第二章采购组织

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1、 第二章第二章 采购组织管理采购组织管理 v本章内容：本章内容：采购组织的含义及在企业中的地位采购组织的含义及在企业中的地位采购组织设计（原则及类型）采购组织设计（原则及类型）采购组织内部结构及其职能设置采购组织内部结构及其职能设置采购部门与其他部门的关系采购部门与其他部门的关系联合采购联合采购引例引例vElectrical Industrial Electrical Industrial 的采购组织问题的采购组织问题 见教材见教材P46.P46.采购组织的含义采购组织的含义v采购组织采购组织是指为了完成企业的采购任务，保证生产是指为了完成企业的采购任务，保证生产经营活动顺利进行，由采购人员按

2、照一定的规则组经营活动顺利进行，由采购人员按照一定的规则组成的一种采购团队。成的一种采购团队。v采购的组织定位非常依赖于管理层对于采购职能所采购的组织定位非常依赖于管理层对于采购职能所持的看法持的看法。当管理层主要将采购职能看做是业务活。当管理层主要将采购职能看做是业务活动时，就会造成采购部门在组织等级中处于相当低动时，就会造成采购部门在组织等级中处于相当低的地位。但是，如果管理层将采购视为一个重要的的地位。但是，如果管理层将采购视为一个重要的竞争因素，并且对组织具有战略重要性，那么采购竞争因素，并且对组织具有战略重要性，那么采购经理就很有可能向董事会汇报。经理就很有可能向董事会汇报。 影响采

3、购组织设置的因素影响采购组织设置的因素采购与供应部门：采购与供应部门：规模规模地位地位结构结构人员配备人员配备技术手段技术手段采购与供应职能采购与供应职能对于组织的重要性对于组织的重要性供应市场供应市场活动的性质活动的性质常规的常规的VS.VS.战略的战略的是集权化还是是集权化还是分权化决策分权化决策与其它部门的关系与其它部门的关系采购组织在企业中的地位采购组织在企业中的地位v影响管理层对采购职能的认识与期望，取决影响管理层对采购职能的认识与期望，取决于下列方面对公司的重要性：于下列方面对公司的重要性：采购支出占总营业额的百分比采购支出占总营业额的百分比公司采购的原料，当下市场供应情况公司采购

4、的原料，当下市场供应情况公司的财务状况。在发生严重财务亏损的时候，公司的财务状况。在发生严重财务亏损的时候，管理层会对采购业务和与采购相关的成本提出更管理层会对采购业务和与采购相关的成本提出更高的要求，这导致对会计责任的更高要求。高的要求，这导致对会计责任的更高要求。管理层自身的知识和水平管理层自身的知识和水平v采购与供应职能的重要性与组织对外的支出有关采购与供应职能的重要性与组织对外的支出有关采购支出在营业采购支出在营业额中所占的比重额中所占的比重组织的例子组织的例子采购与供应职能的地位采购与供应职能的地位通常通常50%50%以上以上制造行业制造行业向向CEOCEO或其他级别相当的或其他级别

5、相当的管理者汇报管理者汇报35-50%35-50%左右左右第一产业第一产业- -例如例如石油业或采矿业石油业或采矿业向向CEOCEO的代表或其他级别的代表或其他级别相当的管理者汇报相当的管理者汇报25-35%25-35%左右左右医疗机构医疗机构向高级经理汇报向高级经理汇报通常小于通常小于25%25%咨询公司咨询公司较低级人员的任务，可较低级人员的任务，可能还同时承担其他部门能还同时承担其他部门的工作的工作如果采购与供应职能被赋予的职责、地位以及资源与它在组如果采购与供应职能被赋予的职责、地位以及资源与它在组织中的重要性不一致，那么它对于增强组织竞争力的潜在优织中的重要性不一致，那么它对于增强组

6、织竞争力的潜在优势可能发挥不出来，或者造成资源浪费。势可能发挥不出来，或者造成资源浪费。采购组织在企业中的地位采购组织在企业中的地位总经理总经理行政副总经行政副总经理理业务副总经业务副总经理理生产副总经生产副总经理理仓储仓储生产管制生产管制采购采购制造制造品管品管隶属于生产部隶属于生产部主要职责是协助生产工作顺利进行，因此，工作重点就是提供物料满足主要职责是协助生产工作顺利进行，因此，工作重点就是提供物料满足生产需求，其他职能处于次要地位。适用于生产型企业或工厂。生产需求，其他职能处于次要地位。适用于生产型企业或工厂。采购组织在企业中的地位采购组织在企业中的地位总经理总经理行政副行政副总经理总

