行政部规范化管理工具箱第3版配套光盘

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1、弗布克1+1管理工具箱系列行政部规范化管理工具箱（第3版）配套光盘王胜会 编著北 京目 录第二章 日常接待管理5第一节 日常接待管理岗位职责5一、接待主管岗位职责5二、接待专员岗位职责5第三节 日常接待管理表格6一、客人来访登记表6二、接待工作日记表7三、前台来电备忘录7四、商务接待安排表7五、公司参观申请表8六、公关接待审批表9第三章 文书印章事务管理10第一节 文书印章管理岗位职责10一、文书印章主管岗位职责10二、文书印章专员岗位职责10第二节 文书印章事务管理制度11一、办公文书管理制度11第三节 文书印章事务管理表格15一、文书会签单15二、对外行文单16三、发文目录表16四、信件领

2、取登记表16五、信函与快件寄送登记表17六、信函与快件签收登记表17第四章 资料档案事务管理18第一节 资料档案管理岗位职责18一、资料档案主管岗位职责18二、资料档案专员岗位职责18第二节 资料档案事务管理制度19一、公司档案管理制度19第三节 资料档案事务管理表格23一、档案借阅审批表23二、图书借阅登记表24三、资料借阅登记表24第五章 办公设备管理26第一节 办公设备管理岗位职责26一、办公设备主管岗位职责26二、办公设备专员岗位职责26第二节 办公设备事务管理制度27一、办公设备管理制度27第三节 办公设备事务管理表格29一、办公设备登记表29二、办公用品领用表30第六章 行政人事管

3、理31第一节 行政人事管理岗位职责31一、行政人事主管岗位职责31二、行政人事专员岗位职责32第二节 行政人事管理制度32一、员工考勤管理制度32第三节 行政人事管理表格37一、员工考勤登记表37二、年度考勤汇总表37三、员工请假申请单38四、员工加班申请表38五、员工出差申请表39六、差旅费报销清单39七、公司会议记录表39八、提案管理记录表41九、员工提案评定表41十、员工奖惩记录表42十一、员工违纪处理表42第七章 安全保密管理43第一节 安全保密管理岗位职责43一、安全保密主管岗位职责43二、安全保密专员岗位职责43第二节 安全保密管理制度44一、公司值班管理制度44第三节 安全保密管

4、理表格46一、值班登记日志表46二、保安执勤日志表46三、外出员工登记表47四、来宾出入登记表47五、安全状况检查表48六、防火设施检查表48七、突发事故报告表49八、事故统计汇总表50第八章 车辆管理51第一节 车辆管理岗位职责51一、车辆主管岗位职责51二、司机岗位职责51第二节 车辆管理制度52一、公司车辆管理制度52第三节 车辆管理表格56一、车辆登记列表56二、车辆登记卡56三、车辆出入登记表56四、车辆检查日志57五、车辆检点表57六、车辆请修表58七、保养记录表58八、车辆加油申请表59九、车辆加油记录表59十、用车申请表60十一、车辆使用申请表60十二、派车记录单61十三、车辆

5、事故现场记录单62十四、车辆事故报告单62十五、司机用车记录表63十六、车辆使用日志表64十七、车辆使用状况月报表65十八、车辆费用报销单65十九、车辆费用月度统计表66第九章 总务后勤管理67第一节 总务后勤管理岗位职责67一、总务后勤主管岗位职责67二、餐厅宿舍管理专员岗位职责67三、环境卫生管理专员岗位职责68四、物业管理专员岗位职责69第二节 总务后勤管理制度69四、环境绿化管理制度69第三节 总务后勤管理表格75一、食堂卫生检查表75二、住宿申请表76三、住宿人员资料卡76四、宿舍分配申请表77五、宿舍检查登记表77六、宿舍物品借用卡78七、卫生区域划计划表78八、清洁工作安排表78

6、九、卫生状况检查表79十、清洁卫生评分表79第十章 法律公关事务管理81第一节 法律公关事务管理岗位职责81一、公关事务主管岗位职责81二、公关事务专员岗位职责81三、法务主管岗位职责82四、法务专员岗位职责83第三节 法律公关事务管理表格83一、公关活动策划表83三、公关活动预算表84第二章 日常接待管理第一节 日常接待管理岗位职责一、接待主管岗位职责接待主管在行政部经理的领导下，全面监督前台接待、文件处理等各项工作，及时解决前台工作中出现的问题，保证公司上下信息畅通，提高公司的运行效率，确保实现公司的整体目标。其具体岗位职责如表2-1所示。工作大项工作细化表2-1 接待主管岗位职责1制度文

