某药业分公司企业管理信息化解决方案

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1、 大庆华科股份有限公司华科药业分公司企业管理信息化解决方案（建议书）北京英克科技有限公司2002年7月目 录绪 论125一、项目背景125二、项目的总体目标1262.1系统应体现的管理思想1272.1.1“授权”1272.1.2 “控制”1272.1.3管理的垂直化1272.1.4管理规范化1282.1.5管理过程化1282.1.6 管理企业中存在的差异化1282.1.7 管理的精细化1292.1.8 管理的远程控制机制1292.1.9 工作流的管理思想1292.1.10 全面的财务管理和控制1302、2 系统目标1302.2.1 库存控制和物流配送方面1302.2.2 客户服务方面1312.

2、2.3 资金管理方面1312.2.4 营销控制方面1312.2.5 经营信息方面1312.2.6 质量控制管理方面1322.2.7 设备管理方面1322.2.8 办公自动化方面1322.2.9 人事管理方面132三、手工管理下企业的管理现状分析1333.1 企业面临的外部环境和内部管理压力1333.2 企业面临的内部管理现状1343.2.1 信息管理1343.2.2 财务管理1343.2.3 客户服务1353.2.4 库存管理1353.2.5 销售管理1353.2.6 生产管理1353.2.7 采购管理135四、医药行业的管理特性对系统的要求1364.1 批号、效期的跟踪管理1364.2 赠样

3、品的管理1374.3 销售退货质量管理1374.4 返利管理1374.5 立体化仓储管理1374.6 GMP药品质量的管理138五、系统需求分析1385.1 总体需求1385.2 软件功能要求1385.3 药品销售业务系统需求1395.4 内外环境变化因素对软件系统提出的要求1395.5 从企业的技术现状出发对软件系统的要求1405.6 企业发展对软件系统的要求140六、华科药业公司ERP解决方案1406.1总体思路1416.2 华科药业ERP系统设计原则1416.2.1华科药业的发展对软件设计模式的要求1416.2.2 由上向下的设计、由下向上的分步实施原则1426.2.3目标合适、有限投资

4、、逐步发展的原则1426.2.4先保证实用性、可靠性，后追求先进性、科学性原则1426.2.5 建立C/S结构和多层体系结构，遵循分布、开放、互连原则1426.3 方案综述1436.3.1 系统的流程设计1436.3.2 业务综合管理系统1436.3.3 物流调配系统1436.3.4 综合经营信息系统1436.3.5 凭证生成系统1446.3.6 数据复制工具1446.3.7 在总部设立财务核算系统1446.3.8 生产控制计划系统1456.3.9 办公自动化系统1456.3.10 人事管理系统1456.4 系统解决方案1456.4.1 企业组织构建1456.4.2单位组织的管理1466.4.

5、3 货品的管理1476.4.4 货品的包装和计量单位1476.4.5 对药品批次、批号的管理1486.4.6 销售管理模型1496.4.7 对仓库的管理1496.4.8 运输管理1526.4.9 库存控制管理1536.4.10 物流调配模型1546.4.11 存货核算处理1556.4.12 独立核算单元155七、系统功能范围要求1577.1 全局功能1577.2 基础数据和配置1577.3销售管理1587.4 仓库管理1597.5 运输管理1597.6 存货管理1607.7 进货管理1607.8 各类核算1607.9 配送管理1617.10 统计1617.11 生产计划与控制1617.12 生

6、产成本管理1625.13 生产质量管理1637.14 生产设备管理1647.15 生产决策164八、主要业务流程设计方案1668.1 销售管理流程1668.1.1 订单管理1668.1.2 出货、退货管理1718.1.3 业务数据采集与分析1718.1.4 财务控制销售出库1718.1.5 销售开票的批号处理1718.2预测与计划控制1728.2.1物料需求自动计算1728.2.2生产任务自动排程1738.3 物流供应控制与采购管理1738.3.1采购管理1758.3.2 采购提前期设定1778.3.3 采购物料编号与批次批号管理1778.4 仓库管理1788.4.1物料收料、退料控制与管理1

7、788.4.2 物料验收、退料控制与管理1788.4.3 物料仓房、储位管理1798.4.4 仓库领料、退料控制与管理1798.4.5仓库资料查询与控制1798.4.6 销售出库1808.4.7 移库业务1808.4.8 代管业务1808.4.9 仓库的盘点1808.4.10 仓库管理的其他业务1808.5 生产与现场控制管理1818.5.1 生产任务自动规划1818.5.2 生产控制模型1838.6 质量控监系统1848.6.1 质量控制结构图1848.6.2 质量信息管理1848.6.3 质量单证管理1848.6.4质量养护管理1848.7 设备管理1858.8 成本核算1868.8.1成

