某食品公司业务运营指导手册

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1、编号：时间：2021年x月x日书山有路勤为径，学海无涯苦作舟页码：第- 131 -页 共132页青岛百乐麦食品有限公司2010年度业务运营指导手册 目 录第一章 办事处费用申请、使用、核销、及入账流程和管理办法. 2第一节 百乐麦费用科目分类及使用说明. 2第二节 百乐麦费用申请、使用、核销流程.7第三节 B类费用处理流程及相关管理规定.29第四节 客户往来帐管理制度.32第五节 借款管理制度39第二章 经销商开发、变更、终止审批流程 47第一节 经销商开发流程.47第二节 经销商信息变更流程.52第三节 经销商终止流程.5第三章 物流订单处理流程.58第四章 促销物料管理制度及相关流程.65

2、第一节 促销物料申请使用和采购工作流程65第二节 促销物料办事处管理办法.69第五章 第三方人员管理制度 .71第六章 办事处人员入职、晋升/降职、调动和离职管理流程 .76第一节 办事处人员入职流程.76第二节 办事处人员晋升/降职、调动流程93第三节 办事处人员离职流程.98第七章 办事处人员考勤及休假制度 .103第一节 办事处人员考勤管理制度103第二节 办事处人员休假管理制度108第八章 营销中心信息平台数据库.113第一章 办事处费用申请、使用、核销及入账流程和管理办法第一节 百乐麦费用科目分类及使用说明一、百乐麦费用科目分类一级科目二级科目三级科目百乐麦费用科目分类体系经营费用财

3、务费用管理费用百乐麦费用体系二、费用使用说明1.市场费用使用说明表格1办事处渠道业务开展使用的费用（涉及到商超和母婴渠道使用的各种通路费用）渠道费用申请表格文件名命名为：XX办XX渠道市场费用申请表XXSC100210-01渠道费用核销表格文件名命名为：XX办XX渠道市场费用核销表XXSC100210-01表格1：渠道业务开展所涉及到的市场费用科目如下表所示：费用编码费用名称费用使用说明营销考核入账说明SC01进店费本品牌首次进入某个系统或终端，由终端一次性向供应商收取的进店费用。费用统一由总部承担。使用进店费用申请表表格单独申请SC02条码费卖场按品类条码向供应商收取的一种陈列费用。分两种情

4、况：一是某品牌进场时一并收取的条码费；二是某品牌有新品上市进店时收取的新品条码费。SC03转户费同一品牌在某一系统或卖场供货方由A变更成B，卖场向B收取的一种转户入场费。SC05专属陈列费购买一组或几组终端货架用于本品集中大面积陈列所产生的费用。货架所有方为终端。注：办事处自行制作并投放的货架入SC07广宣发布费。小于等于2000元入当月费用；大于2000元按照受益月自动分摊SC11道具投放费由公司统一制作的促销道具（如挂架、陈列架等）在终端投放时，终端向投放方收取的一种道具陈列费用。注：此道具一定为公司统一制作，办事处自行制作并投放的货架入SC07广宣发布费）SC04TG费向卖场购买堆头、端

5、头等特陈所产生的费用。入当月费用。SC09DM费DM费及目录刊费都入此项费用SC18渠道促销费用在某一段时间内，办事处针对渠道（商超渠道或母婴渠道）所制定执行的一系列促销政策，如经销商进货搭赠，母婴渠道终端进货搭赠，陈列奖励等。注：此费用直接受益方为渠道（经销商或店老板）SC19终端促销费用在终端门店不定期举行特价、绑赠等促销活动所产生的费用。如产品打八折、直接搞特价。注：此费用直接受益方为消费者。SC16客情招待费因业务需要拉近客情、送礼、招待所产生的费用。入当月费用，只需上电子申请表，申请得到批准后，贴票报财务入账。SC20商品检测费办事处所在地工商部门对我方产品抽检所产生的检测费。（非产

6、品质量问题触犯国家规定所产生的罚金，如为罚金要走客诉处理流程）SC21直营合同条款费与商超签订的合同规定的无条件返利费用，商超供应链使用费用，信息费用等入此项。（只限公司直营的商超，由经销商操作的商超该部分费用由经销商承担）由KA经理直接管理，单独核算。表格2办事处因推广活动和广宣发布制作所产生的各种费用。广宣发布制作使用表单：XX办广宣制作发布费用申请表XXSC100210-01XX办广宣制作发布费用核销表XXSC100210-01推广活动使用申请表文件名命名：XX办推广活动费用申请表XXSC100210-01推广活动核销申请表文件名命名：XX办推广活动费用核销表XXSC100210-01

