信贷档案管理办法

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1、信贷档案管理办法第一章 总则第一条 为规范成都农商银行（以下简称“本行”）信贷档案管理，有效地为信贷管理和经营决策提供参考依据，根据有关法律法规和本公司信贷管理有关规定，制定本办 法。第二条 信贷档案是指本行在办理信贷业务过程中（包括贷前、贷时和贷后各流程 ），收集、整理、填写的具有法 律意义或查考价值的资料，包括各种合同、文件、账表、函 电、记录、图表、声像、磁盘等。凡本行经营管理的各类信 贷业务资料都属于信贷档案管理的范围。第三条 信贷档案管理是指对信贷档案进行收集、整 理、立卷、归档、保管、调阅、查询以及销毁的过程。档案 管理应坚持真实性、 完整性、规范性、及时性、保密性要求。第四条 信

2、贷档案工作实行“统一领导、分级管理、逐 级建档”的管理原则，即在总行统一领导下，各级行负责管 理和保管本级行的信贷档案，并负责对本行系统的信贷档案 工作进行指导、监督和检查，同时接受上级行的指导、监督 和检查。第五条本办法适用于本行所有公司类及个人类信贷客户，适用于信贷客户各类表内外信贷业务。凡与本行建立信贷关系的客户，均应建立信贷档案。第二章信贷档案的内容及分类第六条 根据信贷档案的形成和利用特点可将信贷档案分为：借款管理类、担保管理类、要件类、综合管理类。第七条借款管理类档案内容（）借款人基本资料1. 法人客户：（1）营业执照或事业法人证书）、组织机构代码 证、税务登记证、外商投资企业批准

3、证书、外商投资 企业外汇登记证、特种经营许可证、企业资质等级证 等各类证照（经年检）的复印件；（2）法定代表人身份证明材料原件、身份证复印件、授 权委托书原件、履历材料原件；（3）法定代表人、董事长、总经理及主要股东个人征询 查询的授权委托书和个人征信纪录查询情况；（4）公司章程复印件（须加盖工商行政管理局提档鲜 章）、企业注册资本验资报告复印件；（5）企业简介、企业变更登记有关文件、生产经营资料、 企业转制、改组等重大行为的相关材料；（6）企业近三年经审计的财务报表和当期财务报表原件；（7）企业银行开户许可证复印件及企业最近半年所有开 户银行对账单；（8）贷款卡复印件及近期企业征信系统查询；

4、（9）需要提供的其他材料。2. 个人客户（含农户）：（1）借款人身份证明（身份证、外籍护照、回乡证等） 复印件、户籍证明复印件、婚姻状况证明材料；（2）个人信用报告；（3）需要提供的其他材料。（二）信贷业务申请资料1. 借款用途证明材料，与贷款用途有关的商品交易合 同、产品订单、相关税务发票等复印件。2. 与项目贷款有关的项目建设方案、投资概算原件或复 印件，以及项目立项、规划、用地、选址、招投标、环评、 建设施工许可等相关许可证和批文复印件；3. 其他需要的材料。第八条 担保管理类档案内容（）担保人基础资料参照借款人基础资料收集。（二）担保能力分析1. 保证担保资料：保证人担保能力分析评价资

5、料。2. 抵押贷款资料：抵押物评估报告、抵押物清单及说明 等。3. 质押贷款资料：权利质押中的各类有价单据（存单、 有价证券、汇票等）；以依法可转让的商标权、专利权、著 作权中的财产权出质的，应提供评估报告和作价依据；动产 质押中质物的评估报告和作价依据；第九条要件类档案内容要件类档案是用于证明信贷业务法律行为的基本要件。公司类贷款审批流程中的要件（均要求收集原件）1借款申请书；2. 贷前调查报告；3. 审查报告；4. 信审会（组）会议记录（表决表）、审批决议、上级部门的审批文件；5. 其他材料。（二）个人类贷款审批流程中的要件（均要求收集原件）1、借款申请书、贷前调查报告、审查报告及审批资料

