办公室工作手册1

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1、部门办 公 室文件编号BG-01-2007实施日期2007-07-20标题目 录版 次第1版页 码共 2 页 第 1 页目 录标 题编 号页码1. 目录BG01200722. 办公室组织机构图BG02200743. 办公室质量目标BG03200754.办公室工作标准BGGZ01200754.2办公室工作职能BGGZ02200754.3 各岗位工作职责及任职要求BGGZ03200774.3.1办公室主任工作职责及任职要求BGGZ04200774.3.2人劳管理员兼文员岗位职责及任职要求BGGZ05200784.3.3行政管理员兼前台文员岗位职责及任职要求BGGZ06200794.3.4食堂工作人

2、员岗位职责BGGZ072007104.3.5公务车司机岗位职责BGGZ082007124.3.6保安组长岗位职责BGGZ092007134.3.7保安人员岗位职责BGGZ102007144.3.8办公室楼保洁工岗位职责BGGZ112007154.3.9生产区(生活区)保洁工岗位职责BGGZ122007164.3.10绿化工作人员岗位职责BGGZ132007174.3.11招待室服务员岗位职责BGGZ142007185. 管理制度BGGL012007205.1 行政办公管理制度BGGL022007205.2 办公室用品管理规定BGGL032007225.3 文秘档案管理规定BGGL0420072

3、35.4 印章管理规定BGGL052007285.5 职工宿舍管理制度BGGL062007285.6 招待室管理制度BGGL07200729部门办 公 室文件编号BG-01-2007实施日期2007-07-20标题目录版 次第1版页 码共 2 页 第 2 页 目 录标 题编 号页码5.7 食堂管理制度BGGL082007305.8 食堂卫生管理制度BGGL092007315.9 招待费管理规定BGGL102007315.10 公司例会制度BGGL112007325.11 公务车管理规定BGGL122007335.12 消防安全管理制度BGGL132007355.13 出入公司管理制度BGGL1

4、42007375.14 安全保卫制度BGGL152007385.15 保安巡逻制度BGGL162007395.16 保安交接班制度BGGL172007395.17 保安失职追究制度BGGL182007405.18 环境卫生管理制度BGGL192007405.19 员工住房分配办法BGGL202007416 受控文件清单BGSK012007436.1 质量手册BGSK022007436.2 程序文件BGSK032007436.3 办公室工作手册BGSK042007436.4 适用政策法规BGSK052007437. 记录清单BGJL01200744部门办 公 室文件编号BG-02-2007实施日

5、期2007-07-20标题办公室组织机构图版 次第1版页 码共 1 页 第 1 页2办公室组织机构图人事管理人力资源管理工资管理员工培训设施维修食堂招待室管理行政后勤管理办公室庶务管理保卫文秘管理档案管理车辆管理其它管理接待管理会议管理宣传部门办 公 室文件编号BG-03-2007实施日期2007-07-20标题办公室工作标准版 次第1版页 码共 15 页 第 1 页 3. 办公室质量目标在企业质量方针的指导下，为做好办公室日常工作，特制定办公室质量目标如下：1、 保证企业内所发的文件100%是现行有效版本；2、 上报下发文件准确率（文字质量和原则性）98%以上；3、 档案管理达“省二级”标准

6、要求；4、 公共区域环境卫生检查完成率100%；5、 绿化区域植物成活率达90%以上，确保绿化效果保持和改进；6、 确保招待室顾客满意率95%以上，食堂员工满意率达75%以上；7、 非生产区水电及其它基础设施完好率95%；8、 完成年度培训计划的98%，合格率达95%以上；9、 公司非生产重大安全事故为零。4.办公室工作标准4.2办公室工作职能1.贯彻执行并督促、检查公司各部门对党和国家的方针、政策、上级指令、公司决定、决议及有关工作任务的贯彻执行情况，及时向领导汇报。2、认真贯彻执行公司的质量方针、质量目标，确保质量管理体系在本部门规范运行。3、参与公司的质量管理体系文件的编制、修改，并负责

7、文件的打印、发放、识别和控制。部门办 公 室文件编号BG-GZ-02-2007实施日期2007-07-20标题办公室工作标准版 次第1版页 码共 15 页 第 2 页4、做好文秘工作，组织起草、审核代表以公司名义上行下发的各类文件，把好文字关、政策关。5、负责公司对外宣传、建立起各种有效的宣传渠道，树立公司形象。6、负责印章、证明、介绍信的使用和管理，负责办公用品的申购、管理、发放、登记工作。7、组织安排好各种会议，做好会议服务和会议记录。8、做好来访、来客的接待工作，掌握来访、来客的信息，确保内外信息的沟通。9、负责公司的档案管理，确保档案管理符合上级档案主管部门的标准要求，做好相关信息的收

8、集、整理、分类、呈阅工作，为公司领导决策提供信息。10、负责公司内部的网络建立、维护、网站后台管理工作，确保网络信息的高效、安全畅通，做好网站资料更新、信息发布和收集。11、协调好公司内部各部门之间的关系及与他部门之间的沟通，确保政令畅通，步调一致。12、负责公务车辆的管理、做好公务车辆的调派、保养和维护工作。13、保障公司内部安全，抓好治安、消防的管理。14、按照行政办公管理制度做好收发、文印、文书处理工作。15、管理、发挥好后勤保障系统的作用，为生产、生活提供优良服务，创建一个环境优美、清洁卫生的生产、生活环境。部门办 公 室文件编号BG-GZ-02-2007实施日期2007-07-20标