7、第三方人员人工费用：XX办每月第三方人员人工费用申请表表格2：市场推广活动所涉及市场费用科目如下表所示：费用编码费用名称费用使用说明入账说明SC07广宣发布费办事处自行制作的各种广宣/道具，在终端投放时，终端向厂家索取的一种发布/资源使用费。一般发布期为半年或一年。如购买包柱，墙体广告、灯箱等广告陈列位的费用；在卖场某个空余位置投放陈列自己产品并带品牌画面的货架所产生的费用。注：1.此费用一定是投放办事处自行制作的物品所产生的费用。 2.此费用不含制作费，制作费入SC08广宣制作费。小于等于2000元入当月费用。大于2000元按受益月份自动分摊。SC08广宣制作费办事处制作各种广宣品、形象包装

8、、陈列道具等宣传用品所产生的费用。SC06促销员管理费公司促销员进驻某卖场，卖场向厂家收取的管理费、证章费、培训费等入此项费用。入当月费用SC10促销物料费1.领用公司统一制作的促销道具、广宣POP、赠品、试吃装、演示装等所产生的费用入此项。2.办事处自行购买的赠品，电饭锅，垃圾桶等物料入此项费用。SC12场地费办事处举办促销推广活动所产生的场地租赁费、水电费、管理费，入此项费用科目。SC13演出费办事处举办促销活动聘请主持人、歌舞表演等演艺人员进行现场表演所产生的费用入演出费。SC14道具租赁费办事处租赁音箱、展台、舞台、背景架等道具所产生的费用。SC15活动运输费办事处举办促销活动使用车辆

9、运输促销台、帐篷等促销用具所产生的费用。SC17第三方人员人工费含非正式编制的长促、临促、兼职人员的人工。备注:SC22市场费用其他：原则上不予使用，特殊情况无法正常入账各费用类别的，需申请批准后才可入此项费用。具体申请核销表格依情况用活动推广表格或渠道市场费用表格。2.行政办公费用使用说明表格3-办事处行政办公及差旅费用 行政办公费用申请表格：XX办行政办公费用申请表XXBG100210-01 差旅费使用表格：XX办XXX出差申请单XXCL100210-01 XX办XXX差旅报销单XXCL100210-01 附件出差报告表格3：行政办公费用涉及费用科目如下： 费用编码费用名称费用使用说明入账

10、说明BG01办公设备费办事处为维持正常办公购买大型高值耐用品所产生的费用，公司要求除办公桌椅外，其他办公设备如打印机、电脑等办事处提出购买申请后，由公司统一购买配发到办事处使用。BG02房租费办事处租赁办公场所所产生的费用。按受益月分摊BG03水电物业费办事处所在办公场所产生的水电物业费用。入当月费用BG10车辆费办事处所属车辆产生的一切费用，如：过路费、油费、保险费、维修费等。BG04办公用品费办事处购买纸张、笔墨、尺子等低值易耗办公用品所产生的费用。BG05通讯费办事处安装的正常业务来往电话、传真、宽带等通讯设施所产生的费用。BG06邮寄费办事处正常业务往来快件、包裹所产生的邮寄费用。BG

11、07复印费大宗复印业务需要拿到外面进行复印所产生的费用。BG08会务费办事处组织的会务费用。BG09培训费办事处组织员工参加培训活动所产生的费用。BG11差旅费办事处人员离开工作所在地出差，住宿、交通、打车等所产生的费用。BG12杂费其他除以上11项外的所有行政办公费用入此科目。3. 其他费用1) WL01物流费用办事处申请使用的物流费用主要有：A.从厂家直接邮寄出的促销物料到付运费。B.产品或物料装卸费用、二次配货中转费。此费用使用XX办物流费用申请单XXWL100210-01申请，具体流程详见物流中心下发文件。2) GZ01人员工资办事处签正式劳动合同的正编人员工资。3) KS01客诉费用

12、因产品质量及产品外包装等产品自身问题所引起的投诉、纠纷所产生的赔偿费用。此费用按照公司客诉流程之规定申请。其中，10倍以内赔偿的可由办事处先行处理赔付后上申请给总部客服，总部客服审核后提报营销总监做最后的批复。10倍赔偿1000元以内的，办事处必须先申请后使用，总部客服审核后提报营销总监做最后的批复，批复回传办事处后，办事处才可进行具体赔付事宜。1000元以上的，申请表上交总部客服，总部客服转公司客诉仲裁委员会研究同意后，方可进行赔付处理。4) PP01品牌费用由总部品牌中心统一支出的设计费、媒体投放等费用。5）YX01产品研发费用产品研发及营销中心统一组织的产品口味测试等总部承担的费用。4.

