公司管理系统采购内控管理系统规章制度

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1、word公司采购内控管理制度1、 目的为加强采购计划管理，规X采购工作，保障公司生产经营活动所需物品的正常持续供给，降低采购本钱，提高公司采购效率、明确岗位职责、有效降低采购本钱，满足工公司对优质资源的需求，进一步规X物资采购流程，加强与各部门间的配合，特制定本制度。2、 适用X围 适用于本公司生产用设备、原材料、辅助材料、生产用耗材等公司生产性物资采购过程，包括出口物资的采购。3、 职责3.1总经理负责采购管理制度的审批。3.2采购部负责合格供方的开发和管理，合格供方物资供给能力应涵盖公司所有生产性物资需求；对供方在制过程和生产进度控制；对供方库存的核对与控制；与供方的协调与沟通。3.2工程

2、部和销售部负责提供详细的物资的图纸或参数、材质、规格、工艺等属性。必要时由工程部出图，并由销售部门经客户确认后以请购单的形式提报给采购部。3.3销售部负责对物资样品发出后的跟踪和客户反响的记录。3.4财务部负责对采购物资预付款和货款的结算和给付。4、 采购岗位职责寻找物料供给来源,并分析相关市场。与供货商洽谈,并安排工厂参观、建立供货商之数据。要求报价与进展议价并做出比价分析。获取所需之物料。查证购进物料之数量与质量。建立采购业务进展顺遂所需要之数据和合格供给商名录。了解市场趋势,搜集市场供给与需求价格等适时数据加以本钱分析。呆料与废料之预防与处理。5、 物资采购工作程序. 销售部 工程部 采

3、购部 财务部 选择供给商. 填写请购单审核请购单出图纸参数销售与客户沟通确认图纸 登录合格供给商名录 注：工程部门提报的请购单，如此由工程部 询价比价 直接提交采购部进入采购流程。 OK 发出订单 制程跟踪与反响 不合格 库存的核对与处理供给商交货 产品质量检验 报关出货 合格拍照存档备查结算货款 审核应付货款 如请购的项目在合格供给商名录中没有找到适宜的供方，需开发新供给商。新供给商开发评定工作流程如如下图：. 销售部 工程部 采购部 财务部. 填写请购单 开发新供给商审核请购单出图纸参数销售与客户沟通确认图纸供给商评定辅导 录入合格供给商名录 YES N0 不合格 合格淘汰. 销售部 工程

4、部 采购部 财务部选择供给商审核请购单出图纸参数填写请购单与客户沟通确认图纸样品制作跟踪N0 不合格顾客判定样品检验工程判定 合格OK顾客签评记录样品保管与记录6、请购与其规定6.1请购的定义请购是指某人或者某部门根据业务需要确定一种或几种物料，并按照规定的格式填写一份要求获得这些物料的单子的整个过程。6.2请购单的要素完整的请购单应包括一下要素：1请购的部门；2请购物品所属项目；3请购的用途；4请购的物品名；5请购的物品数量；6请购的物品规格；7请购物品的样品、图纸或技术资料等；8请购的物品的需求时间；9请购如有特殊需要请备注；10请购单填写人；12采购负责人；6.3请购单与其提报规定（1）

5、 请购单应按照要素填写完整、清晰，由请购部门领导审核批准后提报工程部；2请购人应与时与客户沟通确认图纸参数等要素尽可能详细地提供给工程和采购部门；3工程部进展审核，如需要图纸，工程部要附上审核后的图纸和请购单一起返给请购人；4请购部门确认无误后把请购单与确认后的图纸一起提报给采购部门；5请购人在提报请购单后是应要求采购部请购单接收人签字回执；6涉与的请购数量过多时可以附件清单的形式进展提交，为提高效率该清单的电子文档也需一并提交；7遇公司业务急需的物资，部门领导不在的情况，可以或其他形式请示，征得同意后提报采购部门，签字确认手续后补。8如果是单一来源采购或指定采购厂家与品牌的产品，请购部门必须