7、件的编写协助行政部经理制定前台接待处的岗位职责、操作规程等制度和文件，并监督执行2商务接待做好公司重要客人的接待工作，跟踪客户留言的落实情况3办公事务管理（1）检查前台办公区域的安全、清洁和消防情况（2）妥善处理前台接待中出现的各种突发事件（3）协助行政部经理做好公司内部的联系与协调工作，以及公司外部公共关系的处理等工作4下属人员管理（1）检查前台接待专员的仪容仪表、劳动纪律、接待礼仪及工作效率（2）监督直接下属日常工作的开展情况（3）培训、考核前台接待专员，不断提高前台接待专员的业务水平和服务质量二、接待专员岗位职责接待专员在接待主管的领导下，全面做好前台的日常接待、电话函件的接转、员工考勤

8、的监督及汇总、报刊杂志的收发等具体工作。其具体岗位职责如表2-2所示。工作大项工作细化表2-2 接待专员岗位职责1接待管理负责来宾的登记及接待工作2文件管理（1）负责接听、转接电话、收发信函，并做好记录、整理和建档等工作（2）负责分发公司文件、通知，并做好分发记录3办公事务管理（1）配合接待主管完成备忘录、通讯录、出差凭证等文件的填制、打印和复印工作（2）负责前台办公用品及办公设备的清洁保养工作（3）执行公司考勤制度，负责员工的考勤记录汇总和外出登记工作（4）帮助出差员工预订机票、火车票和客房等，登记出差人员行程（5）接受、反馈并协助接待主管处理客户及公众投诉，维护公司形象4环境管理保持前台区

9、域内的环境卫生第三节 日常接待管理表格一、客人来访登记表1客人来访登记表（范本一）填写日期： 年 月 日序号姓名所在单位来访人数是否预约被访人事由时间备注姓名部门到达离开123编制人： 审核人：2客人来访登记表（范本二）来访人姓名来访人单位来访时间接待人接待内容简况处理意见处理结果编制人： 审核人：二、接待工作日记表日期记录人考勤记录姓名签到时间姓名签到时间收发记录接待记录电话记录备注编制人： 审核人：三、前台来电备忘录填写日期： 年 月 日序号来电单位/人联系方式来电事由被访人处理结果备注123编制人： 审核人：四、商务接待安排表来宾单位带队人姓名带队人职务随行人员名单到达时间停留时间人数考

10、察内容接待计划安排车辆使用计划相关事项摄影礼品音响欢迎标语用餐鲜花宣传材料礼仪导游题词水果其他负责接待部门意见 签字：领导意见 签字：填表人： 填写日期： 年 月 日五、公司参观申请表申请单位/团体参观人数负责人职务联系方式通信地址参观时间参观路线/场所公司审批六、公关接待审批表来宾单位来宾人数接待日期带队人姓名职务停留时间来宾事由接待费用预算餐饮费用预算额住宿费用预算额其他费用预算额合计预算总额陪同人员要求公关事务主管意见签字： 日期： 年 月 日行政部经理意见签字： 日期： 年 月 日行政总监意见签字： 日期： 年 月 日第三章 文书印章事务管理第一节 文书印章管理岗位职责一、文书印章主管

11、岗位职责文书印章主管负责日常文书信函的起草、收发、整理保管以及印章的保管、使用等工作。其主要职责如表3-1所示。工作大项工作细化表3-1 文书印章主管岗位职责1文书印章档案管理（1）建立并完善公司文书、印章档案管理系统，设计各种应用表格（2）组织做好文书印章的登记、归档保管工作2文书管理（1）负责收文的签收和拆封（2）组织做好收文的分办、承办和批办工作（3）掌握文件的运行速度，督促承办部门及时办理（4）根据公司文书管理规定，对各部门发文初稿进行审核、修改（5）组织相关部门进行发文会签，将会签结果上交行政部经理审核、行政总监审批3印章管理（1）负责管辖印章的保管工作，定期检查印章是否完好，出现异

12、常立即上报（2）按照公司用印手续，监督印章的使用情况，严格控制用印范围4保密管理（1）严格遵守公司保密规定，明确各种文书的传阅范围及印章使用规则（2）做好重要文书、印章的保密工作二、文书印章专员岗位职责文书印章专员是公司文书印章管理的主要执行者，负责文书印章的分类登记、收发传递、保管检查以及重要信息的保密工作。其主要职责如表3-2所示。工作大项工作细化表3-2 文书印章专员岗位职责1文书印章档案管理（1）协助主管建立并完善文件档案系统，设计各种应用表格（2）负责文书印章的登记、归档保管工作2文书管理（1）负责收文的分类、分办工作，及时将收文寄送到相关部门进行办理（2）跟踪收文运行情况，向主管汇

13、报并督促承办部门尽快办理（3）根据公司文书管理规定协助主管对各部门发文初稿进行审核、修改（4）协助领导进行相关部门的会签工作（5）对最终发文进行编号、打印，并按发送范围进行分发3印章管理（1）协助主管保管印章，每天检查印章情况，如有问题立刻上报（2）按照印章管理规定认真做好印章的使用工作，并做好使用记录第二节 文书印章事务管理制度一、办公文书管理制度以下是某公司的办公文书管理制度，供读者参考。制度名称办公文书管理制度编 号执行部门第1章 总则第1条 目的为确保公司文书事务能够正常进行，提高公文处理的效率和公文的质量，特制定本制度。第2条 管理原则准确、快速。第3条 适用范围本制度适用于对公司内

