项目行政档案资料管理规程

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1、项目行政档案资料管理规程1、行政公文格式项目行政公文（以下简称“公文”，亦即红头文件），是指项目在建设管理过程中形成的具有法定效力及规范体式的文书，是项目依法管理和进行公务活动的重要工具。广义地讲，项目行政公文主要包括项目在日常管理过程中的收发文、函、电，内部请示、报告、情况反映以及决策情报等文本文件与电子文件等。行政公文格式一般包括发文机关、密级、紧急程度、发文字号、签发人、标题、主送机关、正文、附件、印章、成文时间、主题词、抄送机关、印制份数等基本要素。从内容来分，行政公文的格式由主要结构和附加标记两部分组成。管理处对外行文应严格遵照国家行政机关公文格式（2001年1月1日起施行）及集团总

2、部有关行文规定。具体要求如下：1）主要结构部分(1) 标题：应当准确简要地概括公文的主要内容并标明公文种类，一般应当标明发文机关。公文标题中除法规、规章名称加书名号外，一般不用标点符号。(2) 主送机关：指公文的主要受理机关，应当使用全称或者规范化简称、统称。普发公文不写主送机关；向上级机关报告和请示的公文，一般只写一个主送机关，不能多头分送，以免责任不明，延误问题的及时处理。主送机关在标题的下面，正文之前，靠左侧顶格书写，最后一个主送机关名称后标全角冒号。如主送机关过多而使公文首页不能显示正文时，应将主送机关名称移至版记中的主题词之下、抄送之上，标识方法同抄送。(3) 正文：是公文的主体，是

3、反映公文内容的重要部分。除综合性内容的公文外，应一文一事，以便于分送和分理。(4) 附注、附件：是公文的附加说明，也是公文的重要部分。附注（需要说明的其他事项）并不是每份公文都有，若有，应加圆括号标识在成文日期下一行。公文如有附件，在正文下空一行左空2字标识“附件”，后标全角冒号和名称，附件名称后不加标点符号。(5) 发文机关标识：发文机关标识应当使用发文机关全称或规范化简称后加“文件” 组成；特定机关可只标识发文机关全称或规范化简称。发文机关标识上边缘至版心上边缘为25mm。对于上报的公文，发文机关标识上边缘至版心上边缘为80mm。联合发文，主办机关排列在前，“文件”二字置于发文机关名称右侧

4、，上下距中排布；如联合行文机关过多，必须保证公文首页显示正文。(6) 成文日期：以负责人签发的日期为准，联合行文以最后签发机关负责人签发日期为准。成文日期应采用公元纪年法，要求一律写明年、月、日全称，不能省略。会议通过的公文，其通过日期通常加括号写在标题的下方中央。(7) 印章：公文除“会议纪要”和以电报形式发出的以外，应当加盖公章。单一机关制发公文，落款处不署发文机关名称，只标识成文日期；联合上报的公文，由主办机关加盖印章；联合下发的公文，发文机关都应当加盖印章。印章间互不相交或相切。联合发文时，发文机关的名称通常署在附注或（正文）末尾的下方右侧，印章则加盖文件末尾发文时间的上面，用印位置要

5、求上不压正文，下要骑年盖月。特殊情况说明：当公文排版后所剩空白处不能容下印章位置时，应采取调整行距、字距的措施加以解决，务使印章与正文同处一面，不得采取“此页无正文”的方法解决。(8) 抄报、抄送机关：指除主送机关外需要执行或知晓公文的其它机关，应当使用全称或者规范化简称、统称。对上级机关用“抄报”，对同级、下级和不相隶属的机关单位均用“抄送”。(9) 签发人：通常在上报的请示、报告等公文和告启类公文中使用。在上行文中，由签发人在姓名后加“签发”二字，或在姓名之上加“同意上报”等字，签发位置通常在发文字号右侧。如有多个签发人，发文字号与最后一个签发人姓名处在同一行，红色反线下移。2）附加标记部

6、分(1) 发文字号：简称“文号”，即公文的编号，包括机关代号、年份和序号三个组成部分。其中年号应用六角括号括起，并用公元全称。序号不编虚位（即1不能编为001），不加“第”字。联合发文时，通常只用主办机关的文号。(2) 阅读范围：指特定文件的发送范围和规定传达和阅读的对象。一般在下行文中才能使用，其位置放在发文日期之下，抄送单位上面，并加括号，有时也在正文末尾加以注明。(3) 主题词：即是用规范化动名词或词组简明扼要反映公文主题，其位置排在“抄送机关”之上左侧。上行文按照上级机关的要求标注主题词。(4) 印发机关和印发日期：位于抄送机关之下（无抄送机关在主题词之下）。印发机关左空1字，印发日期

