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1、大酒店会议管理作业指导书会议是一个机构内不可缺乏的沟通方式。 8.1.议程 议程是有次序地列出会议中所要进行的项目。此外还有会议日期、星期、时间、地点。议程在会议前七至十四天发给出席者，令他们早作准备。每次会议日期在每一年度开始便已决定，并在上一次会议终结时重申。议程由行政办经理制作，内容除了包括上次会议仍未解决之项目外，行政办经理应咨询其上司其他新的事项。 会议主席议程会议主席议程有别于一般议程，它包括会议中需要的额外资料，与及在议程中右方腾出空白部份，方便主席记下重点。8.2.在会议前后总办主任的工作：会议以前1.咨询会议主席，预备议程并分发各与会者。2.预备会议主席议程3.预留会议场地（
2、会议室、会客室或其他指定地点）4.与会者若有任何动议或对议程中项目有重点意见，但因任何理由不能出席，应预早以书面列明有关事项，让行政办秘书转交会议主席在会上提出。5.集中各项用品： 1.文具、纸张 2.议程副本 3.上次会议记录 4.有关议题的文件、档案 5.出勤记录 6.名牌开会当天1.提早到达会场，带备文具、文件、出勤记录等。2.若有需要，在会场通道放置指示牌。3.安排座位，放上名牌。4.派发纸张。5.安排开水及水杯、烟灰碟放在方便地方。6.检查出勤记录，确定所有出席者都已签署。7.读出上一次会议记录、缺席者通知书及其他信件。8.提供讨论事项的文件。9.详细记录会议过程内容、动议者、和议者及投票结果。8.3.会议结束 1.确保所有文件已带回办公室。2.草拟会议记录待会议主席批阅。3.将批阅后的记录整理，并分发各出席者。4.预备议决后的跟催文件。5.把第4项及会议中使用的文件存档。6.把下次会议日期记在日志中。 8.4会议记录会议记录必须小心保存，每一项议决都是日后执行及参考的依据。它是一项永久的记录，亦有其法律效力。会议记录包括跟催上次会议内容、是次会议事项、下次会议的日期、时间及休会时间各项。
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