14、部所有公文文书的管理。第2章 文书的种类第4条 文书的范围本公司文书包含公司业务工作中的往来公文、报告、会议决议、规定、合同书、专利许可证书、电报、各种账簿和图标参考书等一切业务用书与公文。第5条 文书保密等级划分1绝密，指极为重要且不得向无关人员透露内容的文书。2机密，指次重要且不能向无关人员透露内容的文书。3秘密，指不宜向公司以外人员透露内容的文书。4普通，指非机密文书。如果附有其他调查问卷之类的重要资料，则另当别论。第3章 文书制作规范第6条 文书的制作要领1文书内容必须简明扼要，一事一议，语言、措辞力求准确规范。2起草文书的理由包括起因以及中间交涉过程，必要时另附相关材料与文件。3必须

15、明确起草文书人的责任，并正确署名。4修改请示提案文书时，修改者必须认真审阅文书原件，修改后必须署名。第7条 文书的起草文书的起草必须征得主管同意，并在主管做出明确决定后进行。重要文件还应经过公证，并在正式文书形成前，附上有价值的证明文件。第8条 文书的署名1公司内文书，如果是一般往来文书，只需主管署名；如果是单纯的上报文书或者不涉及各部门且内容不重要的文书，只需部门署名；如果是重要文书，按责任范围由总经理、副总经理、常务董事署名，或者署有关部门的主管姓名和职务。2对外文书，如合同书、责任状、政府许可申请书、回执和公告等重要文书，一律署总经理职务与姓名；如果是总经理委托事项可由指定责任者署名。除

16、上述规定以外的文书，也可署分公司或分支机构主管的职务与姓名。第9条 文书的盖章1在文书正本上必须加盖文书署名者的印章，副本可以加盖署名者或所在部门印章。2如果文书署名者不在，可加盖代理者印章，并加盖具体执行者印章，但在文书存档前必须加盖署名者印章。3以部门或公司名义起草的文书，须在旁边加盖有关责任者的印章。第4章 文书的格式要求第10条 封面的要求1一般情况下，十页以内的文书可不加封面。2确认需要的文书可以加上封面，如规划、纲领性文件、规章制度和材料汇编等。3封面可使用必要的文字和司标，但不使用花边和图案。第11条 标准文书格式标准文书一般由眉首、主体和版记三部分组成。文书中涉及的字体、颜色、

17、行间距等需遵公司统一规定。1文书眉首是指文书首页红色横线及以上部分，包括发文单位标识、发文字号、秘密等级和保密期限、紧急程度等内容。眉首部分一般占文书首页的1/4到1/3。2文书主体是指红色横线以下至主题词（不含）之间的各要素，由标题、主送单位、正文、附件、发文单位、成文日期和印章等组成。3文书版记是指主题词及以下的各要素，包括主题词、抄送（抄报、呈报）单位、印发栏（撰稿、核稿）等部分。第12条 简化文书格式简化文书一般保留标准文书中的主体部分，省略标准文书中的眉首（保留发文字号，并将发文字号移至正文标题正下方）、版记（保留抄送单位，不加下划线）两部分。第13条 标准文书和简化文书的选择使用1

18、对外正式行文时一般采用标准公文格式，并可省略版记。2命令（令）、决议、决定、通报的行文格式均采用标准公文格式。3以公司名义下发（加盖公司印章）的通知和会议纪要，只采用标准公文格式。4报告、请示、批复、意见、函的行文格式可采用简化公文格式。5以职能部门名义（加盖职能部门印章）在本部门下发的通知和本系统下发的会议纪要，采用简化公文格式。第5章 文书的收发第14条 文书主管部门负责接收文书，并按下列要点处置。1如是一般文书，予以启封并分送各部门。2将私人信件直接送交收信人。3分送各部门的文书若有差错，必须立即追回。第15条 各部门的邮寄文书，必须于发送前在“发信登记本”与“邮资明细账”上登记。第16

19、条 需要邮寄或专人递交的文书，必须写清发送或接受单位、地址、收件人姓名等内容，必要时还需交文秘室回复或回执。如是公司内部文书，原则上不需封缄。第6章 文书的处理第17条 普通文书处理1部门经理以上级别的主管人员，负责对文书进行审批、答复、批办以及做出其他必要的处理，或者指定下属对文书进行具体处理。2处理中如遇重大问题或异常现象，需及时向上级汇报，并按领导指示办理。第18条 机密文书处理1机密文书原则上由责任人或当事人自行处理。2亲启文书原则上由信封上所指明的人开启，其他人不得擅自开启。如果主管领导在职务上有权替代指明者，可不受本条规定约束。第19条 文书处理冲突的处理与多个部门有关的文书，在处

