office办公软件操作技巧大全

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1、Word ，PDF ，PPT，TXT 之间的转换方法1利用大纲视图 打开 PPT 演示文稿，单击 大纲，在左侧 幻灯片/ 大纲” 任务窗格的“大纲”选项卡里单击一下鼠标，按 Ctrl+A 组合健全选内容，然后 使用 Ctrl+C 组合键或右键单击在快捷菜单中选择复制 命令，然后粘贴到Word 里。 提示：这种方法会把原来幻灯片中的行标、各种符号原封不动的复制下来。2 利用发送功能巧转换 打开要转换的PPT幻灯片，单击文件-发送- MicrosoftWord 菜单命令。然后选择 只使用大纲 单选按钮并单击 确定按钮， 等一会就发现整篇 PPT 文档在一个 Word 文档里被打开。提示： 在转换后

2、会发现 Word 有很多空行。在 Word 里用替换功能全部删除空 行可按Ctrl+H打开替换对话框，在查找内容里输入ApAp，在替换为里 输入Ap，多单击几次全部替换按钮即可。（A可在英文状态下用Shift+6键 来输入。）3 利用另存为直接转换打开需要转换的幻灯片，点击文件-另存为 ，然后在 保存类型 列表框里选择存为 rtf 格式。现在用 Word 打开刚 刚保存的 rtf 文件，再实行适当的编辑即可实现转换。4PPTConverttoDOC 软件转换 PPTConverttoDOC 是绿色软，解压后直接 运行，在运行之前请将 Word 和 PPT 程序都关闭。选中要转换的 PPT 文件

3、，直 接拖曳到 PPTConverttoDOC 程序里。单击工具软件里的 开始按钮即可转换， 转换结束后程序自动退出。提示： 如果选中 转换时加分隔标志 ，则会在转换好的 word 文档中显示当前 内容在原幻灯片的哪一页。转换完成后即可自动新建一个 Word 文档，显示该PPT 文件中的所有文字。ps：第四种慎用 ,百度上很多所谓的那个软件都是有病毒的 , 毒性不小 ,一般的杀毒软 件查不出 PDF 文档的规范性使得浏览者在阅读上方便了很多，但倘若要从里面提取些资 料，实在是麻烦的能够。二、把 PDF 转换成 Word 的方法Adobe Acrobat 7.0 Professional是编辑

4、PDF 的软件。用 Adobe Acrobat 7.0 Professional 打开他另存为 WORD 试试看。或者用 ScanSoft PDF Converte ，安装完成后不须任何设置，它会自动整合到 Word 中。当我们在 Word 中点击“打开”菜单时，在“打开”对话框的“文件 类型”下拉菜单中能够看到“ PDF ”选项，这就意味着我们能够用 Word 直接 打开 PDF 文档了 !ScanSoft PDF Converter 的工作原理其实很简单，它先捕获 PDF 文档中的信 息，分离文字、图片、表格和卷，再将它们统一成 Word 格式。因为 Word 在 打开 PDF 文档时，会

5、将 PDF 格式转换成 DOC 格式，所以打开速度会较一般 的文件慢。打开时会显示 PDF Converter 转换进度。转换完毕后能够看到，文 档中的文字格式、 版面设计保持了原汁原味， 没有发生任何变化， 表格和图片也 完整地保存下来了，能够轻松实行编辑。除了能够在 Word 中直接打开 PDF 文档外，右击 PDF 文档，在弹出菜单中选 择“ Open PDF in Word ”命令也可打开该文件。另外，它还会在 Outlook 中 加入一个工具按钮，如果收到的电子邮件附件中有 PDF 文档，就能够直接点击 该按钮将它转换成 Word 文件 有时我们在网上搜索到 PDF 格式的文件，同样

6、能够通过右键菜单的相关命令直 接在 Word 中打开它。三、Word 转换成 PPT 的方法我们通常用 Word 来录入、编辑、 打印材料，而有时需要将已经编辑、 打印好的 材料，做成 PowerPoint 演示文稿，以供演示、讲座使用。如果在 PowerPoint 中重新录入，既麻烦又浪费时间。如果在两者之间，通过一块块地复制、粘贴， 一张张地制成幻灯片，也比较费事。其实，我们能够利用 PowerPoint 的大纲视 图快速完成转换。首先，打开 Word 文档，全部选中， 执行“复制”命令。然后，启动 PowerPoint ， 如果是 Word 2002 版，选择“普通”视图，单击“大纲”标