9、题办公室工作标准版 次第1版页 码共 15 页 第 3 页16、建立建筑物设施台帐、非生产用品、用具、设备台帐，做好基础设施，办公设备的维护，使其保持正常的工作状态。17、负责人力管理资源工作，合理配置人力资源，制度化开展员工教育培训，提高员工的综合素质和企业整体素质，建立适合公司发展的激励机制、规范做好人力资源管理的基础性工作。如人事档案管理、工资制度、考勤管理、业绩考评等。18、根据有关法律、法规、文件及公司的需要，办理人身、财产保险及投保出险后索赔业务。19、加强与劳动、人事、公安、社保等相关政府机关协调与沟通，按照上述政府部门的要求，办理好相关业务。4.3各岗位工作职责及任职要求4.3

10、.1办公室主任岗位职责及任职要求1. 办公室主任工作职责（1）贯彻执行公司质量方针和质量目标，确保办公室质量目标的实现。 （2）督促检查各部门对有关法律、法规、上级指示及公司下达的指令、决定、决议的执行情况，搞好调查研究，及时收集掌握情况，为公司领导决策提供信息，当好参谋。（3）着力处理好纵向、横向、内部等多方面的关系，确保政令畅通，步调一致，和谐高效。部门办 公 室文件编号BG-GZ-04-2007实施日期2007-07-20标题办公室工作标准版 次第1版页 码共15 页 第 4 页（4）组织指导做好文秘、档案、人劳、保卫、消防、后勤、信息管理和公司对外宣传、内外接待、会务服务等事务工作。（

11、5）组织召开公司的各种例会，做好会议记录和会后的督办跟进工作。（6）为公司领导做好文秘工作，组织起草各种文字材料，审核代表以公司名义上行下发的各类文件，把好文字关、政策关。（7）承办上级部门及领导交办的临时性事务和各职能部门、员工转办的事项。（8）积极配合公司领导与政府各级部门的协调与沟通，为公司酿造一个良好的外围环境。（9）组织建立健全公司内部行政方面的管理制度，逐步建立起一个高效、优质的后勤保障系统。2. 办公室主任任职要求（1）有较好的政策水平和语言文字表达能力，熟悉公文写作。（2）熟悉企业管理知识，有较强的组织协调能力和沟通能力。（3）大专及以上学历或三年以上工作经验。（4）爱岗敬业、

12、正直诚实；富有责任心和服务意识；身体健康，活泼开朗。4.3.2人劳管理员兼文员工作职责及任职要求1. 人劳管理员工作职责（1）在办公室主任领导下，负责人力资源、劳动工资、保险档案等管理工作。部门办 公 室文件编号BG-GZ-04-2007实施日期2007-07-20标题办公室工作标准版 次第1版页 码共 15 页 第 5页（2）根据公司的生产经营需要，编制人力资源管理工作规划，合理配置人力资源；编制年度培训计划，经总经理批准后，具体组织实施并完成当年的培训任务。（3）按照劳动保障法，结合公司实际，提出劳动安全卫生的具体方案，经公司批准后组织实施并监督执行。做好劳动合同签订及劳动合同的管理工作。

13、（4）规范做好人力资源管理的基础性工作，建立与公司发展相适应的人事管理、工资管理制度和激励机制，认真做好人员招聘、员工离职、晋升、考核、人事档案等事务性工作。（5）按照文秘档案管理制度，确保档案管理规范运作并符合上级档案主管部门的标准要求。（6）根据公司需要和国家的法律、法规，办理人身、财产、保险及投保出险后的索赔业务。 （7）加强与劳动、人事、公安、社保等相关政府机关协调与沟通，按照上述政府部门的要求，办理好与公司相关的业务。（8）负责审核各种法定休假和相关费用的报销标准及工资发放标准。（9）积极配合由公司其他部门组织的安全生产检查工作，发现不符合劳动安全卫生的问题，提出整改意见并监督执行。

14、（10）完成办公室主任交办的其他工作任务。2. 文员工作职责（1）在办公室主任领导下，负责处理办公室日常事务。正确使用、保养电脑、传真机、复印机等办公设备，使其保持正常工作状态，出现故障及时联系维修人员维修。（2）负责公司文件资料打印工作，严格遵守公司保密制度和行政办公管理制度。部门办 公 室文件编号BG-GZ-05-2007实施日期2007-07-20标题办公室工作标准版 次第1版页 码共15 页 第 6 页（3）收集、整理网络、报刊、杂志上涉及国家政策、方针、经济发。展动向及与本行业有关的信息、资料、逐步规范建立公司的信息库、资料库。（4）严格按照印章管理制度，做好印章、证明、介绍信的使用

15、和管理工作（5）负责公司网络建立、网站后台管理工作，保障网络高效、安全、畅通、网站资料更新、信息发布、信息收集、整理、反馈工作。（6）完成领导临时交办的其他工作任务。3. 人劳管理员兼文员任职要求（1）熟悉办公文秘、档案管理及行政管理工作，熟悉电脑操作，具有良好文字组织及语言表达能力；（2）具备大专以上学历或具有三年以上相关工作经验；（3）身体健康、富有责任心和服务意识。4.3.3行政管理员兼前台文员工作职责及任职要求1. 行政管理员工作职责（1）在办公室主任领导下，负责食堂、职工宿舍、环境卫生、基础设施的维护等管理工作。（2）根据各部门的需要，统计申报办公用品、用具计划，与采购人员一道实施采

16、购计划，并做好办公用品、用具的保管、发放工作。（3）负责建立建筑物设施台帐、非生产用品、用具设备台帐，做好基础设施、办公用品的维护工作，并使其保持正常的工作状态。（4）按照食堂管理制度抓好食堂的日常管理工作和外来宾客接待用餐工作。（5）严格按照员工住宿分配办法，安排好员工住宿和招待室管部门办 公 室文件编号BG-GZ-05-2007实施日期2007-07-20标题办公室工作标准版 次第1版页 码共15 页 第 7 页理工作，做好每月底水、电费收缴工作和外来宾客住宿的安排。（6）组织实施绿化工作计划，做好日常环保、监督、检查工作。（7）加强与电信、水厂、广电局、电力公司和公司内部其他部门的协调与