20、理意见上如存在分歧，则由文书的主管部门出面协商；如果协商无法达成一致，则应请示上级领导，由上级领导裁决。第7章 文书的整理与保存第20条 文书的整理与保存1全部完结的文书，应在结办后三日内，交行政主管归存，按“完整、有序”的原则对文件进行整理、检查，按类别、年代立卷，分别按所属部门、文件机密程度、整理编号和保存年限进行整理与编辑，并在“文书保存簿”上做好登记，归档保存。2个人不得保存公司文书，凡参加会议带回的文件，应及时交行政部登记保管，离职员工应将文件和记录本清理移交。3分公司或分支机构的文书分为两类：一类是特别重要的文书，由主管保存；另一类是一般的文书，由各部门保管。第21条 文书的保存年

21、限每种文书依其重要性和保管要求的不同，有不同的保存年限，具体如下表所示。文书保存年限一览表保存年限文书的类别永久保存 章程、股东大会及董事会议事记录、重要的制度性规定；重要的契约书、协议书、登记注册文书；股权关系文书、重要的诉讼关系文书；重要的政府许可证件；有关公司历史的文书；决算书和其他重要的文书保存十年 请求审批提案文书；人事任命文书；奖金工资与津贴的有关文书；财务会计账簿、传票与会计分析报表以及永久保存以外的重要文书保存五年 不需要保存十年的次重要文书保存一年 无关紧要或临时性的文书。如果是调查报告则由所在部门主管确定保存年限第22条 注意事项1对于重要的机密文件，一律存放在保险柜或带锁

22、的文件柜中。2对于保存期满及没必要继续保存的文书，经主管决定，写清销毁的理由和日期之后，予以销毁。一律以焚烧的方式销毁机要文件。任何个人不准擅自销毁文件或出售。不需立卷的文件材料应逐件登记，报公司领导批准后销毁。3销毁秘密级以上文件前要进行登记，由专人监督，保证不丢失、不遗漏。4如果职务或部门划分发生变更或者做出调整，必须在有关登记簿上注明变更与调整的理由，以及变更与调整后的结果。5必须做好重要文书的借阅登记工作，并注明归还日期。借阅前必须出示借阅证。第8章 附则第23条 本制度由行政部负责制定与修订、解释第24条 本制度自颁布之日起实行编制人员审核人员批准人员编制日期审核日期批准日期第三节

23、文书印章事务管理表格一、文书会签单发文单位发文文号发文日期 年 月 日时限普通件急件特急件密级普通秘密机密绝密标题会签顺序单位收文时间发文时间会签人（签字）1 月 日 时 月 日 时2 月 日 时 月 日 时3 月 日 时 月 日 时备注注：会签文件附在“会签单”后。二、对外行文单编号：日期拟稿人职务、姓名行文字号行文标题内容简介经济审核人法律审核人行政部经理总经理备注三、发文目录表文件号文件标题领导签发拟稿部门密级发放范围份数登记日期发出日期封号明细账页备注四、信件领取登记表信件类型领取部门领取时间领取人签字 快递 挂号 取款 包裹单 快递 挂号 取款 包裹单 快递 挂号 取款 包裹单 快递

24、 挂号 取款 包裹单 快递 挂号 取款 包裹单五、信函与快件寄送登记表日期送寄部门编号数量密级送达单位接收人送寄人（签字）编制人： 审核人：六、信函与快件签收登记表日期来件单位编号数量密级接受部门签收人（签字）编制人： 审核人：第四章 资料档案事务管理第一节 资料档案管理岗位职责一、资料档案主管岗位职责资料档案主管主要负责公司资料档案的点收、整理、分类、保管以及借阅、销毁等工作。其具体工作职责如表4-1所示。工作大项工作细化表4-1 资料档案主管岗位职责1资料档案的入库管理（1）建立并完善资料档案管理体系（2）负责资料档案的收集、点收、整理工作（3）组织做好资料档案分类、编号工作，方便查阅2资

25、料档案的保管管理（1）按公司规定做好资料档案的日常保养工作（2）定期对资料档案进行盘点，如有异常立即上报主管领导（3）严格遵守公司的保密规定，做好资料档案的保密工作3资料档案的借阅管理（1）按公司规定办理资料档案借阅手续，完成借阅工作（2）根据公司规定，监督检查资料档案的借阅情况，保证资料档案的保密性和完整性4资料档案的销毁管理（1）根据资料档案的保存期限及时将需销毁的资料档案报告部门经理（2）根据公司规定，销毁资料档案并做好销毁后的资料档案整理工作二、资料档案专员岗位职责资料档案专员主要协助主管做好资料档案的入库、归档、借阅、保管和销毁等具体工作。其具体岗位职责如表4-2所示。表4-2 资料