7、右空1字。印发日期以公文付印的日期为准，用阿拉伯数码标识。(5) 公文份数序号：是将同一文稿印制若干份时每份公文的顺序编号。如需标识公文份数序号，用阿拉伯数码顶格标识在版心左上角第一行。除上述内容和标志外，公文外观形式均要求符合国家规定标准，行文一律用国家规范的文字自左至右横写横排，书写使用钢笔或毛笔或打印体，禁止使用圆珠笔、铅笔，更不能复写。文面的眉边留空要恰当，公文用纸一般为A4型（210mm297mm），左侧装订等等。2、工作便笺格式项目实施过程中，除红头文件及一般对外业务联系的函件（蓝头文件）外，项目合同各方（管理处、监理办、承包人等）间的日常工作行文大部分采用“工作便笺”形式，说明如

8、下：1） 通用格式首行（XXXXX）代表发文方名称，应视实际发文单位不同而改变，如可为深圳市盐坝高速公路项目管理处、第一监理办、第一合同段等等。2） 文件送发时，发文方应统一编写“发函编号”、“发函日期”、“送发份数”、“抄送单位”等函件基本要素。3）“发函编号”应体现文件主要流通通道，由发文方及文件主送单位确定，因此也称发文路径。项目实施阶段，发文路径由发文方视文件走向逐步拟定。管理处部门对监理办及承包人的发函编号可参见档表-12。(1) 一般情况下，“发函编号”要求由以下三部分构成，即发文方简称+文件主送方简称+流水号；“收函编号”由收文方统一进行编号。如从施工管理部发文主送第一监理办，发

9、函编号可编写为：SGJL1-xxx，其中，SG表示施工管理部，JL1表示第一监理办，xxx表示该路径发文流水号，从001开始。相同路径“发函编号”不允许重复。(2) “发函日期”及“收函日期”以文件签发及实际收到日期为准。(3) “关于”是函件题名，为便于函件检索，要求函件题名必须准确。(4) 文件“印发份数”以文件存档及实际送达份数确定。部门工作便笺发文编号由项目管理处部门自行编写。3、行政公文办理程序及其基本要求公文办理，指对公文的制作、处理和管理，也指公文从形成、运转办理、传递、存贮到转化为档案或毁灭的完整生命周期中，以特定原则和方法对公文进行制作、加工、利用、保管、料理，使其完善并获得

10、必要功效的行为或过程。管理处行政公文处理办法，必须遵照国发200023号国家行政机关公文处理办法及集团总部行文有关规定，符合深圳市政府办公厅公文处理有关要求。行政公文办理基本流程为（其中括号中为以总部名义红头文件流程）：文稿交拟承办人拟制部门负责人审核有关部门会签行政事务部核稿项目领导签发（项目领导审核工程部复核公司领导签发）办公室缮校用印封发收文分理拟办批办承办催办办复归档立卷销毁等。1）发文办理管理处对外发文主要分两种形式：一是以集团总部名义对外的行政公文（红头文件），二是以管理处名义的一般业务函件及部门工作便笺。发文办理是指制发文件的过程，包括交拟、拟制、审核、会签、签发、复核、缮校、用

11、印、登记、分发等过程。(1) 交拟：指管理处总经理将撰写文稿的任务交给有关部门或撰稿人员，这是公文撰制的起点。一般情况下文稿遵照主管（主办）者草拟原则。(2) 拟制：指承办人根据领导意图撰写公文的内容。其基本要求是：符合国家方针、政策、法律、法令和有关规定；符合客观实际；主旨鲜明准确；词章准确、严密、简练、生动；书写清楚整洁；讲究实效；符合保密制度要求。拟制公文，对涉及其他部门职权范围内的事项，主办部门应当主动与有关部门协商，取得一致意见后方可行文；如有分歧，主办部门的负责人应当出面协调，仍不能取得一致时，主办部门可以列明各方理据，提出建设性意见，并与有关部门会签后报请管理处总经理协调或裁定。

12、(3) 审核：指对拟制好的公文稿的审查。以集团总部名义对外的公文，由经办人拟稿后附总部发文稿纸，在管理处内部审查完毕后交工程部执行公司发文程序。以管理处名义或部门名义对外的公文，由经办人拟稿后附管理处“发文审批表”（ SZEW/EM/B-112-5-B0），送部门负责人及行政事务部指定专人审核。审核的重点是：是否确需行文；是否符合行文规则和拟制公文的有关要求，公文格式是否符合有关规定等。(4) 签发：指集团总部或管理处总经理对已审核的文稿进行最后审定，使之成为最后定稿或批准印发的一项决定性工作。一般情况下，公文经核稿后由办公室送经有关分管领导审核、签认完毕后，由集团总部领导或项目总经理签发；签

