超市供应商管理标准手册

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1、供给商的管理市场上的供给商何止千家,一个城市的综合超市潜在供给商可能上万家,全国围更是上百万家,如何开发最适合*超市开展的供给商,并与他们开展互利互惠的商业关系,是每一个地区公司采购部的重大战略任务。俗话说:“水能载舟,亦能覆舟。如果选择好的供给商,则他们可成为*的战略合作伙伴,双方可以齐步开展,共创未来;反之则*超市的前途就不堪设想了。*超市供给商政策:供给商政策项 目政 策 说 明供货来源本公司广求货源,供给商包括:农产品的农民、生产基地、国外的制造商、代理商、总经销、及进出口商。防止向二级批发商、皮包公司倒爷及亲友所开的公司等供给商进货,除非事先以书面申请,并获得上级的同意。供货家数同档

2、次通常与价位是同义字没有品牌性的商品,应防止两家以上的供给商采购,否则客户会有所混淆,除非该品牌商品群有较大的市场规模与季节性的需求。每一个门店总供货家数应限制在500700家。“独家供货的情况应尽量防止,除非有很好的理由,并事先以书面申请,并获得上级的同意。客户有强烈的品牌选择需求时,此一政策可按市场规模与季节性的需求酌量调整。供给商每月进货或销售金额缺乏¥1,000者,应予淘汰。 续下页项 目政 策 说 明本公司不可能向所有的供给商采购,故供给商的选择应慎重为之,根本上符合以下条件的供给商才可加以考虑:(1) 价格:愿意以本地最低供货价格供货给华联综合超市。(2) 诚信:不可有贿赂及违背诚

3、信的行为。(3) 质量:质量良好,能对其商品质量有所保证。(4) 包装:其商品品种、包装方式及规格是本公司目标顾客群所需要的。(5) 效劳:能在订货、配送、售后效劳与本公司密切配合。(6) 批发:愿意经由本公司的销售渠道批发给零售商,餐饮业或公司行号及企事业单位,拓展其市场占有率。(7) 货源:财务稳健,公司或组织管理完善,货源可靠。(8) 远见:不贪图近利与暴利,愿与本公司一齐成长茁壮。(9) 促销:愿意在促销活动给予大力支持。(10) 赞助:愿意对各种赞助费用给予大力支持。购 销本公司绝大局部的商品是以购销的方式买断经营,降低本钱,对售价有绝对的自主权。代 销本公司虽以买断经营,但仍需与供

4、给商对*些风险较大的品类,或采购人员较无把握的品类,可考虑以代销的方式经营,采取实销实结但供货价格及售价可能会较高。代销商品的供给商可派促销员驻场销售,存货的损耗分担双方应事先约定。联 营对于较高单价,销量小,易失窃、产品生命周期短、市场变化快、或须要专业讲解效劳的业种,例如:精品、化装品、音像制品等,可以考虑联营,采取实销实结,存货损耗风险由供给商承当。 完z供给商管理的目的在于a培养有实力且愿与本超市齐步成长的合作伙伴。b淘汰没有潜力或商业道德,且对本超市无益的供给商。c尽量减少中间环节的不合理加价,以降低进货本钱。d争取最好的商业交易条件。e将营业额与利润额最大化。一般而言,大型供给商例

5、如:跨国性消费品制造商或国的知名品牌制造商在超市的供给链占主导地位,他们的商业行为比拟规,较少以贿赂采购人员的方式达成其业务目标,大局部都凭其品牌实力、有优势的价格、有力度的广告与促销及良好的售后效劳完成交易。而中小型的供给商例如:一些私营的批发商、经销商、工厂或个体户比拟偏好与采购人员私下打交道,给予各种好处包括:私人回扣、赠品、娱乐、招待、开支报销、等,进而控制采购人员。俗话说:“吃人嘴软,拿人手短。腐败分子在金钱的诱惑下,权钱交易,利欲熏心,任人摆布,最后只好牺牲华联的利益了。所以“筛师供给商成为供给商管理的一个最重要课题,其实只要采购人员立场端正,要挑选好的供给商不难,在“供给商政策里

