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1、管理体系文件编写指导书1 目 的为使集团公司的管理体系文件编写规范化，特制定本指导书。2 范 围适用集团公司管理体系文件的编制和编码标识。3 引用标准GB/T 1.1 标准化工作导则 第1部分:标准的结构和编写规则GB/T 19000 质量管理体系 基础和术语4 职 责4.1 检测分析中心负责组织集团公司相关管理体系文件的编写及格式的管理。4.2 管理体系各单位根据本指导书，编写管理体系文件并进行有效控制。5 管理内容及要求5.1 体系文件分类公司管理体系文件包括手册、程序文件、作业文件、质量计划、外来文件、记录表式等。5.2 编写原则5.2.1 遵循PDCA管理原则，可采用流程图的形式描述各
2、个过程。5.2.2 以标准为依据，满足实际需要，标准条款要求应体现在管理体系文件中。5.2.3 实事求是，具有可操作性。管理体系文件编制应结合自身产品特点、组织规模、管理特点和活动过程的需要，切合实际，便于检查，有利管理。 管理体系文件要保持合理编写顺序，具有逻辑性。文件内容应正确、清晰、完整，措辞准确、通顺，易于理解，不使用可能引起误解的语言，遵循语言文字规范，例如：使用标准或规范的名词、术语和概念，特殊情况下应予以必要的说明。涉及产品或过程的名词、术语和概念应使用本行业或专业约定的提法。文字表述应力求准确、平实和明快，防止含混不清或二义性。正确使用数字、符号、表格和图片资料，规范使用定量描
3、述的方法和法定的计量单位。 各层次、各单位之间要统一协调，下一层次的管理体系文件要对上一层次的管理体系文件保持一定的连续性和继承性，注意与基础文件协调一致。管理体系与其它管理体系之间应相互协调。5.3 文件格式5.3.1 版面统一用Word文档编辑，A4纸纵向，特殊情况下可用A4横向或A3横向；页边距上、下、左、右均为22mm，幅面允许偏差1mm；页眉15mm，页脚17.5mm；正文要求：正文标题宋体三号，加粗；正文内容章节名称，宋体四号加粗；正文内容宋体小四号。以上行距23磅3磅；附录及正文中的表、注宋体小四（根据实际情况可最小调整至宋体小五），行距18磅2磅；章、条、段前段后等均为0行。5
4、.3.2 封面封面要有公司名称、文件层次、编码、上分隔线、文件名称、版号、管理部门、受控状态、发放编号、编制、审核、批准或标准化审查、下分割线、发布和实施日期。具体见表1。表1 封面编写要求序号内容位置字体字号说明1公司名称封面第一行居中宋体二号山东广富集团有限公司2文件层次封面第三行居中宋体二号文件层次分为手册、程序文件、作业文件和其他文件3管理体系编码封面第一行或第二行靠右宋体四号按文件控制程序进行编码5上分隔线编码下方分隔线粗0.75磅，长度与页面宽度一致6文件名称封面第三行居中宋体小初/宋体一号文件名称由管理对象和业务特性两部分组成7版号在每页上表格中体现或封面第四行居中宋体四号可用“
5、(第版)”或“(试用版)”表示，其中“”用汉字一、二、三表述8管理部门封面宋体四号即文件的编制部门，用简称9受控状态封面右上角，约第二行盖红章文件分为“受控”和“非受控”两大类，由文件管理部门根据需要加盖“受控”或“非受控”印章10发放编号封面右上角，约第二行宋体四号由单位代码和发放顺序号组成，由文件管理部门加盖“单位代码”章，在“单位代码”章后填写发放顺序号，中间用“”划分11编制封面宋体四号即文件的起草人12审核封面宋体四号审核、批准权限参照文件控制程序附表13批准封面宋体四号14标准化审查封面宋体四号/15下分隔线发布实施日期上方分隔线粗0.75磅，长度与页面宽度一致16发布实施日期封面
