从文件资料生命周期到文件资料连续体地演变及其思考

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1、word从“文件生命周期到“文件连续体的演变与其思考孙芳芳2012-11-23 14:36:42来源：某某档案(某某)2010年8期【英文标题】Evolution From Documents Lifecycle to Documents Continuum and Its Thinking【作者简介】孙芳芳，某某大学城市学院【内容提要】 “文件生命周期和“文件连续体的概念和模式都是一定历史阶段人们对文件运动与其管理规律探索的必然产物，都是文件管理的思维方式和方法，两者各有其特点、优势和局限。文件连续体理论只有在继承文件生命周期等文件管理理论合理内核的根底上，结合现实进展创新，才会在信息时代拥

2、有广阔的实践舞台。 【关 键 词】文件生命周期/文件连续体/特点/局限如何科学地管理文件，使文件能在适宜的轨道中运行自如，发挥价值，释放其内在的生命力，这需要人们对文件运动的客观规律进展探索，并依据科学的结论去指导文件和档案管理实践。“文件生命周期和“文件连续体的概念、模式和方法正是文件运动与其管理规律研究中最具全球性意义和最引人瞩目的重要研究成果。“文件连续体方法为当今正处于纸质文件向电子文件转型过程中的文件管理提供了新的思维方式，它在反思“文件生命周期方法的根底上形成，是文件管理的科学进化，但它并不是文件管理的“万能钥匙，目前还存在着诸多的局限性，需要进一步完善和开展。一、“文件生命周期(

3、The Records Life Cycle)“文件生命周期概念发端于20世纪40年代，其产生的时代背景主要有三点：第一，应对激增的纸质文件。二十世纪40年代，“生命周期模式在美国因为管理大量增加的纸质文件的需要，作为理解文件创建、维护和处置过程的一种方式而得以开展1。第二，有了对纸质文件阶段性运动规律的考察和认识。1950年，在第一届国际档案大会期间，英国档案学者、伦敦大学的罗吉尔艾利斯教授提出了档案的形成、睡眠和永久保存的“三阶段论。2从而为建立“文件中心提供了理论依据。北美的档案学家谢伦伯格对此也有所贡献，他在书中写到了文件的“生命跨度，它包括文件的现实使用和最终命运。3第三，存在可资借

4、鉴的生命周期概念。在上世纪50年代，一些与文件生命周期相类似的概念在其他学科中有所应用，较为著名的有用于信息管理和信息技术中的“信息生命周期模式4。因此，“文件生命周期概念产生之后，在文档管理界普与迅速，很快成为该领域的常用概念和思维方法。国际文件管理信托机构(The International Records Management Trust)这样描述“文件生命周期的概念：“将生物有机体出生、生活和死亡的生命过程与文件的创建、尽量使用其价值、最终销毁处置或移交档案机构两者之间进展类比描绘的一个概念。这一概念在产生之后的开展历程中，被许多档案学家用不同的模式加以了描释。大多数模式都旨在显示文件

5、生命运动在不同时间里所采取行动的进展：文件的创建、捕捉、存储、使用和处置等。一些作者把文件的生命描述为直线过程，比如阿根廷档案学者曼努埃尔巴斯克斯(Manuel Vazquez)教授对文件生命周期阶段的三种划分，陈兆祦、何嘉荪等教授关于文件运动的四阶段论说(制作产生阶段、现实使用阶段、暂时保存阶段和永久保存阶段)等；另一些如此描述为圈或环，比如1992年美国档案学家威利斯(Wallace. P)等人在文件管理：综合信息系统一书中描述了文件生命周期的八个阶段等，见图1和图2。其中图2里右边的半圈为文件生命周期，左边的半圈为档案生命周期。无论直线式还是环圈式都揭示了文件随着时间的移动依次顺序进展的

