助下级或群众解决问题的机会，也是提高协调和社交能力的机会。秘书人员要讲究工作艺术 ， 对来者都要热情接待，给予关照协助。来者是办事 的，不是走亲访友。因此，挡驾的重点也要放在办 事上。办事是以理、以法为准，将来者

17、要办的事情 弄清楚，然后进行分析归类，属于哪个部门管的就 归哪里去办。大致有三种情况：一是属于领导审批 和需要急办的事项，要立即向领导汇报并协助处 理；二是属于职能部门管理的事项，协助来者找职能部门办理；三是涉及多方面的事项，应建议领导 组织有关部门协商，及时道报情况。挡驾工作是代表领导机关进行的，应该注意机 关的良好形象，克服那种“门难进、脸难看、话难听、 事难办”的作风；对来者的态度要热情、谦和、诚挚， 要有好风度、好品德；对一些缠身棘手的事项，要有 耐心，不能以烦对火，以火对暴，把事情弄僵搞砸 。 挡驾过程中，应注意语言艺术和应变能力，应变能力要通过语言艺术表达出来。接待的语言有规律 可

18、循，对平级或下级的同志 ，其语言的基调是谦虚 磋商供参考的口气，但又不能离开大原则。对上级 的语言基调则是多用请示报告、探询的口气，且不可不懂装懂。八、分工而不分家自立办公室的工作是个整体 ，可能有多个科室、多 位秘书、多个岗位。科室之间、秘书之间一般都有 分工，这对明确责任是非常必要的 。但在实际工作 中也往往会出现“各应各的号、各唱各的调”的现 象，不利于办公室发挥合力作用。因此，必须明确分工是各有侧重，不是分家自立。办公室是个不管 部，许多交不到具体部门承办的事情，都可交到办公室去办，秘书碰上了就不能说不管，管了之后再 沟通、协调、解决，只有这样才能做到既充分发挥个 体效用，又提高部门整体效率。在建设有中国特色社会主义宏图大业中，各级党政机关，企事业单位都需要拥有大批精明能干的 秘书，才能适应现代社会高效率的管理模式和新的 发展势头，因此，秘书人员在不断扩充理论、应用知 识、提高各种办事能力的同时，还必须灵活自如地应用秘书工作中应具备的艺术性，最终将秘书工作 做到游刃有余。责任编辑：胡亚学131994-2008 China Academic Journal Electronic Publishing House. All rights reserved.