7、经理业务副业务副总经理总经理生产副生产副总经理总经理仓储仓储生产管制生产管制制造制造品管品管人事人事采购采购财务财务计算机中心计算机中心隶属于行政部隶属于行政部主要职能是获得有竞争力的价格与付款方式。但由于独立于生产部门，可能难以主要职能是获得有竞争力的价格与付款方式。但由于独立于生产部门，可能难以保证生产部门物料需求的时间和品质。适用于规模较大，采购物品种类繁多的制保证生产部门物料需求的时间和品质。适用于规模较大，采购物品种类繁多的制造型企业。造型企业。采购组织在企业中的地位采购组织在企业中的地位总经理总经理资材部副总经理资材部副总经理生产部副总经理生产部副总经理其他部门副总经理其他部门副总

8、经理储运储运生产管制生产管制储运储运采购采购跟催跟催文书处理文书处理生产计划生产计划生产日报生产日报物料管制物料管制仓储仓储运输运输收发料收发料隶属于资材部隶属于资材部 主要功能是配合生产制造单位，起到物料补给的作用。采购部门在组织中处于主要功能是配合生产制造单位，起到物料补给的作用。采购部门在组织中处于附属支持性地位。适用于物料需求不容易管理，需要采购部门与其它部门协调附属支持性地位。适用于物料需求不容易管理，需要采购部门与其它部门协调的企业中。的企业中。采购组织在企业中的地位采购组织在企业中的地位总经理总经理人事副总经人事副总经理理业务副总经业务副总经理理生产副总经生产副总经理理仓储仓储生

9、产管生产管制制制造制造品管品管财务副总经财务副总经理理采购副总经采购副总经理理隶属于高级管理层隶属于高级管理层 采购地位提升的标志。主要职责在于降低成本，是体现采购部门作为新的利润源采购地位提升的标志。主要职责在于降低成本，是体现采购部门作为新的利润源泉的标志。适用于生产规模不大，但物料或商品在制造成本中所占比率较高的企业。泉的标志。适用于生产规模不大，但物料或商品在制造成本中所占比率较高的企业。采购组织设计（原则）采购组织设计（原则） v设计原则设计原则部门设置应同企业的性质和规模相适应。部门设置应同企业的性质和规模相适应。部门设置应同企业采购目标、方针相适应。部门设置应同企业采购目标、方针

10、相适应。部门设置应同企业的管理水平相适应。部门设置应同企业的管理水平相适应。v例如，如果企业规模小，产品结构单一，设置单一的例如，如果企业规模小，产品结构单一，设置单一的采购部门并直接向总经理汇报工作较好；一些企业规采购部门并直接向总经理汇报工作较好；一些企业规模较大，业务较多、管理繁杂，这样的企业可以设置模较大，业务较多、管理繁杂，这样的企业可以设置独立的采购部门体系，并向分管采购的副总经理汇报独立的采购部门体系，并向分管采购的副总经理汇报工作；对于一些规模大，产品种类多，原材料需求差工作；对于一些规模大，产品种类多，原材料需求差异性大，各子公司的地理位置距离远的企业，可采用异性大，各子公司

11、的地理位置距离远的企业，可采用较为分散的采购模式。较为分散的采购模式。采购组织设计（类型）采购组织设计（类型）v分散型组织分散型组织 各预算单位自行开展采购活动的一种采购实施各预算单位自行开展采购活动的一种采购实施形式。形式。公司总部公司总部子公司子公司A采购、生产、市场采购、生产、市场/销售销售子公司子公司B采购、生产、市场采购、生产、市场/销售销售子公司子公司C采购、生产、市场采购、生产、市场/销售销售职能部门职能部门职能部门职能部门v分散型采购组织的特点：分散型采购组织的特点：v适用：拥有多样化经营单位结构的跨行业公司。适用：拥有多样化经营单位结构的跨行业公司。优点优点缺点缺点自主性、灵