17、沟通，办理相关业务，保障水、电正常供给。（8）正确处理好公司与周边邻里之间的关系、酿造一个和睦的环境。（9）积极配合公司组织开展的各种业余活动。（10）负责公司赠品、接待用品的管理，做好赠品的登记、发放和接待用品的采购、发放、清理回收记录工作。（11）完成领导临时交办的其他工作任务。2. 前台文员职责（1）认真及时地做好传真的收发、登记，来电的记录、转传及报刊、函件收发、登记、整理保管工作。（2）热情、周到、文明地做好来宾通报、引见、招待和来宾走后的清扫、整理工作。（3）协助主任做好会前准备、会中服务、会后清扫等会务工作。（4）负责监督签到、签退或打卡、考勤汇总，每周不定期的查岗工作，并把签到

18、、签退或打卡、查岗情况向主任汇报。（5）负责每天总经理室、会议室的保洁工作。（6）完成领导临时交办的其他工作任务。3. 行政管理兼台前文员任职要求（1）熟悉商务礼仪和行政管理工作，有一定的电脑操作基础，具有良好的语言表达能力，普通话流利。（2）具有大专以上学历或三年以上的相关工作经验。（3）容貌端正、身体健康、富有责任心和服务意识。部门办 公 室文件编号BG-GZ-06-2007实施日期2007-07-20标题办公室工作标准 版 次第1版页 码共 15 页 第 8 页4.3.4食堂工作人员工作职责及任职要求1. 岗位职责（1）熟悉掌握饮食卫生标准，为员工和来宾提供卫生营养的膳食。（2）了解每天

19、的人流量，做好备料计划，保障每天每餐的膳食供给。（3）做好个人、工作区域、厨房用具等卫生工作，按规定穿戴工作服，落实食品卫生“五四制”，保证不出食品卫生事故。（4）认真做好烹调工作，力争菜肴味、色、香、形齐全。（5）搞好计划，减少浪费，节约能源，降低成本。（6）热情服务，售卖一视同仁、公平合理。（7）餐具清洗做到“一刮二洗三冲四过虑五消毒”，分类存放保管餐具，做好防污染工作。（8）使用炊事器具要严格遵守操作规程，易燃、易爆物品按规定放置，下班前关好门、窗，按规定开启或关闭电源。（9）妥善汇集处理剩余泔脚水，避免再次污染。 （10）预防为主，采取措施，做好防鼠防盗、防火、防潮、灭虫害工作。（11

20、）爱护设施、设备，发现问题及时联系维修人员修理。2. 食堂工作人员任职要求（1）熟悉掌握饮食卫生要求，有一定烹饪技术基础，热爱本职工作，有较强责任心。（2）具备初中以上学历或从事食堂工作一年以上，身体健康，无传染病。4.3.5公务车司机工作职责及任职要求部门办 公 室文件编号BG-GZ-07-2007实施日期2007-07-20标题办公室工作标准版 次第1版页 码共 15 页 第 9 页1. 公务车司机岗位职责（1）严格遵守派车制度，高效、热情、安全完成每次派车任务并做好每一次出行记录。（2）遵守安全交通法则，安全行车，文明驾驶，维护公司形象。（3）维护、保养好车辆，保持车辆清洁、干净。（4）

21、专车专人驾驶,未经主管领导同意，不得擅自将车辆转给他人驾驶，特殊情况，经领导同意，暂转他人驾驶，要做好转驾前后的检查工作。2. 公务车司机任职要求（1）具有符合驾驶车型的有效驾照，驾龄在一年以上。（2）具有初中以上学历，身体健康，热爱本职工作。（3）遵纪守法、遵守职业道德、服从安排。4.3.6保安组长工作职责1. 保安组长岗位职责（1）在办公室的领导下，负责全厂的消防、治安保卫、安全文明生产等管理工作。（2）贯彻执行厂的质量方针，确保本部门质量目标的实现和持续改进。（3）认真贯彻执行党和国家有关的政策、法律、法令，确保厂内有一个稳定的治安环境。（4）负责组织开展以防火、防盗等为中心的“四防”工

22、作，配合有关部门对职工进行法制、消防安全教育培训。（5）定期对全厂的安全工作进行检查，负责做好消防器材的管理工部门办 公 室文件编号BG-GZ-07-2007实施日期2007-07-20标题办公室工作标准版 次第1版页 码共15 页 第 10 页作。（6）做好保卫人员的思想政治工作，组织全体保卫人员搞好学习、训练，提高业务素质。（7）检查各项规章制度的落实情况，总结工作情况，对各类上报材料及时性、准确性负责。（8）完成领导临时交办的其他工作任务。2. 任职要求（1）具备大专以上文化水平或具有三年以上治安保卫工作经历。（2）遵守国家的法律法规、厂规厂纪；认真做好本职工作，有较强的事业心；保守公司

23、的机密，维护公司的利益。（3）具备保卫工作相应的业务技能和知识水平，熟悉国家有关法律法规和保卫的相关制度。（4）身体健康，精力充沛。4.3.7保安人员工作职责1. 保安人员岗位职责（1）对工作认真负责，能坚持原则，秉公办事，大胆工作，不循私情。（2）保持高度的警觉性，敢于挺身而出制止违法乱纪行为，保卫公司的财产不受侵害。（3）具有良好的服务意识，仪表端庄，干净整洁，礼貌待人。（4）严格按照公司要求履行考勤监督工作。（5）夜间或节假日当班应主动帮助处理业务，做好交接班记录，妥善安排传达工作。（6）在公司范围内外巡查，注意人、财、物的安全，发现可疑人或事要礼貌进行盘查监控。（7）门卫值班人员对来访

