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1、为了保证 # 委员会工作的条理性、 保密性、 有效性， 特制定收发文管理制度。收文管理制度一、 一切外事文、内引文（包括外出会议带来的文件、资料）均须交综合办公室统一拆封、统一登记、统一分文、统一办存，其他人不得擅自拆封、自行分文或滞留在自己手中。二、 所有内外行文，均须在办公室登记并由办公室主任分发，后由文档人员严格按照分文意见及时送达传阅、 催办， 填写 承办结果并做好平时立卷，年终归档。发文管理制度一、 凡以 # 委员会名义的对外行文，须在办公室办理登记编号手续。取得行文编号前，文档秘书要审查行文承办单的主要内容是否齐全。承办单内容有：领导签发意见、会签部门意见、拟稿人签字、标题附件、主
2、送单位、抄送单位。同时审查文字、文本是否符合统一对外口径及文面格式要求。二、 对外行文的原始草稿与最后定稿及相关附件一并在盖章前交办公室一份完整资料备存立卷归档。三、 对外行文的范围、份数须在办公室登记备案并严格执行。为了强化基础管理， 提高工作质量和效率， 特制订如下复印、传真管理制度：一、 凡需复印的各种文件、资料，须由部门负责人同意后，到办公室由文档秘书登记后方可复印。登记的内容有：复印日期、内容、张数、经办人、监办人、核算金额等项。不得擅自复印与公司业务无关的资料。二、 每月25 日， 文档秘书将公司当月复印情况按部门汇总报财务进行成本核算。三、 凡不属正规行文或内部自用的资料，尽量采
3、用作废资料纸张的背面。四、 做好外发、内接传真的登记、分送、催办，不得擅自接发与公司业务无关的传真。五、 每月25 日将当月资料传真接发情况按部门汇总报财务进行成本核算。会议纪要制度为了贯彻落实司务会议及相关专题会议决议精神， 保证公司各项工作有效开展，特制订会议记录制度如下：一、 逢召开司务会议及有关专题工作会议，由文本档秘书到会并进行会议记录。二、会议记录必须包括：会议地点、会议时间、会议主题、主持人、记录人、参会人员、缺席人员、发言内容等八项内容。三、会议记录内容要求完整、客观真实，会后根据会议记录内容言简意赅、要点突出、会议决议内容清晰明确、客观真实，不凭主观臆断拟写会议记要。四、 会
4、议纪要须由会议主持人和有关与会领导签字确认后方能按规定范围发放。五、会议纪要的原始稿连同正式发放稿一并立卷，年终归档。六、 根据会议纪要决定的有关执行内容， 会后文档秘书要按照时间、内容及时做好催办事宜。印章管理制度一、印章的种类（一） 印章： 公司向主管机关登记的公司印章或指定业务专用的公司印章。（二）职衔签字章：刻有经理及总经理职衔及签名的印章。二、印章的使用规定1. 对本公司经营权有重大关联、涉及政策性问题或以本公司名义对政府行政、税务、金融、集团公司等机构行文盖本公司印章。2. 以本公司名义对其他团体机构、公司核发的证明及各类规章典范的核决等，由负责人署名并加盖本公司印章。3. 印章使
5、用前核对用印登记表，确认有负责人批准签字并符合印章使用规定范围方能使用。 使用后留存加盖印章原件， 如无留存材料需在用印登记表中详细记载使用印章情况。 使用后准确填写用印登记表中未完成内容。4. 如遇特殊情况印章需外出使用，必须填写印章外出登记表并严格确认印章外出登记表有负责人、 借印人、 印章保管人签字，有借印时间。印章归还后借印人、收印人、印章保管人须在印章外出登记表上签字，并准确填写完成印章外出登记表。三、 印章的监印本公司印章得经公司领导办公会决定， 一般情况文本档秘书为印章监印人员。四、印章的保管各种印章由监印人负责妥善保管。 如有遗失或误用情事， 由监印人全权负责。五、 监印人对未
6、经批准、 审核的文件， 不得擅自用印， 违者受处。六、 印章如果丢失要立即报告相关负责人及公司领导，并依法公告作废。公司引文规范制度为了使公司的文件有统一格式， 现将公司引文的格式统一如下：一、 凡是有标头的正式公函，格式规定为：标题：三号、仿宋，正文：小三、仿宋，标头占纸张的 1/4 ,每页纸22行，每 行28字，页边距：左/右3.17 ,上/下2.54。向集团公司致送的信函， 格式规定为：标题：三号、仿宋，正文:小三、仿宋，每页纸22行，每行28字，页边距：-二、 左/右 3.17 ,上/下 2.54。三、一般性的基建工程文件及公司其他非外发文件，格式规定为：标题：三号、楷体，正文：小三、楷体，每页纸22行, 每行28字，页边距：左/右3.17 ,上/下2.54。四、其他表格类文件视情况而定。
公文收发文管理制度
