办公事务管理制度

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1、 办公事务管理制度撰写人：_日 期：_办公事务管理制度一、办公区制度(一)办公区范围办公区指公司职场内，包括大厅、售后部、库房、综合部、总经理室和卫生间。(二)办公区通用条例1.员工自觉维护公司形象，礼貌待人，轻声慢步，服装整洁，举止得体2.办公区不得高声喧哗，不得乱讲脏话、互相争吵，不得打架斗殴，屡教不改情节严重者予以辞退；3.办公区内禁止吸烟，不得饮酒；4.办公区电脑每日工作时间登陆_和公务，不得登陆个人，不得在工作时间内玩游戏、看电影、浏览与工作无关的网页；5.自觉维护办公环境，保持大厅地板清洁和柜台里外陈列整齐美观，维持待发货物堆放有序，办公桌椅摆放合理；6.自觉维护各人办公桌整洁，未

2、经允许不得乱动他人物品；7.下班前打扫清洁，大厅、综合部、总经理室和卫生间地板清洁干净，柜台玻璃擦拭干净，倒掉烟灰缸和垃圾桶；8.办公区无人时应当锁好门窗，关好电脑、复印机、点钞机、空调等，确认蓝盾安防系统正常启动方可离开。二、办公用品管理(一)办公用品的分类及领用1.办公用品分类1)耐用办公用品范畴：计算器、订书机、文件栏、文件夹、剪刀等；领用方法。耐用办公用品在员工入职时按标准发放，原则上不再增补，若破损、残旧需要更换的必须以旧换新。人为损坏或者遗失不再补领。2)低值易耗办公用品范畴：低值易耗办公用品分为两个部分部门所需用品和个人所需用品部门所需用品包括：各类打印用纸、墨盒、碳粉、记号笔、

3、塑封袋、封口胶等个人所需用品包括：签字笔(芯)、圆珠笔(芯)、铅笔、笔记本、双面胶、透明胶、胶水、钉书针、回形针、图钉、橡皮擦、便利贴等领用方法。个人所需易耗办公用品用量标准原则上为每人一件，具体可依据每月平均用量以及岗位特点进行合理调整。3)公共办公用品(设施)范畴：电脑、监控摄像头、复印机、打印机、传真机、电话机、扫描仪、照相机、塑膜机、办公桌、椅子、茶几等；公共办公用品(设施)以部门为领用单位，由部门分管副总签发实施采购和领用。领用方法：原则上，不予全部发放所申报的办公用品，提倡随用、随发；2.领用方法1)由各部门指定人员统一领用办公用品，并签收办公用品领用登记表；若部门领用超出需求计划

4、，须经内勤主管批准后方可发放。2)部分办公用品(如油性笔、水彩笔、签字笔、白板笔、圆珠笔芯、圆珠笔、涂改液、尺子、订书机、电话机、各种电脑墨盒)实行以旧换新原则。3)易耗品可依据历史记录(如以过去半年耗用平均数)，经验法则(估计消耗时间)设定领用管理基准(如圆珠笔/笔芯每月每人发放一支)，并可随部门或人员的工作状况调整发放时间和数量；4)公共办公用品(设施)移交时如有故障或损坏，应以旧换新，如遗失应由个人或部门赔偿，自购；(二)办公用品计划与采购1.各部门根据本部门办公用品使用情况，每月_日前，填写好次月的办公用品采购申请表；经部门主管审签后报综合部行政汇总。2.行政查对办公用品领用计划与办公

5、用品台账和库存，提报办公用品采购计划，由会计预算，内勤主管审签后实施采购。3.采购单位价值_元以上办公用品时，须报请总经理批准。特殊办公用品可以经行政同意授权各部门自行采购。4.对未列入采购申请表的临时性办公用品，原则上不作采购，因临时急需的需内勤主管审批再做采购，否则推移至下月进行。(三)办公用品台账管理1.行政处负责办公用品管理人员必须以良好的态度、秉公办事，不得顾私情、图私欲，须做到严格把关，认真登记和_；2.一切办公用品领用都需领用者签收办公用品领用登记表，未能及时登记的再时候须督促领用者补办登记手续；3.办公用品由采购部统一向批发商采购，除正常办公用品外，如部门有特殊需求，经行政同意

