浅议事业单位人事档案管理

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1、浅议事业单位人事档案管理作者：李妍俐赵欢欢来源：科技视界2014年第20期李妍俐赵欢欢（林州市人力资源和社会保障局，河南林州456550）【摘要】人事档案管理工作是行政事业单位人事管理的重要组成部分，关系到每一个单位职工的切身利益。人事档案管理只有按照规范化、制度化、科学化管理之路，才能适应当前改革需要。笔者通过对实际工作中所遇问题的剖析，提出对事业单位人事档案工作的几点意见，与同行共同探讨在新形势下如何进一步解放思想、转变观念，与时俱进地推进人事档案管理工作。【关键词】人事档案；事业；单位；管理0引言人事档案关系到每一个员工的切身利益，由每个员工确凿的原始档案材料构成，记述和反映员工的个人经

2、历，德、才、能、绩、廉洁、信以及成长的轨迹。是考察了解员工的重要手段；是落实待遇、澄清问题的凭证；是人才发现、使用、预测的重要依据，也是制定人才计划不可缺少的信息源泉；是推进干部交流，健全激励机制，强化干部宏观管理，执行事业单位人事制度、分配制度和养老金支付制度的重要依据；是维护员工权益和福利的有力保障。1 事业单位人事档案工作中普通存在的问题在经济体制和人事制度、分配制度改革不断深入的情况下，国家行政机构设置及行业隶属关系不断调整和改变，用人制度更加灵活，干部变动范围不断扩大，干部轮岗交流日益频繁，行业交叉、地区交流变化不断，使人事档案工作出现了一些与新形势不相适应的问题。11难以满足新形势

3、下干部工作的需要在人事档案工作中，存在着信息内容陈旧、组织的评价或结论几乎千篇一律的共同特点，对个人经历、资历等现实性材料的记载、收集和补充完善较少。近年来，干部选拔任用工作推行了一系列重大改革举措，干部考察、考核的方式方法也有了很大变化，干部交流轮岗频繁，但人事档案中的材料仍按原有的十大类材料归档，不能全面、完整地反映员工的整个成长过程，造成档案信息含量不足，使人事档案内容难以满足新形势下干部工作的需要。从事人事档案工作的同志都会发现，几乎所有进入人事档案的材料，都有“组织鉴定”或“单位意见”一栏，但绝大部分材料都没有设置“所填内容是否真实”这一栏目。此外，填写“组织鉴定”或“单位意见”时，

4、也没有要求对“所填内容是否真实”做出判断，因而在个别人事档案中出现了“年龄越填越小、工龄越填越长、学历越填越高”等现象。当人事档案记述内容模棱两可时，其真实性在很大程度上只能凭人事管理人员的主观判断以及工作经验而定，带来许多消极后果，其档案内容的全面性、真实性、准确性不是由“组织鉴定”或“单位意见”来获得认可，而是依据相关人提供的证件及其道德自律来保证。1.2相关人员对人事档案工作重视程度不够人事档案因其内容的特殊性，一方面增加了它的神秘性，同时又很少被外界所了解，在实际工作中很容易被忽视，即使是人事部门也存在着“说起来重要，做起来次要；用起来需要，忙起来忘掉”的现象。近年来，事业单位进行用人

5、制度改革，实行岗位聘用制，压缩人员编制，人事档案大多都由组织或人事部门干部兼管，而没有象其他类别的档案那样设置专职档案人员进行管理，由此造成了人事档案管理的随意性。人事档案的整理、审核、鉴定工作只是事到临头才去做，而不能将工作关口前置，按要求进行整理。2006年，我国全面推进事业单位工作人员收入分配制度改革方案，其中将个人所聘工作岗位、学历、资历、工作表现等因素作为划分工资等级的重要依据。如工作表现不好，套改年限就要扣除年度考核不合格和不计等次的年限；又如，本次套改文件中规定把未计算工龄的全日制大专以上在校学习时间计入此次套改年限，那么，套改年限的长短就直接影响员工收入的级别。这样，每项政策不