7、签（如图 1 ）；如 果没有“大纲”和“幻灯片” 选项卡，显示的方法是在 “视图”菜单上，单击“普 通（恢复窗格）”或在窗口的左下角，单击普通视图（恢复窗格） 按钮；如果 是 Word 97/2000 版，可直接选择“大纲”视图，将光标定位到第一张幻灯片 处，执行“粘贴”命令，则将 Word 文档中的全部内容插入到了第一幻灯片中。 接着，可根据需要实行文本格式的设置，包括字体、字号、字型、字的颜色和对 齐方式等；然后将光标定位到需要划分为下一张幻灯片处， 直接按回车键， 即可 创建出一张新的幻灯片；如果需要插入空行，按 Shift+Enter 。经过调整， 很快就能够完成多张幻灯片的制作（如图

8、 2 ）。最后，还能够使用“大纲”工具 栏，利用“升级”、“降级”、“上移”、“下移”等按钮进一步实行调整。 反之，如果是将 PowerPoint 演示文稿转换成 Word 文档，同样能够利用 “大纲” 视图快速完成。方法是将光标定位在除第一张以外的其他幻灯片的开始处，按BackSpace （退格键），重复多次，将所有的幻灯片合并为一张，然后全部 选中，通过复制、粘贴到 Word 中即可。四、将 PDF 转换成 TXT 的方法方法一： 用以上方法将 PDF 转 DOC ，再用 WORD 将 DOC 转 TXT 方法二：用 PDF2TXT 3.1 汉化版PDF2TXT 3.1汉化版能够快速把.p

9、df文件转换为.txt或.htm（.html）文件的小 工具操作简单，快捷注：Adobe Acrobat Reader6.0 以上版本能够直接把 PDF 文件另存为 txt 文件。五、PDF 转 BMP方法一：用 PDFTOOLSPDF 是 Adobe 公司开发的作为全世界可移植电子文档的通用格式， 它能够准确 保存源文件的字体、 格式、颜色和图片， 使文件的交流能够轻易跨越应用程序和 系统平台的限制。但是，一些文档的特殊操作（如提取 PDF 文档中的一段文字 或图片）对于一般用户来说，不是那么容易上手的。不过现在有了 PDFTools 这款神奇工具后，你就能够轻松地把PDF文档的内容转换成H

10、TM、TXT和BMP 这三种常用的文件格式。为了 PDFTools 能更好地为我们服务，我们首先得对它实行一番设置。在主界面中点击菜单“文件一设置”或直接按“ Ctrl + D ”组合键调出设置对话框。在 “常规设置” 标签页中设置页面的转换范围， 默认为全部转换， 你能够点击下拉 按钮，选择“选择指定页”后，输入转换的起始页和停止页。未注册版本只能转 换 PDF 文档的前五页内容。输出设置”框的内容是设置输入图片的像素和 JPEG 图片质量。选中“转换 后浏览”的复选框， 那么当文档转换完成后， 程序就会调出对应程序打开转换后 的文件。“PDF2HTM ”标签页只有一“使用完全处理模式”复选

11、框，依实际情况决定。六、PDF转HTM的方法HTM 是网页的通用格式，但 PDFTools 转换 HTM 文件后，所形成的 HTM 文 件并不包含有 PDF 文档中的文字，而是将 PDF 文档的内容转换成 JPG 图像文 件，然后再用 HTML 语言将图片嵌入到网页中。生成的 HTM 文件是一个框架 网页，即左边是各页面的链接窗口，右边的内容就是 JPG 图片了。如果你用的 是 IE6 的话，当鼠标移到右边窗口后，就会浮出一排快捷工具栏。首先选择菜单“工具-PDF转HTM ”，使其转为HTM模式。接着打开文件有 多种操作方式：通过菜单“文件一打开”直接按“ Ctrl + F ”键后调出打开对话

12、 框选择文件，或者直接把待转换的 PDF 文档拖到 PDFTools 主界面中，软件马 上开始转换。转换后的文件是保存有源文件中， 而且还有相对应名称的子文件夹， 里面就是一些 JPG 图片和其它资源。最后弹出一个提示窗口，点击“确定”即 可。一、误删资料恢复一不小心，删错了，还把回收站清空了，咋办啊？ 只要三步，你就能找回你删掉并清空回收站的东西 步骤：1 、单击“开始运行，然后输入 regedit （打开注册表）2 、 依 次 展 开 ： HEKEY LOCAL MACHIME/SOFTWARE/microsoft/WINDOWS/CURRENTVERSION/EXPLORER/DESKT