6、文件线性运动和文件管理活动。图1 文件运动阶段(资料来源：Elizabeth Shepherd and Geoffrey Yeo, MANAGING RECORDS, London: Facet Publishing, 2003, P6)图2 文件运动八阶段(资料来源：Wallace, P，Lee，J & Schubert, D1992, Records management：Integrated information systems, 3rd edn, Prentice-Hall Inc, new Jersey, figure 1-2,p.4.)文件生命周期模型揭示了以纸质文件为主的实体文

7、件从形成到销毁或作为档案保存的整个运动规律和管理过程，为传统文件的科学管理奠定了根底。它不仅是一种概念、模式，更是一种思维和管理的方法，其主要特点概括五点如下：认为文件生命周期是文件从形成到销毁或永久保存这一完整运动过程的有始有终的时间跨度。文件被看做是有机的生命体，有一个产生、使用和被销毁处置或进入档案机构保存的过程。文件的生命过程由一些文件的运动阶段构成，这些阶段顺时依次运动，呈现线性运动特征；文件生命周期的各运动阶段具有相对独立性，是可别离的，有较为明显的分界限。通常将现行文件的运动阶段与档案文件的运动阶段进展了较为明显的划分，归档前的文件归入现行文件运动阶段，鉴定归档后的文件归入档案文

8、件的运动阶段；文件生命周期模式基于纸质文件和文件运动各阶段手工管理活动的传统环境，并主要为记录历史的文件保管目标服务；文件生命周期模式从微观的时间视角出发观察和揭示了文件实体运动各阶段之间的关系以与与具体管理活动之间的关系，并以文件的处置作为终结。文件生命周期概念与模式的重大贡献就是让人们清楚地认识到了由于纸质文件信息内容与信息载体的统一性而导致的实体文件时间顺序的依次运动以与文档信息传播的局限性；认识到了文件运动各阶段之间前后具有的密切关系，以与分阶段确定适宜的保管场所和管理方法对文件进展有效控制的必要性，比如现实使用阶段的文件应坚持“就近保存的原如此等；将现行文件与档案文件进展了具有说服力

9、的关联，促使了大文件概念的产生。这些成果使文件与档案的管理朝着科学化的方向迈进了一大步，对传统的文档管理实践具有非常强的指导意义。但文件生命周期理论也存在一些漏洞和缺陷，主要问题有：一些文件会因为持续价值而无期限保存，并不会“死亡终结；文件生命周期各阶段之间的划分带有人为因素，不允许阶段的重复、省略和跳跃的图示并不完全符合现实的真实状况，缺乏对新型文件和各行各业具体文件运动情况广泛的包容性。比如归档保存的文件可以重复使用，再生现行文件。文件可以多套保存于不同的保管场所，服务于不同的目的和群体等；太关注作为实体的文件和与纸质文件保管有关的操作任务，而忽略社会对文件信息的多元化需求；过多强调为工作

10、需要保存文件和为文化原因保存文件的人为区别等等；而电子文件的出现更使文件生命周期受到了严峻挑战，其局限性也更为凸显。二、文件连续体(The Records Continuum)上世纪80、90年代，随着计算机的普与应用和网络技术的快速推广，电子文件大量产生并在文件管理中占据了日益重要的地位。1997年国际档案理事会电子文件委员会电子文件管理指南中指出“电子文件是通过数字计算机进展操作、传递和处理的文件。电子文件具有区别于纸质文件并对其自身的运动和管理产生极大影响的一些特点，像文件信息和载体的可别离性，导致了电子文件信息同步运动的可能；电子文件对计算机和网络系统的依赖，导致了需要对电子文件管理实

11、施更为与时和有效的人工干预，包括设计和建立有效的电子文件管理系统，并在有效创制、存储、传输、使用电子文件的同时，生成和管理电子文件元数据等。文件生命周期理论显然不能很好地解决电子文件的管理问题，文件连续体概念和模式正是适应这种信息载体和信息环境的革命性变化而产生的。1985年在加拿大档案工作者年会上，加拿大档案专家阿瑟顿(Atherton)详述了连续体概念。1996年澳大利亚制定颁布了文件管理国家标准AS 4390-1996，其中定义文件连续体为：“文件存在的整个领域。指从文件创制(包括创制前文件保管系统的设计)到文件作为档案保存和利用管理的全过程中连贯一致的管理体制。国际文件管理信托机构如此

