物业公司管理系统档案管理系统分类表

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1、word一级类目编号备注行政管理类1人力资源管理类2财务管理类3品质管理类4物业前期介入类5物业承接验收类6业主入伙管理类7顾客关系管理类8工程管理类9公共秩序管理类10环境管理类11一级类目二级类目文件材料归档根本X围保存期限类号类目名称类号类目名称11行政管理行政管理1-1组织机构1公司章程、验资报告、注册资料长期2股东会文件、董事会文件、监事会文件长期3机构变革记录、公司大事记长期1-2证照管理1证照原件长期2证照申办资料长期3证照使用记录3年4证照变更记录长期5证照年检记录长期1-3印鉴管理1印鉴制作、变更、废止记录长期2印鉴使用记录3年1-4行文管理1内发文件、外发文件、行文审批记录

2、长期2外来文件与归档记录长期3请示、报告、函件长期4介绍信、授权书、委托书以与各种证明等长期1-5合同管理1标准合同X本长期2各类合同、协议原件与评审记录长期3各类合同、协议的执行记录长期1-6会议管理1各类会议记录、纪要和会议签到记录长期2会议决议处理记录长期1-7采购管理1物资需求计划和采购计划3年2采购比价记录3年3物资验收记录3年4供方评价记录和合格供方名录3年1-8库房管理1物资出入库记录3年2库存物资台帐3年3库存物资盘点记录3年4库存物资月报表3年1-9物资管理1固定资产、低值易耗品和员工个人台帐等长期2办公设备、设施和工机具维修保养记录1年3物资盘点、调拨、转让、报损记录长期1

3、-10宿舍管理1住宿人员情况与分布情况长期2宿舍检查记录1年1-11法律事务1法律纠纷记录长期2律师函件长期3讼诉材料、公证材料长期1-12新闻媒体1新闻发布记录长期2专题新闻报道长期1-13书刊档案1书刊目录长期2订阅与购置记录3年3书刊借阅记录3年1-14档案管理1档案目录清单长期2档案借阅记录3年3档案接收与移交记录长期4档案销毁记录长期1-15内刊管理1内刊原件长期2内刊稿件记录3年3内刊发放记录3年4内刊投稿奖励记录3年1-16水电管理1办公水电使用记录1年2宿舍水电使用记录1年1-17通讯管理1办公申办记录长期2办公分布记录1年3办公费额管理3年4移动费额管理3年5通讯录，包括各公

4、司通讯录1年1-18参观接待1参观接待材料1年2来访领导题词签名册长期3来访者赠送礼品登记长期1-19外协单位管理1外协单位名录长期1-20企业文化1企业文化活动记录长期1-21声像档案1照片档案长期2光盘档案长期3硬盘档案长期4录音带档案长期5录像带档案长期1-22实物档案1证书、奖状、奖牌、奖杯、锦旗等长期一级类目二级类目文件材料归档根本X围保存期限类号类目名称类号类目名称22人力资源管理人力资源管理2-1人力资源规划1人力资源配备计划5年2工作分析和职位说明书5年2-2招聘管理1招聘申请3年2招聘计划3年3招聘启示3年4人才库3年2-3教育培训1培训需求调查3年2员工培训计划3年3内部培

5、训记录3年4外送培训记录3年5培训讲议集长期6培训考核试题集长期7培训评估记录3年8内部讲师选拔、评审和管理记录3年2-4考勤管理1员工排班记录3年2员工出勤记录3年3员工加班记录3年4员工换班记录3年5员工休假记录3年6员工考勤月报表长期2-5绩效考核1绩效考核方案3年2绩效考核原始记录长期3绩效考核结果与应用记录长期4员工奖惩记录长期5优秀员工评比资料长期2-6薪资管理1工资表长期2工资调整记录长期3工资发放记录长期4个人所得税报表长期5工资卡办理与领用记录3年6行业薪资调查情况3年2-7福利管理1员工保险开户记录长期2员工养老保险办理记录长期3员工医疗保险办理记录长期4员工失业保险办理记

6、录长期5员工工伤保险办理记录长期6员工生育保险办理记录长期7员工住房公积金办理记录长期8员工商业保险办理记录长期9员工福利费发放记录长期10员工福利用品发放记录长期11员工体检记录长期2-8员工管理1员工花名册长期2员工月报表长期3员工个人档案长期4员工导动记录长期5劳动合同签订记录长期6员工满意度测评记录5年一级类目二级类目文件材料归档根本X围保存期限类号类目名称类号类目名称3财务管理3-1会计凭证1原始凭证长期2记账凭证长期3汇总凭证长期3-2会计账薄1总帐长期2明细账长期3银行日记账长期4现金日记账长期5固定资产账长期6物业服务费长期7其它辅助账薄长期3-3会计报表1月、季度会计报表长期