13、市场费用与经销商分摊比例费用编码费用名称公司承担比例经销商承担比例SC01进店费100%SC02条码费100%SC03转户费50%-80%20%-50%SC05专属陈列费100%SC11道具投放费100%SC21直营合同条款费100%SC04TG费100%SC09DM费100%SC18渠道促销费用100%SC19终端促销费用按照公司活动菜单之要求确定承担比例。SC16客情招待费视情况而定，原则上每个大区每季度客情费总额不得超处3000元。SC20商品检测费100%SC07广宣发布费100%SC08广宣制作费100%SC06促销员管理费100%SC10促销物料费100%SC12场地费100%SC

14、13演出费100%SC14道具租赁费100%SC15活动运输费100%SC17第三方人员人工费公司规定额度的人工费用经销商承担部分SC22市场费用其他视情况而定终端罚款100%第二节 百乐麦费用申请、使用、核销流程一、市场费用申请、使用、核销流程 营销中心批准营销中心批准 办事处申请 办事处申请办事处经理大区高级经理营销总监总经理提出申请：XX办商超渠道市场费用申请表XXSC100210-01商超渠道主管/业务提出申请：XX办母婴渠道市场费用申请表XXSC100210-01母婴渠道主管/业务提出申请：1.XX办推广活动费用申请表XXSC100210-012.XX办广宣发布费用申请表XXSC10

15、0210-013.第三方人员上岗及费用申请市场推广1.检查申请表格数据填写的完整性并最终按公司要求修改好格式及数据后提交。2.第三方人员：核对上岗申请及身份证信息，手续齐全，放行提交，手续不全，不能提交申请销售内勤审批：XX办商超渠道市场费用申请表XXSC100210-01全国商超渠道经理审批：XX办母婴渠道市场费用申请表XXSC100210-01全国母婴渠道经理审批：1.XX办推广活动费用申请表XXSC100210-012.XX办广宣发布费用申请表XXSC100210-013.第三方人员上岗及费用申请市场推广经理 大区审核营销中心批准1.将批准后的申请单发回办事处销售内勤处。2.抄送相关部门

16、及人员。营销内勤市场费用单笔5000元: 直接批准发内勤回传市场费用单笔500010000元: 营销总监终审市场费用单笔 10000元: 总经理终审市场费用电子表单申请流程图 营销中心批准核销 营销中心批准办事处经理大区高级经理提出核销要求：1.XX办母婴渠道市场费用核销表XXSC100210-012.将费用入账所需附件、协议及发票，贴票交销售内勤母婴渠道主管/业务提出核销要求：1.XX办推广活动费用核销表XXSC100210-012.XX办广宣发布验收单XXSC100210-013.将费用入账所需附件、协议及发票，贴票交销售内勤市场推广1.检查电子核销表格所需附件的完整性并最终按公司要求修改

17、好格式及数据后提交。2.初审财务入账所需附件及发票的真实性、完整性及有效性，准备财务核销入账。销售内勤审核：XX办商超渠道市场费用核销表XXSC100210-01全国商超渠道经理审核：XX办母婴渠道市场费用核销表XXSC100210-01全国母婴渠道经理审核：1.XX办推广活动费用核销表XXSC100210-012.XX办广宣发布核销表XXSC100210-01市场推广经理 大区审核营销中心批准1.将批准后的核销单发回办事处销售内勤处，允许核销入账。2.抄送相关部门及人员。营销内勤提出核销要求：1.XX办商超渠道市场费用核销表XXSC100210-012.将费用入账所需附件、协议及发票，贴票交

18、销售内勤商超渠道主管/业务市场费用电子表单核销流程图 办事处申请核销 办事处申请说明：1. 申请及核销表由相关业务人员和销售内勤共同完成。业务人员对表格中的数据和所提供附件的真实性负全责。销售内勤对表单格式是否符合公司要求及上交附件的齐全性负全责。2. 申请核销流程：相关业务人员提报申请或核销，经办事处经理同意后，上报大区高级经理，大区高级经理审核无误并同意后，上报营销中心相关渠道负责人或市场推广负责人进行最终的批准。3. 签批时间：在收到申请或核销表单后，大区高级经理须在2个工作日内完成审批并将表单传出，营销中心渠道经理或市场经理在收到表单后须在2个工作日内完成审批并将表单传出，营销总监审批

19、时间为3个工作日，总经理审批时间为3个工作日。4. 签批权限：市场费用申请单笔小于等于5000元时，营销中心渠道经理和市场经理可直接对申请表单进行批准。当市场费用申请单笔大于5000元又小于等于10000元时，渠道经理和市场经理要报营销总监审批，营销总监拥有最终的批准权。当市场费用申请单笔大于10000元时，营销总监要报总经理审批，总经理拥有最终的批准权。市场费用核销时，大区高级经理审批完毕后，上交营销中心渠道经理最后批准，无需再上报营销总监或总经理。5.市场费用的使用：（实际使用金额不得大于签批金额，大于时，需另上申请，且文件编号同原申请表，原申请作废）原则上市场费用的先期使用都由所属门店的