12、认为文件连续体是“贯穿于整个文件生命的连贯一致的文件管理活动，它开展于已有的从文件的创建、保护到作为档案保存和使用的文件保管系统。1997澳大利亚档案学者弗兰克厄普奥德(Frank Upward)在他的著作中提供了文件连续体的四维图形。最初的图形比拟简单，只有四维，没有四轴，之后不断深化开展，有了今天大家比拟熟悉的四维四轴模型。文件连续体从多维度或多层面来审视文件的保管活动，它代表文件保管活动作为持续的运动存在并经过的四个维度和四个标轴。这四个标轴展示说明了文件保管中的一般要素：谁(identity，主体身份轴)做什么(transactionality，业务活动轴)，有什么证据存在(evide

13、ntiality，凭证依据轴)，以与如何从文件与档案中调取(recordkeeping containers，文件保管轴)。这些要素发生在四维空间或四个层面中，代表着所采取的行动和所形成的文件。5上述文件连续体模型中的四维空间可以这样诠释：一维(Dimension 1)：创建层(Create)，由活动主体(Actors)针对活动(A ct s)需要形成文件(document)，如电子、word文件、excel文件等，并同时留下成文痕迹(Trace)。二维(Dimension 2)：捕捉层(Capture)，将机构单元(Units)在业务活动(Activities)中形成的文件与元数据结合形成档

14、案文件(Records)，以作为证据(Evidence)。三维(Dimension 3)：组织层(Organise)，以组织机构(Organization)为单位，将能够反映组织根本职能(Function)的文件相结合形成机关档案或机关全宗(Archive)，以作为组织记忆(Organizational Memory)。四维(Dimension 4)：多元化层(Pluralize)，为了满足社会的各种目的(Purposes)，将社会各组织机构(Institution)的全宗集合形成文件有机整体档案全宗(Archives),以收藏人类社会活动的记忆(Collective Memory)。文件连续

15、体模式的主要特点是：将文件的生命过程看成是“往复运动于生成到处置的连续体中的一个过程6，这个过程覆盖了文件运动的整个空间领域；认为文件的生命运动不是由顺时的阶段构成的，文件运动的各阶段可以在四维空间中同步运动；认为文件生命过程的各阶段不具有明确的分界限，可以无缝衔接，并由此提出了各运动阶段文件管理整合设计而非单纯线性设计的需要和理念；文件连续体模式基于电子文件大量增加、文件自动化管理和满足未来多元化信息需求的数字化环境，是基于电子文件的新方法，为电子文件管理提供了科学的理论根底；文件连续体模式采用宏观的空间视角不仅从文件实体考察，更是从组织和社会等多个层面来观察和揭示文件信息的运动规律。它不以

16、处置为终结,而是覆盖了文件整个生命运动的多元过程和形态。文件连续体模式为文档管理提供了新思维，受到了西方文件管理者和档案学家的追捧，尤其在该模式的诞生地澳大利亚。对于文件与档案管理者而言，文件连续体概念和模式确有其开创性的重要意义：第一，提供了“综合的思维方法，使文件管理者和档案工作者能够在数字化背景下置身于同一个世界，更好地认识文件、档案和信息，以与围绕它们所采取的行动，更好地设计与实现有效的电子文件管理系统；第二，促使文件管理者和档案工作者在文档管理系统被设计之初就积极合作，实施超前的前端控制，比如鉴定工作前置设计、分类归档方案的系统嵌入、元数据的系统设计等；第三，导致文件实体移交进馆不再