12、活性、多样自主性、灵活性、多样性性可在本地采购，受当地可在本地采购，受当地欢迎欢迎有利于部门间竞争有利于部门间竞争 造成供应商分散和混乱造成供应商分散和混乱技术人员短缺，成本上升技术人员短缺，成本上升重复采购、分支部门间缺乏沟通重复采购、分支部门间缺乏沟通缺乏财务控制缺乏财务控制过量的地方采购过量的地方采购 采购组织设计（类型）采购组织设计（类型）v集中型采购组织集中型采购组织 由一个部门统一组织本系统的采购活动的采购由一个部门统一组织本系统的采购活动的采购实施模式。实施模式。公司总部公司总部子公司子公司A生产、市场生产、市场/销售销售子公司子公司B生产、市场生产、市场/销售销售子公司子公司C

13、生产、市场生产、市场/销售销售采购总部采购总部职能部门职能部门v集中型采购组织的特点：集中型采购组织的特点：v适用：适用：下属经营单位购买产品相同或类似的公司。下属经营单位购买产品相同或类似的公司。 优点优点缺点缺点规模效应规模效应标准化，节省人员和工作量，有标准化，节省人员和工作量，有利于采购战略的实施利于采购战略的实施有利于财务管理有利于财务管理利于更好的全面库存管理和材料利于更好的全面库存管理和材料利用利用避免因为供应短缺而引起集团部避免因为供应短缺而引起集团部门间的竞争门间的竞争 上下级之间的抱怨上下级之间的抱怨过高的管理费用过高的管理费用对市场的反应较慢对市场的反应较慢 采购组织设计

14、（类型）采购组织设计（类型）v混合型混合型 在公司总部的管理在公司总部的管理层上设置采购部门，同层上设置采购部门，同时各个经营单位也有自时各个经营单位也有自己的采购部门；公司采己的采购部门；公司采购部门和各经营部门采购部门和各经营部门采购有着明显的分工。购有着明显的分工。 这种结构形式结合这种结构形式结合了两种采购组织形式的了两种采购组织形式的优点，能够做到分散和优点，能够做到分散和集中的有效结合。集中的有效结合。 公司公司总部总部子公子公司司A子公子公司司B子公子公司司C采购采购总部总部职能职能部门部门采购采购生产生产营销营销采购采购生产生产营销营销采购采购生产生产营销营销采购组织设计（类型

15、）采购组织设计（类型）v跨部门采购职能小组结构跨部门采购职能小组结构 采购组织中比较新颖的一种组织形式，采购组织中比较新颖的一种组织形式，其做法是在公司总部设立采购总部，同时在其做法是在公司总部设立采购总部，同时在各经营单位也分设采购部门，各经营单位的各经营单位也分设采购部门，各经营单位的采购经理既负责本部门的采购，向本单位的采购经理既负责本部门的采购，向本单位的主管汇报，同时也需要向主管汇报，同时也需要向CPOCPO汇报以取得本部汇报以取得本部门的采购与公司的政策相适宜。门的采购与公司的政策相适宜。 这种组织体现了采购的灵活性。这种组织体现了采购的灵活性。CEO 首席采购总监（首席采购总监（

16、CPO）部门部门1部门部门2部门部门3部门部门4采购经理采购经理1采购经理采购经理2采购经理采购经理3采购经理采购经理4各部门对甲类商品的采购需求各部门对甲类商品的采购需求各部门对乙类商品的采购需求各部门对乙类商品的采购需求 。采购组织设计（类型）采购组织设计（类型）v采购外包和虚拟组织采购外包和虚拟组织外包外包v本企业的采购并不足以提供组织所需要的竞争优势，将采购活动本企业的采购并不足以提供组织所需要的竞争优势，将采购活动外包给一个更先进的、在战略上具有主动性的组织则可以获得这外包给一个更先进的、在战略上具有主动性的组织则可以获得这种竞争优势；种竞争优势；v现有的采购组织结构不能应对迅速的变

17、化；现有的采购组织结构不能应对迅速的变化；v现有的组织和程序不能使采购战略高效。现有的组织和程序不能使采购战略高效。虚拟采购组织虚拟采购组织v一个具有中心紧密、外围松散特征的结构，能够提高企业经营层一个具有中心紧密、外围松散特征的结构，能够提高企业经营层面上的集中度和灵活性。中心为采购专家组成的紧密核心，外围面上的集中度和灵活性。中心为采购专家组成的紧密核心，外围是流动的企业经营方面的专家。核心层负责采购流程、采购战略、是流动的企业经营方面的专家。核心层负责采购流程、采购战略、职业发展以及采购过程中的员工招聘、培训和发展。职业发展以及采购过程中的员工招聘、培训和发展。采购组织内部结构采购组织内