20、经销商垫付。垫付时，办事处须持带有大区会计签字下发的费用垫付通知单作为经销商垫付费用的唯一凭证，经销商认可后，在通知单上签字盖章，此通知单在经销商核销垫付费用时，贴在财务核销票据后面作为垫付费用附件使用。（需经销商垫付费用或做试吃活动需要向经销商借货时，都需要持费用垫付通知单，通知单的获取具体详见公司财务相关规定）1） 符合公司财务入账规定的A类市场垫付费用：办事处直接贴票报财务核销，总部财务审查无误后给经销商冲账。2）不符合公司财务入账规定的B类市场垫付费用：公司选择以货补的形式冲抵这块费用，一律不开增值税发票。6. 电子核销及财务核销入账所需附件电子核销表组成=待签电子核销表面单+电子核销

21、所需附件+签字批准版电子申请表。 财务贴票入账组成=财务贴票面单+财务所需附件+打印版电子核销及申请面单。 （其中打印版电子核销及申请面单上办事处经理和大区高级经理需手签姓名+日期）电子核销和财务入账所需附件如下表：费用代码费用科目名称电子核销表要求附件财务入账贴票所需附件SC01进店费1.经销商与终端签署的销售合同中涉及到百乐麦进店费用条款部分的照片或扫描件。2.经销商与公司签订的进店协议照片或扫描件。3.产品进店送货验收单（商超盖章）照片或扫描件。4.店门头照片和产品陈列照片各一张1.进店协议原件 2.发票SC02条码费1.入码产品送货验收单（商超盖章）照片或扫描件。2.店门头照片和产品陈

22、列照片各一张1. 入码产品送货验收单复印件2. 发票SC03转户费1.原经销商、新经销商、公司三方转户协议照片或扫描件。2.新经销商与终端签署的销售合同中涉及到转户费用条款部分的照片或扫描件。2.新换送货商送货验收单照片或扫描件1.转户协议原件2.新更换送货商送货验收单复印件3.发票SC04TG费1.所购买的堆头或端头的商超门头照片和产品陈列TG照片各一张2.购买堆头或端头协议或通知单照片或扫描件1.购买协议或通知单原件2.发票SC05专属陈列费1.店门头照片和产品专属陈列照片各一张2.购买专属陈列协议照片或扫描件1.购买协议原件2.发票SC06促销员管理费1.促销员管理费用核销附件表格。（见

23、表1）1.发票2.促销员管理费用核销表格打印版SC07广宣发布费1.广宣发布协议照片或扫描件。2.验收照片1.广宣发布制作协议原件2. 发票SC08广宣制作费1.单次制作费用高于500元时，须附制作协议2.制作物验收照片1.高于500元须广宣制作协议原件2.发票SC09DM费1. DM刊/目录刊照片（重点拍摄我方发布的产品信息）1.DM刊/目录刊原件2.发票SC10促销物料费1.自行购买的赠品、锅具等须附物品照片1.购物发票SC11道具投放费1. 投放协议照片或扫描件。2. 投放照片1.投放协议原件2.发票SC12场地费1. 活动现场整体照片一张。2. 场地费协议或收据照片或扫描件。1.场地协

24、议或收据原件2.发票SC13演出费1. 附每个节目演出照片。2. 演出协议照片或扫描件。1.演出协议原件2.发票SC14道具租赁费1. 租赁道具照片2. 500元以上附道具租赁协议照片或扫件。1.500元以上附道具租赁协议原件2.发票SC15促销物料运输费运输费核销附件表单。（见表2）1.运输费用核销附件打印版2.运费发票(背面写司机姓名和电话，出租车发票除外)SC16客情招待费发票SC18渠道促销费1.搭赠：对经销商-以实际进货数量搭赠对终端门店-终端送货明细汇总表2.其他视情况而定 1.搭赠：对终端门店-经销商盖章版终端送货单复印件2.其他视情况而定 SC19终端促销费1.特价：终端送货明

25、细汇总表 终端特价产品照片（价签特写）2.其他视情况而定1.特价：经销商盖章版终端送货单复印件2.其他视情况而定SC20商品检测费1.工商部门开局的检测费发票。SC21直营合同条款费1.附合同扫描件或照片，并将产生费用的条款用红框画出。发票其中，SC06促销员管理费附件格式如下：表1：姓名联系方式工作地点工作内容计划出勤时间计划出勤天数闭海澜15954696545家乐福饺子粉买赠2009.6.1-2009.6.52009.6.17-2009.6.198身份证照片工作证照片表2：SC15促销物料运输费核销附件时间起始地目的地运送物品明细运送原因运费2009.8.25青岛办台东步行街帐篷、太阳伞、