6、等，或能体现以上内容的相关要件（如表格化的个人贷款 调查审查审批表等）；2、其他材料。（三）合同、协议、权证等凭证资料1. 借款合同、保证合同、最高额保证合同、抵押合同、 最高额抵押合同、质押合同及以上合同的补充协议；银行承 兑协议、银行承兑汇票贴现协议、展期协议、综合授信业务 合同等；2. 借款人董事会（股东会）同意借款的决议；3. 担保人董事会（股东会）同意提供担保的决议或声明 书；4. 房屋（土地）产权证、他项权证等权证类复印件、权 证类档案入库登记表（见附件 3-5、6）；5. 借据；6. 其他资料。第十条综合管理类档案内容1. 公司类授信业务管理台账；2. 信贷资金使用台账及用款凭证

7、；3. 首次贷款检查报表、定期贷后检查表；4. 贷款风险分类资料；5. 企业各种证照年检记录及变更资料复印件；6. 按季（月）收集的企业财务报表；7. 贷款风险预警报告及处理意见；8. 客户还款提醒函及逾期贷款催收通知函；9. 其他资料。第十一条权证类和要件类档案必须存放原件。其他档案原则上应存放原件，如只能留存复印件，则应加盖借款人公 章，经客户经理（信贷人员）与原件核对无误后加盖与原件核 对一致章并签字确认。第三章信贷档案管理职责及分工第十二条为提高本行信贷档案管理水平，使信贷档案得到完整的保存、科学的管理和有效的利用，各分支机构根 据实际情况，设臵固定人员为档案管理员。第十三条 具体经办

8、信贷业务的客户经理（信贷人员）（含资产保全人员，下同 ）是客户信贷档案收集的主要责任 人，负责外来原始资料、岗位授信资料的收集和整理，对档 案的真实性、完整性、连续性和及时性负责。客户资料需要 补充、变更时，客户经理（信贷人员）负责及时通知、报送 相应人员。第十四条 对于上报总行审批的项目，客户部门、风险 管理部门及资产保全部门调查、审查、审批人员是信贷审批 时档案资料的主要责任人，对该部分档案资料的完整性和及 时性负责。第十五条 各分支机构档案管理员是信贷档案保管的 主要责任人，承担立卷和保管职责，对信贷档案的安全性、 完整性和保密性负责。对接收的移交资料发现有遗漏的，应 要求移交人及时补齐

9、；督促经办客户经理（信贷人员）按时 移交各类信贷档案资料；及时向相关部门移交不良信贷资产 维权资料等。第四章 信贷档案管理要求第十六条真实性要求信贷档案资料原则上要求为正本、原稿，不得另行编写 与修改。对于只能收集到复印件的重要信贷档案资料（如： 企业法人营业执照、组织机构代码证、税务登记证、法人代 表身份证明等），要求客户在复印件上加盖公司公章；对于 个人客户的身份证明及户籍证明材料要标注再次复印无效 字样。经办客户经理（信贷人员）应与原件核对无误后，加 盖 与原件核对一致”印章，并签字确认。第十七条 完整性要求。档案资料要求内容完整，要素齐全第十八条 规范性要求。客户信贷档案管理须按本办法

10、 的管理要求执行。第十九条及时性要求。整个信贷流程中形成的档案资 料，应按时归档，情况发生变更，应及时更新。第二十条 保密性要求。任何人对涉及国家机密、本行 和信贷客户商业机密的信贷档案资料均需严格执行保密制 度。第五章信贷档案的移交第二一条 各分支机构经办客户经理（信贷人员）须在 信贷资金上账后5个工作日内，将整理后的信贷资料移交给档 案管理员归档。第二十二条信贷资料移交时，移交人应按借款管理类 资料、担保管理类资料、要件类资料、审批发放资料四类分 别填写好信贷档案移交清单（见附件3-1），经移交人、 接收人和监交人当面查验、签字确认后，完成授信资料的移 交工作。第六章 信贷档案的立卷和归档