13、OP/NAMESPACE 在左边空白 外点击“新建”，选择：“主键”，把它命名为“ 645FFO40 5081 101B 9F08 00AA002F954E ”再把右边的“默认”的主键的键值设为“回收站” ，然后退出注册表。就 OK 啦。3、要重启计算机。只要机器没有运行过磁盘整理。系统完好 .任何时候的文件都能够找回来。也许你已经在 Excel 中完成过上百张财务报表，也许你已利用 Excel 函数 实现过上千次的复杂运算，也许你认为 Excel 也不过如此，甚至了无新意。但 我们平日里无数次重复的得心应手的使用方法只不过是 Excel 全部技巧的百分 之一。本专题从 Excel 中的一些鲜

14、为人知的技巧入手，领略一下关于 Excel 的 别样风情。一、让不同类型数据用不同颜色显示在工资表中，如果想让大于等于 2000 元的工资总额以“红色”显示，大于等 于 1500 元的工资总额以“蓝色”显示，低于 1000 元的工资总额以“棕色”显 示，其它以“黑色”显示，我们能够这样设置。1. 打开“工资表”工作簿，选中“工资总额”所在列，执行“格式一条件格式” 命令，打开“条件格式”对话框。单击第二个方框右侧的下拉按钮，选中“大于 或等于”选项，在后面的方框中输入数值 “2000 ”。单击“格式” 按钮，打开“单 元格格式”对话框，将“字体”的“颜色”设置为“红色” 。2. 按“添加”按钮

15、，并仿照上面的操作设置好其它条件 (大于等于 1500 ，字体 设置为“蓝色”；小于 1000 ，字体设置为“棕色” )3. 设置完成后，按下“确定”按钮。 看看工资表吧，工资总额的数据是不是按你的要求以不同颜色显示出来了。二、建立分类下拉列表填充项我们常常要将企业的名称输入到表格中， 为了保持名称的一致性， 利用“数据 有效性”功能建了一个分类下拉列表填充项。1. 在 Sheet2 中，将企业名称按类别 （如“工业企业”、“商业企业”、“个体企业” 等）分别输入不同列中，建立一个企业名称数据库。2. 选中 A 列（“工业企业”名称所在列 ），在“名称”栏内，输入“工业企业” 字符后，按“回车

16、”键实行确认。仿照上面的操作，将B、C列分别命名为“商业企业”、“个体企业”3. 切换到 Sheet1 中，选中需要输入“企业类别”的列 （如 C 列），执行“数据 -有效性”命令，打开“数据有效性”对话框。在“设置”标签中，单击“允许” 右侧的下拉按钮，选中“序列”选项，在下面的“来源”方框中，输入“工业企 业”，“商业企业”，“个体企业”序列（各元素之间用英文逗号隔开），确定退 出。再选中需要输入企业名称的列 （如 D 列），再打开“数据有效性”对话框，选中 “序列”选项后，在“来源”方框中输入公式： =INDIRECT（C1） ，确定退出。4. 选中C列任意单元格（如C4），单击右侧下拉

17、按钮，选择相对应的“企业类 别”填入单元格中。然后选中该单元格对应的 D 列单元格 （如 D4） ，单击下拉按 钮，即可从相对应类别的企业名称列表中选择需要的企业名称填入该单元格中。提示：在以后打印报表时，如果不需要打印“企业类别”列，能够选中该列， 右击鼠标，选“隐藏”选项，将该列隐藏起来即可三、建立“常用文档”新菜单在菜单栏上新建一个“常用文档”菜单，将常用的工作簿文档添加到其中，方 便随时调用。1. 在工具栏空白处右击鼠标，选“自定义”选项，打开“自定义”对话框。在 “命令”标签中，选中“类别”下的“新菜单”项，再将“命令”下面的“新菜 单”拖到菜单栏。按“更改所选内容”按钮，在弹出菜单

18、的“命名”框中输入一个名称 （如“常 用文档” ）。2. 再在“类别”下面任选一项 （如“插入”选项 ），在右边“命令”下面任选一 项 （如“超链接”选项 ），将它拖到新菜单 （常用文档 ）中，并仿照上面的操作对它 实行命名 （如“工资表”等 ），建立第一个工作簿文档列表名称。重复上面的操作，多添加几个文档列表名称。3. 选中“常用文档”菜单中某个菜单项 （如“工资表”等 ），右击鼠标，在弹出 的快捷菜单中，选“分配超链接一打开”选项，打开“分配超链接”对话框。通 过按“查找范围”右侧的下拉按钮，定位到相对应的工作簿 （如“工资 .xls ”等） 文件夹，并选中该工作簿文档。重复上面的操作，将