6、有明列“选择要求。另外由“供给商根本资料表、“供给商简介、“供给商报价单、 “新供给商问卷调查表及“新供给商产品问卷调查表根本上可以看出一个端倪。有些供给商为了*些理由例如:商业拒绝填写“供给商根本资料表,我们应慎重不与他们往来,除非他们的产品在市场上有独占性,或成为卖方市场,且受本超市的目标顾客群所喜爱。供给商管理可分为:一新供给商进场,二旧供给商清场,三旧供给商年度合同,四旧供给商年度评估,五年度供给商表彰大会。现分述如下:z一、 新供给商进场:有局部新供给商经营者经常向公司领导抱怨说:“要见*超市的采购不容易。这句话说明了本超市的局部采购人员较为牛皮,已有了傲气,只喜欢或愿意与老供给商交

7、往,把超市的进货大门关闭了,这是不对的。要知道超市的成长及永续开展,必须靠供给商的支持,有些老供给商由于自身的原因例如:财力、人力、广告、促销、研发、物流、质量等无法跟上超市的开展步调,必需要汰换,因此必须补充新血,而且市场不乏好的热销商品,但因为种种原因不得其门而入,让超市错失了商机。同时,让有些顾客老是抱怨超市缺少市场上热销的商品,或品种不齐全等等。因此,采购人员“引进新供给商是个重要的课题,不可藉故拒人于千里之外,超市应让新供给商有时机凭其实力与旧供给商公平竞争。引进新供给商对超市有一些明显的好处:a对老供给商有压力,俗语说:“有竞争才有进步。他们会对超市提供更好的交易条件,以保住其生意

8、;b新供给商的引进可为超市增加较多的营业外收入,如果一家“1万元,一年引进“300家新供给商,就会为超市增加“300万元的其他收入;c新供给商通常可弥补华联现有商品构造的缺乏,可让超市的品种更齐全;d最重要的是,新供给商的供货及交易条件通常会比老供给商更好,也能提供*些市场上“热销的产品,为超市带来大量的利益。各地区公司采购部应采用以下的方法引进新供给商:1、 建立一个因特网,有“新供给商进场程序的信息。2、 在各地区公司总部接待柜台设置一个“公告栏,把采购部的网址公告,让新供给商可以上网浏览“新供给商进场程序的信息。3、 同时“公告栏上应说明可以在接待柜台价购例如:人民币200元“新供给商进

9、场程序及“供给商手册。4、 在接待柜台设置“新供给商登记本,规定采购部应在一周之,会正式函覆华联采购部的决定。5、 “公告栏的信息举例如下:新供给商朋友们:(1) 假假设你们的产品有“价格、质量、包装、品种、或效劳上的优势,超市采购部谒诚欢送你们前来洽谈。(2) 你们可以经由采购部的网址“.*.了解与超市交易的程序。(3) 你们也可以向本接待柜台价购“新供给商进场程序及“供给商手册。(4) 在你们按“新供给商进场程序提供“供给商根本资料表、“供给商简介、“供给商报价单、“新供给商问卷调查表、“新供给商产品问卷调查表及“目录或照片交给本接待柜台的一周之,采购部将正式函覆是否需要进一步约定时间洽谈

10、。 你们的合作,欢送光临!6、 “新供给商进场程序如。7、 采购部收到由接待柜台转来的“供给商根本资料表、“供给商简介、“供给商报价单、“新供给商问卷调查表、“新供给商产品问卷调查表及“目录或照片后,应设立一个登记本,登记“日期、供给商名称、及资料名称,然后交给“采购总监。“采购总监研究后,作批示,并交给相关的“采购经理。“采购经理做详细的调查后,与“采购主管研究后,最后呈报“采购总监,由“采购总监作最后决定是否进一步洽商,并正式函覆供给商有关超市采购部的决定。正式的函覆文件举例如下:尊敬的公司:感贵公司200年月日所提供的资料,经采购部研究后,我公司的决定如下:l 请尽快与我公司采购主管先生

11、/小姐联系,为转分机。l 贵公司的产品在以下几方面没有优势,恕难合作。价格 质量 包装品种 售前效劳 售后效劳 l 我公司因以下原因暂时无法进一步联系。1、。2、。3、。4、。5、。l 贵公司假设不同意本函的决定,还可以书面形式向我公司总经理申诉。*超市采购部 敬启200年月日8、 以上函件发出后,采购部应通知接待柜台销案,否则接待柜台应负责追踪,如果超过十天采购部仍未发函,接待柜台应通知“总办主任,由“总办主任调查原因,最终应在十四天之函覆,以示对新供给商的尊重,并维护*超市的信誉。假设采购总监决定进一步与新供给商联系后,采购主管应主动联系新供给商。经过几回合的洽谈,并初步筛选商品后,应填报