6、授权后，方可自行采购.单件超过_元的物品采购由公司专人负责购买；4.每月_日后(至月底)为办公用品盘点期，原则上不再安排物品领用。特殊情况下的领用需要内勤主管审批。盘点期间，综合部办公用品负责人落实物品领用登记情况，填写月办公用品领用汇总表，核算部门领用数量和月末库存。5.会计依据每月_日各部门提交的办公用品采购申请表和月办公用品领用汇总表，在月底前核算出下月公司办公用品采购计划单。6.新进人员入职，由该部门向综合部提请办公用品的申领；人员离职，应将剩余用品一并交综合部。(四)办公用品的维修及报废_公司对办公用品的报废实行审批管理。各部门如有办公用品损坏，不能使用的，应当依据以下程序进行处理。

7、2.对简单的可以自行维修处理但有保修期的办公用品，且在保修期内的，不得擅自自行处理，由采购员联系供货单位进行维修、维护。3.对办公桌椅等物品出现问题，必须由木工或内行人员进行维修处理，对电脑、打印机等出现问题先自行协调公司相关专业人员进行检查维修，公司内部无法解决，需要由外部单位进行维修的，必须形成请示报告，公司审批后由行政协调落实。4.对确实不能维修的资产类办公用品实行报废处理。使用年限较长经过维修但无法维修好的，或无条件维修的，或可以维修但维修成本过高，经相关部门对故障认定后，可由办公用品的使用人提出书面报废申请，由公司_人员确认报废事项成立后签字确定，报废品原购买价值单件超过_元的，必须

8、经总经理批准。5.高值报废品在得到报废审批后应当由行政进行回收，统一安排处理。三、会议管理(一)会议分类1.部门例会主持与记录。行政。召开时间：每周一次，具体时间由部门协商决定。参与人员：部门所有成员。会议内容。该部门阶段工作总结、下阶段工作计划。2.主管例会主持与记录：行政召开时间：每周星期一。参与人员：各部门主管、执行总监。会议内容。上周部门工作情况总结，部门人员情况，下周工作计划。3.全体例会主持与记录：行政。参与人员：公司所有职工。召开时间。每月初，具体时间由总经理决定，并提前告知综合部。会议内容。公司日常运作状况的总结；各部门汇报任务完成情况，着重介绍在任务执行过程中出现的问题，与会

9、人员就工作中遇到的问题进行发言。4.其他专题会议根据实际工作需要不定期地召开。需要会议帮助的可报请行政安排。(二)会议准备1.会议的召开由行政助理通过口头或书面形式提出，务必通知到参会个人，若已列入计划的会议需要改期或遇到特殊情况需要安排其他会议时，行政助理需提前发出通知，因特殊原因不能参加会议者，应提前向部门主管请假。2.根据会议要求，行政助理准备好会议场所、会议文件及资料，并进行会场布置、设备调试，确保会议设备正常。(三)会议结果落实会议结束后，由行政撰写_，由总经理签字后，行政助理进行印发和催办。四、通讯工具管理(一)固定电话_公司固定电话由行政统一管理，保管好相应材料，并及时交费；2.

10、固定电话分配到部门使用，由使用部门专人负责日常维护，若是出现通信故障要及时报行政助理处理；3.固定电话要随时保持畅通，来电应及时接听，谈吐得体，维护公司形象，不通过电话讲与工作无关的话题。(二)移动电话1.为了方便公司业务沟通和同事交流，针对部分岗位统一配备移动电话，由行政助理实施管理，实行专人专用；2.移动电话公司只负责管理和配备电话卡，电话机由各使用人自理；3.使用人应时刻维护公司形象，遵守电话礼仪，优化沟通效果；4.所有公司配备的移动电话需时刻保持畅通，不得随意关机和设置来电转接，不得关闭位讯通系统，不得更改统一彩铃；_公司所有公务手机号均不能停机，内勤人员公务手机话费由公司负责充值，业