24、人员，进出车辆必须严格检查、登记，货运车辆无出门条，禁止放行，与公司无关车辆、人员一律严禁入内。部门办 公 室文件编号BG-GZ-10-2007实施日期2007-07-20标题办公室楼工作标准版 次第1版页 码共 15 页 第 11页（8）严格遵守公司规章制度，按规定开门。（9）熟悉公司地形、场地，做好重点防范部门的监控保卫工作。（10）加强与当地公安部门的联系，对公司中处理不了的治安事件及时报告公安部门。（11）搞好学习、训练，完成值勤、巡逻、守护等工作。（12）定期对全厂的安全进行检查，做好消防器材的管理及使用，加强对特殊物品的管理。（13）完成上级领导交办的各项工作任务。4.3.8办公楼

25、保洁工工作职责及任职要求1. 办公室保洁工岗位职责（1）坚守工作岗位，遵守公司的各项规章制度，负责整栋办公楼的公共区卫生和指定的部或室的卫生。（2）加强学习，熟悉掌握各种污迹的清洗方法，正确使用各种洁具。（3）负责整栋办公楼的卫生监督，发现有人乱仍果皮、纸屑、烟头、乱涂乱画应加以制止、教育，制止无效者严格按照员工违法违纪处罚条理进行处罚。（4）经常检查各种设施是否完好、是否处于正常工作状态，若发现异常及时维修或更换，维修不了的及时向管理人员报告。（5）正确使用并保管好洁具，工作间洁具归类摆放整齐。a. 会议室、党员活动室、总经理办公室除随时保持室内整齐、干净外，每天做好室内换气、采光工作，每年

26、洗涤一次窗帘。b. 勤巡回、勤打扫、随时保持：（a）窗台、窗柜、玻璃、扶栏无积尘；（b）地面无垃圾、水迹、污迹、异味等；部门办 公 室文件编号BG-GZ-07-2007实施日期2007-07-20标题办公室工作标准版 次第1版页 码共15 页 第12页（c）墙壁无积尘，无污迹；（d）垃圾桶内的垃圾及时清除。（6）每半年进行一次室内屋顶的扫尘工作，扫尘时做好人、物安全防护工作。（7）在做清洁工作时，严格按照定置要求摆放物品、桌、凳。不乱动、乱用室内器具，不准翻阅公司和私人用品和信件。（8）积极配合主管部门的卫生、安全检查，在检查中发现问题，按照整改意见及时整改。（9）按照规定开启或关闭走道照明和

27、喷泉电源。(10）保证会议室、党员活动室、总经理办公室的常备物品，如茶叶、纸、饮用水的供给。（11）下班时检查所管辖卫生区的窗、门、电源、水源是否按要求关闭或开启。（12）完成领导临时交给的其他工作任务。4.3.9保洁工岗位职责及任职要求1. 保洁工岗位职责（1）坚守工作岗位，遵守公司的各项规章制度，负责责任区的环境卫生工作。（2）负责责任区内的卫生监督工作，发现有人乱仍果皮、纸屑、烟头、乱涂乱画应加以制止、教育，制止无效者严格按照员工违法违纪处罚条理进行处罚。（3）工作中随时检查各种设施是否完好，若发现设施损坏及时维修或更换，维修不了的及时向主管部门汇报。（4）勤巡回、勤打扫、随时保持责任区

28、内的沟道畅通、地面清洁、建筑物瓷墙面洁净。部门办 公 室文件编号BG-GZ-12-2007实施日期2007-07-20标题办公室工作标准 版 次第1版页 码共15 页 第 13 页（5）垃圾、废弃物、污物的清除，应符合卫生要求，放置于指定的地方。（6）认真做好公厕、洗澡堂内的清扫工作和不定期的杀虫，灭菌等防疫工作。（7）积极配合主管部门的卫生检查，在检查中发现的问题，按照整改意见及时整改。 (8）正确使用和管好洁具。 （9）完成领导临时交给的其他工作任务。4.3.10绿化组人员岗位职责及任职要求1. 绿化组岗位职责（1）坚守工作岗位，遵守公司的各项规章制度，负责绿化环境维护工作。（2）加强学习

29、，努力提高自身园艺技术、管理水平。（3）熟悉掌握各种园艺工具的使用方法和保养方法。（4）负责绿化区的监督管理，对不爱惜花草、树木的各种行为应给以制止，对制止不听者，按照员工违法违纪处罚条理进行处罚 。（5）经常检查喷灌设施和割草机等设备是否处于正常的工作状态，发现异常及时联系维修人员维修。(6）根据各种植物特性和气候变化情况，进行科学施肥、合理浇水，并做好乔木、灌木的修剪，草坪的剪草、除杂草等工作。（7）做好公司绿化区内各种植物的病虫害防治工作，并做好使用农药的安全防护和安全保管工作。（8）按照公司的绿化规划，按期完成育苗、栽种任务。（9）认真做好旱季抗旱、雨季排涝、冬季植物防霜冻工作。（10

30、）根据盆景植物长势、特性，做好盆景浇水、修枝、施肥和每年的换土工作。部门办 公 室文件编号BG-GZ-13-2007实施日期2007-07-20标题办公室工作标准版 次第1版页 码共15 页 第 14 页（11）勤巡回，及时清除绿化区内垃圾，看护好已挂果果树。（12）工作结束，要把工作地清扫干净，废弃物放置在妥当的位置。（13）完成领导临时交给的其他工作任务。4.3.11招待室服务员岗位职责1. 招待室服务员岗位职责（1）坚守工作岗位，遵守公司的各项规章制度，负责招待室接待服务工作和职工宿舍楼内公共区的环境卫生工作。（2）按照公司招待室管理制度和招待室收费标准办理入住手续和退房手续。（3）加强

