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1、医院总值班应急管理流程第二章办公室工作流程院长办公会议会务工作流程（一）流程图追知与会人覺廿开院股办公会士议记录印发会区紀旻（二）流程图说明1、通知与会人员。办公室根据院长批示，通知参加院长办公会的有关领导和列席人员 开会的时间、地点，并通报有关议题内容。2、会场布置。提前预定会议室，检查会议室的音像、照明设备，做好会议服务工作。3、召开院长办公会。由院长主持召开院长办公会。办公室负责整理分发、收回会议材 料。4、会议记录。会议由办公室主任记录。会议记录应做到完整、准确、真实。主要包括：会议报告或要研究的主题内容汇报；与会人员的发言；会议的决定、决议和会议主持人的总结讲话。5、整理记录并形成纪
2、要。院长办公会议召开后，记录员要认真整理好会议记录，并形 成会议纪要。6、印发会议纪要。会议纪要印发到有关领导和相关科室，并做好会议纪要发文登记。7、整理归档。院长办公会议归档材料包括：会议请示、会议通知、会议记录、会议纪 要签批件及会议纪要正本。会议材料的归档工作应于会后及时完成。发文办理工作流程（一）流程图（二）流程图说明1、承办科室起草文稿。拟稿人按要求拟出文稿，并送所在科室负责人审核签字后，送 分管领导。2、分管领导审稿。由分管领导对文稿内容进行审改。3、领导审定或签发。加贴发文签后由承办科室送院主要领导审定、签发。需提交院党 委会或院长办公会决定的事项，待会议通过后由院主要领导审定、
3、签发。4、编号、登记。对领导审定、签发的文稿，办公室编号、登记。5、校对及印制。公文打出清样后要及时校对，重要文稿要进行二校。公文校对由承办科室负责；院领导亲自草拟的公文由办公室或领导指定的科室负责校对。一般公文2个工作日内完成印刷和装订。6、用印。凡打印发出的文件需加盖印章的，由承办科室送办公室办理。盖章时要严格 按医院印章使用管理规定办理，无领导签批的公文不得盖章。7、 归档并分发。各种文件材料盖好印章后，由承办科室负责分发，并将底稿和正件2份留办公室存档。需要通过邮政寄发的文件，由承办科室装封后写清收件单位、收件人，由办公室负责发出；急件要加盖急件章。一般情况下，发文时限为5个工作日；属
4、急件范围，应按照公文的紧急程序办理。来文办理工作流程（一）流程图（二）流程图说明1、来文整理。属个人收件，交收件人启封；属机关各室收件交各科室人员启封；属院 收件由办公室启封。2、登记、分类。收文登记后，收发员将所有公文进行分类，属简报、刊物、群众来信的按规定分发有关领导、各科室；属需要办理的公文和各种会议通知送办公室人员按程序处 理；属“三密”文件由办公室秘书按规定送有关领导传阅；各种会议通知由机要秘书直接送交与会人员。3、填写文件处理签。需要办理的公文，由办公室秘书附上办文处理笺并填写好收文时 间、来文部门、文件编号，送办公室主任提出拟办意见，然后送院领导或有关人员传阅。4、提出拟办意见。
5、办公室主任根据来文内容要求提出相应的拟办意见，送院主要领导 阅示。5、送院领导阅示。办公室秘书按照主要领导所提拟办意见送分管院长或科室。属急件 范围，应按照公文的紧急程度随到随送。6、送承办科室办理。经分管院长批示后需交由各承办科室办理的，由机要秘书送达承 办科室，并签收。一般情况下，办公室秘书应在一个工作日内送达承办科室，属急件范围， 应按照公文的紧急程度随到随送。7、公文办理。承办科室对分管院长批示需要办理的公文进行办理。凡属承办室职权范围内可以答复的事项，由承办科室直接答复呈文机关；凡涉及其他科室或有关部门业务范围 的事项，承办科室应当主动与有关科室或部门协商办理； 须报请上级机关或院领
6、导审批的事 项，承办科室应当提出意见并代拟文稿，送办公室转上级机关或院领导审批。&督办和催办。办公室对公文的承办情况要进行督促检查。对紧急或者重要公文应当及时催办，对一般公文应当定期催办， 并随时或定期向相关领导反馈办理情况。转给有关科室或单位承办的公文，如果在规定的时限内未报结果或反馈情况的，应发催办单或电话催办，并做好催办情况的记录。信访件的批办时限和要求按领导批示或有关规定处理。密级文件传阅办理工作流程（一）流程图1、密件清点登记。办公室机要秘书对收到的“三密”文件要认真进行清点登记，注明 收文时间、文件编号、标题、密级、紧急程度、份数及每一份的编号等。2、领导传阅或办理。机要秘书将收到