26、8月25日周日户外展售202009.8.25台东步行街青岛办帐篷、太阳伞、8月25日周日户外展售物料运回20二、行政办公费用申请使用流程1.行政办公费用（除BG11差旅费）申请使用流程办事处经理大区高级经理营销内勤营销总监人力资源总监根据实际需求金额提交XX办行政办公费用申请表XXBG100101-01销售内勤总经理除办公设备外的行政办公费用办公设备费申请单由人力资源总监反馈营销内勤处，由营销内勤回传办事处销售内勤。行政办公费用电子表单申请流程图超预算1）流程说明：行政办公费用不须电子核销，申请单签批回来以后，按照签批金额使用费用，待取得相应票据后，直接贴票报财务入账。且实际使用金额不得大于申

27、请金额。行政办公费用由办事处销售内勤提出申请，经办事处经理同意后，提报大区高级经理审批。大区高级经理审批同意后，上报营销中心邮箱。a.除办公设备费外的行政办公费用，由营销内勤根据2010年度核准的办公费用预算进行审批，金额较大或超预算的报营销总监批准。b.办公设备费：营销内勤报营销总监审批，营销总监审批同意后，转人力资源总监签批。人力资源总监签批权限：a.在2010年度核准的办公费用预算内的费用，人力资源总监直接批准后转营销内勤进行办事处回传。b.超出预算的费用，人力资源总监报总经理签批，总经理签批完毕后回传人力资源总监，人力资源总监再回传营销内勤，由营销内勤进行办事处回传。2）财务入账贴票所

28、需附件 财务贴票组成=费用贴票面单+财务入账贴票所需附件+打印版行政办公费用申请面单（打印版行政办公费用申请面单需办事处经理和大区高级经理手签姓名+日期）财务入账贴票所需附件如下表：费用编码费用科目名称财务入账贴票所需附件BG01办公设备费发票BG02房租费1.房产证复印件2.房屋租赁合同（标明房东电话）3.房东身份证复印件+银行卡号4.地税代开发票BG03水电物业费发票BG04办公用品费发票+购买明细表BG05通讯费发票BG06邮寄费发票+邮寄明细表BG07复印费发票BG08会务费1.会务：发票+会议议程表2.展会：发票+展会邀请函BG09培训费发票+培训内容BG10车辆费发票2.出差申请及

29、差旅费用申请核销流程A.出差申请流程签字同意后回传 提出XX办XXX出差申请单XXCL100101-01提出XX办XXX出差申请单XXCL100101-01母婴渠道主管/业务商超渠道主管/业务表格格式及申请单号调整销售内勤市场推广主管大区高级经理经理营销总监营销内勤出差申请单审批流程图提出XX办XXX出差申请单XXCL100101-01办事处经理大区高级经理外埠城市经理/主管说明： 办事处人员（含办事处经理）出差：提出出差申请单经办事处经理同意后，由销售内勤统一进行格式调整及申请单号编码，发大区高级经理审批。大区高级经理同意后回传销售内勤处，相关人员即可按申请出差。 大区高级经理出差:提报出差

30、申请单到营销总监处，营销总监同意后发营销内勤，由总部营销内勤进行回传。 原则上办事处销售内勤不出差，若出差须经办事处经理同意后，直接提报营销中心营销内勤批准后，方可出差。B.差旅费用核销流程母婴渠道主管/业务外埠城市经理/主管1.办事处以下人员营销内勤签字同意后回传相关人员。2.办事处经理和大区高级经理差旅报销单发营销总监审批，营销总监签字后回传签字同意后发出。 提出XX办XXX差旅报销单XXCL100101-01提出XX办XXX差旅报销单XXCL100101-01商超渠道主管/业务1.表格格式及申请单号调整2.办事处经理签字同意后发出销售内勤市场推广主管办事处经理大区高级经理经理营销总监差旅

31、报销单审批流程图营销内勤提出XX办XXX差旅报销单XXCL100101-01办事处经理大区高级经理说明：电子差旅报销单组成=差旅报销单面单+出差报告+已签批出差申请单。 办事处人员（含办事处经理）：提出差旅报销单经办事处经理审核签字后，由销售内勤统一进行格式调整及申请单号编码，发大区高级经理审批，大区高级经理审核签字后传总部营销内勤。办事处经理以下人员由营销内勤直接签批后回传，办事处经理则转营销总监签批，营销总监签批完毕后回传营销内勤进行相关人员的回传。 大区高级经理:提报差旅报销单到营销总监处，营销总监同意后发营销内勤，由总部营销内勤进行回传。 原则上办事处销售内勤不出差，若出差须经办事处经