31、学习，努力提高服务质量，熟悉掌握各种污迹的洗涤方法，正确使用各种器具。（4）每天把顾客住宿情况汇报给后勤管理员，以便管理员安排新的顾客入住。（5）招待室每天都要做好每一个房间的清扫、整理、换气、采光工作。（6）认真做好防火、防盗、防鼠、防蛀工作，发现隐患及时处理或向主管部门汇报。（7）被套、床单等床上用品要勤洗、勤换，被子、垫棉要勤晒，随时保持床铺的清洁、干净和被子、棉垫的正常保暖、透气功能。（8）经常检查各种设施是否完好，是否处于正常工作状态。若发现异常及时联系维修人员维修或更换。（9）保证招待室内的常备物品，如茶叶、纸、饮用水的供给。（10）对待顾客要主动、热情，了解并满足顾客的合理、正常

32、要求。虚心听取顾客的各种意见或建议并及时向主管部门汇报。部门办 公 室文件编号BG-GL-2-2007实施日期2007-07-20标题管理制度版 次第1版页 码共 15 页 第15 页（11）做好负责责任区内的卫生宣传、监督管理工作，发现有人乱仍果皮、纸屑、烟头、乱涂乱画应加以制止、教育，制止无效的，严格按照员工违法违纪处罚条理进行处罚并报主管部门。(12）积极配合主管部门的卫生，安全检查，在检查中发现问题，严格按照整改意见及时整改。（13）卫生责任区要勤巡回、勤打扫，随时保持：a 地面无垃圾、无污水、无污迹；b 瓷墙面无积尘、无污迹；c 垃圾桶内垃圾及时清除。（14）下班时检查所辖卫生区窗、

33、门、电源是否按要求关闭或开启。（15）完成领导临时交给的其他工作任务。 部门办 公 室文件编号BG-GL-3-2007实施日期2007-07-20标题管理制度版 次第1版页 码共 23 页 第1页管理制度5.1行政办公管理制度1. 公司计算机、文印使用和打字人员的管理规定（1）计算机、文印设备应保持清洁卫生，经常打扫，做到无杂物，无灰尘，对设备和附件工具以及软盘等物资做好防潮、防腐、防变质等工作。（2）计算机、文印设备工作地不得接待任何客人，非工作人员未经领导许可不得擅自进入，更不允许动用设备。（3）出现计算机、文印设备故障时，如果专业经验不足，不得强行处理，请示主管部门领导，通知系统工程师前

34、来维修或处理。（4）下班时应检查设备是否关机、关好门窗、关闭电源。（5）有关部门需要打印材料时，需要打印人所在领导签字同意，报请主管部门领导签字后才可打印。（6）打印实行打印登记制度，登记清楚打印内容、页数、每逢月底把各部门打印情况统计财务部门，由财务部门按略低于市场的价格核算到各部门（指非行政部门）。（7）文印、打字人员应做好文件打印保密工作，以免影响公司相关方面的实施和开展。（8）文印、打字人员要厉行节约打字、排版要细心，打字、排版结束后请拟稿人审稿后再打印，做到不浪费一张纸，不浪费一点墨。（9）文印、打字人员禁止用电脑听音乐、看电视节目，聊天等，更不允许带非公司材料到公司打印。（10）文

35、印、打字人员因工作未完成或打印急需待用的材料由主观部门领导安排加班或由文印、打字人员主动告知主管领导要加班的事由。部门办 公 室文件编号BG-GL-3-2007实施日期2007-07-20标题管理制度版 次第1版页 码共 23 页 第 2 页2. 公司发文管理制度（1）拟稿：在领导对文件草拟以后，由秘书人员对文件进行拟稿，也可以由部门拟稿。拟稿者根据领导的草稿，领会领导的意图和发文要求，选择一定文种，在领导的指导和主持下进行起草工作。（2）核稿：文件拟好后，公司办公室有关秘书人员或领导履行签收手续，从拟稿人手中交接文件草稿，对文稿进行校核，校核后送主管领导审批。若文稿已经被领导审批过，修改后须

36、经原定审核领导复审。核稿要求：a 检查来文部门领导签署。b检查是否符合党和国家的政策、方针及有关法律。c检查文件文字是否正确，语法是否规范，是否准确反映领导意见。d检查审批签署手续是否符合规定。（3）呈批和签发：文稿通过核稿后，即可由公司主管领导人审核和批发。签发意味着领导人对此文件负责，文件未经签发无效。 经会议通过的文件，经公司领导授权，文件可由被授权人签发。一般由办公室签发。（4）注发：文稿经过签发，正式文件已经形成，进入发文的注发阶段，注发即批发注文。a文件注发前要先登记。b 注发的依据是公司领导的批示精神、文件意图等。（5）善印：根据文件的多少，可采用铅印、打印、复写等方法。（6）署

37、印：文件需加盖印章后才能发送，印章是公司发文有效的凭证。（7）装封、分发和递送：部门办 公 室文件编号BG-GL-4-2007实施日期2007-07-20标题管理制度版 次第1版页 码共 23 页 第 3 页装封、分发和递送的方式很多，不同的文件采用不同的方法。5.2办公用品管理规定1. 为使用办公文具用品管理合理化，特制定本办法。2. 本办法所称办公文具分为消耗品、工具类管理品。a.消耗品：笔类（钢笔除外）、纸类、蜡类、针类、笔记本类等。b.工具类管理品：刀类、机类、器类、算盘、钢笔等。3. 文具领用分个人领用与部门领用两种。 a.个人领用：是个人工作使用的工具类管理品，上个人文具登记卡。b