19、菜单项和与它对应的工作簿文档超链接起来。4. 以后需要打开“常用文档”菜单中的某个工作簿文档时，只要展开“常用文 档”菜单，单击其中的相对应选项即可。提示：即使我们将“超链接” 选项拖到了“常用文档” 菜单中，但并不影响“插入”菜单中“超链接”菜单项和 “常用” 工具栏上的 “插入超链接”按钮的功能。四、制作“专业符号”工具栏在编辑专业表格时， 常常需要输入一些特殊的专业符号， 为了方便输入， 我们 能够制作一个属于自己的“专业符号”工具栏。1. 执行“工具一宏一录制新宏”命令，打开“录制新宏”对话框，输入宏名?如“ fuhao1 ” ?并将宏保存有“个人宏工作簿”中，然后“确定”开始录制。选

20、 中“录制宏”工具栏上的“相对引用”按钮，然后将需要的特殊符号输入到某个 单元格中，再单击“录制宏”工具栏上的“停止”按钮，完成宏的录制。仿照上面的操作，一一录制好其它特殊符号的输入“宏” 。2. 打开“自定义” 对话框，在“工具栏” 标签中，单击“新建” 按钮，弹出“新建工具栏”对话框，输入名称“专业符号” ，确定后，即在工作区中出现一 个工具条。切换到“命令”标签中，选中“类别”下面的“宏” ，将“命令”下面的“自 定义按钮”项拖到“专业符号”栏上 （有多少个特殊符号就拖多少个按钮 ）。3. 选中其中一个“自定义按钮” ，仿照第 2 个秘技的第 1 点对它们实行命名。4. 右击某个命名后的

21、按钮，在随后弹出的快捷菜单中，选“指定宏”选项，打 开“指定宏”对话框，选中相对应的宏 （如 fuhao1 等 ），确定退出。重复此步操作，将按钮与相对应的宏链接起来。5. 关闭“自定义” 对话框，以后能够像使用普通工具栏一样， 使用“专业符号” 工具栏，向单元格中快速输入专业符号了。五、用“视面管理器”保存多个打印页面有的工作表，经常需要打印其中不同的区域，用“视面管理器”吧。1. 打开需要打印的工作表，用鼠标在不需要打印的行 （或列 ）标上拖拉，选中它 们再右击鼠标，在随后出现的快捷菜单中，选“隐藏”选项，将不需要打印的行 （或列）隐藏起来。2. 执行“视图一视面管理器”命令，打开“视面管

22、理器”对话框，单击“添加” 按钮，弹出“添加视面”对话框，输入一个名称 （如“上报表” ）后，单击“确定” 按钮。3. 将隐藏的行 （或列）显示出来，并重复上述操作， “添加”好其它的打印视面。4. 以后需要打印某种表格时，打开“视面管理器” ，选中需要打印的表格名称， 单击“显示”按钮，工作表即刻按事先设定好的界面显示出来，简单设置、排版 一下，按下工具栏上的“打印”按钮，一切就 OK 了。六、让数据按需排序如果你要将员工按其所在的部门实行排序， 这些部门名称既的相关信息不是按 拼音顺序，也不是按笔画顺序，怎么办 ?可采用自定义序列来排序。1. 执行“格式一选项”命令，打开“选项”对话框，进

23、入“自定义序列”标签 中，在“输入序列”下面的方框中输入部门排序的序列 （如“机关 ,车队 ,一车间, 二车间,三车间”等 ），单击“添加”和“确定”按钮退出。2. 选中“部门”列中任意一个单元格，执行“数据-排序”命令， 打开“排序” 对话框，单击“选项”按钮，弹出“排序选项”对话框，按其中的下拉按钮，选 中刚才自定义的序列， 按两次“确定”按钮返回，所有数据就按要求实行了排序。七、把数据彻底隐藏起来工作表部分单元格中的内容不想让浏览者查阅，只好将它隐藏起来了。1 .选中需要隐藏内容的单元格 （区域），执行“格式-单元格”命令，打开“单元格格式”对话框，在“数字”标签的“分类”下面选中“自定

24、义”选项，然后 在右边“类型”下面的方框中输入“； ；” （三个英文状态下的分号 ）。2. 再切换到“保护”标签下，选中其中的“隐藏”选项，按“确定”按钮退出。3. 执行“工具一保护一保护工作表”命令，打开“保护工作表”对话框，设置 好密码后，“确定”返回。经过这样的设置以后，上述单元格中的内容不再显示出来，就是使用 Excel 的透明功能也不能让其现形。提示：在“保护”标签下，请不要清除“锁定”前面复选框中的“V”号，这样能够防止别人删除你隐藏起来的数据。八、让中、英文输入法智能化地出现在编辑表格时， 有的单元格中要输入英文， 有的单元格中要输入中文， 反复切 换输入法实在不方便，何不设置一