18、部结构v采购组织内部的设计各个企业会有所不同，采购组织内部的设计各个企业会有所不同，但通常会按以下的角度来设计采购部门：但通常会按以下的角度来设计采购部门：按采购地区设计按采购地区设计按物品类别设计按物品类别设计按采购功能设计按采购功能设计按采购流程设计按采购流程设计混合式编组混合式编组v按采购地区设计按采购地区设计采购总部采购总部国内采购国内采购国际采购国际采购东北地区东北地区华东地区华东地区华南地区华南地区美洲地区美洲地区欧洲地区欧洲地区亚洲地区亚洲地区v按物品类别设计按物品类别设计采购总部采购总部采购一部采购一部采购二部采购二部采购三部采购三部电子零件电子零件办公用品办公用品优点：权责分

19、明；规模经济；与供应商关系良好；工作有弹性优点：权责分明；规模经济；与供应商关系良好；工作有弹性缺点：工作繁杂，无法专精缺点：工作繁杂，无法专精v按采购功能设计按采购功能设计采购总部采购总部开发来源开发来源议价招标议价招标比价议标比价议标决标签约决标签约稽催履约稽催履约v按采购流程设计按采购流程设计采购经理采购经理订单处理订单处理合同管理合同管理跟踪催货跟踪催货审核验收审核验收优点：效率高，相互制衡优点：效率高，相互制衡缺点：各自为政，手续繁杂，延误时效缺点：各自为政，手续繁杂，延误时效v混合式编组混合式编组采购经理采购经理金属采购金属采购电子采购电子采购办公设备采购办公设备采购非金属采购非金

20、属采购订单处理订单处理合同管理合同管理跟踪催货跟踪催货审核验收审核验收采购管理部门的职责采购管理部门的职责 v战略层次战略层次运营方针、程序和任务说明书的制定和发布运营方针、程序和任务说明书的制定和发布开发和实施采购作业绩效的审计和复查程序开发和实施采购作业绩效的审计和复查程序建立长期合同建立长期合同与供应商战略相关的决策与供应商战略相关的决策重大的制造和购买决策重大的制造和购买决策与后向一体化有关的决策与后向一体化有关的决策与价格转移和公司间的供应政策有关的决策与价格转移和公司间的供应政策有关的决策与互惠协议、互惠贸易和易货贸易政策有关的决策与互惠协议、互惠贸易和易货贸易政策有关的决策v战术

21、层次战术层次供应商协定供应商协定准备和发展价值分析程序准备和发展价值分析程序采用和实施供应商认证程序采用和实施供应商认证程序一般的供应商选择和订约一般的供应商选择和订约v业务层次业务层次订购过程订购过程与发出订单有关的所有规划预算管理与发出订单有关的所有规划预算管理供应商表现的监控和评价供应商表现的监控和评价解决纠纷解决纠纷部门部门可能涉及到的采购活动可能涉及到的采购活动高层管理部门高层管理部门制定供应战略并监管采购支出制定供应战略并监管采购支出研究与开发部门研究与开发部门确定新技术、新材料以及它们的成本和风险确定新技术、新材料以及它们的成本和风险产品设计涉及供应商产品设计涉及供应商生产和生产

22、和/ /或其他使用部门或其他使用部门做出自制或购买决策做出自制或购买决策决定所需要物料的规格要求决定所需要物料的规格要求监督供应商的表现监督供应商的表现销售部门销售部门评价市场条件和趋势评价市场条件和趋势法律部门法律部门预备合同预备合同质量管理质量管理为购买产品制定质量保证标准为购买产品制定质量保证标准评价潜在供应商的质量管理体系评价潜在供应商的质量管理体系执行接受检验执行接受检验顾客支持顾客支持确定需求确定需求 评价购进物料的顾客满意程度评价购进物料的顾客满意程度维修维修评价购进产品的使用效果评价购进产品的使用效果财务与会计财务与会计制定预算制定预算 对供应的财务状况进行评价对供应的财务状况

23、进行评价支付货款和查收发票支付货款和查收发票采购部门与其他部门的关系采购部门与其他部门的关系联合采购联合采购v所谓所谓联合采购联合采购，是指汇集同行业或关系企业的需求，是指汇集同行业或关系企业的需求量，向供应商订购，它是多个企业之间的采购联盟量，向供应商订购，它是多个企业之间的采购联盟行为，可以认为是集中采购在外延上的进一步拓展。行为，可以认为是集中采购在外延上的进一步拓展。v实施联合采购的实施联合采购的必要性必要性：各企业都设有采购及相关业务的执行和管理部门（麻雀各企业都设有采购及相关业务的执行和管理部门（麻雀虽小，五脏俱全）；虽小，五脏俱全）；多头对外，分散采购；多头对外，分散采购；各企业