38、.部门领用：是部门公共使用的工具类管理品和消耗品。4. 个人工具类管理品列入移交，如有故障、损坏应以旧换新。5. 文具的申请个部门每月二十五日提出“文具用品申请单”交采购部门统一采购，但工具类管理品请领不受上述时间聘限制。6. 各部门设立文具用品领用登记，以控制文具领用情况。7. 文具严禁取回家私用。8. 新近人员到职时，根据工作性质提出申请，由主管部门领导签字开单领用，人员离职时，应将剩余文具一并交仓库并取消工具类管理品个人领用卡。5.3文秘档案管理制度1. 主要内容及适用范围：规定公司办公室各类文秘档案资料的形成与归档、分类、鉴定与保管、借阅、保密、统计、销毁等管理内容。2. 文秘档案的管

39、理机构：文书结案后，原稿由公司办公室所辖档案室归档。3. 文秘档案室主要职责：（1）制定或参与制定文秘档案工作的规章制度；（2）对企业文书部门或生产、业务部门文件材料的归档工作，进行指导和监督；部门办 公 室文件编号BG-GL-4-2007实施日期2007-07-20标题管理制度版 次第1版页 码共 23 页 第 4 页（3）做好企业文秘档案的收集、整理、保管和利用工作；（4）做好永久性文秘档案向有关档案机构的移交工作；（5）提高文秘档案管理的水平和技术，逐步实现档案管理现代化、科学化。4. 文秘档案的种类（1）法规性文件。包括上级颁发、需企业执行的，或由企业发行的各种标准、规章制度等。（2）

40、企业的重大决议。包括由企业股东大会、董事会、监事会、总经理办公会及其相关行政会议等形成的文件和会议材料、会议记录等。（3）计划性文件。包括企业总体计划或规划、生产计划、营销计划、财务计划等。（4）总结性文件。包括企业年度和月度工作总结、下属单位的年度和月底工作总结、单项性工作总结、调查报告等。（5）批示性文件。包括企业各类计划指标、技术指标、营销指标等，以及企业各类命令、工作指示、调度记录等。（6）凭证性文书材料。包括企业各单位上报的、在经营活动中形成的原始记录和凭证，如财产善、能源消耗、产品销售、合同书、协议书等的原始记录和文本。（7）证件性文书资料。包括法人营业执照、土地许可证、产品检疫证

41、、卫生许可证、出口许可证、企业和产品获得各类荣誉牌匾和证书、达标证书的证明等。（8）汇报性文书资料。包括企业上报各级主管单位的文件资料和相关统计报表，以及公司领导在外部公共场合发言、汇报或发布的种类文书资料。部门办 公 室文件编号BG-GL-4-2007实施日期2007-07-20标题管理制度版 次第1版页 码共23 页 第5页（9）劳资人事资料。包括企业及下属各单位的人事任命、人事调整、人事管理、人才引进和培训、员工工资审核记录等相关资料。（10）声像制品资料。包括企业及下属各单位在其经营活动或政治、娱乐活动中，以及在外学习、考察时或外单位提供的，以声像形式记录焉的各种资料，如照片资料、录音

42、资料、录像资料、影片资料等。（11）题赠性资料。包括上级领导和外协友好单位或个人提供的题词、书画、工艺制品等。5. 文秘档案管理的基本程序：包括档案的惧、整理、鉴定、保管、销毁、统计、检索、编研、利用，这九道工序是档案工作的整体，安全之间相对独立，但又相互制约。6. 文秘档案的收集：就是把分散的以及散失到其他部门的各类文秘档案资料，按有关规定，有闭幕地分别集中到档案室。其收集的主要方式 是归档，即把企业活动中产生的有保存价值的各种材料，由企业办公室及企业下属单位和个人定期协同档案室进行整理、立卷、归档。（1）立卷归档的范围：凡属本标准第3条所函盖的文件资料，均应立郑归档。（2）立卷归档的时间:

43、a 凡已办理完毕的具有保存价值的各种文件资料，均应在三日内递交办公室立卷归档。b对于某些专门文件，或驻地分散在外的个虽业务单位的文件，为方便日常工作，立卷归档时间可根据实际情况适当延长。（3）立卷归档的要求:部门办 公 室文件编号BG-GL-4-2007实施日期2007-07-20标题文秘档案管理制度版 次第1版页 码共 23 页 第6 页a 各部门兼职档案员在规定的归档时间内，把整理审定完毕的文秘档案资料，递交文秘档案室立郑归档。 b 移交档案要填写移交清单，移交清单一式二份，双方签字后各执一份。 c 归档的文件资料必须完整、真实、准确，请示和批复、印本和底稿、正文和附件必须立在一起。 d

44、立卷时应编制好案卷目录，把文件的作者、标题、日期等项目填写清楚，概括而简洁地拟写好案卷标题，把案卷内容表达出来，装订整齐、牢固，无论何金属物，填写备考表，注明保管期限。 e 填写案卷一律用碳素墨水钢笔或毛笔，禁止用圆珠笔或铅笔，字迹应清楚、准确。 f立卷应以本单位形成的文件为主，根据文件形成的特点，保持文件间的历史联系，适当照顾文件的保存价值，使案卷能正确反映企业生产活动状况和面貌。 g 立卷以问题为主，结合其他特征的方法组卷，把有密切联系的文件组合在一起。 h 立卷应把上级文件与本公司文件（除请示、批复外）按保管期限和文件分开立卷。i立卷归档后，发现需立卷的文件资料，可按立卷原则进行插卷。j