25、下，让输入法智能化地调整呢 ?选中需要输入中文的单元格区域，执行“数据-有效性”命令，打开“数据有 效性”对话框，切换到“输入法模式”标签下，按“模式”右侧的下拉按钮，选 中“打开”选项后，“确定”退出。以后当选中需要输入中文的单元格区域中任意一个单元格时，中文输入法（输入法列表中的第 1 个中文输入法 ）自动打开，当选中其它单元格时，中文输入法 自动关闭。九、让“自动更正”输入统一的文本你是不是经常为输入某些固定的文本， 如电脑报而烦恼呢 ?那就往下看吧。1. 执行“工具-自动更正”命令，打开“自动更正”对话框。2在“替换”下面的方框中输入“ pew ”（也能够是其他字符，“pew ”用小写

26、）， 在“替换为”下面的方框中输入“ 电脑报”，再单击“添加”和“确定”按钮3. 以后如果需要输入上述文本时，只要输入“pcw ”字符 ?此时能够不考虑“pcw ”的大小写 ?，然后确认一下就成了。十、在 Excel 中自定义函数Excel 函数虽然丰富， 但并不能满足我们的所有需要。 我们能够自定义一个函 数，来完成一些特定的运算。下面，我们就来自定义一个计算梯形面积的函数：1. 执行“工具一宏一 Visual Basic编辑器”菜单命令（或按“ Alt+F11 ”快捷 键），打开 Visual Basic 编辑窗口。2在窗口中，执行“插入一模块”菜单命令，插入一个新的模块一一模块1 o3.

27、 在右边的“代码窗口”中输入以下代码：Function V（a,b,h）V = h*（a+b）/2End Function4. 关闭窗口，自定义函数完成。以后能够像使用内置函数一样使用自定义函数。提示：用上面方法自定义的函数通常只能在相对应的工作簿中使用。十一、表头下面衬张图片 为工作表添加的背景，是衬在整个工作表下面的，能不能只衬在表头下面呢 ?1. 执行“格式一工作表一背景”命令，打开“工作表背景”对话框，选中需要 作为背景的图片后，按下“插入”按钮，将图片衬于整个工作表下面。2. 在按住 Ctrl 键的同时， 用鼠标在不需要衬图片的单元格 （区域）中拖拉，同时 选中这些单元格（区域）o3

28、. 按“格式”工具栏上的“填充颜色”右侧的下拉按钮，在随后出现的“调色 板”中，选中“白色”。经过这样的设置以后，留下的单元格下面衬上了图片， 而上述选中的单元格 （区域）下面就没有衬图片了 （其实，是图片被“白色”遮盖了）提示?衬在单元格下面的图片是不支持打印的。十二、用连字符“ & ”来合并文本 如果我们想将多列的内容合并到一列中， 不需要利用函数， 一个小小的连字符 “ & ”就能将它搞定 (此处假定将 B、C、D 列合并到一列中 )。1. 在 D 列后面插入两个空列 (E、F 列)，然后在 D1 单元格中输入公式： =B1&C1&D1 。2. 再次选中 D1 单元格，用“填充柄”将上述

29、公式复制到 D 列下面的单元格 中，B、C、D列的内容即被合并到E列对应的单元格中。3. 选中E列，执行“复制”操作，然后选中F列，执行“编辑-选择性粘贴”命令，打开“选择性粘贴”对话框，选中其中的“数值”选项，按下“确定”按 钮， E 列的内容 (不是公式 )即被复制到 F 列中。4. 将 B、 C、 D、 E 列删除，完成合并工作。提示：完成第 1、 2 步的操作，合并效果已经实现，但此时如果删除 B、 C、D 列，公式会出现错误。故须实行第 3 步操作，将公式转换为不变的“值” 。 生成绩条常有朋友问“如何打印成绩条”这样的问题，有很多人采取录制宏或 VBA 的 方法来实现， 这对于初学