11、第二十三条档案管理员应在接收到授信资料15个工作日内，完成相应信贷档案立卷工作，按照“按户建档、分 类管理”的原则管理信贷档案。第二十四条 信贷档案以信贷项目为单位组卷，装具采 用卷盒形式，一卷一盒。材料少的其档案可采取软卷皮方式 以卷为单位装订（软卷皮封面格式见附件 3-2 ）,然后将若干 案卷合装一个档案盒 （档案盒式样见附件 3-3），材料多的可 组成多个盒。盒内资料以件为单位装订，每盒资料均应编制信贷档案卷内资料目录（见附件3-4 ），按借款管理类资 料、担保管理类资料、法律要件类资料和贷后管理类资料划 分一类一件，分别类装订成册。对于资料较多的档案资料可 以分册装订。第二十五条 将案

12、卷按照“客户一信贷项目一档案类 别”的顺序进行分类排列。即首先区分不同的客户，然后将 同一客户的全部信贷档案按不同的信贷项目分开，同一信贷 项目下再按照信贷档案类别依次进行排列。第二十六条 按以下要求逐卷填写案卷封面和卷盒脊背 各项目（）卷宗名称和卷宗号。“卷宗名称”一栏填写各分支机构全称。“卷宗号”由档案管理员统一编制，不得重号。（二）经办部门。填写经办该业务的具体部门。（三）客户名称。公司类客户填写单位全称，个人类客 户填写姓名。（四）案卷标题。填写标准为：贷款形式（授信、新增、 周转、重组等）+业务品种（个人住房按揭贷款、个人生产 经营贷款、个人综合消费贷款、农户小额贷款、个人二手住 房

13、贷款、公职人员小额信用贷款、生源地信用助学贷款、流 动资金贷款、固定资产贷款、项目贷款、仓单质押、保兑仓、 经营性物业抵押等）+贷款方式（信用、保证、抵押、质押或票据贴现）（五）合同生效日和到期日。填写信贷合同或证书正式 生效和规定期限的到期日。（六）保管期限。按有关保管期限的规定填写。（七）信贷业务办结时间。填写贷款本息结清或信贷业 务执行完毕的时间。（八）卷内件（张）数。以件为单位装订的案卷，填写 卷内实有文件件数；以卷为单位装订的案卷，填写卷内实有 文件张数。（九）年度。填写归档年度。（十）盒号。填写档案盒排列的顺序号。（十一）归档号。归档号由档案管理员统一编制，由档 案类别数字两部分组

14、成：档案类别：借款管理类一 J担保管理类一D要件类一丫综合管理类一Z女口：借款管理类的 第一份档案为J1（十二）目录号、案卷号。由档案部门统一编制。立卷完成后，对于信贷业务从发放至贷款本息结清或信 贷业务执行完毕期间形成的后续归档材料，信贷档案管理员 应随时进行补充归档。第二十七条 档案管理员还应建立总的档案目录，以便 查询。目录应包括：卷宗名称、卷宗号、年度、客户名称等。第二十八条建立否决信贷档案。授信业务在审查、审 批过程中被否决后，除退回客户相关资料外，要按户建立否 决信贷档案，供今后经营决策参考。被否决的信贷档案（内 部审批资料）由信贷管理部门专夹立卷，按时间顺序排列， 根据业务量按期

15、装订，按年度归档。第二十九条信贷档案装订要求。档案装订前应去除卷内文件的金属物，档案文件资料如 有破损，纸张过大、过小，或装订线外有有效内容的，都应 进行裱贴、折齐。字迹已模糊扩散的应复印后与原件一起装 订。案卷装订要结实、整齐，便于保管和阅读。第七章 信贷档案的保管第三十条 各分支机构原则上均应设立专门的信贷档 案室，并配备防潮、防光、防高温、防尘、防虫、防火、防 盗等设备和防护手段，保证信贷档案的安全。无条件设臵的， 应设立专门的档案柜存放信贷档案。第三一条 授信业务重要权证的保管，如抵押、质押 物凭证，包括土地使用权他项权利证明书、存单、有价证券 以及其他产权或收益凭证、财产保险单等，要