12、“新供给商审批申请书如给采购经理与采购总监审批。申请审批时应附上“供给商根本资料表、“供给商简介“供给商报价单、“新供给商问卷调查表、“新供给商产品问卷调查表、“目录或照片或样品及“供给商进场赞助同意书。采购经理与采购总监对于采购主管所推荐的供给商,应约谈其最高业务负责人,除了核实“供给商资料表、“供给商简介、“供给商报价单“新供给商问卷调查表及“新供给商产品问卷调查表的正确性外,最后把双方合作的利益充分沟通,并试探对方的虚实,毕竟两家公司的合作如同男女的联姻应更慎重一点较好。采购总监有最终审批权,经审批同意进场后,按正常进场程序,向财务部缴交“进场赞助费后,由采购主管正式建档,并下订单进货。

13、二、 旧供给商清场:有些供给商言行不一致,表现欠佳,呈现一些问题,例如:产品没有优势、促销也不积极、产品质量不稳、包装不良、送货不及时、赞助费用很少、拒绝退换货、供货价格经常调涨、帐期太短、帐额太小、沟通困难、效劳不佳等。这些都是应该“清场的微兆,但“清场不能单凭采购主管说了算,否则因为个人恩怨,变成公报私仇,暗箱操作,这是采购工作的大忌!为了让“清场有凭有据,“清场应该与“进场一样有一个类似的程序。“旧供给商清场审批申请表如是用来决定“清场用的。采购主管鉴于*一个供给商的绩效不好,远不如预期,在开发替代供给商的同时,可填写“旧供给商清场申请表经由采购经理与采购总监同意下,正式办理“清场手续。

14、清场时,应先通知“财务部暂缓付款,等与供给商谈判库存清理方法之后,获得妥善的解决方法例如:供给商补价差,或做清仓处理后,才可做最后的货款结算。三、 旧供给商年度合同:每年年底,除半年的新供给商外,采购主管应与所有旧供给商谈一下年度的合同。“年度交易合作合同书如须在年底完成,否则视为自动延长一年。年度合同主要在规:“价格、价格上涨、条码、交货天数、付款方式、付款帐期、商品管理费用、进货奖励、节庆赞助、促销、广告意向、试吃演示、损耗补偿、食品及百货质量问题、退换货等工程。采购主管在谈判年度新合同时,最好能请采购经理或采购总监一起参加,毕竟谈判时我方人员愈多愈好,况且集思广义,添漏补遗,更能让采购主

15、管如猛虎添翼,气势如虹,无往不利。四、 旧供给商年度评估:每年底除了要与供给商谈一下年度的交易合同外,对采购主管对其管辖的所有供给商做一个“旧供给商年度评估表如。这个表的评估工程与“进场及“清场是一样的,唯增加了实际的年度总销售额及毛利率。凭这个“评估表,采购部也可以在年底顺便决定年度1020应替换的供给商。假设总数有500家供给商,则应在此时替换50100家供给商,汰劣择优,形成一种“良性循环。五、 年度供给商表彰大会:每年底,各地区公司可举办一个“年度供给商表彰大会,其目的是:1感供给商一年来的配合与支持及其辛劳。2藉表彰大会的透明化,激发起供给商的攀比性及积极性。3展现*的采购及销售实力

16、,更能吸引新的、有实力的供给商前来洽商。“表彰大会可以是有偿的例如:由供给商自费参加有餐宴的“颁奖大会或无偿的。也可以仅有精神奖励例如:奖状或奖牌等,或同时给于物质奖励例如:奖金或提前付款等。更可以请新闻媒体参加报导,以扩大影响力。表彰的容可以包括:“营业额、营业额增长率、毛利额、毛利增长率、准时交货率、低或无退货率、售后效劳水平、商品创新、促销支持力度、广告支持力度、综合配合度等工程。更可以针对供给商的业务人员及*的采购人员颁奖给“最正确业务能手及“最正确采购能手等,以鼓励买卖双方关键人员,奖项可以是:“奖状、奖牌、奖金、或国外旅游等。各地区公司在这方面的投入愈多,下一年的回报肯定会愈大。z