30、者来说有一定难度。 出于此种考虑， 我在这里给出一种 用函数实现的简便方法。此处假定学生成绩保存有 Sheet1 工作表的 A1 至 G64 单元格区域中，其中 第 1 行为标题，第 2 行为学科名称。1.切换到 Sheet2 工作表中，选中 A1 单元格，输入公式： =IF(MOD(ROW() ，3)=0 ,，IF(OMOD?ROW() ，3(=1，sheetl ! A u，INDEX(sheet1 ! $A:$G ，INT(ROW()+4)/3)+1) ，COLUMN()o2. 再次选中 A1 单元格，用“填充柄” 将上述公式复制到 B1 至 G1 单元格中； 然后，再同时选中 A1 至

31、G1 单元格区域，用“填充柄”将上述公式复制到 A2 至 G185 单元格中。至此，成绩条基本成型，下面简单修饰一下。3. 调整好行高和列宽后，同时选中 A1 至 G2 单元格区域 （第 1 位学生的成绩条 区域），按“格式”工具栏“边框”右侧的下拉按钮，在随后出现的边框列表中， 选中“所有框线”选项，为选中的区域添加边框 （如果不需要边框，能够不实行 此步及下面的操作 ）。4. 同时选中 A1 至 G3 单元格区域，点击“常用”工具栏上的“格式刷”按钮， 然后按住鼠标左键，自 A4 拖拉至 G186 单元格区域，为所有的成绩条添加边框。按“打印”按钮，即可将成绩条打印出来。十四、 Excel

32、 帮你选函数 在用函数处理数据时，常常不知道使用什么函数比较合适。 Excel 的“搜索函 数”功能能够帮你缩小范围，挑选出合适的函数。执行“插入一函数”命令，打开“插入函数”对话框，在“搜索函数”下面的 方框中输入要求 （如“计数” ），然后单击“转到”按钮，系统即刻将与“计数” 相关的函数挑选出来，并显示在“选择函数”下面的列表框中。再结合查看相关 的协助文件，即可快速确定所需要的函数。十五、同时查看不同工作表中多个单元格内的数据有时，我们编辑某个工作表 （Sheet1） 时，需要查看其它工作表中 （Sheet2 、Sheet3）某个单元格的内容，能够利用 Excel的“监视窗口”功能来实

33、现。执行“视图工具栏监视窗口”命令，打开“监视窗口”，单击其中的“添加监视”按钮，展开“添加监视点”对话框，用鼠标选中需要查看的单元格后， 再单击“添加”按钮。重复前述操作，添加其它“监视点” 。以后，无论在哪个工作表中，只要打开“监视窗口” ，即可查看所有被监视点 单元格内的数据和相关信息。十六、为单元格快速画边框在 Excel 2002 以前的版本中，为单元格区域添加边框的操作比较麻烦， Excel 2002 对此功能实行了全新的拓展。单击“格式”工具栏上“边框”右侧的下拉按钮，在随后弹出的下拉列表中， 选“绘图边框”选项，或者执行“视图一工具栏一边框”命令，展开“边框”工 具栏。单击工具

34、栏最左侧的下拉按钮， 选中一种边框样式， 然后在需要添加边框的单 元格区域中拖拉，即可为相对应的单元格区域快速画上边框。提示：如果画错了边框，没关系，选中工具栏上的“擦除边框”按钮，然后 在错误的边框上拖拉一下， 就能够清除掉错误的边框。 如果需要画出不同颜色 的边框，能够先按工具栏右侧的“线条颜色”按钮，在随后弹出的调色板中选中 需要的颜色后，再画边框即可。这个功能还能够在单元格中画上对角的斜线。 十七、控制特定单元格输入文本的长度你能想象当你在该输入四位数的单元格中却填入了一个两位数， 或者在该输入 文字的单元格中你却输入了数字的时候， Excel 就能自动判断、 即时分析并弹出 警告，那

35、该多好啊 !要实现这个功能，对 Excel 来说，也并不难。例如我们将光标定位到一个登记 “年份” 的单元格中， 为了输入的统一和计算 的方便，我们希望“年份”都用一个四位数来表示。 所以，我们能够单击 “数据” 菜单的“有效性”选项。在“设置”卡片“有效性条件”的“允许”下拉菜单中 选择“文本长度”。然后在“数据”下拉菜单中选择“等于” ，且“长度”为“ 4”。 同时，我们再来到“出错警告”卡片中，将“输入无效数据时显示的出错警告” 设为“停止”，并在“标题”和“错误信息”栏中分别填入“输入文本非法 !”和 “请输入四位数年份。 ”字样。很显然， 当如果有人在该单元格中输入的不是一个四位数时