7、2年度会计报表永久3其它会计报表长期3-4预算管理1年度收支预算长期2月度资金计划长期3预算执行情况长期4年度收支决算长期3-5其它会计档案1会计移交清册长期2会计档案销毁清册长期3会计档案保管清册长期4银行余额调节表长期5银行对帐单长期一级类目二级类目文件材料归档根本X围保存期限类号类目名称类号类目名称44品质管理品质管理4-1体系建设管理1体系建设计划5年2体系诊断记录5年3体系建设记录5年4-2体系文件管理1体系文件正本长期2体系文件审批记录长期3体系文件更改记录长期4体系文件发放X围5年5体系文件发放回收记录5年6体系文件作废记录5年7体系文件销毁记录5年4-3体系运行控制1体系运行检

8、查计划3年2体系运行检查记录3年3体系运行报告3年4-4开展规划1开展规划长期4-5计划总结1工作计划长期2工作总结长期4-6创优资料1创优申办资料长期4-7资质管理1资质申办资料长期4-8CI管理1CI手册长期2CI产品制作申请3年3CI产品使用管理3年4-9推广宣传1宣传资料制作长期2宣传资料使用管理长期3推广渠道管理3年4-10法律法规1国家法律长期2国家与部委法规长期3地方法规长期4国家与地方标准长期5适用法律法规清单长期4-11服务质量控制1服务质量检查计划3年2服务质量检查记录3年3服备质量分析记录3年4-12顾客满意度测评1顾客满意度测评计划3年2顾客满意度调查记录3年3顾客满意

9、度调查报告长期4-13管理评审1管理评审计划3年2管理评审资料3年3管理评审报告长期4-14内部审核1年度内审计划3年2内审实施计划3年3内审员名录3年4内部审核记录3年5不符合项报告3年6内部审核报告长期4-15不合格控制1不合格处置记录3年4-16外部审核2外审迎检资料3年2外部审核记录3年3外部审核报告长期4外部审核整改记录3年4-17数据分析1数据分析记录3年4-18纠正预防措施1纠正措施3年2预防措施3年一级类目二级类目文件材料归档根本X围保存期限类号类目名称类号类目名称5物业前期介入5-1物业招投标1项目调研资料长期2项目可行性分析资料长期3投标方案和文件长期4投标过程中的相关文书

10、资料长期5-2规划设计介入1项目规划设计建议资料长期5-3项目施工介入1项目施工进度长期2项目施工过程中的建议资料长期3项目施工跟进计划与跟进记录资料长期5-4营销配合介入1营销活动配合记录长期2营销过程中有关物业法律文书长期5-5竣工验收介入1竣工验收中存在的问题长期2竣工验收中问题处理意见记录长期一级类目二级类目文件材料归档根本X围保存期限类号类目名称类号类目名称66物业承接验收物业承接验收6-1项目建设资料1建设征用土地文件长期2建设用地批准文件长期3固定资产投资许可证长期4建设工程规划许可证长期5规划报建文件长期6建筑设计防火审核文件长期7物业各分项工程设计方案长期8建设工程规划验收合

11、格证长期9建设工程竣工验收质量认定书长期10建筑工程竣工消防审核意见书长期11单位工程质量综合评定表长期12供水协议书长期13供用电合同长期14同意供电通知长期15申请门牌呈批表长期16通邮申报表长期17其它相关资料长期6-2物业产权资料1拆迁资料长期2销售资料长期3其它相关资料长期6-3建筑工程技术资料1地质勘察报告长期2工程合同长期3开竣工报告长期4建筑施工图长期5图纸会审记录长期6工程设计变更通知长期7隐蔽工程验收签证长期8沉降观察记录长期9竣工验收证明书长期10建筑材料质量保证书长期11新材料与构配件的鉴定合格证书长期12砂浆与混凝土试块试压报告长期13建筑竣工图长期14其它项目竣工图

12、长期15各分项工程施工单位资料长期16其它相关资料长期6-4设备设施资料1供电系统长期2给排水系统长期3电梯系统长期4消防系统长期5弱电系统长期6其它相关资料长期6-5接收验收档案1物业接收验收方案长期2房屋接收验收记录长期3设备设施接收验收记录长期4管理用钥匙移交记录长期5顾客钥匙移交记录长期6各类房屋与公建配套的产权清册长期7项目接收验收会签记录长期8接收验收相关往来文件长期9物业接收验收中发现的问题记录长期10物业接收验收中遗留问题处理意见记录长期一级类目二级类目文件材料归档根本X围保存期限类号类目名称类号类目名称77业主入伙管理业主入伙管理7-1入伙准备1入伙方案长期2与开发商对接工作

13、记录长期3入伙物资与资料的准备情况长期4入伙现场布置与商家布展情况长期5入伙统一说辞和入伙培训记录长期7-2业户档案1入住通知书长期2交房手续流转单长期3购房合同复印件长期4房屋验收交接记录长期5业主入伙交费记录长期6前期物业管理服务协议、临时管理规约、消防安全承诺书签订情况长期7钥匙借用和领取记录长期8钥匙托管记录与托管协议长期9验房问题记录和整改记录长期10业主资料，主要指业主某某复印件、联系方式、家庭成员情况等长期11其它物品领用记录长期一级类目二级类目文件材料归档根本X围保存期限类号类目名称类号类目名称88顾客关系管理顾客关系管理8-1房态管理1房态信息记录长期2空置空关房清册3年3空