8、本管理1868.8.2成本管理涉及的主要方面1878.8.3 生产成本计算方法1888.8.4关于期间费用的分配1898.8.5对帐1928.9 财务核算1928.9.1财务汇总帐1928.9.2 自动生成财务凭证192九、系统技术环境要求1939.1 系统开发工具1939.2 数据库1939.3 网络平台194十、系统实施的切入点选择196绪 论华科药业公司刚刚开始运营，有较好设备，但所有的管理体系尚未形成，主要有以下几方面的问题：n 人力资源问题主要是专业人员不够，在整个药业的管理体系中，应聘请制药行业内的专业人士来担当销售总监、生产总监、质量部长等。现在这样边经营边摸索的方法，不能适应当

9、前医药行业的激烈竞争。n 工艺问题现有主要产品的加工工艺还未能完全稳定下来，还在摸索。主要还是由于缺乏专业人员。n 产品问题现有产品多为普药，没有竞争力。蜂王浆胶囊虽然竞争对手少一些，但蜂王浆类产品已销了10多年了，市场份额和获利空间不大。如果没有几个有竞争力的新药，药业的生存都是有问题的，更不用说成为集团的利润增长点了。所以药业现在应在新产品上加大投入。n 销售渠道问题药业现在正在建设销售渠道，在这个时期应有尽可能多的业内人士参与其中，这样才可以少走弯路，绝不能边建设边摸索，市场不等人。 由于华科药业刚通过GMP认证，各种管理制度刚建立，因此，我们建议华科药业采用一个成熟的制药行业信息管理系

10、统，以信息化建设为契机，提升华科药业的管理水平。一、项目背景 大庆华科股份有限公司药业分公司（以下简称“华科药业公司”），是大庆华科股份有限公司的直属子公司。大庆华科股份有限公司成立于1998年12月8日，2000年7月26日在深圳证券交易所作为高新技术企业挂牌上市，是大庆地区第二家上市公司。 公司现有五家直属企业和四家参股公司，主要从事石油化工、精细化工、医药和其他高新技术产品的开发、生产、销售及进出口贸易。 华科药业公司主要从事药品的生产和销售。华科药业公司于2001年6月建厂，2002年4月开始生产出产品，于2002年6月19日顺利通过国家GMP认证。 华科药业公司占地7万9千平方米，职

11、工110人，90具有中专以上学历，其中27人具有大学本科学历，执业药师4人，高级工程师3人。华科药业公司建有中药提取车间、软胶囊车间、固体制剂车间和公用工程附属车间，现生产剂型有胶囊剂、片剂、颗粒剂，生产品种有更衣胶囊等11个品种，包括蜂王浆软胶囊、抗饥消渴片、小儿速效感冒颗粒、新速效感冒片、盐酸雷尼替丁胶囊、逍遥颗粒、诺氟沙星胶囊等。华科药业公司具有年生产片剂2亿、胶囊剂6亿、颗粒剂1亿的能力。固体制剂设备选用国内最先进的机械，软胶囊生产设备从国外引进，产品质量稳定。药品检验选用世界一流的分析设备，能够保证出厂产品的质量。同时华科药业公司还下设一个研究所，具有中药提取研究和制剂研究的能力，为

12、华科药业公司的发展提供保证。由于华科药业公司刚建成投产不久，公司的管理模式还没有完全定型，公司在药品的生产管理、销售管理、网络建设、市场营销等方面尚处于摸索阶段。因此，华科药业公司希望借助北京英克科技公司在医药行业信息化建设中的丰富管理经验和对医药行业特性的了解，帮助华科药业公司导入针对制药企业的信息化解决方案，规范华科药业公司的基础管理，以实现公司的发展目标。本建议书是在北京英克科技公司管理咨询顾问对大庆华科股份有限公司和华科药业公司进行调研诊断的基础上提出的。本建议书所提供的信息管理系统（ERP）解决方案，以及方案所依据的业务模型，结合了大庆华科的管理现状和特点，以及制药企业的业务流程，只