32、理同意后，直接提报营销中心营销内勤经理批准后，方可出差。C.财务入账贴票要求： 财务入账贴票组成=费用面单+发票+打印版差旅核销面单+打印版出差报告 其中，交通费和打车费要按照行程日期顺序粘帖，票上必须反映出起止地点，时间、金额清晰（票面没有起止地点和时间的，要在背面标出）。住宿发票要在发票背面注明房间号、住宿及退房时间、宾馆电话，一边财务随时复核。三、其他费用1.物流费用申请使用流程办事处提报XX办物流费用申请单XXWL100101-01到大区，大区批准后直接发物流中心审批。财务贴票组成=贴票费用面单+运费发票+打印版物流费用申请单（打印版物流费用申请单需办事处经理和大区高级经理手签姓名+日

33、期）2.客诉费用申请使用流程10倍以内赔偿的可由办事处先行处理赔付后上客诉反馈单给总部客服，总部客服审核后提报营销总监做最后的费用批复。10倍赔偿1000元以内的，办事处必须先申请后使用，客诉反馈单到总部客服后，客服评估并填写处理意见提报营销总监，营销总监做出最好的处理意见及费用的批复，批复回传办事处后，办事处才可进行具体赔付事宜。1000元以上的，客诉反馈单上交总部客服，总部客服转公司客诉仲裁委员会研究同意后，方可进行赔付处理。财务贴票组成=贴票费用面单+发票或收据+打印版客诉反馈单（打印版客诉反馈单办事处经理手签姓名+日期）第二节附录：一、办事处费用申请使用表格及文件名命名文件名组成=办事

34、处名称+文件名+申请编号其中：a. 办事处名称：格式为“青岛办”“北京办”，不能为“青岛办事处”“北京办事处”。b. 申请编号编码原则：X X X X X X X X X X X X 办事处申请该大类费用的当月流水号 提报文件的日期“年”“月”“日” 费用分类代码，如市场费用为“SC”，行政办公费用为”BG” 办事处名称简写，如“北京办”为“BJ”举例如下表所示:费用分类电子申请及核销表格文件名命名举例 市场费用进店费用申请表北京办母婴渠道进店费用申请表BJSC100101-01北京办商超渠道进店费用申请表BJSC100101-01进店费用核销表北京办母婴渠道进店费用核销表BJSC100101

35、-01北京办商超渠道进店费用核销表BJSC100101-01市场费用申请表北京办母婴渠道市场费用申请表BJSC100101-01北京办商超渠道市场费用申请表BJSC100101-01北京办市场推广活动费用申请表BJSC100101-01市场费用核销表北京办母婴渠道市场费用核销表BJSC100101-01北京办商超渠道市场费用核销表BJSC100101-01北京办市场推广活动费用核销表BJSC100101-01广宣制作发布申请表北京办广宣制作发布申请表BJSC100101-01广宣制作发布核销表北京办广宣制作发布核销表BJSC100101-01行政办公费用出差申请单北京办张三出差申请单BJCL1

36、00101-01差旅报销单北京办张三差旅报销单BJCL100101-01行政办公费用申请单北京办行政办公费用申请单BJBG100101-01物流费用物流费用申请单北京办物流费用申请单BJWL100101-01客诉费用客诉反馈单北京办客诉反馈单BJKS100101-01二、表格使用说明1.所有表格中【费用支付方式】项目填写共分为三类：a.公司现金支付b.经销商垫付A类c.经销商垫付B类2.市场费用申请 a.市场费用中进店费、条码费和转户费的申请单独使用进店费用申请单申请，其他费用使用市场费用申请单申请。b.使用时要求一个费用核销表对应一个费用申请表，一一对应。不可出现一个核销表对应多个申请表或多

37、个核销表对应一个申请表的现象,且申请核销表必须使用同一个申请编号。c.市场费用申请表申请时要求办事处分渠道、分经销商、分单店且分产品归属事业部进行申请。同一个渠道的同一个经销商的某个单店发生的百乐麦婴童和百乐麦面品两个不同事业部的费用，要分事业部用两张申请表申请，不可用同一张申请表申请。同一个费用在不同终端发生，要以单店为单位分开申请。如涉及到一整个系统产生的费用，可以以系统为单位提报，终端系统名称要使用营销中心规定的统一名称。3.在做电子版费用核销表和财务贴票入账时，办事处销售内勤一定严格按照本文规定之附件进行严格审查，缺少附件的，一概退单并拒绝发出。附件1-2-1市场费用申请单附件1-2-

38、2市场费用申请单附件1-2-3广宣制作发布费用申请表附件1-2-4广宣制作发布费用核销表附件1-2-5进店费用申请表附件1-2-6进店费用核销表附件1-2-7行政办公费用申请表附件1-2-8出差申请表附件1-2-9差旅费报销单附件1-2-10客诉反馈单附件1-2-11物流费用申请表第三节 B类费用处理流程及相关管理规定一、B类费用的定义同时满足以下三个条件的费用统一定义为B类费用.1.该费用属经销商代垫；2.经销商无法提供合规发票；3.该费用经财务部审核符合公司费用报销规定；二、处理原则1.B类费用公司统一采取货补方式处理；(ERP单据类别：促销品领用单)2.处理B类费用发货，公司不提供发票；

