会议接待流程

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1、会议接待标准化会前准备工作1、接到会议通知单后确认出席会议的人数，会议类型、名称，主办单位，会议日程安排，会议的宾主身份，会议标准，会议的特殊要求及与会者的风俗习惯。2、调配人员、分工负责。会前，会议主管要向参加会议服务的所有人员介绍会议基本情况， 说明服务中的要求和注意事项， 进行明确分工。使所有服务员都清楚地知道工作的整体安排和自己所负责的工作，按照分工各自进行准备工作。3、确认会议厅内各种用具和设施符合会议通知单要求（签到台/ 椅、签到簿 /笔、签到台高插花、会议桌、椅/ 椅套、台布、台裙、台卡、水杯 /矿水、纸杯垫/ 杯盖、盖杯4、 确认会议设备就位及清洁无污， 如： 舞台、 讲台 /

2、 讲台矿水及杯具、 、投影屏幕、 写字板。 调试好相关设备如： 话筒、 多媒体投影仪、 音响、空调（ 22-24 度，可灵活控制） 、灯光开启（可自由调节）5、 核对会议横幅&指示牌内容、时间同会议通知相符并放置指定位置。6、对会场人数、台型及要求进行最后确认，也可根据客人要求现场改动。 客人现场布置提出合理改动要求时， 服务人员要积极主动配合。客人布场时提醒客人有损公司设施的粘贴物一律禁止使用 （如： 双面胶、钉子等）7、检查会场整体是否符合会议摆台标准：台面要整洁，台布、椅套、台裙要挺括无皱，各种用具干净、齐全，摆放符合摆台标准。会议摆台标准：茶水具a. 茶具要求 :第一，茶具要注意选择型

3、号配套的茶具。第二，茶具不得有破损，必须干净。第三，茶杯要按会议人数配放，每人一套。还要准备适量备用杯。b 自费茶叶第一，袋装茶叶，每个杯子配放一袋，并有适量的备用茶。第二，散装茶叶可事先放入杯中，待宾客就坐后直接冲泡开水。签到桌及文具用品a. 在大厅门口处或会议室入口处准备好签到桌、笔、纸或簿。b. 如会议要求配备信纸、笔等，要每人一份整齐地摆放在会议桌上。自费水果饮料根据会议标准，有时还要备有不同的饮料和水果。水果要经过挑选，事先洗净、装盘、摆放整齐。各项用品均应在会议前 30 分钟准备妥当。8、 V.I.P. 会议要确认V.I.P 接待厅准备妥当、落实厅内沙发、茶几、鲜花及绿色植物摆放。

4、检查盖杯（茶叶泡好，杯具不可有缺口，茶叶无杂质） 、灯光照明、空调、物品及用具符合标准。9、茶歇区域放置合理，检查茶歇摆放标准。10、检查“会议进行中”提示牌是否吊挂在指定位置。11、通知派人清扫公用卫生间，并派专人职守。12、 会议开始前三十分钟需把会议室摆台再次检查一遍， 包括开空调，开灯，检查话筒，投影等，如有茶歇也须提前与供应方核对。13、 每个会议开始前会议主管应和会议主持人进行一次整个会议细节的梳理， 包括所需设备核实及台型的再次确认。 并检查会议指示牌是否正确摆放，内容是否正确。会议迎候服务（会议开始前 30 分钟门口迎候）1、精神饱满，微笑有礼在门口迎候客人，配合会务组人员的工

5、作，请宾客签到、发放资料、引领宾客就坐。2、会议厅入口大门开启，客人集中进入时注意分流指引客人进入会场。3、 V.I.P. 会议在专梯出口处、休息室门口各安排两名迎宾员，由会议主管分别迎候。会议服务程序1、服务人员主动询问主办方或负责人会议厅内灯光需求、背景音乐要求、确认会议人数、确认茶歇时间，做到心中有数。2、当客人来到会议厅时，礼貌热情地向客人问好，指引入座。3、询问客人是否需要衣帽服务，提供寄存服务时提示客人手机、钱包等贵重物品不要放在衣服内，箱、包类物品到指定寄存处存放。4、服务人员再次确认话筒是否开启状态（以防其他原因关闭） ，尤其主席台需特别关注。5、 V.I.P. 会议客人，迎宾

6、员热情引入 V.I.P 接待厅（如认识可称呼领导姓名）6、先到达的客人入座后，提供茶水服务。主席台客人入座，要提供拉椅服务，紧接着斟倒茶水。7、 V.I.P. 客人出V.I.P厅步入会场时，迎宾员指引带入会场（行进时保持 2 米左右间距） 。8、服务人员根据会议进程，进行灯光调节，确保灯光达到会议要求。9、客人入座后开始冲泡茶水，会议开始后十分钟进行第二次茶水的补充，以后每间隔 20-30 分钟左右为客人斟添茶水、更换烟缸，服务动作要轻、 稳， 按上茶服务规范进行， 特殊情况按客人要求服务。 （如：培训会议茶歇时进场斟添茶水）10、服务人员根据客人指定茶歇时间提前摆放点心、水果等食品。11、根

7、据会议进程主动提供话筒传递服务。12、服务人员时刻关注会议客人动态及需求，分辨会议客人，防止其它不相关人员对会议客人的干扰， 尤其对于在走廊吸烟及大声喧哗的客人要劝阻、引导，尤其是会议主管要加强现场管理。13、 会议期间服务人员站于会议厅门口主动为进出门客人拉/ 关大门。14、服务人员要保持主动服务，加强同客人间沟通和交流，满足客人需求。15、会议中间休息，要尽快整理会场（如：台椅等） ，添补和更换各种用品（如：盖杯/茶叶、水杯/ 矿水、纸、糖等） 。16、茶歇服务要注意及时添加饮品、食品，客人用完后立即收拾，恢复整洁。会议结束服务1、打开会议厅大门，引领主席台客人到梯口。2、 主动询问主办方有否需要帮助， 联系服务中心替客人将物品清场。3、服务人员应站立门口，微笑向客人道别。V.I.P.客人需事先安排专梯等候（ 30 分钟前通知待命） ，会议主管送达梯口道别。4、 会议主管和服务人员应主动检查一遍会场， 看是否有遗留物品等，设施设备有否损坏，如有问题及时与会务组联系并做好记录。5、找合适机会询问主办方意见或建议。6、感谢客人光临，送别客人。7、将客人意见或建议进行书面记录。8、通知派人清扫会议现场、桌椅归位，撤下会议所用物品。9、将会议用具，设备整理好归仓，关闭空调，照明设施，电源设施，门窗锁好，会议厅钥匙交指定存放处。