45、文件组成案卷后，卷内文件应按照一定规律进行排列，系统地反映问题，做到查找方便。k各种实物档案（奖品、奖杯、锦旗、奖章、证书、牌匾、馈赠品等）归档必须有原件，并保持其完好无损。l 声像档案摄录必须详细记录事由、时间、地点、主要人物、背景、摄录者，归档声像资料必须是原版、原件、清晰、完整。部门办 公 室文件编号BG-GL-4-2007实施日期2007-07-20标题管理制度版 次第1版页 码共 23页 第 7页7. 文秘档案的借阅:（1）文秘档案主要供本企业利用，一般不外借。如情况特殊，外单位人员须持介绍信，并经公司领导批准，可查阅无密级档案。（2）各部门工作人员可直接查阅属本部门业务工作范围的文

46、秘档案资料。如需查阅非本部门的重要文件和有密级档案，须经公司领导或原形成档案的部门领导批准，方可借阅。（3）文秘档案的借阅者应负责档案的完整和完全，不得私自影印、复制、翻印，不得擅自拆散、调换、抽取、污损、加标注证，不得转借，如有违纪，酌情处罚。（4）对珍贵或易损的档案，应制成复制品提供使用。复制可采用复印、照片、重印副本、摘录等方式。复制件应仔细校对，与原稿无误后，注明档案编号，然后提供使用。如有必要，给复制件加盖公章，以示复制件不会有误。（5）必要时，档案室应对所提供档案出具证明，证明材料写好后应仔细校对和审查，加盖档案室印章后才有效。档案室证明材料只能证明某事在档案上有无记载，而不能对某

47、事下结论。档案管理员不可擅自对档案资料作解释或下结论。（6）文秘档案一般不得借出档案室。如有特殊情况，可以作短期外借，最多为十天，但必须经有关领导批准并办理借阅手续。如延长借阅时间，须办理续借手续。逾期不还者，档案管理员要及时催还。（7）借阅文秘档案须妥善保管，若有遗失，将根据档案的价值和数量报公司领导批准后，责令其赔偿一切损失。8. 文秘档案保密要求:（1）档案管理员和借阅利用档案人员要树立高度的政治责任心，加强保密意识，双方共同做好保密工作。部门办 公 室文件编号BG-GL-4-2007实施日期2007-07-20标题管理制度版 次第1版页 码共 23页 第 8页（2）档案分一般档案和有密

48、级档案两类。档案密级分为绝密、机密、秘密三级。（3）有密级档案只许在档案室查阅，不许带离本室。有密级档案复制时，需经公司办公室主任或副总以上领导批准。（4）有密级档案只限归档人使用，其他人员利用需经办公室主任或副总以上领导批准。（5）对已到保密期限的档案要请相关部门领导和办公室主任鉴定解密，对解密档案作一般档案管理，及时提供利用。（6）外来参观人员，统一由负责接待人答复问题和办理所需材料。（7）档案管理员丢失或擅自提供泄露档案机密，应根据情节轻重，给予纪律处分，直到依法追究刑事责任。（8）企业在职工作人员调离本企业时，需按档案室要求整理已形成的文件材料，并退还近借档案，档案室审查无误签字后，才

49、能调离。档案管理员调离，应由办公室主任监督办理，档案交接之后，方能调离。9. 超期档案的销毁:（1）对超过保存期限的档案，由档案管理员登记造册，经办公室主任和档案形成部门领导共同鉴定，报分管副总批准后，按规定销毁。（2）经批准销毁的档案，可单独存放半年，经验证确无保留价值时，再行销毁，以免误毁。（3）销毁文件必须在指定地点进行，并指派专人监销，严禁将销毁的文件作为它用，或作废纸出售。文件销毁后，监销人应在销毁注册上签字。10. 文秘档案的保管:档案保管工作应做到四不：不散（不使档案分散），不乱（不使档案互相混乱），不丢（档案不丢失不泄密），不坏（不使档案遭到损坏）。同时，应做好防火、防潮、防晒

50、、防虫、防损、防盗、防尘工作，以提高档案的安全性，对破损档案应及时修补。部门办 公 室BG-GL-5-206实施日期2007-07-20标题管理制度版 次第1版页 码共 23页 第 9 页5.4印章管理制度1. 企业各部门需要刻版印章,一律凭企业批准成立该机构的文件,由总经理办公室代企业办理印章核审手续。2. 印章启用前，须向有关单位、部门发出启用公章的通知（附上印模）。3. 企业的公章（包括董事长、总经理印鉴、企业章、各部门章）须由专人保管。未经领导批准，不得任意委托他人代行职权。4. 印章必须存放在保密柜内，使用时必须履批准和登记手续。5. 凡企业发出的一切正式公文，凭签发人在稿件上的签字

51、，并校对公文材料无误后方能用印。6. 凡所属企业的文件或出具证明需盖企业的印鉴时，肱经企业管该项工作的领导批准方能用印。7. 使用各部门的印鉴须经部门负责人批准。8. 严禁在空白介绍信上用印，如确因工作需要，须经企业副总经理以上领导签字批准。9. 印鉴原则上不予携带外出，严防印鉴丢失。5.5博浩公司宿舍文明管理规定1. 保持生活环境的整洁卫生，不准随地吐痰，不乱丢果皮、纸屑、烟头等。2. 职工宿舍区内的走廊、通道及公共场所，不准放杂物，不准养鸟和其他动物。3. 不准从楼上抛丢垃圾、杂物和倒水，不弄脏和划花墙壁。部门办 公 室文件编号BG-GL-6-2007实施日期2007-07-20标题管理制