17、附:新供给商进场程序供给商提出更好的说明,请超市考虑供给商决定是否向总经理提出申诉浏览采购部网页,了解“新供给商进场程序向总部接待柜台价购“新供给商进场程序及“供给商手册将“供给商根本资料表、“供给商简介、“新供给商问卷调查表“新供给商产品问卷调查表、“目录或照片及“供给商报价单交给总部柜台“采购部于一周内以函件正式答复是否进一步洽谈采购主管提出新供给商审批申请书,最后由采购总监审批新供给商向财务部缴交“进场赞助费采购主管主动与新供给商联系,并进一步洽谈采购主管正式在电脑建“供给商档、商品档及促销档是是否否否是采购主管正式下“初订单向总经理提出书面申诉停顿与超市洽谈总经理约见供给商总经理指示是

18、否继续洽谈是否供给商决定是否提出与交易更好的理由z *超市填表日期200 年月日 供给商根本资料表适合者打“供应商名称销售总部销售总部 销售总部地址 销售部电子成立日期年月日资本额¥万员工人数人主要股东12345职称主要客户名称12345供 应 商综合状况1. 盈利状况:是否不清楚;比同业:高相等低不清楚2. 资金状况:充足刚好紧缺乏不清楚3. 存货状况:充足刚好紧缺乏时多时少不清楚4. 销售状况:良好一般较差很差不清楚5. 人员状况:稳定流动率尚低流动率较高流动率很高不清楚6. 配送状况:良好刚好紧缺乏不清楚供给商属性资企业合资企业外资企业股份制国有企业集体企业私营企业 上市公司制造商进口商

19、经销商代理商一级批发商二级批发商其它:目前主要商品品牌1.2.3.4.5.6.7其它总计商品品类销售额占比%100.0%本市市场份额%年广告促销费万万万万万万万万万生产能力以数量表示目前产能利用率%最近四年总营业额年年年年预估¥万¥万¥万¥万主要销售渠道经销商代理商批发商零售商直供KAC主要/重点客户其它:其它:总计销售占比100.0客户数家家家家家家家家零售网点数家家家家家家家家提供以下证件有者请打“: 1.营业执照副本 7.商标注册证制造商适用 2.税务登记表国税、地税 8.卫生许可证食品制造商适用 3.生产许可证制造商适用 9.平安认证长城标:电工类商品适用 4.商检合格证 10.代理授

20、权书代理商适用 5.进口商品检验合格证进口商品适用 11.其他1 6.商品检验报告2填表人全国销售部负责人公章职称职称联系联系手机手机z*超市供给商简介供给商名 称地址 成立沿革开展历程未来开展方案目前组织请附上全公司组织图及业务部门组织图。组织图应至少包括:“部门名称、“领导及职务、“部门主要职能及“员工人数。请参考的例。产销情况财务情况优势与劣势对*的业务目标业务负责 人职 务日 期200 年 月 日注:本表格空格不够时,请自行以白纸打印。z供给商组织图例供给商名称:填表日期:年月日姓 名总经理姓 名副总经理姓 名*部经理姓 名*部经理姓 名*部经理姓 名*部经理姓 名*部经理姓 名*部经

21、理姓 名*部经理*名员工*名员工*名员工*名员工*名员工*名员工*名员工(一) 所有部门:主要职能:1.1.1.1.1.1.1.2.2.2.2.2.2.2.3.3.3.3.3.3.3.4.4.4.4.4.4.4.5.5.5.5.5.5.5.姓 名*组主管姓 名*组主管姓 名*组主管姓 名*组主管姓 名*组主管姓 名*组主管姓 名*组主管*名员工姓 名业务部经理*名员工*名员工*名员工*名员工*名员工*名员工(二) 业务部门:主要职能:1.1.1.1.1.1.1.2.2.2.2.2.2.2.3.3.3.3.3.3.3.4.4.4.4.4.4.4.5.5.5.5.5.5.5.z日期:200 年 月