39、3.公司对B类费用货补处理与正常回款发货严格采取两条线管理；三、具体处理流程如下所示：1.费用使用前：1.费用使用前与经销商就垫付事宜进行充分沟通，确定该类垫付费用是属于A类还是B类费用。2.各项代垫事宜沟通完毕后，填写市场费用申请单，如果为B类费用，则在【费用支付方式】一栏填写：经销商代垫B类。填写完毕后交销售内勤对申请表单进行核查整理。办事处相关业务人员办事处经理签字同意后发大区审核大区高级经理签字同意后发营销中心营销中心相关负责人签字同意后传营销内勤1.回传办事处销售内勤，由销售内勤通知业务人员此笔费用的批复情况。2.发公司财务部进行费用申请的备案3.抄送大区高级经理和大区会计，以便大区

40、会计能及时的将垫付费用通知单传真办事处，用于费用使用时，经销商垫付费用的凭证。营销内勤代垫费用使用前所需流程说明：办事处只有在取得回传签字同意版市场费用申请单和大区会计签字版垫付费用通知单后，才可要求经销商进行相关费用的垫付。2.费用使用中：将总部回传的市场费用申请单和大区会计下发的垫付费用通知单交给费用申请人销售内勤认真核对市场费用申请单中公司具体批复项目和批复金额。要进行费用使用时，将办事处经理或业务亲笔签字的垫付费用通知单交经销商处相关业务人员/费用申请人经销商在收到大区会计下发和办事处经理或相关业务签字的垫付费用通知单后，核对垫付金额无误后在通知单上签字盖章，随后可进行相关费用的垫付使

41、用经销商代垫费用使用流程说明：代垫费用通知单办事处收到的只有一份，此份通知单经办事处经理由相关业务人员亲笔签字后交由经销商签字盖章，做为经销商垫付费用的公司唯一指定凭证。此通知单经销商签字盖章后可留存经销商处，待费用垫付使用完毕，并取得我公司费用核销所需附件时，一并将此通知单交回，贴在财务入账贴票票据后面，作为费用已垫付的核销附件使用。3.费用使用后：费用代垫使用完毕需我司报账时，将我司核销所需附件及经销商签字盖章的垫付费用通知单交我司相关业务人员经销商相关业务人员在审核核销所需附件齐全无误后，填写电子版市场费用核销单和进行财务报账贴票后，一并交给销售内勤相关业务人员1.审核电子版市场费用核销

42、单格式及所需附件是否齐全2.审核财务入账贴票所贴附件是否齐全和票据是否符合公司相关规定以上两条均无误后，可递交电子版市场费用核销单和财务报账贴票给办事处经理签字同意。销售内勤办事处经理签字同意后，提交大区会计，走费用核销流程代垫费用使用后流程4.B类费用财务入账贴票核销流程：1. 收到回传的签字同意版市场费用核销单后，开始进入财务入账流程。将电子版市场费用申请单和市场费用核销单面单打印出来附在财务入账贴票票据后面，并交办事处经理在此两张面单上亲笔签上姓名+日期。2. 每个月在公司财务部规定时段内，将入账票据寄往大区会计处。办事处销售内勤收到办事处寄来的入账票据后，对票据进行审核，审核无误后，大

43、区会计和大区高级经理手签姓名+日期，票据寄往总部财务大区会计总部财务在审核票据无误符合入账要求后，走完总部入账核销流程并下发B类费用核销通知单到办事处总部财务办事处销售内勤在收到总部财务下发B类费用核销通知单后，通知经销商此项费用可以使用。在经销商下产品订单时，B类费用可充当经销商货款，在ERP系统中下单据类型为“促销品出库”的产品受订单。办事处销售内勤B类费用财务入账核销流程B类费用核销通知单格式如下所示：第四节 客户往来账项管理制度一、收账管理1.公司支持客户以支票、电子汇兑方式付款；2.公司任何业务人员不得私自收取客户现金；3.公司收款后，不向客户提供收款收据；4 .公司财务收款结账日期