26、档案专员岗位职责工作大项工作细化1资料档案的入库办理（1）定时收集各部门的资料档案，协助主管做好资料档案的点收、整理工作（2）负责资料档案的分类、编号工作，并登记入册2资料档案的保管执行（1）每天定时擦拭档案架，保持资料档案的整洁，具体做好日常保养工作（2）协助主管做好资料档案的盘点工作，如发现异常情况立即报告主管（3）严格遵守公司保密规定，协助主管做好资料档案的保密工作3办理资料档案的借阅手续（1）按公司规定办理资料档案的借阅手续，协助主管完成资料档案的借阅工作（2）催促到期但尚未归还的资料档案借阅人，让其及时归还（3）认真检查归还的资料档案是否完整无缺，发现问题及时上报4资料档案的销毁执行

27、（1）按公司规定，协助主管做好到期资料档案的销毁工作（2）负责资料档案销毁后的整理、登记备案工作第二节 资料档案事务管理制度一、公司档案管理制度以下是某公司的档案管理制度，供读者参考。制度名称公司档案管理制度编 号执行部门第1章 总则第1条 目的为规范本公司文书立卷工作，加强公司档案管理，特制定本制度。第2条 原则系统、完整、有序。第3条 适用范围本制度适用于公司在生产经营活动中形成的各种有保存价值的文字材料。第4条 管理部门1文书结案后，原稿由行政部归档，经办部门根据实际需要留存影印本。如因业务需要，原稿须由经办部门保管，应经文书管理部门主管同意后妥善保存，文书管理部门将影印本归档。2各分公

28、司档案分类目录及编号原则，由公司办公事务部门统一制定。第2章 档案管理第5条 文件点收文书结案后移送归档时，应根据如下原则进行点收。1检查文件的文本及附件是否完整，如有短缺，应立即追查归档。2如要抽查文件，应有管理部门主管的签认。3文件的处理手续必须完备，如有遗漏，应立即退回经办部门。4与本案无关的文件或不应随案归档的文件，应立即退回经办部门。5对于有价证券或其他贵重物品，应退回经办部门，由经办部门送指定保管部门签收后，将文件归档处理。档案目录卡档号： 卷名：本案文件目录件数收文号来文号发文号页数备注第6条 文件整理点收文件后，应对文件按照以下方式进行整理。1中文直写文件以右方装订为原则，中文

29、横写或外文文件则以左方装订为原则。2右方装订文件及其附件均应对准右上角，左方装订文件则对准左上角，理齐钉牢。3文件如有皱褶、破损、参差不齐等情形，应先补整、裁切、折叠，使其整齐划一。第7条 档案分类1档案分类应视其内容、部门组织、业务项目等因素，按部门、大类、小类三级分类。先按部门区分，然后依档案性质分为若干大类，之后在同类中依序分为若干小类。2档案分类应力求实用。如果三级分类不够用，须在第三级之后增设第四级“细类”。3同一小类（或细类）的档案以装订于一个档夹为原则。如档案较多，一个档夹不够用，可用两个以上的档类装订，并于小类（或细类）之后增设“卷次”编号，以便查找。4每一个档夹的封面内首页应

30、设“目次表”，档案归档时依序编号、登录，并以每案一个“目次”编号为原则。5档号的表示方式为：A1A2B1B2C1C2D1E1E2；其中，A1A2为经办部门代号，B1B2为大类号，C1C2为小类号，D1为档案卷次，E1E2为档案目次。第8条 档案名称及编号1档案各级分类应赋予统一名称，其名称应简明扼要，以充分显示档案内容性质为原则，并且要有一定的范畴，不能笼统含糊。2各级分类、卷次及目次的编号，均以十进位阿拉伯数字表示，其位数视档案多少及增长情形斟酌而定。3档案分类的各级名称确定后，应编制“档案分类编号表”，将所有分类的各级名称及其代表数字编号，依照一定顺序依次排列，以便查阅。4档案分类的各级编

31、号内应预留若干空档，以备将来组织扩大规模或业务增多时，随时增补。5档案分类的各级名称及其代表数字一经确定，不宜任意修改。如确有修改必要，应事先审查讨论，并拟订“新旧档案分类编号对照表”，以免混淆。第9条 档号编订1对于新档案，应从“档案分类编号表”中查明该档案所属类别及其卷次、目次顺序，以此编列档案号。2档案如需归属前案，应查明前案的档案号并以同号编列。3档案号以一案一号为原则，如有一档案叙述数事或一案归入多类者，应先确定其主要类别，再编列档案号。4档案号应自左向右编列，右方装订的档案，应将档案号填于档案首页的左上角，左方装订者则填于右上角。第10条 档案整理1依照目次号顺序以活页方式将归档文

32、件装订于相关类别的档夹内，并视实际需要使用“见出纸”注明目次号码，以便查阅。2档夹的背脊应标明档夹内所含档案的分类编号及名称，以便查阅。第11条 保存期限文件保存期限除政府有关法令或本公司特定规章外，依下列规定办理。文件保存期限规定保存期限适用范围保存期限适用范围永久保存1公司章程2股东名册3组织规程及办事细则4董事会议及股东会议纪录5财务报表6政府机关核准文件7不动产所有权及其他债权凭证8工程设计图9其他经核定须永久保存的文书十年1预算、决算书类2会计凭证3事业计划资料4其他经核定须保存十年的文书五年1期满或解除合约2其他经核定须保存五年的文书一年结案后无长期保存必要的文书备注各种规章由规章