6、作出书面说明。9请购单的更改和补充应以书面形式由部门领导签字后报采购部。6.4公司物资请购单的提报部门1公司经营生产的物资、劳务、固定资产、工程与其他项目由工程部门提报；2公司销售业务物资或样品由销售部门提报。请购单的接收与分发规定6.5.1请购单的接收要点1采购部在接收请购单时应检查请购单的填写是否按照规定填写完整、清晰，检查请购单是否经过部门领导审批，图纸是否经过确认，有无确认签字；2接收请购单时应遵循无计划不采购，名称规格等不完整清晰不采购，图纸与技术资料不全不采购，库存已超储积压的物资不采购的原如此；3联系供给商管理人员核查请购物资是否有库存，确认库存数量；4对于不符合规定和已经撤销的

7、请购物资应与时通知请购部门。6.5.2请购单的分发规定1对于请购单采购部应按照人员分工和岗位职责进展分工处理；2对于紧急请购项目应优先处理；3无法于请购部门需求日期办妥的应通知请购部门，沟通变更供货日期；4重要的项目采购前应征求公司相关领导的意见。采购周期的规定1单次采购金额预算在1万元以下的零星采购项目或预算在1万元以下可市区采购的物资与产品的采购周期不应超过5天；2单次采购金额预算在1万元以上的项目比价采购，采购周期不应超过15天3按订单生产的公司业务性物资销售部门应在充分考虑供给商生产能力的前提下请购部门与采购部门共同制货日期；4新产品研发与样品采购部门应特别注意沟通跟进确保生产进度和交

8、期。5请购部门应按照上述条款中规定的时间提前提报请购单，采购部如未能按时完成采购任务时应向公司领导说明原因；6遇到紧急采购应汇报公司领导采取快速优先采购的策略；7供方开发和选择的规定7.1采购部开发新供给商要通过各种渠道对其进展调查摸底，通过情况汇总认为可以进展合作，将供给商的情况登记到合格供方登记表中，交由工程部进展供给商资格评定。7.2工程部应对选出的重点供方进展培训和沟通，让对方理解我公司的产品结构、工艺和理念。7.3工程部对评定合格的供给商要在合格供方登记表上签字确认，由采购部录入合格供给商名录与合格供方登记表一起存档。8样品管制的规定8.1采购部门要与时跟踪供给商样品制作的过程，遇到

9、问题要与时反响给销售和工程部门，防止因各方沟通不与时造成的样品生产错误。8.2采购部门对供给商生产产品质量、数量和工期负有跟踪和管制的责任。8.3取得样品后采购部门要进展自检并在样品评测表签字确认，再与样品实物一起提交给工程评测确认签字，最后交由销售和客户进展确认，由采购对本单进展存档备查。9询价与其规定9.1询价比价原如此除固定资产外单次采购金额在1万元以下项目可以自行采购；单次采购金额预算金额在1万元以上的所有项目都应要求至少对三家以上的供给商进展询价；由三家以上供给商提供报价，在权衡质量、价格、交货时间、售后服务、资信、客户群等因素的根底上进展综合评估，并与供给商进一步议定最终价格，临时

10、性应急购置的物品除外。低价搜索原如此：采购人员随时搜集市场价格信息，建立供给商信息档案库，了解市场最新动态与最低价格，实现最优化采购。所有采购项目上必须向生产厂家或服务商直接询价，原如此能不通过其代理或各种中介机构询价；询价请应认真审阅请购单的品名、规格、数量、名称，了解图纸与其技术要求，对请购产品的规格型号、产品工艺、与外表处理等各种信息进展了解，迅速由外行变为内行。遇到问题应与时的与请购部门沟通；属于一样类型或属性近似的产品应整理、归类如果采购周期相差不多应集中打包采购；对于紧急请购项目应优先处理；对于请购部门需求的物资或设备如有本钱较低的替代品可以推荐采购替代品，但必须与请购人进展沟通并