6、倒数第一行宋体四号由管理部门确定发布和实施日期，年月日采用“-”格式5.3.3 文件审批单和更改履历表文件审批单、更改履历表置于封面之后或在封面上体现，以表明文件审批、更改状态。5.3.4 正文5.3.4.1 正文的层次划分为：章、条、段、列项和附录。5.3.4.2 章是正文内容划分的基本单元，在正文层次中是基本组成部分，每一章均应有标题。5.3.4.3 条是章的细分，同一层次中有两个以上（含两个）的条时才可设条。条的设置是多层次的，需要时可分到第五层。在某一章或条中，同一层次的条，有无标题应统一。5.3.4.4 段是章或条的细分，段不编号。5.3.4.5 列项是段中的子层次，可以在章或条中的
7、任意段里出现。列项应由引语引出，引语末尾加冒号。5.3.4.6 附录是正文层次的表现形式之一。附录必须有标题，并应在正文中明确地提及。附录中的章、条、图、表和数学公式的编号前均应加上识别该附录的字母，字母后跟下脚点，如：A.1、图A.1、表A.1。 正文一般包括页眉、页脚、标题、目的、范围、引用标准、术语、职责、管理内容及要求、检查与考核、相关文件、附录和终结线。正文编写要求见表2。表2 文件编写要求序号内容位置字体字号说明1页眉编码靠右对齐宋体小四文件编码2页脚页面底端靠右对齐宋体五号正文页码3标题首页居中宋体三号与文件名称相同4目的条文章、条的编号和标题列项及其编号条文的示例、注、脚注图注
8、、图的脚注图中的数字和文字图题、表题表中的文字、表注、表的脚注图、表右上方关于单位的陈述宋体小四宋体小四宋体小四宋体小四宋体小四宋体五号宋体小四宋体小四宋体小四说明文件的编制目的5范围规定文件的应用、适用领域6引用标准在正文中提到的被引用的标准（文件）7术语主要规定引用的标准和使用本文件涉及到的其它术语8职责a) 明确由哪些单位实施此文件；b) 明确本文件中规定的各项质量管理活动的负责单位；c) 明确各单位的职责、权限及单位之间的相互关系。9管理内容及要求a) 识别该活动所需的过程，阐述该活动各个环节之间的输入转换、输出的内容；b) 规定开展每个过程所需的资源和信息；c) 规定为确保每个过程的
9、有效运行和控制所需的准则和方法；d) 说明如何控制活动的进行，制定其验证方法，并留下凭证。10检查与考核阐述如何监督活动实施，检查文件实施效果，适情考核。11相关文件应参照下列语句开头和结尾。开头语句可以为：“本过程涉及的文件有：”“本过程产生的记录有：”。结尾语句可以为：“记录的管理执行记录控制管理程序”。12附录附录编号附录标题附录内容宋体五号宋体四号宋体小四附录由“附录”和“表明顺序的大写英文字母”组成，分两行书写，第一行写“附录+大写英文字母”；第二行为附录标题。13终结线排在文件最后，不能另起一页编排。终结线为居中的粗实线，长度为版面宽度的1/4。5.4 文件编码标识，具体执行文件控
10、制程序相关规定。5.5文件编码标识说明各单位按文件控制程序及以上要求对本单位管理体系文件进行编码标识；文件的编码标识位置定为标题与正文之间的右方，记录表式的编码标识位置原则上定为记录名称与表式之间的左方，确有理由的，可视情况而定；5.6文件发放编号 发放顺序号6 检查与考核检测分析中心抽查文件执行情况，同时通过内部审核和外部审核，对体系内各单位进行检查，如发现不符合按相关的制度进行考核。7 相关文件7.1 本过程涉及的文件有：a) QB/GF-SC 管理手册b) QB/GF-CX-01 文件控制程序c) QB/GF-CX-02 记录控制程序7.2 本过程执行的记录有：a) QB/GFJL05/01 文件更改申请单5
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