11、务人员公务手机话费由使用人负责充值；_公司移动电话持有者在岗位调动或离职时务必将手机卡交还行政助理保管；7.所有公司公务号一旦遗失，必须在半小时内通知综合部挂失补办，若因不及时上报挂失产生的相应损失由使用人自行承担。(三)号码1.为了方便公司内外交流，允许内勤岗位每人使用一个号，所有内勤号应在行政助理备份账号、_和绑定手机等相关信息备查；_公务仅用于业务沟通和同事交流，不得添加私人亲友，不得利用谈论与工作无关的内容，不接收来历不明的文件，维护公司信息安全，不对外传送客户信息和财务信息；3.若公务不慎被盗，应立时告知行政助理，做好应急措施，控制负面影响扩大；4.若个人离职，号码相关情况随工作内容

12、交接。(四)_群_公司_群用于公司内部工作交流，群内仅容纳公司在职员工个人_号，不得邀请闲杂人等加入；2._群内所有人所有人需备注真实姓名，不得仿冒误导他人；3.为优化沟通效率，公司_群内禁止无意义刷屏；4._群内禁止互相谩骂和人身攻击；5._群内涉及大量公司商业_，所有员工应自觉维护信息安全。(五)_公众平台1._公众平台用于公司产品讯息、政策活动和其他相关推广，由行政助理负责运营和挂历，商务协助维护；2.允许公司员工和合作客户_公众平台，所有员工对于_号及其推送内容，应对合作客户以外的人保密。五、印章管理(一)印章的刻制_公司印章的刻制须报公司主要负责人批准，由公司行政开具介绍信，到正规机

13、构刻制；2.印章的形体和规格，按国家有关规定执行。(二)印章的启用1.新印章启用前做好戳记，并留样保存，以便备查；2.印章启用应报总经理批准，并下发启用通知，注明启用日期、发放单位和使用范围。(三)印章的保管、交接和停用_公司公章、合同专用公章由公司主要负责人指定专人保管，财务专用章、法人代表人私章、_专用章由财务部指定专人保管。各印章保管人员_须报行政助理备案；2.印章保管须有记录，注明公章名称、枚数、收到日期、启用日期、领取人、保管人、图样等信息；3.除验视印模外，严禁在文件的空白处或空白纸上加盖印章。4.严禁员工私自将公司印章带出公司使用。若因工作需要，确需将印章带出使用的，由用印人写拮

14、据，经总经理同意后方可带离公司。印章外出期间，借章人只可用于申请事由，并对印章的使用后果承担一切责任。5.印章保管必须安全可靠，加锁保存，不可私自委托他人代管。6.印章保管有异常现象或遗失，应保护现场，及时汇报，配合查处。7.印章移交须办理手续，签署移交证明，注明移交人、接交人、监交人、移交时间、图样等信息。8.有下列情况，相关印章须停用：公司名称变动；印章使用损坏；印章遗失或被窃，声明作废。印章停用时须经公司主要负责人批准，及时将停用印章送集团公司行政人资部或子公司综合办封存或销毁，建立印章上交、存档、销毁的登记档案。办公事务管理制度（二）第一章办公秩序管理第一节办公秩序一、出勤准则(一)严

15、格遵守考勤制度，按时上下班。(二)严格执行考勤打卡制度，不论任何原因，不得代人打卡。(三)因事请假时，事先要得到主管领导的同意并办理有关手续。二、员工证(一)员工证是百江员工身份标志，应为佩戴它感到自豪和肩负重任。(二)上班时间，应严格按要求佩戴员工证。(三)员工应妥善保管员工证，遗失应立即办理补领员工证，费用自理。三、办公物品摆放(一)应保持办公桌面整洁，桌面不摆放与办公无关的物品。(二)文件夹应正确整齐插立于文件架之中，并在夹侧用电脑标签整齐标注所夹内容。(三)离开办公室_分钟以上时，须将桌面文件整理，齐放于文件架中，重要文件入柜上锁，不得散乱于桌面。(四)简易文具可收于笔筒之中，取用后立

16、即放回；其余文具则应收入抽屉中。(五)座椅靠背一律不能放任何物品，不得翘椅，人离开时椅子调正，并推入桌下。(六)外衣提包手袋置挂于橱柜内，不得随意放在办公桌椅上及地柜上。(七)饮水机及其它设备、物品在指定地点摆放，不得随意移动。四、办公区守则(一)工作时间内不在办公区域内化妆或整理衣饰。(二)工作时间内不应无故离岗、串岗，不得闲聊、吃早餐、零食及大声喧哗，确保办公环境的安静有序。(三)因公外出时，应事先得到主管的同意并在综合行政部登记；外出后，因情况变化而不能按时赶回公司，要提前通知主管或综合行政部。(四)下班离开办公室时，应将座椅摆放整齐，桌面清理整洁，关闭所有电器及电源。(五)不在办公室及