11、征得同意由请购人在请购单背面进展背书签字；9.6询价时对于一样规格和技术要求应对不同品牌进展询价；比价采购所询问的单位均应具备一定资质和实力，并能提供三证合一的资质证明具有提供或完成我公司所需物资和项目的能力；比价采购应按照询价比照分析表的格式填写完整询价比价分析内容与请购人进展沟通，并存档备查；在询价时遇到特殊情况应书面报请公司领导批示。10比价、议价10.1对厂商的供给能力，交货时间与产品或服务质量进展确认；10.2对于合格供给商的价格水平进展市场分析，是否其他厂商的价格最低，所报价格的综合条件更加突出；10.3收到供给单位第一次报价后应向请购部门领导汇报情况，设定议价目标价格；10.4重

12、要项目应通过一定的方法对于目标单位的实力，资质进展验证和审查，如通过进展实地考察了解供给商的各方面的实力等；10.5参考目标价格与拟合作单位或拟中标单位进展价格与条件的进一步谈判。廉洁原如此：1自觉维护企业利益，努力提高采购物品质量，降低采购本钱。2廉洁自律，不收礼，不受贿，不承受吃请，更不能向供给商伸手。3严格按采购制度和程序办事，自觉承受监视。4加强学习，广泛掌握与采购业务相关的新材料、新工艺、新设备与市场信息。5工作认真仔细，不出过失，不因自身工作失误给公司造成损失。11比价、议价结果汇总比价、议价结果汇总应按照询价比照分析表的格式完整列出报价、工期、付款方式与其他价格条件、列出拟选用单

13、位与选用理由，按照一定顺序逐一审核；如比价、议价结果未通过公司领导审核应进展修改或重新处理。供给商选择：1具有合法经营主体者。2品质、交货期、价格、服务等条件良好者。3信誉良好者。4客户认可的供给商。12合同的签订与其规定。12.1合同合同是当事人或当事双方之间设立、变更、终止民事关系的协议。依法成立的合同，受法律保护。广义合同指所有法律部门中确定权利、义务关系的协议。目前我们的采购工作主要涉与工矿产品买卖合同。合同正文应包含的要素1合同名称、编号、签订时间、签订地点；2采购物品/项目的名称/、规格、数量/工程量、单价、总价与合同总额，清单、技术文件与确认图纸是合同不可分割的局部；3包装要求；

14、4合同总额应含税，含运达公司的总价，特殊情况应注明；5付款方式；6工期；7质量保证期；8质量要求与规X；9违约责任和解决纠纷的方法；10双方的公司信息；11其他约定。合同签订与其规定供给商经送样审查合格后，经总经理批准，由采购部门与选定的供给商签订合同。交易发生争执时，依据合同的核定条款进展处理。具体要求如下：1如涉与到技术问题与公司某某的，注意某某责任；2拟定合同条款时一定要将各种风险降低到最低；3为防止合同工程量追加或追加无依据，打包采购时要求供货方提供分项报价清单；4遇货物订购数量较多且价值较大或难清点的情况时务必请厂商派代表来场协助清点；5质保期一定要明确从什么时候开始并应尽量要求厂商

15、延长产品质保期；6详细约定发票的提供时间与要求；7针对不同的合同约定不同的付款方式，如设备类的合同一般应分按照预付款、验收款，调试服务款、质量保证金的顺序明确付款额度、付款时间和付款条件等8与初次合作的单位合作时，应少付预付款或不付预付款；9违约责任一定要详细、具体；10比价/招标汇总表巡签完毕后方可进展合同的签订工作；11合同签定签应按照合同X本的格式对合同初稿进展巡签审查；12合同巡签审查通过后应由公司领导签字，加盖公司合同章方可生效；13签订的所有合同应与时报送财务部门。并将合同原件与扫描件分别进展存档。13付款与合同执行付款规定1所有已签订合同付款时应参照公司财务中的相关规定执行；2按