36、， Excel 就会弹出 示的警告对话框，告诉你出错原因，并直到你输入了准确“样式”的数值后方可 继续录入。神奇吧 ?其实，在 Excel 的“数据有效性”判断中，还有很多特殊类 型的数据格式可选，比如“文本类型”啊， “序列大小”啊，“时间远近”啊，如 你有兴趣，何不自作主张，自己设计一种检测标准，让你的 Excel 展示出与众 不同的光彩呢。十八、成组填充多张表格的固定单元格我们知道每次打开 Excel ，软件总是默认打开多张工作表。 由此就可看出 Excel 除了拥有强大的单张表格的处理水平，更适合在多张相互关联的表格中协调工 作。要协调关联，当然首先就需要同步输入。所以，在很多情况下，

37、都会需要同 时在多张表格的相同单元格中输入同样的内容。那么如何对表格实行成组编辑呢? 首先我们单击第一个工作表的标签名“ Sheet1 ”，然后按住 Shift 键，单击最后一张表格的标签名“ Sheet3 ” （如果 我们想关联的表格不在一起， 能够按住 Ctrl 键实行点选 ）。此时，我们看到 Excel 的标题栏上的名称出现了 “工作组” 字样，我们就能够实行对工作组的编辑工作 了。在需要一次输入多张表格内容的单元格中随便写点什么，我们发现， “工作 组”中所有表格的同一位置都显示出相对应内容了。但是，仅仅同步输入是远远不够的。 比如，我们需要将多张表格中相同位置的 数据统一改变格式该怎

38、么办呢 ?首先，我们得改变第一张表格的数据格式，再单 击“编辑”菜单的“填充”选项，然后在其子菜单中选择“至同组工作表” 。这 时，Excel会弹出“填充成组工作表”的对话框，在这里我们选择“格式” 一项, 点“确定”后，同组中所有表格该位置的数据格式都改变了。十九、改变文本的大小写在 Excel 中，为表格处理和数据运算提供最强大支持的不是公式，也不是数 据库，而是函数。不要以为 Excel 中的函数仅仅针对数字，其实只要是写进表 格中的内容， Excel 都有对它编辑的特殊函数。例如改变文本的大小写。在 Excel 2002 中，至少提供了三种相关文本大小写转换的函数。 它们分别是： “

39、=UPPER（ 源数据格 ）”，将文本全部转换为大写； “ =LOWER（ 源数据格 ）”，将 文本全部转换成小写； “=PROPER（ 源数据格 ）”，将文本转换成“适当”的大小 写，如让每个单词的首字母为大写等。例如，我们在一张表格的 A1 单元格中输 入小写的“ excel ”，然后在目标单元格中输入“ =UPPER（A1） ”，回车后得到的 结果将会是“ EXCEL ”。同样，如果我们在 A3 单元格中输入“ mr.weiwei ”， 然后我们在目标单元格中输入“ =PROPER（A3） ”，那么我们得到的结果就将是“ Mr.Weiwei ”了。二十、提取字符串中的特定字符除了直接输入

40、外， 从已存有的单元格内容中提取特定字符输入， 绝对是一种省 时又省事的方法， 特别是对一些样式雷同的信息更是如此， 比如员工名单、 籍贯 等信息。如果我们想快速从A4单元格中提取称谓的话，最好使用“=RIGHT(源数据格, 提取的字符数 )”函数，它表示“从 A4 单元格最右侧的字符开始提取 2 个字符” 输入到此位置。当然，如果你想提取姓名的话，则要使用“ =LEFT( 源数据格， 提取的字符数 )”函数了。还有一种情况，我们不从左右两端开始，而是直接从 数据中间提取几个字符。比如我们要想从 A5 单元格中提取“武汉”两个字时， 就只须在目标单元格中输入“ =MID(A5,4,2) ”就能

41、够了。意思是：在 A5 单元 格中提取第 4 个字符后的两个字符，也就是第 4 和第 5 两个字。 二十一、把基数词转换成序数词 将英文的基数词转换成序数词是一个比较复杂 的问题。因为它没有一个十分固定的模式： 绝大部分的数字在变成序数词都是使 用的“th ”后缀，但大凡是以“ 1 ”、“2”、“3”结尾的数字却分别是以“st”、“nd ” 和“ rd ”结尾的。而且，“ 11”、“12 ”、“ 13 ”这3个数字又不一样，它们却仍 然是以“ th ”结尾的。所以，实现起来似乎很复杂。其实，只要我们理清思路， 找 准 函 数 ， 只 须 编 写 一 个 公 式 ， 就 可 轻 松 转 换 了