33、管理部门永久保存，使用部门视其有效期予以保存第12条 档案清理1档案管理人员应及时擦拭档案架，保持档案的清洁，防止虫蛀腐蚀。每年更换时，依规定清理一次，对于已到保存期限的档案，予以销毁。销毁前应造册呈总经理核准，并于目录附注栏内注明销毁日期。2在保管期限届满的文件中，对于部分经核定仍有保存和参考价值的档案，管档人员应将“收（发）文登记单”的第五联附在保留文件上，并在第五联上注明部分销毁的日期。第13条 调卷程序1各部门经办人员因业务需要调阅档案时，应填写“调卷单”，经部门主管核准后调阅。2档案管理人员接到“调卷单”，经核查后，取出该项档案，并于“调卷单”上写明借出日期，然后将档案交予调卷人员，

34、档案管理人员按归还日期的先后整理“调卷单”，以备催还。3在档案室当众借阅者，免填“调卷单”。4归还档案时，经档案管理人员核查无误后，档案即归入档夹。“调卷单”由档案管理人员留存备查。第14条 调卷管理1在“档案借阅登记簿”上登记后方可借阅档案；如需借阅秘密级以上档案文件，须经领导批准。2案卷不许借出，只供在档案室内查阅，未归档的文件及资料可借出。3调卷人员调阅档案时，应于规定期限内归还。4调卷人员调阅的档案应与经办业务有关，如调阅与经办业务无关的档案，应经文书管理部门主管同意。5借阅档案的人员必须爱护档案，保证档案的安全，不得擅自涂改、勾画、剪裁、抽取、拆散、摘抄、翻印、复印、摄影、转借或损坏

35、，否则按违反保密法追究当事人的责任。6交还档案时，双方必须当面点交清楚，如发现遗失或损坏应立即报告领导。7外单位借阅档案时应持有单位介绍信并经本公司总经理批准，但不能将档案带离档案室。8外单位摘抄卷内档案时应经本公司总经理同意，并对摘抄材料进行审查签章。第3章 附则第15条 行政部对本制度拥有解释权。第16条 本制度自公布之日起实行。编制人员审核人员批准人员编制日期审核日期批准日期第三节 资料档案事务管理表格一、档案借阅审批表编号文书档案名称密级起草人起草部门起草日期归档日期借阅原因 借阅人（签字）： 日期： 年 月 日行政部意见 主管（签字）： 日期： 年 月 日批准人意见 批准人（签字）：

36、 日期： 年 月 日二、图书借阅登记表编号图书名称作者借出日期借阅人归还日期备注三、资料借阅登记表编号资料名称密级借出日期借阅人批准人归还日期备注第五章 办公设备管理第一节 办公设备管理岗位职责一、办公设备主管岗位职责办公设备主管主要负责公司办公用品和办公设备的采购、入库、保管、发放、使用、报废和盘存等工作。其具体岗位职责如表5-1所示。表5-1 办公设备主管岗位职责工作大项工作细化1协助编制管理制度（1）协助行政部经理编制办公用品、办公设备管理制度，并严格执行（2）建立并完善公司办公用品和办公设备的管理体系，提高工作规范性2采购管理（1）掌握公司办公用品的使用情况和库存存量，合理制订采购计划

37、（2）配合各部门做好办公设备的申购审批工作（3）认真落实办公用品和办公设备的采购工作3入库保管管理（1）负责已购办公用品和办公设备的入库工作（2）组织做好办公用品和办公设备的保管工作，保证其完好、无损耗4发放使用管理（1）按公司规定做好办公用品和办公设备的发放工作（2）负责监督管理办公用品和办公设备的使用情况，严禁浪费5报废盘存管理（1）按照公司规定对已损坏的办公用品和办公设备进行报废处理（2）定期对公司所有办公用品和办公设备进行盘存，发现问题，按公司规定处理二、办公设备专员岗位职责办公设备专员主要负责协助主管做好办公用品和办公设备的购买、登记、保管、发放、报废、盘存等具体工作。其具体岗位职责

38、如表5-2所示。表5-2 办公设备专员岗位职责工作大项工作细化1采购工作（1）掌握公司办公用品的使用和库存情况，协助主管制订采购计划（2）接收并核对各部门关于办公设备的购买申请，报相关领导审批（3）具体做好办公用品和办公设备的市场调查及购买工作2入库保管工作（1）对已购的办公用品和办公设备进行清点检查，并分类存放（2）保证物品存放场所的安全性，确保办公用品和办公设备不被破坏3发放使用工作（1）负责已购办公用品和办公设备的领取通知工作，及时发放办公物品（2）监督统计办公用品和办公设备的使用情况，严禁浪费4报废盘存工作（1）根据公司报废程序，具体做好办公用品和办公设备的报废工作（2）协助主管定期对