17、公司规定禁烟区吸烟。(六)不要在公司存放与工作无关的私人物品，未经许可，禁止将公司物品带回家中。(七)员工间的工作交流或会客，应在规定的区域内进行(会议室、接待室)，注意不要占用过多时间，以免影响工作。(八)不允许在上班时间利用公司办公网络收发私人邮件，严禁上网聊天。第二节办公礼_范一、办公仪表(一)服饰合身得体，整洁大方，简洁淡雅。(二)保持须发整洁，不留怪异发型。(三)上班时间在办公场所不应有打哈欠，伸懒腰等萎靡不振的现象。二、办公礼仪(一)同事之间应保持恰当的礼仪，忌用外号或爱称。(二)在走廊上遇到上司、同事或访客时，应主动打招呼。(三)主管呼唤你的名字时，应立即清晰地回答。(四)下班时

18、应主动向留在办公室的同事道别。(五)不对同事品头论足。对别人的缺点，应委婉提出建设性的意见。(六)积极参加公司_的_活动。三、语言规范(一)上班时间提倡使用普通话进行交流，禁止使用方言。表达力求简单明了，易于理解。(二)讲话时，要稳重、明快、自然、落落大方。(三)不讲污言秽语，不高声喧哗，影响他人工作。(四)规范用语1、交往语言。您好，早晨好，早，再见，请问，请您，劳驾您，谢谢，周未愉快。2、电话语言。您好，请问，谢谢，再见。3、接待语言：您好，请稍等，我通报一下，请坐，对不起，请登记，我马上去联系，打扰一下，好的，行(切勿说“不”)。四、电话礼仪(一)电话铃响三次前拿起话筒，并立即应答。“您

19、好，百江燃气”。(二)若电话中断，应立即挂上听筒，等待对方重新打进。(三)结束通话时，要听到对方_后，再挂断电话。(四)通话中若要与他人讲话，应向对方致歉，用手捂住听筒再讲话。(五)电话里请对方等候，继续通话时一定先说“对不起，让您久等了”。(六)若对方要找别人，应手捂听筒，招呼他人接听电话。(七)自己如果不能决策时，应请示上级后再作答复。(八)电话中听到重要事情，一定要重复一遍，以确认无疑，然后做好笔录。(九)拨错电话时，应有礼貌地致歉。(十)接到拨错的电话时，应客气地应对。(十一)使用他人电话时应先征询他人同意。(十二)休息日向别人打电话时，需先表示歉意。五、公关接待礼仪(一)与客人相遇，

20、要主动相让；与客人同行，应礼让客人先行；同乘电梯，让客人先上、先下。(二)接待客人时，要面带微笑，姿势端正，讲究礼貌，用心聆听，不抢话插话、争辩，讲话声音适度有分寸，语气温和文雅，不大声喧哗，听到意见、批评时不辩解，冷静对待，及时上报。(三)遇到客人询问，做到有问必答，不能说“不”、“不知道”、“不会”、“不管”、“不明白”、“不行”、“不懂”等，不得以生硬、冷淡的态度待客。(四)接待来客时，如客人职位比自己高时，不应主动要求行握手之礼。客人要求握手时，应及时应对，并面带笑容，姿势端正，用力适度，不能用左手；握手时，左手不得插入口袋里。(五)拜访客人时，通常应优先考虑对方，在对方方便时刻，再决

21、定拜访时间。(六)约定时间应严格遵守，估计会迟到应在约定时间前通知对方。第三节工作方法基准一、公司员工在工作中应始终坚持高标准、严要求，全面优质完成本职工作和领导交办的一切任务。二、切忌越级报告，架空直接上司。三、请示、汇报工作，应选择适当的时间，并带全材料和笔记本，将请示内容事先列出，并记录有关指示，临行前应复述一遍，发现指示或承接的工作在执行上有困难时，应及时直接提出。四、报告或提建议时，必须掌握准确资料，事先备妥文件说明。如呈紧急提案，须附上时间期限。五、承办其他部门主管交办的事情，须先报告本部门主管。六、工作中应勇于承担责任，不推诿。七、主管交办的事情，应立刻去做，切勿拖延；工作过程中