42、。 不 信 ， 请 看 ：“=A2&IF(OR(VALUE(RIGHT(A2,2)=11,12,13),th ，IF(OR(VALUE(RIGHT(A2)=1,2,3,CHOOSE(RIGHT(A2), st nd ， rd ), th )”。该公式即使一长串，不过含义却很明确：如果数字 是以“ 11”、“ 12 ”、“ 13 ”结尾的，则加上“ th”后缀；如果第1原则无效， 则检查最后一个数字，以“ 1”结尾使用“ st ”、以“2 ”结尾使用“ nd ”、以“3 ” 结尾使用“rd ”；如果第1、2原则都无效，那么就用“ th ”。所以，基数词和 序数词的转换实现得如此轻松和快捷。二十二

43、、用特殊符号补齐位数和财务打过交道的人都知道， 在账面填充时有一种约定俗成的 “安全填写法”， 那就是将金额中的空位补齐，或者在款项数据的前面加上“ $ ”之类的符号。其 实，在 Excel 中也有类似的输入方法，那就是“ REPT ”函数。它的基本格式是 “ =REPT( “特殊符号”，填充位数 )”。比如，我们要在中 A2 单元格里的数字结尾处用“ # ”号填充至 16 位，就只须将公式改为“ =(A2&REPT( # ，16-LEN(A2) ”即可；如果我们要将A3单元格中的数字从左侧用“ # ”号填充至16位，就要改为“ =REPT( # ,16-LEN(A3)&A3 ”；另外，如果我

44、们想用“ #”号将A4中的数值从两侧 填 充 ， 则 需 要 改 为 “ =REPT( # ,8-LEN(A4)/2)&A4&REPT(# )8-LEN(A4)/2) ”；如果你还嫌不够专业， 要在 A5 单元格数字的顶头加上 “$” 符 号 的 话 ， 那 就 改 为 ：“ =(TEXT(A5, $#,#0.00 (&REPT( # ,16-LEN(TEXT(A5, $#,#0.00 )”，一定能满足你的要求。二十三、创建文本直方图除了重复输入之外， “REPT ”函数另一项衍生应用就是能够直接在工作表中 创建由纯文本组成的直方图。 它的原理也很简单， 就是利用特殊符号的智能重复， 按照指定

45、单元格中的计算结果表现出长短不一的比较效果。比如我们首先制作一张年度收支平衡表，然后将“ E 列”作为直方图中“预算 内”月份的显示区，将“ G 列”则作为直方图中“超预算”的显示区。然后根据 表中已有结果“ D列”的数值，用“ Wingdings ”字体的“ N ”字符表现出来。 具体步骤如下：在 E3 单 元 格 中 写 入 公 式 “ =IF(D30,REPT( n ,ROUND(D3*100,0), )”，也拖动填充柄至 G14 。我们看到，一个没有 动用 Excel 图表功能的纯文本直方图已体现眼前，方便直观，简单明了二十四、计算单元格中的总字数有时候，我们可能对某个单元格中字符的数

46、量感兴趣， 需要计算单元格中的总 字数。要解决这个问题，除了利用到“ SUBSTITUTE ”函数的虚拟计算外，还 要动用“ TRIM ”函数来删除空格。比如现在 A1 单元格中输入有“ how many words? ”字样，那么我们就能够用如下的表达式来帮忙：“ =IF(LEN(A1)=0,0,LEN(TRIM(A1)-LEN(SUBSTITUTE(TRIM(A1), ,)+1) ”该式的含义是先用“ SUBSTITUTE ”函数创建一个新字符串，并且利用“ TRIM ”函数删除其中字符间的空格， 然后计算此字符串和原字符串的数位差， 从而得出“空格”的数量，最后将空格数 +1 ，就得出单

47、元格中字符的数量了。二十五、关于欧元的转换这是 Excel 2002 中的新工具。如果你在安装 Excel 2002 时选择的是默认方 式，那么很可能不能在“工具”菜单中找到它。不过，我们能够先选择“工具” 菜单中的“加载宏” ，然后在弹出窗口中勾选 “欧元工具” 选项，“确定”后 Excel 2002 就会自行安装了。完成后我们再次打开“工具”菜单，单击“欧元转换” ，一个独立的专门用于 欧元和欧盟成员国货币转换的窗口就出现了。与 Excel 的其他函数窗口一样， 我们能够通过鼠标设置货币转换的“源区域”和“目标区域” ，然后再选择转换 前后的不同币种即可。所示的就是“ 100 欧元”分别转换成欧盟成员国其他货 币的比价一览表。当然，为了使欧元的显示更显专业，我们还能够点击 Excel 工具栏上的“欧元”按钮，这样所有转换后的货币数值都是欧元的样式了。