44、为每月24日；二、发货管理1.公司发货结账日期为每月24日；2.往来账会计根据物流部开具的销售联单，统计当月客户的发货金额；3.客户收货出现到货短缺、货损情况，财务部根据索赔单及物流部运输费报销单据，调整客户的应收账款；4.B类费用的货补发货，公司以台帐形式单独确认管理；三、客户代垫费用管理1.办事处从客户处借货，视同客户代垫费用，代垫金额按照出厂价计算。借货时需持大区会计和办事处经理签字的代垫费用通知单到经销商处进行借货。2.对于总部财务审批完毕并批准可以核销使用的代垫费用，财务部将每月向各大区会计下发费用核销单，大区在收到费用核销单后，进行相应办事处的核销单转发，由办事处内勤通知客户该笔代

45、垫费用可以使用了。并在当月客户往来账务确认函上体现。3.客户已代垫但票据尚未经公司总部审核完毕的费用，不能在当月的客户往来账务确认函上体现，确认函上只体现总部财务已审核完毕并批准可以核销的费用。四、开票管理1.公司按照“当月发货，当月开票”的原则开具增值税发票，不能跨越提供发票。2.公司杜绝代开、虚开发票的行为；3.办事处销售内勤负责统计客户发货情况，并提报增值税发票申请表，财务部发票专员负责审核数据，并开具发票，具体时间安排如下：序号发货统计期间增值税发票申请表 报送日期财务部开票处理1上月25日本月20日每月21日财务部当月开票，并在第一时间直接邮寄到客户2本月21日-24日每月27日财务

46、部当月开票，并在次月邮寄到客户五、大区会计按照客户设置往来账簿，及时登记客户发货、回款、代垫费用及B类费用的货补情况。六、对账流程每月8日将总部财务版客户应收账款往来明细表、客户发货明细表和费用核销台账发大区会计总部往来帐会计办事处经理在收到客户往来账务对账函、客户应收帐款往来明细表和客户未核销账目明细账后，负责安排相关业务人员与客户进行对账办事处经理1.相关业务人员将两份经销商签字盖章版客户往来账务对账函交给营销内勤，由营销内勤根据所有客户对账结果填写办事处对账情况汇总单，交由办事处经理签字。2.每月20日之前，将两份经销商签字盖章版客户往来账务对账函和办事处经理签字版办事处对账情况汇总单寄

47、往所属大区会计处。办事处销售内勤1. 大区会计收到办事处寄来的经销商签字盖章版客户往来账务对账函和办事处经理签字版办事处对账情况汇总单后，复核对账资料，并打印客户往来明细账与对账资料一起按照办事处对账情况汇总表上客户顺序装订成册。于每月30日前寄往总部财务处大区会计1.大区会计与总部往来帐会计核对费用核销台账2.根据核对情况及大区会计日常客户往来费用台账情况，整理填写客户往来账务确认函、客户应收帐款往来明细表和客户未核销账目明细表，以电子邮件的方式发办事处负责人大区会计说明：1.办事处负责人为对账工作第一负责人。2.客户往来账务确认函上对账截止日期统一为每月的24日，公司收到客户24日之后的汇

48、款，将在下一期的客户往来账务确认函确认；3.当月未发生业务的客户，办事处也要核对；4.根据办事处实际情况，以下几种对账方式供办事处选择：现场对账传真对账电子邮件对账5.公司根据客户年销售任务量及地域情况采取不同的对账方式，具体参照下表。地域合同金额对账频次对账方式每月提供资料对账确认函原件要求日期办事处所在地客户每月客户往来账务确认函原件每次对账都要取得原件外埠客户50W以上每月客户往来账务确认函传真件双数月份必须取得原件20W-50W每月采用方式,提交确认函传真件，采用方式,大区会计将电子确认函转发财务部往来账会计双数月份必须取得原件20W以下每月采用方式,提交确认函传真件，采用方式,大区会

49、计将电子确认函转发财务部往来账会计季度末必须取得原件备注：双数月份为 2、4、6、8、10、12月份； 季度末3、6、9、12月份; 提供原件的月份，不需要提供传真件及电子确认函。6.要求往来账务确认函一式两份，客户加盖财务专用章或者单位公章后，我方对账人员全部带回，等确认函邮寄到总部之后，在确认函上加盖财务专用章，单独邮寄给客户；附件1-4-1客户增值税发票申请表*客户增值税发票申请表发货单号货品名称规格单位（kg、包）发货数量单价发货金额备注小计办事处经理：制表：发票邮寄地址：收件人：电话：附件1-4-2客户往来账务确认函客户往来账务确认函单位名称：单位名称： 年 月 日应收账款账面余额备注 年 月 日应付账款账面余额备注本期增加本期增加本期减少本期减少本期发生额小计本期发生额小计截止 年 月 日 账面余额截止 年 月 日 账面余额对账人：对账人：对账日期： 年 月 日对账日期： 年 月 日附件1-4-3客户应收账款外来明细表客户应收账款往来明细表往来期间：单位：元往来项目客户汇款与A类费用B类费用合计摘要金额摘要金额期初余额本期减少本期减少小计本期增加本期增加小计