39、办公用品和办公设备进行盘存，发现问题立即上报第二节 办公设备事务管理制度一、办公设备管理制度以下是某公司的办公设备管理制度，供读者参考。制度名称办公设备管理制度编 号执行部门第1章 总则第1条 目的。为了保证公司电话、电脑、打印机、复印机和传真机等办公设备的正常运转，提高办公设备的工作效率和使用效率，特制定本制度。第2条 适用范围。本制度适用于对公司内部所有办公设备的使用管理。第2章 办公设备购买第3条 各部门在年初部门计划中统一将购买办公设备的费用列入预算，经公司领导审批后由办公事务部门统一购买。第4条 对于临时需要的办公设备，要经总经理审批通过后方可购买。第3章 电脑使用管理第5条 电脑使

40、用实行专人专管制度，具体规定如下。1每台电脑指定专门人员负责日常操作，非操作人员不得随意上机。2电脑使用人员要设置开机密码，密码属公司机密，未经批准不得向任何人泄露。第6条 电脑操作规定如下。1严禁在公司电脑上从事与本职工作无关的事项。2不得使用未经病毒检查的软盘、光盘，防止公司电脑“感染”病毒。3严禁私自拷贝、泄露涉及公司机密的文件资料。第7条 病毒防护相关规定如下。1尚未联网的计算机，由电脑室负责安装软件。2任何电脑安装软件前，须由相关专业负责人提出书面报告，经部门主管同意后，由专业人员安装。3所有电脑不得安装游戏软件。4数据的备份由相关专业负责人管理，备用的软盘由专业负责人提供。5在使用

41、软件前，必须杀毒，确保软件无病毒后方可打开。6任何人未经同意，不得使用他人的电脑。第8条 硬件保护相关规定如下。1除负责硬件维护的人员外，任何人不得随意拆卸电脑设备。2硬件维护人员在拆卸电脑时，必须采取必要的防静电措施。3硬件维护人员在作业完成后或准备离去时，必须将所拆卸的设备复原。4各部门负责人必须认真落实所辖电脑及配套设备的使用和保养责任。5各部门负责人必须采取必要措施，确保电脑及外设始终处于整洁和良好的状态。6对于关键的电脑设备应配备必要的断电、继电设施以保护电源。第9条 电脑保养相关规定如下。1严禁在电脑前吸烟、吃东西，严禁用手或尖锐物体触摸屏幕。使用人在离开前应退出系统并关闭电脑，盖

42、上防尘罩。2定期（每月末）对电脑内的资料进行整理，做好备份并删除不必要的文件资料，保证电脑有足够的运行空间。备份的磁盘由电脑管理员保管。3定期（每月一次）由指定的专业电脑维护公司对电脑进行维护和保养。第4章 电话使用管理第10条 电话由行政部统一管理，各部门主管负责监督与控制使用情况。第11条 各种外线电话须配置“长途电话记录表”，逐次记录使用人、受话人、起止时间、联络事项及交涉结果。该表每月转办公事务主管审阅。第12条 长途电话限主管以上人员使用，其他人员使用长途电话时需先经主管批准。第13条 禁止因私事拨打长途电话。第5章 打印机、复印机使用管理第14条 打印机、复印机由专人负责管理，其他

43、人员未经批准不得擅自使用。第15条 打印、复印文件资料要办理审批手续，详细填写打印及复印的时间、标题、份数和密级，经主管批准签字后方可进行。第16条 凡需打印的文件、表格等，字迹要清晰，语句要通顺。打印的文件由拟稿部门负责校对。第6章 传真机使用管理第17条 传真机由专人负责保管，其他人员不得自行使用。第18条 不得使用传真机传送个人材料，机密文件需经公司领导批准后方可传真。第19条 建立传真登记、签收制度，并立档备案。第20条 每天下班后，将传真机设置为自动接收状态，以防止遗漏重要文件。第7章 其他办公设备使用管理第21条 公司所有办公设备都要指定专人管理，其他人员必须经设备主管人员批准后方

44、可使用。第22条 办公设备要定期养护，以免因老化而影响使用。第23条 办公设备使用人员要保证设备的安全，如果因使用人员过失造成办公设备丢失或损坏，要追究相关人员的责任。第8章 办公设备使用监管第24条 公司办公事务部门负责对办公设备的使用情况进行不定期检查。第25条 公司办公事务部门对违规使用办公设备的人员有提请处罚的权力。第9章 附则第26条 行政部对本制度拥有解释权。第27条 本制度自颁布之日起实行。编制人员审核人员批准人员编制日期审核日期批准日期第三节 办公设备事务管理表格一、办公设备登记表 填写日期： 年 月 日设备名称编号厂名或品牌出厂时间购买时间使用年限规格颜色附属设备价格存放地点