22、应主动向主管汇报进展情况。八、未经许可，不得随意翻阅不属于自己的文件。九、调离本职工作时，应与主管、财务及有关部门办理交接手续。十、下级与上级交谈，只谈公事，不应涉及上级之间的人际关系与公司_。十一、严禁泄露公司_，未经同意，不得以公司名义对外发布任何消息。第四节罚则本制度的检查、监督部门为综合行政部，违反此规定的员工，除按公司正常考核外将另给予_元_元的扣薪处理并进行通报批评。办公事务管理制度（三）第一章办公秩序管理第一节办公秩序一、出勤准则(一)严格遵守考勤制度，按时上下班。(二)严格执行考勤打卡制度，不论任何原因，不得代人打卡。(三)因事请假时，事先要得到主管领导的同意并办理有关手续。二

23、、员工证(一)员工证是百江员工身份标志，应为佩戴它感到自豪和肩负重任。(二)上班时间，应严格按要求佩戴员工证。(三)员工应妥善保管员工证，遗失应立即办理补领员工证，费用自理。三、办公物品摆放(一)应保持办公桌面整洁，桌面不摆放与办公无关的物品。(二)文件夹应正确整齐插立于文件架之中，并在夹侧用电脑标签整齐标注所夹内容。(三)离开办公室_分钟以上时，须将桌面文件整理，齐放于文件架中，重要文件入柜上锁，不得散乱于桌面。(四)简易文具可收于笔筒之中，取用后立即放回；其余文具则应收入抽屉中。(五)座椅靠背一律不能放任何物品，不得翘椅，人离开时椅子调正，并推入桌下。(六)外衣提包手袋置挂于橱柜内，不得随

24、意放在办公桌椅上及地柜上。(七)饮水机及其它设备、物品在指定地点摆放，不得随意移动。四、办公区守则(一)工作时间内不在办公区域内化妆或整理衣饰。(二)工作时间内不应无故离岗、串岗，不得闲聊、吃早餐、零食及大声喧哗，确保办公环境的安静有序。(三)因公外出时，应事先得到主管的同意并在综合行政部登记；外出后，因情况变化而不能按时赶回公司，要提前通知主管或综合行政部。(四)下班离开办公室时，应将座椅摆放整齐，桌面清理整洁，关闭所有电器及电源。(五)不在办公室及公司规定禁烟区吸烟。(六)不要在公司存放与工作无关的私人物品，未经许可，禁止将公司物品带回家中。(七)员工间的工作交流或会客，应在规定的区域内进

25、行(会议室、接待室)，注意不要占用过多时间，以免影响工作。(八)不允许在上班时间利用公司办公网络收发私人邮件，严禁上网聊天。第二节办公礼_范一、办公仪表(一)服饰合身得体，整洁大方，简洁淡雅。(二)保持须发整洁，不留怪异发型。(三)上班时间在办公场所不应有打哈欠，伸懒腰等萎靡不振的现象。二、办公礼仪(一)同事之间应保持恰当的礼仪，忌用外号或爱称。(二)在走廊上遇到上司、同事或访客时，应主动打招呼。(三)主管呼唤你的名字时，应立即清晰地回答。(四)下班时应主动向留在办公室的同事道别。(五)不对同事品头论足。对别人的缺点，应委婉提出建设性的意见。(六)积极参加公司_的_活动。三、语言规范(一)上班

26、时间提倡使用普通话进行交流，禁止使用方言。表达力求简单明了，易于理解。(二)讲话时，要稳重、明快、自然、落落大方。(三)不讲污言秽语，不高声喧哗，影响他人工作。(四)规范用语1、交往语言。您好，早晨好，早，再见，请问，请您，劳驾您，谢谢，周未愉快。2、电话语言。您好，请问，谢谢，再见。3、接待语言：您好，请稍等，我通报一下，请坐，对不起，请登记，我马上去联系，打扰一下，好的，行(切勿说“不”)。四、电话礼仪(一)电话铃响三次前拿起话筒，并立即应答。“您好，百江燃气”。(二)若电话中断，应立即挂上听筒，等待对方重新打进。(三)结束通话时，要听到对方_后，再挂断电话。(四)通话中若要与他人讲话，应