13、发文件的领导外出期间，可根据授权情况由分管业务领导审批、签发有关文件。部门工作便笺一般要求由主管（主办）人员拟稿，报部门经理审批签发（必要时商相关部门会签、重要问题应报管理处总经理审批）后正式成文下发。管理处内部常规会议纪要的签发可按“会议纪要签发单”规定格式签发。但对于可能涉及合同纠纷的会议纪要，则必须要求与会人员在会议纪要后直接补上手签名后方可下发，或在会后另行签署相应协议解决。(5) 合签：指两个以上的单位或部门领导人对文件的联合签发。一方面，几个单位（或部门）联合发文时，由拟稿单位（或部门）领导签发后，再送其余单位领导（或部门）核签；另一方面，一些政策性或业务性很强的文件，由主管单位（

14、或部门）领导签发后，再由其他单位（或部门）领导核签。(6) 缮校：是对发文的缮印和校对，是将文稿定稿制成正本的技术性工作。公文经领导签发后正式印制前，行政事务部应当进行复核，重点是：审批、签发手续是否完备，附件是否齐全，最后负责编号并套印相关格式。经复核需要对文稿进行实质性修改的，应按程序复审。 (7) 用印：指在需要用印章的公文上加盖机关或机关负责人的印章。用印时首先检查是否确系有效签发公文，其次用印端正清楚并压盖发文机关名称和时间。部门工作便笺不加盖管理处公章，以部门负责人签字为准。(8) 封发：是文件的封装和发送，所有文件按规定份数正式成文后统一交行政事务部送发。文件发送过程中，签收手续

15、如收件人、收件份数、收件日期等必须完善。发文登记格式可参见档表-06。2）收文办理收文办理指对收到文件的办理过程，包括文件签收、登记、审核、分理、拟办、批办、承办、催办、办复等程序。管理处文件传递在遵循集团总部有关规定的基础上，具体处理过程如下：(1) 为便于行政档案管理，在项目实施阶段，规定监理办及承包人对管理处上报文件基本按一式三份原件进行报送。(2) 收文：是指收发人员收入外单位发来文件的工作，由行政事务部完成。其它部门一般不直接收受、批转文件。如因特殊情况收受文件后应立即交送行政事务部，进入正常的收办文程序。收文基本程序是：将来件逐件清点，核对；对收进文件进行编号、登记，收文登记包括收

16、文时间、收文编号、来文机关、来文文号、文件标题或摘要、份数、密级、紧急程度和有无附件等项目。收到下属单位上报的需要办理的公文，行政事务部应当进行审核。审核的重点是：是否符合行文规则；内容是否符合国家法律、法规及其他有关规定；涉及其他部门或地方职权的事项是否已协商、会签；文种使用、公文格式是否规范。(3) 分理：经审核，对符合规定的公文，行政事务部应贴附“文件处理表”（ SZEW/EM/B-112-7-B0）进行处理。首先，行政事务部应对处理文件提出分理意见并于当日分送拟办部门，需要两个以上部门处理的文件应当明确主办部门。紧急公文，应当明确办理时限。对不符合规定的公文，经行政事务部负责人批准后，

17、应退回呈报单位并说明理由。收到上级机关下发或交办的公文，由行政事务部主任批示或呈送项目领导批示后交有关部门处理。(4) 拟办：拟办部门收到交办的公文后应当及时处理，提出拟办意见，不得延误、推诿。具体要求：凡属本部门职权范围内的工作，应直接提出拟办意见；凡涉及其它部门业务和职能的事项，由主办部门主动与其他部门协商处理；凡须报请管理处总经理审批的重要事项，应提出处理意见，报领导批示后再具体办理。部门对文件处理完毕后（需签署处理结果意见），文件及处理表原件由主办部门直接返还行政事务部，行政事务部应视文件具体处理情况呈交领导批示或阅示。紧急公文应当按时限要求办理，确有困难的，应当及时予以说明。对不属于

18、本部门职权范围或者不宜由本部门办理的，应当及时退回行政事务部并说明理由。(5) 批办：项目领导对呈送的公文及公文拟办意见提出指示性意见。对于有拟办意见的公文，应批明是否同意或修正、补充的意见。批办文件时，先要认真阅读文件，然后斟酌拟办意见，迅速批示，完毕由行政事务部及时退交拟办部门。(6) 承办：指项目有关部门根据拟办和项目领导批办意见，具体处理公文、执行公文精神的工作。(7) 催办：指对公文承办的检查和督促。送领导批示或者交有关部门办理的公文，行政事务部要负责催办，做到紧急公文跟踪催办，重要公文重点催办，一般公文定期催办。这一工作是为避免出现公文积压、办事拖拉的现象。催办的方式灵活多样，可通