16、求将原件移交 会计部门保管，在信贷档案中保存权证复印件、权证交接有 关凭证和重要权证登记表。第三十二条 对特殊的文档资料，如声像、磁盘等存储 介质需以授信客户为单位加以保管，如另夹保管的，需在相 应的信贷档案资料目录中注明。第三十三条客户信贷档案按照重要程度不同，确定不 同的保管期限。信贷档案保管期限，从信贷业务本息全部还 清或授信业务全部履约完毕后的次年开始计算。档案中借款管理类、担保管理类信贷档案的保管期限为15年；档案中要件类、综合类信贷档案的保管期限为永久；否决授信档案 保管期限为5年。第八章信贷档案的调阅第三十四条 信贷档案应实行调阅登记制度。档案部门 应按照有关保密规定，严格掌握调

17、阅范围。凡因工作需要调 阅信贷档案者，均应填写信贷档案调阅登记表（见附件3-7），经单位有权批准人批准后方可进行现场调阅。如需复 印的，要填写信贷档案复印申请表（见附件3-8），经批准后应由档案保管员为其复印。第三十五条 信贷档案原则上不得出借，但因特殊原因 确需出借的，借用人除按规定登记外，还需填写信贷档案 资料出借单（见附件3-9），经有权批准人签字批准，留下 备份或复印件后由档案管理员凭单出借。第三十六条 信贷档案资料借用人或查阅人在借用或 查阅期间，应保证资料的安全性和完整性。归还出借的信贷 档案时，档案管理员应对照出借前留存的备份或复印件逐一 清点归档，在确认归还的信贷档案资料真实、

18、完整无误后， 按规定登记确认。一经确认，档案管理人员就须对归还后的 档案资料真实性和完整性负责。第三十七条 对于司法部门及监察、 工商、税务、审计、 监管等部门和单位因工作需要查阅资料，信贷档案管理人员 必须查看其单位介绍信、身份证明文件及调阅公函，并由有权批准人批准后在介绍信上的批注意见。需带走原件的，须 经单位负责人批准。第九章 信贷档案的检查第三十八条本公司总部客户部门负责对全辖信贷档案管理的检查工作，撰写书面检查意见并提出书面评价意 见。第十章信贷档案的清退和销毁第三十九条 对已结清债权债务关系的信贷档案，其中 应退还给客户的资料（含规定的抵质押物权证），经有权批准 人批准后办理退还手

19、续。第四十条档案的销毁。（一）档案管理员统计出已到保管期限需要销毁的档案，编制信贷档案销毁清册（见附件3-10），向分支机构 领导提出销毁意见。（二）各分支机构分管负责人在信贷档案销毁清册上签 署意见。（三）档案销毁工作必须要有会计部门人员、客户部门 人员和各分支机构分管负责人共同参加。销毁人认真按照销 毁清册上所列内容清点核对后，进行销毁（以粉碎或安全燃 烧方式），销毁后，销毁人应在销毁清册上签名盖章，并将销 毁情况报告各分支机构负责人。第十一章责任与处罚第四十一条信贷档案管理各流程经管人员应按照信贷档案管理要求进行职责分工，认真履行工作职责。第四十二条违反信贷档案管理规定，未及时收集和移

20、交信贷档案资料的；毁损、遗失、擅自销毁信贷档案造成档 案不全的；涂改、拆取、伪造信贷档案的；擅自对外公开信 贷档案和相关资料的以及档案管理人员玩忽职守造成档案 缺失的行为，视情节轻重追究有关当事人的相应责任。因信 贷档案管理问题造成债权损失的，按有关规定追究责任人责 任。第四十三条 因工作需求，需更换档案管理员时，应由 各分支机构负责人组织办理信贷档案的交接工作，填写信贷档案交接表（见附件11）。因交换手续不全致使档案资料 损毁、散失的，要查明情况并追究有关人员的责任。第十二章附则第四十四条 本办法适用于本行各项信贷业务档案管理 工作。第四十五条 本试行办法由总行负责解释、修订第四十六条 本办法自下发之日起执行。附件：3-1.信贷档案移交清单3-2.信贷档案案卷封面3-3 .信贷档案盒式样及规格3-4 .信贷档案卷内资料目录3-5.抵（质）押物单证入库登记表3-6.抵（质）押物单证领取单3-7.信贷档案调阅登记表3-8.信贷档案复印申请表3-9.信贷档案资料出借单3-10.信贷档案销毁清册3-11 .信贷档案交接表