27、向对方致歉，用手捂住听筒再讲话。(五)电话里请对方等候，继续通话时一定先说“对不起，让您久等了”。(六)若对方要找别人，应手捂听筒，招呼他人接听电话。(七)自己如果不能决策时，应请示上级后再作答复。(八)电话中听到重要事情，一定要重复一遍，以确认无疑，然后做好笔录。(九)拨错电话时，应有礼貌地致歉。(十)接到拨错的电话时，应客气地应对。(十一)使用他人电话时应先征询他人同意。(十二)休息日向别人打电话时，需先表示歉意。五、公关接待礼仪(一)与客人相遇，要主动相让；与客人同行，应礼让客人先行；同乘电梯，让客人先上、先下。(二)接待客人时，要面带微笑，姿势端正，讲究礼貌，用心聆听，不抢话插话、争辩

28、，讲话声音适度有分寸，语气温和文雅，不大声喧哗，听到意见、批评时不辩解，冷静对待，及时上报。(三)遇到客人询问，做到有问必答，不能说“不”、“不知道”、“不会”、“不管”、“不明白”、“不行”、“不懂”等，不得以生硬、冷淡的态度待客。(四)接待来客时，如客人职位比自己高时，不应主动要求行握手之礼。客人要求握手时，应及时应对，并面带笑容，姿势端正，用力用品管理规定为加强办公用品使用的管理，节约开支、避免浪费，现特制定本管理规定。一、办公用品分类：1、常用品。中性笔(芯)、铅笔、橡皮、胶水、回形针、大头针、装钉针。2、控制品。名片、文件夹、压杆夹、文件架、计算器、钉书机、笔记本、会议记录本、信封、

29、笔筒、白板笔、荧光笔、固体胶、双面胶、封箱胶、标签纸、涂改液、更正带、档案盒、档案袋、橡皮筋、介纸刀、刀片、图钉、票夹、印台(油)、量具(尺)、刀具、刻录盘(空光碟盘)、打印机墨盒、打印纸、u盘等。3、特批品(不列入办公用品费用考核)。印刷品(各类宣传单、各类表格、文件头等)，财务帐本、凭证等。二、办公用品使用对象。会展贸易集团公司全体员工。三、申购和采购：办公用品常用品由综合事务部根据消耗情况进行申购备领，控制品和特批品由使用部门(人)提出申购，控制品经各部门负责人批准，1特批品经总经理批准；批准后的办公用品申购单交综合事务部执行购买。未填写办公用品申购单及未经领导批准擅自购买的不予报销。四

30、、管理和发放：1、办公用品由综合事务部统一保管，指定保管人发放给员工。2、采购人员应将所采购的物品交保管人并办理登记入库手续，保管人在每月终填报办公用品使用情况汇总表。3、各部门应指定专人领取办公用品(新入职人员除外)。五、各部门领用及有关规定：1、各部门要控制和合理使用办公用品，杜绝浪费现象。中性笔芯、胶水、墨盒、涂改液、胶带等办公用品重新领用时应以旧换新。2、凡调出或离职人员在办理离职或交接手续时，应将所领用的办公用品(一次性消耗品除外)如数归还。有缺失的应照价赔偿，否则不予办理有关手续。3、办公设备的耗材及维修费用。(1)电脑、打印机、复印机、传真机等办公设备的耗材及维修费用，公司另定标

31、准。(2)耗材包括。打印、复印纸，激光打印机碳粉、硒鼓，针式打印机色带，喷墨打印机墨盒(水)，复印机碳粉，传真纸，鼠标，键盘等；其申购由设备使用部门(人)提出申请，并经总经理批准，再由综合事务部指定人员购置。(3)办公设备的报修参照耗材申购程序办理。六、本规定自下发之日起执行。_集团有限公司_年_月_日办公事务管理制度（四）一、标题：单位名称+预计时间+工作内容+计划例如：1.勘探局培训中_年科研工作计划2._年科研工作计划但是落款必须要有单位或者部门名称二、正文：1.导语：简单说明直径计划的背景、依据、原则、意义，以及计划要达到的目标等内容2.主体是计划的详细安排：有计划要完成的目标，实现期限，人员的安排，采用的办法、计划执行等。第23页共23页 范文仅供参考 感谢浏览