19、过面询、电询、便函催询等形式。关于文件催办事宜，行政事务部收发人员必须做到定期查询，特殊情况应向部门负责人报告。(8) 办复：办复是对公文承办完毕后，将公文处理结果及时报告有关领导人。(9) 传阅：是指对有关来文，按领导批示意见需经多个部门和领导人阅读时组织的传递阅读工作。传阅要分清主次和先后次序，传阅过程中既要防止漏阅现象，也不可出现公文旅行、停滞积压的行为，另外，还要注意保密，防止公文遗失。(10) 审批公文时，对有具体请示事项的，主批人应当明确签署意见、姓名和审批日期，其他审批人圈阅视为同意。没有请示事项的，圈阅表示已阅知。(11) 文件全部处理完毕后，已处理文件及文件处理表均应返还行政

20、事务部。行政事务部做好以下两方面的工作：a、对文件处理表进行复印，同来文原件一份装订在一起返还有关部门传阅或备查。b、将文件处理表原件及来文原件一份及时归档。(12) 文件在整个传递及处理过程中，应严格履行登记签收双控手续，签收人、签收日期等必须完善。收文处理登记格式见SZEW/EM/B-112-8-B0。3）公文归档(1) 文件办理完毕后，行政事务部应当根据中华人民共和国档案法和其他有关规定，及时对来往文件原件（含发文稿及文件处理表）进行整理和归档（立卷）。任何个人均不得保存应当归档的公文。(2) 归档范围内的文件要根据其相互联系、特征和保存价值等不同类别制定不同分类大纲进行整理（立卷），保

21、证归档文件齐全、完整，能正确反映项目的主要工作情况，便于保管和利用。来文应根据来文单位或文件类别进行归档编号和组卷，发文应根据发文路径的不同分别来组卷归档，详见“管理处文件资料分类一览表”说明：示意图中三级分类号以后继续分类可由归档人员自行掌握。项目来往文件归档均要求遵照中华人民共和国科学技术档案案卷构成的一般要求（GB/T11822-89）进行归档，目录要求全部打印。(3) 联合办理的公文，原件由主办机关整理（立卷）、归档，其他机关保存复制或其他形式的公文副本。(4) 拟制、修改和签批公文，书写及所用纸张和字迹材料必须符合存档要求。4）公文管理(1) 行政公文由行政事务部设专职人员统一收发、

22、审核、用印、归档和销毁等的管理。(2) 作为档案管理的职能部门，行政事务部除应不断熟悉并建立健全有关规定外，还应建立完善的文件查阅登记制度。对于一般性文件，查阅时实行登记；对于有密级规定的重要文件，查阅时必须征得行政事务部主任或管理处总经理的同意。文件查阅登记格式见。(3) 上级机关的公文，除绝密级和注明不准翻印的以外，外单位需经管理处总经理或行政事务部主任批准后方可翻印。翻印时，应当注明翻印的机关、日期、份数和印发范围。(4) 公文翻印作为正式公文使用时，应当加盖复印机关证明章。(5) 公文被撤消，视作自始不产生效力；公文被废止，视作自废止之日起不产生效力。(6) 不具备归档和存查价值的公文

23、，经过鉴别并经行政事务部主任批准，可以销毁。(7) 销毁秘密公文应当指定场所，由二人以上监销，保证不丢失、不漏销。其中，销毁绝密公文（含密码电报）应当进行登记。(8) 机关合并时，全部公文应当随之合并管理。机关撤消时，需要归档的公文整理（立卷）按有关规定移交档案部门。工作人员调离岗位时，应当将本人暂存、借用的公文按照有关规定移交、清退。(9) 涉及电子文件等其他公文的使用和管理，按照其他有关规定执行。5）签报基本程序(1) 管理处内部部门向领导请示工作均要求采用签报形式，使用SZEW/EM/B-112-11-B0格式。签报一般涉及管理处或部门的重要工作，是需向上级领导呈报的专项报告，采用公司统

24、一规定格式。(2) 签报一般由对口业务的主管（主办）人员拟稿，部门负责人签署意见，再送管理处总经理审批。如请示的事项涉及其他部门时，应先送有关部门会签。(3) 签报内容一般包括：事件发生的时间、地点、现象描述；事件发生原因分析；可能引起的各种结果和对项目管理的影响分析；提出处理解决问题的具体建议等。(4) 签报请示一般是逐级进行，特殊情况也可以越级签报请示。(5) 一般情况下，签报由部门完成后，由行政事务部统一报送并跟踪，同时办理登记、签收手续。紧急情况可在登记后，由部门直接报送并跟踪，但应完善登记、签收手续。(6) 签报完成签批手续后，行政事务部在保存原件的同时，应及时复印一份退回主办部门备查。由部门自行报送、跟踪的签报，完成审批手续后，原件应交行政事务部存档，部门留存复印件。(7) 各级领导在收到书面签报单后一般在3天内应给予明确的批复意见。