7、的密件登记后送办公室主任提出意见。需送领导传阅的，机要秘书用专用密级文件夹送院领导传阅（重要密件按职务从高到低传阅，一般密件可不按职务高低进行传阅），每位领导传阅后要及时退回机要秘书继续传阅。下班后机要 秘书要及时将密件收回放专柜保管，不能将密件存放在公开的地方，以防失密、泄密事件发生。需要办理的密件，由机要秘书根据拟办意见按收文办理工作程序办理，办理过程中 要注意检查督促承办科室按照保密法规要求管理好密件。办理完毕后承办科室要及时将密件退回保管。3、密件保管。密件传阅或办理完毕后，由机要秘书收回存放于专用保密柜保管。如有领导或业务室需借阅密件，要按规定办理借阅手续，用后要及时退回。4、密件清
8、退。密级文件处理完后，机要秘书要按照有关要求及时做好密件清退工作。清退时机要秘书要注意清点密件的份数，核对编号、标题，列好清单，做到不漏不缺。清退 完后要请对方在清单上签字，以示负责。办会工作流程（一）流程图制定会议方水乳备金议材料44飓理套议时料4（二）流程图说明1、确定会议议题。一般性会议由领导确定议题后，由承办科室安排会议议程和日程。2、制定会议方案。由承办科室制定会议方案，会议的召开时间确定后，须提前以书面 或口头的方式将会议的名称、内容、时间、地点及应注意和准备的事项通知与会人员。3、准备会议材料。承办科室根据会议需要准备相应的会议材料。4、会场布置。承办科室安排专人按会议性质和规模
9、进行会场布置。5、组织签到和记录。开会前承办科室组织与会人员进行签到，会务人员要点清参加会议的人数；承办科室对会议的内容（包括议题、讨论发言、形成决议、主持人结论性意见等） 进行详细记录。6、清理会场。会议结束后，承办科室应及时对会场进行清理，对遗漏的材料要注意收 集。7、整理会议材料。在会议结束后由承办科室派员整理会议记录和材料。&清退会议保密材料。承办科室安排专人将会上发放的属保密性质的文件材料及时收 回并送机要部门或作其他保密处理。办事工作流程（一）流程领导或业务科室交办事项（或外单位要求协助办理事项）T办公室登记T承办T反馈办 理结果（二）流程说明1、办事事项。领导或业务室交办事项和外
10、单位要求协助办理事项。2、办公室登记。所有办事事项统一由办公室登记。3、承办。本院领导交办或业务科室要求办理的事项，由办公室主任接受任务后，按职责权限交由办公室（业务科室）工作人员具体承办；外单位需本院协助办理事项，由办公室人员呈请分管领导批示后， 由办公室（或转承办科室） 按领导批示和相关的管理规定具体承 办。4、反馈办理结果。事项办结后，工作人员需将办理结果逐级反馈。对外接待工作流程（一）流程图（二）流程图说明1、 接到函电。接到上级或相关单位邮寄（或传真）、电话来关于到我院检查指导或学 习考察的文件。2、联系函电人。由办公室主动与来函、来电人联系，详细了解对方到我院主要活动的 具体要求。
11、3、拟定接待方案。由办公室负责接待工作的同志根据了解到的情况草拟接待方案，方 案内容包括考察项目、住宿安排、宴请接待、陪同人员、考察交流方式及考察参观路线等。4、领导审批。接待方案必须报经分管领导审批同意后实施。5、实施方案。根据方案确定的内容派出有关人员做好接待工作。6、反馈接待情况。在整个接待过程中，要随时保持与分管领导的联系，及时汇报接待进展情况。7、整理归档。每次接待工作都应认真登记，整理归档。车辆管理使用工作流程(一) 流程用车告知 f派车f出车f收车待命(二) 流程说明1、用车告知。领导用车和各科室用车超过市区范围的，由领导和各科室负责人告知办 公室，由办公室根据实际情况安排相应车
12、辆和驾驶员。2、派车。到本市范围内的市属各县区由办公室批准，超出本市范围的长途用车由分管 领导批准。3、 出车。驾驶员接到出车指示后， 在出车前必须检查“三油一水”，严禁带故障出车; 在行驶中，必须遵守交通规则，务必保证安全行驶。4、收车待命。司机出车回到单位后要按照“有事报问题，无事报平安”的原则向办公 室汇报出车情况，并回到汽车班休息待命。档案管理工作流程1、流程图2、流程说明(1) 分类整理。科室对收到的公文、 在业务活动中形成的具有保存价值的文件、图片、录音、讲话、资料等，进行分类整理。(2 )交办公室(档案室)。各科室将分类整理的档案上交院办公室(档案室)，文书档案在次年的第一季度内
13、归档。(3)编制目录归档。归档的案卷要编制案卷目录，一式两份，并进行归档。(4 )借阅申请。各科室(单位)需要借阅档案室的资料时，向办公室提出申请。(5) 批准。办公室主任对申请进行审核并签字。(6) 借阅。办公室主任签字后，档案管理人员按申请要求办理借阅手续。印章使用工作流程1、流程用印申请领导签字T登记T用印2、流程说明（1）用印申请。科室（单位）需要用印时，提出用印申请。（2）领导签字。发文需要用印时，用印人必须持有分管院领导签字的发文底稿；其他 需要用印时，须经院领导和办公室主任签批。（3）登记。需用印的科室（单位）和经办人到办公室进行用印登记。（4）用印。需用印人员的科室（单位）和经办人按规定用印。
办公室应急预案与工作流程修改