22、 日*超市供给商报价单供给商销 售排 名国际条码品 名 及 规 格销售单位商品列尺寸长宽高公分每箱件数产 地交货天数价格构造人民币、含税目录样品零售订价二批商进 价一批商进 价连锁店进 价华联进价是否是否1入天¥2入天3入天4入天5入天6入天7入天8入天9入天10入天11入天12入天13入天14入天15入天注: (1) 在报价之前,供给商应先完整填写“供给商根本资料表及“供给商简介。(2) 请供给商务必按商品本身的“销售排名顺序填写。如果栏位不够,请自行复印“空白表格,并更正“销售排名顺序。(3) 如以上报价不实,一经查证属实,*将立即停顿一切交易,并全数退货。(4) “*进价系是“到岸价,即

23、供给商必需将商品按指定位置贴好“*店码或印上“国际条码,整齐码放在“*指定的栈板及位置上,并当面点交给“*收货部。供给商名称地 址电 话公章传 真报 价 人职 务z* 超 市新 供 应 商 问 卷 调 查 表供给商名称地址感贵公司考虑与*综合超市合作,共同拓展市场,双赢双利。请就近先考察*的门店,并阅读“供给商手册,然后答复以下问题,适合贵公司的意见者,请在“方格打“。门店考察门店: 考察次数 没有 一次 两次 三次以上对门店的建议应降低价格 应提升效劳应改善布局应增加品种 其他:门店: 考察次数 没有 一次 两次三次以上对门店的建议应降低价格 应提升效劳应改善布局应增加品种其他: 供给商手册

24、 尚未阅读 略为阅读 详细阅读 阅读一次 阅读两次 阅读三次以上供 应 商产品定位 高档 中高档 中档 中低档 低档 家庭用 专业用所有年龄 特定年龄 所有性别 特定性别所有文化水平 特定文化水平 所有职业 特定职业所有商圈 特定商圈供给商能力是否能协助*降低采购本钱能 不能 不确定是否能协助*降低营运本钱能 不能 不确定是否能协助*增加销售份额能 不能 不确定供给商对*的认识全国连锁是 否 不清楚,目前门店数: 家店, 个城市天天低价是 否 不清楚,比市价廉价: 品种齐全度5,000个以下 5,00010,000个 10,000个以上来客数比本市同类超市:多 一样 少 不清楚客单价比本市同类

25、超市:多 一样 少 不清楚销售额比本市同类超市:多 一样 少 不清楚*的熟人职务关系朋友 同学 别人介绍职务关系朋友 同学 别人介绍职务关系朋友 同学 别人介绍可以打听供给商的人公司公司公司对*的综合建议供给商业务负责人职 务日 期 年 月 日* 超 市新 供 应 商 产 品 问 卷 调 查 表适合者打“,请按一个品牌填写一供给商名称地址 品 牌 及品类名称货源 自制 进口 代理 购销 代销 联营其他: 供给商产品定位年龄 所有年龄层05岁512岁 1319岁2050岁50岁以上姓别男女都适用男性适用女性适用职业 农民国企职工事业单位职工 私企职工集体职工外企职工个体家庭人数所有家庭13人/户

26、46人/户7人/户以上家庭月收入 0500元5001,000元1,0002,000元 2,0005,000元 5,000元以上商圈距*门店 0500米5001,000米13公里 35公里510公里以上10公里以上产品生命周期萌芽期成长期成熟期饱和期衰退期产品质量高档中高档中档中低档低档产品责任险没有投保 有投保,保险公司:,保额:¥ /事故质量管理ISO 认证 其他方式简述:产品包装说明清楚适合自选式销售 说明不清楚须有促销员讲解 无任何文字说明 有打洞适合吊挂式列塑料或彩盒包装适合叠放式列 纸箱包装 其它包装: 国际条码有 无 正申请中,预计个月落实主要直接竞争对手第一家牌,其档次为:高档

27、中档 低档第二家牌,其档次为:高档 中档 低档第三家牌,其档次为:高档 中档 低档与主要直接竞争对手的价格比照第一家我公司价格较低 我公司价格一样 我公司价格较低第二家我公司价格较低 我公司价格一样 我公司价格较低第三家我公司价格较低 我公司价格一样 我公司价格较低与主要竞争对手的质量比照第一家我公司质量较高 我公司质量一样 我公司质量较低第二家我公司质量较高 我公司质量一样 我公司质量较低第三家我公司质量较高 我公司质量一样 我公司质量较低与*现有商 品 的 对 比品 牌价 格质 量效劳售前与售后 较好 一样 较差 较好 一样 较差 较好 一样 较差 较好 一样 较差 较好 一样 较差 较好