13、对华科药业公司具有参考价值。为此，本次华科药业公司信息管理系统（ERP）解决方案将涉及的业务范围有：华科药业公司的原辅材料的采购、产品的生产、销售。而且上述销售均是批发，但不排除将来可能涉足药品零售业。二、项目的总体目标该项目的最终目标，是在华科药业公司内建立完整的药品生产和批发销售业务流程管理信息系统。在实现全部业务的微机化操作的基础上，通过信息的快速采集与分析手段，对公司内的各种资源合理调配，从而保障对客户的服务质量，及时提供准确的销售预测，保障向大庆华科股份有限公司提供及时准确的管理信息。 2.1系统应体现的管理思想 ERP信息管理系统软件仅是企业实现现代管理的手段或工具，它必须是承载管

14、理思想和管理意图的载体，换言之，在ERP软件系统中必须有实现管理意图的方式和处理方案。针对国内制药企业的管理特点、具体情况以及IT技术的优势，ERP信息管理系统软件应该融入以下管理思想：2.1.1“授权” “授权”是管理的真谛，但“授权”应同与之相关的责任相统一。明确某人、某个分支机构及部门的职务及其职能。明确具体某人工作的范围大小或对具体事务的作用权限。2.1.2 “控制” “控制”是对于“授权”之后，可能出现权限范围内越轨行为的审计和防范。比如：利用系统授与的权力进行破坏性数据操作时，系统能够在后台自动备份记录，明细到何人、何时作了什么样的操作等。 “授权”与“控制”相结合，能够建立企业内

15、部真正意义的岗位责任制，建立企业内部在网络环境当中的协同工作机制。2.1.3管理的垂直化 实现上级对下级、总公司对各分部业务行为的实时监控和刚性限定。总部利用网络或电话线，实时地对分支机构、部门、人员、在某个时间段或当前的业务状态进行全面监控。通过远程注册到下级系统中以便真实地掌握业务经营状态。将整个公司的业务利用计算机网络纳入到全面受控的状态并对具体业务进行调节和限制，以实现总部的统一营销策略；实现对分支机构人员职权及时调整变化，全面掌握所有个人的业务资料，实现整个集团化企业所必须的集约化经营管理。2.1.4管理规范化 专业分工与协作是效率产生的前提，一个高效的企业运作需要形成内部岗位规范与

16、标准业务流程。规范化管理主要表现在以下几个方面：n 业务档案与资料的规范 建立属于企业自身的编码、分类、序列规范。n 建立岗位操作规范 配合岗位责任制的量化管理，建立岗位操作规范，以文字和软件设置构建的岗位责任明确，通过对其在业务操作过程中工作效果的全面记录，就能对某一岗位建立反映其工作效果的指标体系，利用真实业务数据，就可以对各岗位工作定时定质，从而形成岗位操作规范。比如：外勤（销售人员）的业绩合理考核，不仅要考察绝对数字，而且要综合考虑实际收入的组成与欠款的分布；对制单岗位的制单数量和质量进行考核。n 建立健全总部与分支机构的汇报与审计机制 建立健全总部与分支机构的汇报与审计机制，不仅可以

17、收集传输上行报告，同时能够对出轨业务和工作责任调查原因，并且确定各个岗位间的业务衔接和传递规范。2.1.5管理过程化n 全过程监控 对公司的业务，从产供销到内部事件到全过程监控。清楚某笔业务处于何种状态以及业务发生的详细情况。n 过程中的业务控制 对主要的业务过程进行监测控制。如：对客户的信誉控制，销售的价格策略控制、库存量的控制。2.1.6 管理企业中存在的差异化 差异是企业运作中的一种客观存在，是由于某种特殊业务或不规范业务行为造成的。对差异的管理应建立在基于过程化管理和规范化管理的基础上，利用全过程记录和岗位责任，准确及时的反映差异。其次，对于差异的不同情况提出相应的解决机制，尤其是在不

18、同的经营模式下，差异更呈多样性和复杂性，必须能够及时反映，而且能够控制和调整这些差异。2.1.7 管理的精细化 具体到某个人、某个岗位的操作，系统构建时，精细化授权到每个人员的操作范围和具体效果。n 管理精细化 可以对分公司、部门甚至个人进行考核与评估，建立岗位责任与考核评估体系。不仅考虑绝对数，还应综合考虑真实分布与具体组成。n 核算精细化 可以对单一品种进行个人核算、部门核算，甚至逐笔业务核算。n 决策精细化 数据仓库为决策提供科学的数学依据。基于数据仓库的决策系统不仅考虑业务财务发生的内部真实数据，而且要全面考虑外部环境的相关信息，进行科学决策。在指导日常业务过程中，实时掌握业务信息，以