14、置空关房巡查记录3年4出租房清册3年8-2业主管理1业主根本信息长期2重点业主情况长期3出租房暂住人员情况3年8-3业主自治管理1业主代表大会形成的文件长期2业主委员会章程、公约、合同长期3业主委员会的决定长期4历届业主委员会长期5物业维修基金使用管理情况长期6业主的意见、建议与处理情况长期7其它长期8-4业主沟通记录1业主访谈记录3年2业主意见和建议3年3业主纠纷处理记3年4业主回访记录3年5小区各种公告、通知、温馨提示等3年8-5装修管理1装修申请与审批记录长期2装修管理协议签订记录长期3装修许可证签发记录长期4装修施工人员登记记录长期5施工人员出入证办理记录长期6装修现场监控记录长期7装

15、修费用收缴情况长期8装修违章与处理记录长期9装修验收记录长期8-6物业服务费用1物业服务费用申请、请示、批复长期2物业服务费用收缴情况长期3物业服务费用催缴记录长期8-7IC卡管理IC卡月度整理长期IC卡发放异常情况记录长期8-8居家服务1居家服务策划记录长期2居家服务项目与价目表长期3业主报修记录3年4业主报修派工记录3年5业主报修处理结果记录3年6业主报刊订阅与分发记录1年8-9社区文化建设1社区文化活动计划3年2社区文化活动方案3年3社区文化活动记录3年4社区活动总结汇报3年8-10顾客投诉1顾客投诉记录3年2顾客投诉处理记录3年3顾客投诉分析报告3年一级类目二级类目文件材料归档根本X围

16、保存期限类号类目名称类号类目名称99工程管理工程管理9-1设备资料管理1设备设施台帐长期2设备设施使用说明长期3监视和测量装置台帐长期4监视和测量装置周期校准记录长期9-2设备运行管理1供配电系统运行记录，含操作票记录2年2柴油发电机运行记录2年3电梯运行与年检记录2年4给排水系统运行记录2年5空调、通风设备运行记录2年6制冷站运行记录2年7热力交换站运行记录2年8消防设施运行与年检记录2年9智能系统设备运行记录2年10设备故障处理记录2年9-3设备维护管理1设施维修申请单、委托书长期2设施维修计划、批准文件长期3供配电系统维修保养记录长期4柴油发电机维修保养记录长期5电梯维修保养与年检记录长

17、期6给排水系统维修保养记录长期7水箱清洗记录长期8化粪池清掏、隔油池清洗记录长期9空调、通风设备维修保养记录长期10制冷设备维修保养记录长期11消防设施维修保养与年检记录长期12停车设备维护维修保养记录长期13防雷系统维修保养记录长期14智能系统设备维修保养记录长期15电讯系统设备维修保养记录长期16室内照明系统维修保养记录长期17室外照明维修保养记录长期18设施维修质量验收记录长期19设施维修委托施工文件 长期20设备设施抢修大修记录长期21设施更新、更改记录长期9-4房屋维护管理1房屋维修、维护申请单、委托书长期2房屋维修、维护计划、批准文件长期3房屋本体与其附属设施维修、维护记录长期4外

18、墙清洗记录长期5房屋维修、维护质量验收文件长期6房屋维修、维护预算、结算文件长期一级类目二级类目文件材料归档根本X围保存期限类号类目名称类号类目名称1010公共秩序管理公共秩序管理10-1出入口管理1来访人员情况登记1年2物资进出情况登记1年3物资搬运放行凭证1年10-2控制中心管理1中控室值班记录3年2中控室交接班记录3年3消防主机运行记录3年4各种报警与处理记录3年10-3安全巡逻管理1安全巡逻路线1年2安全巡逻记录1年3安全巡逻签到1年4安全巡逻中发现问题与处理记录1年10-4停车管理1停车位服务协议长期2车辆出入记录1年3车辆异常情况记录1年4车辆进出凭证遗失记录1年5车场票据记录1年

19、6车场收费用记录1年7未收费车辆记录1年8重要车辆情况记录长期10-5应急响应1ERT成员与紧急沟通3年2ERT成员培训记录3年3应急设备清单3年4紧急应变预演计划3年5紧急应变演练纪录3年6突发事件调查和处理报告长期10-6内部管理1秩序维护人员培训记录1年2秩序维护人员值班记录1年3秩序维护人员交接班记录1年4夜间查岗记录1年5安全工作检查记录1年一级类目二级类目文件材料归档根本X围保存期限类号类目名称类号类目名称11环境管理11-1清洁维护1洗手间定时清洁记录1年2垃圾收倒、转运记录1年3环境消杀计划、消杀记录、消杀效果1年4清洁药剂使用记录1年5保洁设备维修记录1年6保洁用品消耗记录1年7保洁工作检查记录1年8其它清洁记录1年11-2园林绿化1绿化植物养护计划3年2绿化植物养护记录1年3绿化消杀计划、消杀记录、消杀效果1年4绿化改造计划、批准文和改造记录长期20 / 20