52、度版 次第1版页 码共 23 页 第10 页4. 养成良好的卫生习惯，垃圾、杂物倒在垃圾桶（池）内。5. 注意安全，集体宿舍一律禁止炊事，不得使用电炉、酒精炉等。6. 不得在宿舍区内燃放烟火和鞭炮。7. 自觉维护宿舍区的安静，在休息时间不使用高音器材，不大声吵闹，不进行有噪声的活动。8. 爱护花草树木和一切公共设施。9. 不准在墙壁、门窗上随意张贴字画或钉挂物品5.6招待室管理制度1. 公司招待室原则上只为前来总公司办理业务的内部员工、客户提供服务，在招待室闲置时，可为内部员工亲朋提供有偿服务。2. 凡入住人员须先到招待室管理人员处办理登记手续，经管理人员安排后方可入住。3. 凡入住人员住宿费

53、按照招待室收费标准交纳，属公司免费入住的客户必须由部门领导人（部长）签字同意后方可入住。4. 不准提前登记床位，除主管部门提前安排住宿外，其他入住人员必须亲自办理入住手续。5. 入住人员必须遵守下列规定：（1）爱护室内公共卫生，不得在室内墙壁上涂写，不得张贴字画或钉挂物品，违者罚款100.00元。（2）不准随意破坏室内公共设施、器具（床铺、电视、门窗等），如有损坏照价赔偿。（3）室内禁止私自装接电器，燃炉做饭，不得使用或存放危险及违禁物品。（4）原则上入住人员登记床位只得本人使用，不能转借给他人或留宿其他人员。部门办 公 室文件编号BG-GL-7-2007实施日期2007-07-20标题管理制

54、度版 次第1版页 码共 23页 第 11 页（5）不得大声喧哗、酗酒闹事，干扰他人休息。如有以上行为者，经管理员劝说无效，管理员有权取消其住宿资格。（6）自觉维护招待室休息时间表，有特殊原因超出作息时间的必须提前通知管理员。（7）现金等贵重物品本人应随身携带，如有遗失，公司概不负任何责任。（8）办理退房手续应在中午12：00以前，否则按一天收费，经管理员检查房内设备完好无损，费用结清后方可退房。（9）住宿费实行每天一结。5.7食堂管理制度1. 食堂人员应严格遵守公司的一切规章制度。按时上下班，服从上级安排，有事要请假，未经同意不得擅自离开工作岗位。2. 树立全心全意为员工服务的思想，讲究职业道

55、德。文明礼貌、态度和蔼、主动热情、礼貌待人。做到饭热菜香、味美可口、菜定量饭足量，平等待人。3. 公司员工一律凭票就餐，各分公司、加工厂、站点人员在食堂就餐，食堂工作人员要做好签字登记工作，月底把无票就餐人员按规定标准统计，计标后上报财务部门。4. 坚持食物验收制度，即采购物品的名称、数量与食物相符。做到日清月结、财物相符，每月上旬定期公布帐目，接受员工监督。5. 就餐标准，四菜一汤（两荤二素一汤），早、午、晚餐要勤换式样。早餐：1.5元/人，午、晚餐3元/人。6. 爱护公物。食堂的一切设备、餐具均需有登记、有帐目。7. 炊事员上班要穿戴工作服，要做好个人卫生、食堂卫生。8. 炊事员每年进行一

56、次健康检查，无健康合格证不准上岗。部门办 公 室文件编号BG-GL-9-2007实施日期2007-07-20标题管理制度版 次第1版页 码共 23 页 第12 页9. 做好安全工作。即做好防盗，防火工作。10. 严禁无关人员进入厨房和保管室。5.8食堂卫生管理制度1. 从业人员应持有效合格的健康证，经培训后方可上岗。2. 从业人员每年体检一次，凡患有传染病者不得从事食堂工作。3. 工作人员上班时应穿戴整洁的工作衣帽，并保持个人卫生。做好食堂内环境卫生，做到每餐一打扫，每天一清洁。4. 食用工具每餐用后应洗净，保持洁净，食（用）具做到“一洗”、“二刷”、“三冲”、“四消毒”。5. 不购进、不加工

57、、不出售腐烂变质、有毒、有害、超过保质期的食物。6. 生、熟食品，成品、半成品，要分类存放。7. 搞好操作间卫生，冷、荤配餐所用工具必须专用，并有明显标志。8. 保持仓库整洁，食品应做到有分类、有标志、离地、离墙保管。9. 及时处理好垃圾，垃圾桶应有盖和标记，搞好“三防”工作。10. 未售完的饭、菜应立即储藏好，做好防尘、防虫、防鼠、防蝇工作。5.9招待费管理规定1. 为合理恰当地处理好招待事宜、规范招待工作，特制定本规定。2. 接待来宾一般安排在公司食堂，特殊情况须到外招待，须请示办公室同意后方可进行。3. 招待费的使用权限范围，主要是针对涉外事宜的部门和领导。如财务部、营销部、办公室、工业

58、部、农业部、各站、点及主管部门领导。其他部门原则上无权使用招待费。部门办 公 室文件编号BG-GL-11-2007实施日期2007-07-20标题管理制度版 次第1版页 码共 23页 第 13页4. 实行招待填报审批制度。无论哪个部门对外招待前必须通知分管领导。报销时先由分管领导审核后，再由总经理审批报销。5. 招待结帐方式：（1）指定接待点采取记帐由财务统一结帐的方式；（2）其他接待点当场结帐的方式。6. 招待标准：类 型招待属性就餐标准备 注A就餐型内部员工就餐5-10元/人原则上不允许，特殊情况除外B业务型一般业务招待10-15元/人正常业务往来C实惠型特殊性招待20-30元/人可为公司带来实惠的业务D实惠战略型高级别招待由总经理