19、真实的数据为依据，对各个业务环节和业务的具体状态从细节上进行监控。2.1.8 管理的远程控制机制n 远程传输 实现总部与分部之间或异地机构之间的报表、单据、文本的传输，提供双方的信息互通与业务联络。n 远程注册机制 利用网络将分支机构纳入到一体化的管理，掌握任何时间段的具体业务的明细发生，并且设置控制开关，实现刚性管理。n 远程网上的业务协作 利用软件通信技术实现异地部门与机构之间的业务协作与业务操作。如：利用远程库房管理进行远程提货票的传输登录入帐、提前配货、进行逐笔勾对，加强对发出商品的管理；利用远程业务开票系统在异地冲减台帐，实现销售业务的不同地域协作，以达到充分利用内部资源的目的。2.

20、1.9 工作流的管理思想 工作流是指不同的部门或人员去完成同一个由若干个阶段组成的工作而形成的流动过程。如签发或传阅文件的过程，采购进货入库的过程，销售提货的过程，退货处理的过程等等；利用计算机技术来管理这些过程，就可以加快这些工作流的速度，提高工作效率和质量。2.1.10 全面的财务管理和控制 按照国际惯例，会计划分为财务会计和管理会计二大类，我国的会计软件也正在从核算型向管理型迈进。这也反映了我国企业管理对管理会计的重视。制药业对财务管理的需求同多数制造业一样，都要符合我国的新会计制度和国际会计准则。 软件利用电子传票技术实现了业务财务一体化，并通过业务转财务实现了财务中凭证的自动生成，不

21、需要再繁琐的手工录入。 软件在进货和销售过程中加入了财务的审核过程，从而避免了应付款的提前给款和应收帐的呆死帐现象，使得目前的记帐式会计上升为管理会计。 软件对成本的核算能达到车间及班组，对生产的每一流程都有明确的考核指标。 另外，财务管理与采购、库存、销售、生产、人事、工资等管理功能的高度集成，成为一个一体化的会计解决方案。2、2 系统目标 为了实现上述管理思想，本方案提出如下细化的系统目标，以指导系统构建活动。其中，药品有批号、效期等行业特点，在系统目标的设置中综合体现了这一特点。n 全局性目标 协助华科药业公司建立科学规范的业务管理流程。n 长期目标 支持华科药业公司今后可能出现的大规模

22、连锁经营和复杂的物流调配的经营模式。支持华科药业公司顺应潮流，实现网上销售的电子商务应用。2.2.1 库存控制和物流配送方面 通过对各级库存量进行控制，减少在库时间，加速周转，提高产品保质期。支持华科药业公司建立全国销售机构物流请求的快速响应系统，以最佳方式向目标地点供货。 ERP系统每日对车间的各种库存进行自动盘点，以辅助下一个工作时段（第二天）下发出指令的准确性。对于重复性生产流水线，半成品保持一定的库存，以保证下一时段的生产不形成库存积压，也不形成掉产或掉班。2.2.2 客户服务方面 建立对客户物流请求的快速反应模式。缩短配供货时间，减少最低供货批量，满足减少客户库存占用和产品保质的要求

23、。 为了配合实现上面所提的客户服务水平，支持华科药业公司对有一定信誉的大中型客户实行合同配送，物流先行，定期结算的配送式销售模式。2.2.3 资金管理方面 在提高客户服务水平的同时，支持华科药业公司加强对资金回笼的监管和控制，加速资金周转，减少损失。 支持华科药业公司加强对全国范围库存货物的监管，防止产品在库或在途（在运）时间过长。 规范各分部和总公司间的资金结算活动，进一步加速资金回笼。 支持对销售成本和库存资金的核算2.2.4 营销控制方面 支持华科药业公司规范全国范围内和局部地区的价格、服务和产品质量方面的规则，并支持其贯彻实施。 采用销售区域与发货产品批号相对应的原则，可防止不同区域的

24、串货现象的发生。 根据华科药业公司确定销售业务人员业绩考核及工资方案。支持销售人员的业绩考核相关的统计计算。支持对分公司和办事处的考核计算。2.2.5 经营信息方面 在全国范围内及时准确地收集销售、资金回笼、运输、出库数据，并支持各个侧面的统计分析。2.2.6 质量控制管理方面 在收到货品时，系统可以将货品分解为多种情况进行处理，质量检验合格的作为正常进货入库房，系统提供支持货品在流转过程中的状态变化，明确责任，及时对质量进行跟踪和调整，并在销售货物时显示质量状态。 在整个ERP管理过程中，对货品的批次、批号、状态、批准文号、有效期和厂家负责期进行了全程控制。 在生产管理方面，允许用户定义货品