6、但涉及的人员数量较多，时间跨度大，而且信息采集角度和要求与过去存在差异。人事部门除了利用已掌握的数据材料外，对部分重要信息的查实与确认，不得不直接查阅人事档案。然而，在利用人事档案的过程中，许多过去不曾注意的问题浮出水面，从而使人事档案工作不得不面临新的挑战。2 加强人事档案工作的积极策略随着经济社会的迅速发展和大部制改革的不断推进，人事档案工作必须跟上改革发展的需要。当今，人事档案工作的外部环境、内部条件和服务需求都发生了深刻变化，对原有的人事档案管理模式、工作内容、工作手段都提出了新的挑战。要开创人事档案工作的新局面，适应当前改革形势的需要，人事档案工作改革应从以下两方面着手：(1) 不断

7、丰富人事档案内容，使人事档案工作符合社会发展需要。随着大部制机构改革工作的推进和新劳动合同法的实施，事业单位正在逐步推行全员聘用制。对于人事档案工作来说，要按社会现实发展的需要，不断丰富人事档案的内容。例如，员工签订的聘用合同、岗位合同、工作协议、考核、解聘、辞聘，反映工作效益、工作业绩以及参与重大活动项目等材料，对员工的动态管理等情况在人事档案中应如实记录，归档材料的内容要随时补充完善。对于能够反映员工的综合素质特别是文化素质的内容，包括个人文化程度、进修情况、继续教育情况、各项专业技术资格等也应在人事档案中有所体现。笔者认为，人事档案内容的丰富应遵循以下原则：一要，以员工个人信息的事实信息

8、为主体，兼顾组织部门的评价信息，应用以上信息反映人事档案的真实性；二要，以反映员工个性特点的材料为重点，其他材料为全面补充信息，以改变人事档案中内容陈旧、评语缺乏新意等现象，使人事档案能够立体地、动态地反映员工成长发展的全过程。(2) 要按流程对人事档案进行管理。加强人事档案工作流程管理，在收集、整理、归档、借阅、利用等各个环节中，建立完善的、行之有效的各项规章制度，为提高人事档案工作的水平奠定坚实基础。一要，加强材料收集工作。收集工作要依据相关的规章制度，对员工的岗位履职情况、工作业绩等能够反映员工基本情况的材料尽可能地收集齐全；对涉及员工直接利益的各类合同、各种保险等文件材料也应列入收集的

9、范围，不断补充完善适应社会需求发展的材料，使人事档案的信息更加多元、内容更加丰富。二要，强化档案鉴定工作。鉴定工作是人事档案管理工作中的薄弱环节，对现有材料的鉴定和对无头档案、死亡人员档案的鉴定工作是当前迫在眉睫的任务。鉴定中要坚决剔除内容虚假和不具参考价值的文件材料，优化人事档案内容，提升人事档案管理工作整体水平。三要，加强档案保管工作。保管范围的明朗化和保管方式的现代化是人事档案保管工作的发展方向。现行的保管范围的划分已经不能全面反映人才流动引起的人事档案归属范围的变化。人事档案工作人员要在传统领域进一步明确保管范围，将无法归属的新材料暂时集中保存起来,一旦新的保管机构和范围确定后就及时转

10、交相关部门，归入相关类别，为新体制和新部门的建立做好充分准备。改革传统的管理方式，要求管理设备现代化、管理手段现代化，以计算机为主要工具，充分运用数据库和各种办公软件，实现编目、检索、统计等各项工作的自动化和现代化，恢复档案的原始面貌，简化整理工序，代替手工操作。四要，加强档案传递。加强对人事档案管理中的转递工作的控制，进一步规范人事档案转岀和转入凭据材料的管理，以促进人事档案管理人员提高责任意识，同时为预防错漏和及时补救错漏创造条件。五要，利用人事档案，发挥作用。利用工作影响人事档案工作的全局，人事档案管理工作任重道远，事业单位人事干部要适应当前新形势发展需要，充分发挥人事档案的作用，努力扩大利用范围、放宽利用限制、简化利用手续，潜心研究、不断探索人事档案管理工作的新形式,多途径、多视角地向社会提供内容丰富、利用价值较高的人才信息，为事业单位的人事制度改革做岀贡献。3 结束语总之，人事档案管理工作应与时俱进，要具有创新性。加强档案管理建设是时代的要求，各档案管理部门应具有现代化管理意识，在注重安全的前提下实现档案管理方式的不断创新，实现档案管理的现代化、信息化，制度化。让档案管理工作更好的服务于现代化建设。责任编辑：孙珊珊