17、需要，但同时将建立适宜的文件维护要求和督察要求提上议程。业务活动与档案文件之间的逻辑关系将由记录完整的来源于现行文件而进入档案权威信息系统的元数据建立。第四，后保管模式扩大了档案工作者的角色作用，使他们能够积极参与文件的形成和使用，提醒了文件管理者和档案工作者有必要加强对元数据的管理，以确保文件的证据价值，并进一步重视对文件信息的开发利用。尽管文件连续体模式和文件生命周期模式都采用了“大文件观，都强调了文件的运动性、连贯性和整体性，但从上述特点考察，以与这些特点对现实的文件管理的适应性分析，文件连续体模式无疑是对文件生命周期模式的一种突破和开展，具有进步意义。与此同时，我们也应该看到由于现阶段

18、的文件连续体理论还处于初创阶段，不够成熟，外加是舶来品，因此无论是它本身还是对它的认识都有局限，其主要表现为：第一，由于文件连续体理论源自西方，且概念描述模型日趋复杂，从而增加了人们对这一概念、模式和相关研究成果解读和把握的困难，容易导致理解的片面或误解；第二，由于文件连续体模式采用的是宏观视角，表述比拟抽象，对虚拟世界中电子文件的实际运动和控制情况缺乏具体清晰的分析和描述，因此，目前它的认识意义远远超过行动意义。当前我们还很难将文件连续体理论与现实的文件管理活动进展全面的直接的对接，即现实的应用性、针对性不强，有了创新开展研究，但缺乏应用研究；第三，一些文件管理者和档案工作者认为：电子文件的

19、管理，需要使用的是文件连续体模式而不是文件生命周期概念，为此热衷推销“文件连续体而完全抛弃文件生命周期模式。这是一种认识误区，其实这两种模式并不是不相容的。其一，因为今天的文件环境是纸质文件与电子文件并存，而不是电子文件一枝独秀，而文件生命周期对纸质文件一般运动形态的表述简洁、清楚和根本准确，它能够有效地帮助人们识别文件的运动阶段和采取相应的正确措施；其二，因为文件生命周期概念本身有其合理性和生命力。在文件生命的运动过程中，无论是纸质环境还是电子环境都存在着文件创制、文件存储和文件使用等根本的文件管理环节，所不同的只是运动过程中的表现形态有所差异而已，这种共性的元素也是文件生命周期在新的时代仍

20、保持活力的内因，电子文件生命周期的探索就是一个很好的佐证。其三，因为文件连续体是一个比拟灵活和具有包容性的概念，它本身就开展于传统的文件保管系统，包含了可用于所有文件(无论是新形成的还是过去遗留下来的)管理的通用原如此。此外，在电子文件的客观环境中，文件是可以横向同步运动也可以纵向线性运动的，这也明确文件连续体中包含着传统的文件生命周期的运动形态，这种内在的联系使“文件连续体理论有必要继承文件生命周期理论以与其他文件管理理论的合理内容。综上所述，在文档管理领域，“文件生命周期和“文件连续体概念和模式的产生都是适应现实环境需要的历史必然产物，两者都是对文件运动与其管理规律的揭示，都是科学管理文件

21、的方法。相比拟文件生命周期模式主要适用于纸质文件的管理，文件连续体模式主要适用于电子文件的管理。文件连续体模式作为一种新思维和新方法，在未来的开展中有必要继承“文件生命周期理论的精华，结合电子文件的特点、纸质文件数字化现状以与纸质文件与电子文件并存的事实，加以开展和完善，以便对我国整个文件与档案管理实践产生更大的影响和发挥更积极的作用。【参考文献】 1Jackie Bettington. Information management-Study bookM. Australia: University of Southern Queensland, 2007:1.232孙芳芳：科技文件管理理论

22、与实务M.某某：某某大学，19973T. R. Schellenberg. Modern archives: principles and techniques. Chicago: University of Chicago Press, 1957:374Elizabeth Shepherd, Geoffrey Yeo. MANAGING RECORDSM.London: Facet Publishing, 2003:55Caroline Williams. Managing ArchivesM.Oxford: Chandos Publishing, 2006:136金波，丁华东：电子文件管理学M.某某：某某大学，20079 / 9