25、的质量标准并依照标准检验材料、半成品、产成品，包括质量项目、质量标准定义、货品品级、质检报告等。2.2.7 设备管理方面 ERP系统随时反映设备的运行状态，以保证生产的正常进行。 对生产辅助工具的领用，系统打印借用单并记录使用情况，以确保各种器具的合理使用及及时入库。2.2.8 办公自动化方面 对目录进行管理，如：对目录的不同分类，对其是否共享和查看的授权。对档案进行管理，如：档案的增、删、改、查看等。对文档的管理，如：文档的处理、传递、共享、查询等。对会议的管理，如：会议的登记、保存、查询和删除操作，以及与会议相关的会议通知、会议文件的管理。2.2.9 人事管理方面 对职工人事情况进行管理，

26、如：工伤、开除、退休、辞职等进行详尽管理。 医疗档案管理，对职工的医疗保险、医疗情况等进行管理。 安排职工进行各方面的培训工作，并对培训结果进行归档记录。 根据每个部门送交的职工出勤和考核指标完成情况、车间工资核算情况、职工的其他情况制定工资报表。三、手工管理下企业的管理现状分析3.1 企业面临的外部环境和内部管理压力 当今时代，在全球竞争激烈的大市场中，无论是流程式还是离散式的制造业，无论是单件生产、多品种小批量生产、少品种重复生产还是标准产品大量生产的制造；制造业企业都可能面临相同的外部竞争环境和内部的管理压力：表3-1 企业面临问题 具 体 表 现 企业外部环境全球经济一体化，国内外同行

27、企业竞争的压力；激烈的市场竞争，需求多变；产品需求高技术，多样化；产品生命周期越来越短；产品交货期越来越短而准；客户要求高质量，低价格的产品；好的售后服务。企业内部压力库存、在制品储备高；流动资金占用大；市场周期长，交货期不准；设备利用率和工时利用率不高；缺乏必要的生产组织能力；企业应变能力差；生产成本高；生产利润低；信息不通畅；人力资源的素质有待提高。 3.2 企业面临的内部管理现状 华科药业公司中不同的职能部门负责不同的具体事务，如何将其各个职能部门之间的信息流、物流、资金流完全的无缝整合，加强各职能部门之间的作业衔接，提高信息处理速度，使得管理通畅是一件至关重要的事情。在传统的手工作业下

28、，一般医药工业企业由于受到企业各部门职能限制，信息不能完全的、及时的共享，部门之间缺乏高速的信息通道，造成资源的浪费严重，部门之间长期的各自为营，缺乏相应的协调机制，导致处理问题的行政时间加长，资料传递缓慢，数据不准确，部门之间信息不统一，责权不明确，各部门纠纷不断。员工责任相互推委，从而造成了下述问题： 3.2.1 信息管理 企业组织手工收集和处理来自全国各地的信息，处理时效性很差，差错率高，经常出现各种数据口径不一致的情况，造成数据可用性差。人为增加各机构的报表制作，任务增加了人力消耗，同时也增加了数据失实的机会。销售部门信息采集不准确，无法为生产部门提供有效生产依据；企业决策缺乏准确、及

29、时的数据依据和分析；企业管理信息冗长、准确性差、不畅通且不能共享、历史数据不易查找。3.2.2 财务管理 财务部门给出的应收帐款不能全面反映客户信誉额的占用情况，不能对企业资金回笼进行有效控制。 难以及时全面地掌握企业的资产和债权、债务情况； 各部门的费用支出情况如何，是否超出预算？ 如何知道未来一段时间将会有多少销货款到帐？有多少采购款待付出？ 无法预见外币汇率的变动对企业将产生的影响； 不能及时地从各分厂/分公司的财务数据得出总厂/总公司的财务报表； 产品制造成本数据不准确，产品价格缺乏合理性。3.2.3 客户服务在面向客户服务的领域，不能快捷地为客户提供配货、送货服务，无法及时出货，对客