16、照进度付款的采购项目必须确保质检合格方可付款；3按照公司规定和合同约定达到付款条件的合同在付款时应填写资金支出审批单或付款审批单，该审批单巡签完毕后提交财务部付款；4财务部门在接到付款审批单后应在3天内付款，以免影响合同的执行和供货周期，遇特殊情况限延期付款的应与时的通知采购部并汇报公司领导。13.2合同执行已签订合同由采购部项目负责人负责跟进，由采购部负责人进展监视，假如采购物品物资无法在预定时间内交货的，采购人员须提前通知需求部门，寻求解决方法，并须重新和供给商确定新的交货期，并知会需求部门。已签订的合同在执行期间，应与时掌握合作单位对于合同义务和责任的履行情况，跟踪并督促其保质保量，按时

17、履约；合同在履行期间应按照上方约定严格执行合同，遇未尽事宜应与时协商并签订补充合同；14报验与入库14.1报验1供给单位已经履行完毕的合同，采购部应与时的通知工程部门共同进展验收；2对于不同类型的合同的标的物的验收标准参照公司质量标准的相关规定执行；3达到质检和报验条件的合同标的物应在第一时间报请工程部门进展质检、验收；4工程部门在接到采购部报验通知后应与时报验，并出具采购物品验收单，对于质检不与时延误生产部门使用或不能入库的情况工程部门应负主要责任；5用于公司生活和办公的物资不在公司质检部质检X围之内。14.2入库1公司所有的生产材料、设备与外协加工件入库前均应通过质检部门的检验或验收；2合

18、同标的物在运达公司后采购部应与时通知请购部门，由请购部门与时安排卸货与搬运；3质检部门未与时验收的合同标的物，仓库在收到送货清单后应将其作为暂存物资承受；4质检部门已经验收的产品仓库应与时的入库，并与时出具入库单；5外协加工件应按照原材料入库；6质检合格后的固定资产与服务按照公司财务规定不入库。7如验收不合格的，由验收部门通知采购部门，2日内办理换退货手续。15、考核：凡违反本制度的人员，依照公司相关管理制度进展处罚。16、本制度解释权归人力资源行政部，自公布之日起执行。17、本制度附件：1、采购申请单2、询价比照分析表3、合格供给商名录4、合格供方登记表5、样品评测表6、合同X本7、入库单8

19、、采购物品验收单一般采购流程表：流程作业要求记录表单责任单位/人采购申请接收请购单询价比价议价样品提供确认供给商选择进度跟催签订采购合同验收入库1、物资需求部门根据生产或经营实际需要填写请购单。请购单需求部门1、采购接收请购单，直接采购或转给工程出图出参数，完成后附图返回请购部门确认，完成确认后将资料返给采购。请购单采购员工程部请购部门1、采购人员依需求缓急，参考采购历史记录或供给商所提供的资料，至少精选三家以上供给商进展比价和议价。询价比照分析表采购员1、以满足需求部门所提出的性能、指标、品质为原如此。样品评测记录表采购员工程部1、依优质低价原如此进展选择询价比照分析表请购部门/工程部/采购

20、员1、依据供需双方确定的条件签订合同采购合同采购员1、依据合同或约定的交货期进展跟踪确认，发生异常与时处理采购合同采购员1、按采购需求进展验收，办理入库手续入库单库管员/请购部门1、库管员按已办妥的请购单、送货单整理汇总对帐/整理付款资 料2、采购员根据库管员提供的相关资料进展对帐，到财务部办理付款手续。3、需求部门、采购部门上报总经理材料采购、接收与入库情况。送货单发票支付凭证库管员采购员申请部门： 交表日期： 年 月 日采购类别：设备 材料 工程 低值易耗 其他 购置原因：序号产品名称规格型号数量总估价交货期备注12345678备注：申请人：部门负责人：工程部审核人：工程部负责人：财务负责人：采购员： 采 购 申 请 单采购物品验收单合同编号：序号品名规格型号单位数量验收意见请购单号1234567采购员：验收经办：验收部门负责人： 合格供给商登记表填报日期供给商编号公司名称法定代表人公司地址注册资金联系人联系 公司性质公司营业X围公司年生产量公司架构：1、公司负责人2、员工人数3、公司架构表公司设施：1、厂房与仓库2、生产设备质量系统：1、ISO9000证书2、质量负责人3、产品合格证产品业绩：17 / 17