28、 一样 较差 较好 一样 较差 较好 一样 较差 较好 一样 较差供给商业务部负责人职务日期年月日供给商填写不实,*有权停顿合作。z供给商编号供 应 商 名 称*超市新供给商进场审批申请书生鲜蔬果组 肉品组 水产组 食品酒饮组 休闲食品组 百货精品组 文教组 文体组 家居组 大家电组面包熟食组 日配组粮油组 冲调组 日化组 小家电组 DIY组 妇婴组 家纺组 服饰组 评 估 项 目采购主管评估打“采购经理评估打“采购总监评估打“好10分一般7分差5分好10分一般7分差5分好10分一般7分差5分(1) 价格:愿以最低价格供货(2) 诚信:不可有贿赂及违背诚信行为(3) 质量:质量有保障(4) 包

29、装:商品及包装符合顾客需要(5) 效劳:能配合*的营采作业及售后效劳(6) 批发:愿意经由*批发给专业客层(7) 货源:财务及管理完善,货源可靠(8) 远见:不贪近利,愿与*齐步成长(9) 促销:促销支持力度(10) 赞助:赞助金支持力度总 分分分分预估每月销售额及毛利率¥ 万 ¥ 万 ¥ 万 是否有特殊关系是: 否是: 否是: 否综合评估针对优缺点同意进场与否同意 不同意同意 不同意同意 不同意签 字采购主管采购经理采购总监日 期200 年 月 日200 年 月 日200 年 月 日:1、供给商根本资料表。2、供给商简介。3、供给商报价单。4、目录、照片、或样品。5、进场赞助同意书。z供 应

30、 商 名 称供给商编号*超市旧供给商清场审批申请书生鲜蔬果组 肉品组 水产组 食品酒饮组 休闲食品组 百货精品组 文教组 文体组 家居组 大家电组面包熟食组 日配组粮油组 冲调组 日化组 小家电组 DIY组 妇婴组 家纺组 服饰组 评 估 项 目采购主管评估打“采购经理评估打“采购总监评估打“好10分一般7分差5分好10分一般7分差5分好10分一般7分差5分(1) 价格:愿以最低价格供货(2) 诚信:不可有贿赂及违背诚信行为(3) 质量:质量有保障(4) 包装:商品及包装符合顾客需要(5) 效劳:能配合*的营采作业及售后效劳(6) 批发:愿意经由*批发给专业客层(7) 货源:财务及管理完善,货

31、源可靠(8) 远见:不贪近利,愿与*齐步成长(9) 促销:促销支持力度(10) 赞助:赞助金支持力度总 分分分分平均每月销售额及毛利率¥ 万 ¥ 万 ¥ 万 综合评估针对优缺点同意清场与否同意 不同意同意 不同意同意 不同意签 字采购主管采购经理采购总监日 期200 年 月 日200 年 月 日200 年 月 日z供 应 商 名 称供给商编号*综合超市供给商年度评估表生鲜蔬果组 肉品组 水产组 食品酒饮组 休闲食品组 百货精品组 文教组 文体组 家居组 大家电组面包熟食组 日配组粮油组 冲调组 日化组 小家电组 DIY组 妇婴组 家纺组 服饰组 评 估 项 目采购主管评估打“采购经理评估打“采

32、购总监评估打“好10分一般7分差5分好10分一般7分差5分好10分一般7分差5分(1) 价格:愿以最低价格供货(2) 诚信:不可有贿赂及违背诚信行为(3) 质量:质量有保障(4) 包装:商品及包装符合顾客需要(5) 效劳:能配合*的营采作业及售后效劳(6) 批发:愿意经由*批发给专业客层(7) 货源:财务及管理完善,货源可靠(8) 远见:不贪近利,愿与*齐步成长(9) 促销:促销支持力度(10) 赞助:赞助金支持力度总 分分分分年度总销售额及毛利率¥ 万 ¥ 万 ¥ 万 综合评估针对优缺点同意往来与否同意 不同意同意 不同意同意 不同意签 字采购主管采购经理采购总监日 期200 年 月 日200 年 月 日200 年 月 日z

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