45、环境要求主要用途简介管理部门负责人使用部门责任人二、办公用品领用表 填写日期： 年 月 日部门领用人核发序号物品名称规格数量单位用途单价总价领用人： 主管： 保管员：第六章 行政人事管理第一节 行政人事管理岗位职责一、行政人事主管岗位职责行政人事主管负责根据公司发展战略和年度经营计划，组织制订公司年度行政人事工作计划，为公司正常有序的经营提供良好的后勤保障服务。其具体职责如表6-1所示。工作大项工作细化表6-1 行政人事主管岗位职责1协助编制人事制度协助行政部经理编制行政人事管理相关制度，并监督制度的落实情况2招聘管理（1）协助行政部经理制定公司人力资源规划，编制招聘计划（2）按招聘计划开展各

46、岗位的人员招聘工作（3）负责面试人员初试，初步筛选合适人才3培训管理（1）制订公司新老员工培训计划，并组织实施（2）做好培训效果的评估、反馈，积累培训经验4日常管理（1）安排公司日常办公会议，协调各部门之间工作，并协助组织公司重大活动（2）协助上级领导与外部单位搞好关系，并代表公司出席相关会议（3）组织、协调、安排公司的后勤保障工作，确保公司整体工作正常有序进行（4）组织做好公司员工日常考勤、休假、出差、奖惩等方面管理（5）组织实施初级职位员工的调迁、晋升、解雇等事务（6）负责改善公司的劳资关系，处理员工投诉（7）按照公司经费预算，严格监督和控制行政费用支出，并确认费用分摊范围5薪酬管理（1）

47、负责员工的奖金、津贴、保险及其他福利的审核管理（2）负责核算每月的人工成本，在充分发挥员工价值的前提下控制人工成本6企业文化形象管理负责企业的对外形象宣传和企业文化建设二、行政人事专员岗位职责行政人事专员负责协助行政人事主管完成公司的日常行政人事工作。其具体职责如表6-2所示。工作大项工作细化表6-2 行政人事专员岗位职责1招聘工作（1）根据公司规划，协助主管制订公司招聘计划（2）通过网络、招聘会等渠道，筛选人才并预约面试（3）负责面试前的准备工作2培训工作（1）协助主管制订员工培训计划，并按计划组织实施（2）负责做好培训效果的评估、反馈，积累培训经验3日常事务处理（1）协助主管安排公司日常会

48、议，协调各部门之间的工作（2）协助主管做好公司后勤保障工作（3）负责统计员工考勤、休假、出差等信息，并定时向主管上报（4）协助主管改善公司劳资关系，处理一般性的员工投诉（5）负责办理企业员工档案、社保、住房公积金等事宜（6）协助主管严格监督和控制行政费用支出，并确认费用分摊范围4薪酬工作（1）协助主管完成员工的奖金、津贴、保险及其他福利等方面的审核（2）协助主管核算人工成本，并为控制人工成本提出建议5企业文化形象工作协助主管做好企业文化建设和对外形象宣传第二节 行政人事管理制度一、员工考勤管理制度以下是某公司的员工考勤管理制度，供读者参考。制度名称员工考勤管理制度编 号执行部门第1章 总则第1

49、条 目的。为了使员工明确工作和休息时间，严肃劳动纪律，保证工作效率，特制定本制度。第2条 适用范围。本制度适用于公司部门经理级以下员工。第2章 员工作息时间第3条 公司实行每天八小时工作制，周一至周五为正常工作日，周六、周日休息。若有特殊情况，可另行安排作息时间。第4条 上班时间为每天9:00至17:00，中午12:00至13:00为午餐时间。第3章 员工考勤规定第5条 打卡地点：公司行政部。第6条 打卡时间：8:30至9:00及17:00至18:00，每天打卡两次。第7条 员工上下班必须打卡，因故不能打卡者，须在当天向上一级领导陈述原因（出差者除外），并由部门领导签字报人力资源部备案，否则以

50、旷工论处。第8条 所有员工上下班须亲自打卡，任何人不得代替他人打卡或由他人代替打卡，违反规定者，一经发现，打卡者与持卡者每次各扣 元。第9条 公司每天安排人员监督员工上下班打卡，监督人员负责将员工出勤情况报告值班领导，由值班领导报至行政部，行政部据此核发全勤奖金及填报“员工考核表”。第10条 如考勤卡损毁或丢失，须及时向公司办公室备案。第11条 各部门负责人为本部门考勤的第一责任人，考勤员由部门负责人确定。第12条 各部门（或实体）于每月 日前根据考勤原始记载和打卡记录情况，对本部门上月的出勤情况进行如实汇总，经部门主要负责人审定、签字后报办公室汇总。第13条 全体员工的年度考勤情况，由公司办公室在次年的元月十日前做出公示。第4章 出勤管理办法第14条 员工出勤管理办法如下表所示。员工出勤管理办法类别说明执行措施迟到 分钟以内每次罚款 元，累计三次者，罚款 元 分钟以上 分钟以内每次罚款 元 分钟以上按旷工一天处理，罚款 元早退 分钟以内每次罚款 元，累计三次者，罚款 元 分钟以上 分钟以内每次罚款 元 分钟以上按旷工一天处理，罚款 元旷工未经请假，私