24、自备库存，各企业缺乏交流和协调，导致库存量各企业自备库存，各企业缺乏交流和协调，导致库存量增大；增大；采购环节的管理控制和技术管理工作重复进行，导致管采购环节的管理控制和技术管理工作重复进行，导致管理费用高；理费用高；采购应变能力差。采购应变能力差。v优点优点：（：（1)1)统筹供需，建立产销秩序。（统筹供需，建立产销秩序。（2)2)采采购、管理、运输环节：价格降低。（购、管理、运输环节：价格降低。（3)3)促进同促进同业合作，达成经济外交。（业合作，达成经济外交。（4 4）仓储环节：统）仓储环节：统一调拨，减少物资的积压和资金占用，减少因一调拨，减少物资的积压和资金占用，减少因器材供应短缺造

25、成的生产停顿损失。器材供应短缺造成的生产停顿损失。v缺点缺点：（：（1)1)采购作业手续复杂，主办单位必须采购作业手续复杂，主办单位必须煞费周章。（煞费周章。（2)2)采购时机与条件未必能配合个采购时机与条件未必能配合个别需求。（别需求。（3)3)造成联合垄断。造成联合垄断。联合采购的形式联合采购的形式 v采购战略联盟采购战略联盟指两个或两个以上的企业出于对整个世界市场的预期目指两个或两个以上的企业出于对整个世界市场的预期目标和企业自身总体经营目标的考虑，采取一种长期联合标和企业自身总体经营目标的考虑，采取一种长期联合与合作的采购方式。与合作的采购方式。这种联合是自发的，非强制性的，这种联合是

26、自发的，非强制性的，联合各方仍保持各个公司采购的独立性和自主权，彼此联合各方仍保持各个公司采购的独立性和自主权，彼此依靠相互间达成的协议以及经济利益的考虑联结成松散依靠相互间达成的协议以及经济利益的考虑联结成松散的整体。的整体。现代信息网络技术的发展，开辟了一个崭新的企业合作现代信息网络技术的发展，开辟了一个崭新的企业合作空间，企业可通过网络保证采购信息的即时传递，使处空间，企业可通过网络保证采购信息的即时传递，使处于异地甚至异国的企业实施联合采购成为可能。国际上，于异地甚至异国的企业实施联合采购成为可能。国际上，一些跨国公司为充分利用现有规模效益，降低采购成本、一些跨国公司为充分利用现有规模

27、效益，降低采购成本、提高企业的经济效益，正在向采购战略联盟发展。提高企业的经济效益，正在向采购战略联盟发展。联合采购的形式联合采购的形式v通用材料的合并采购通用材料的合并采购 这种方式主要运用于有互相竞争关系的企业之间，通这种方式主要运用于有互相竞争关系的企业之间，通过合并通用材料的采购数量和统一归口采购来获得大规模采过合并通用材料的采购数量和统一归口采购来获得大规模采购带来的低价优惠购带来的低价优惠。在这种联合方式下，每一项采购业务都。在这种联合方式下，每一项采购业务都交给采购成本最低的一方去完成，使联合体的整体采购成本交给采购成本最低的一方去完成，使联合体的整体采购成本低于各方原来进行单独

28、采购的成本之和，这是这些企业的联低于各方原来进行单独采购的成本之和，这是这些企业的联合准则。这种合作的组织策略主要分为虚拟运作策略和实体合准则。这种合作的组织策略主要分为虚拟运作策略和实体运作策略。虚拟运作策略的特点是组织成本低，它可以不断运作策略。虚拟运作策略的特点是组织成本低，它可以不断强化合作各方最具优势的功能和弱化非优势功能。强化合作各方最具优势的功能和弱化非优势功能。联合采购适用范围和可能会遇到的问题联合采购适用范围和可能会遇到的问题v适用范围：进口管制下发生的紧急采购；卖适用范围：进口管制下发生的紧急采购；卖方市场，买主势单力薄。方市场，买主势单力薄。v可能会遭遇的问题：可能会遭遇的问题：数量分配不均；数量分配不均；报价方式混乱；报价方式混乱；付款能力不一；付款能力不一；提货工作缓慢。提货工作缓慢。