30、户、市场反应缓慢，不能向客户提供更准确的产品信息，如产地、规格等，影响企业信誉。3.2.4 库存管理公司组织中缺少专门的力量监督仓库货物周转，避免产品长期积压库存，造成损失或影响产品质量，对品牌造成影响。在全年中如何保持合理的库存，以预防库存短缺，避免生产停顿？3.2.5 销售管理在价格、服务、质量等方面，难以对销售过程加以控制，以确保局部利益和公司整体利益的平衡。 当某地货物紧缺时，不能在很短时间内组织货物到位。 客户信用评估不足，常造成货款收不回； 产品销售情况缺乏细致的分析。3.2.6 生产管理 设备利用率和工时利用率不高。 缺乏多品种中小批量和复杂产品的生产组织能力。 本年、本月生产什

31、么？是否有足够的能力去完成它们？ 各级计划的执行情况如何？生产是否均衡？ 常常不能按进度生产，确保及时交货； 如何加强产品质量控制和跟踪？3.2.7 采购管理 由于采购部门的不及时采购，仓库缺料，使仓库这个供应部门无法为生产部门及时供料，造成生产线上缺料，或者半成品生产部门不能及时完成，迫不得已生产部门暂时改变已经制定好的生产计划，或者将已经生产了一半的半成品搁置一边，改变生产不缺料的产品。此一行为导致线上物料过多，不仅占用空间，给企业造成了成本、费用的损失，也成为不及时出货的首要原因；采购计划不准确，有时候采购部门根本不知道要采购什么，什么时候采购，只好先采购一部分做准备，即所谓的安全库存量

32、；最终，安全库存量变成了不安全的隐患、导火索，导致库存成本过高，呆滞料过多，为企业带来无尽的麻烦； 如何知道原料和备件的供应情况及困难所在？ 物料需求计划缺乏准确性，也是造成采购部门采购数据不准确的因素之一。 采购部门采购计划不准确，源于生产任务不准确，生产任务变数过多，造成采购行为与生产用料行为不同步，导致物料或缺或多的现象。生产计划人员每日不停的在进行生产任务安排的调整，生产管理人员每天都要开生产协调会，来确定当日或者明日后日的生产任务，结果是压缩生产任务的排产周期，增加采购部门的采购次数，减少每次购买数量，再或者要求供应商就近设立采购物料中转仓库等等。但事后发现，以上出现的问题照旧出现，

33、前面的困惑依然困扰；然而，针对这些现象，我们又能有什么有效的办法来解决它呢？ 唯一的办法就是在企业不断进行管理创新的基础上实施企业的信息管理系统（ERP）。四、医药行业的管理特性对系统的要求 药品的规定属性规范了医药生产、批发、零售各个环节对药品的销售去向、质量追踪、在库养护、运输方式的处理办法。药品属性的特殊性导致医药企业在整个管理过程中有别于其它任何行业的企业管理，具体表现为：4.1 批号、效期的跟踪管理 批准文号、有效期是与药品质量相关的重要属性，是贯穿整个药品生产、销售、消费过程中最重要的追踪属性。它们是国家GMP药品生产质量管理规范、GSP医药商品质量管理规范的重点核查管理内容。也是

34、企业实现单品核算、帐务勾对、业绩考核等管理的重要内容。因此，符合医药行业特征的ERP管理软件必须对这一属性进行技术设置并全过程的跟踪管理。4.2 赠样品的管理 赠送样品，是在国家药品限价政策下，医药生产企业对药品销售价格采取的一种灵活的处理方式，是社会市场经济环境下药品面对市场竞争的产物。它对于医药工业和医药商业企业都会影响产品销售毛利、企业直接利润等。具体对应到企业的管理中则体现为商品核算、利润考核、业绩考核等管理的处理。4.3 销售退货质量管理 医药商品在销售、消费过程中因产品的质量或其他原因发生的销售退货。销售退货过程中药品质量需进行跟踪管理，并在货源方（工业企业）明确销退药品的处理方案

35、。整个过程是真实的物流。对产品的销售额、销售利润、销售毛利等产生影响。4.4 返利管理 在现行市场经济环境下，工业企业灵活的针对医药商业企业在营销过程中采纳的激励手段和竞争对策。具体形式有按“时”返利、按“量”返利、“协商”返利、“合同”返利和其他返利等。4.5 立体化仓储管理 药品在流通过程中的质量保证需要存放符自身的属性及国家医药管理部门对药品在库养护的相关规定。而物理位置的局限开拓了药品储存向立体的延伸和发展。在立体管理条件下对仓库内部五大区的维护就显得非常的繁杂和必要。而传统的人工码放、存储变得不可能。引进现代计算机技术对物理仓库进行立体化仓储管理变应运而生了。这同时是检验成熟ERP软

36、件是否符合生产力要求和对社会需求具有前瞻性满足率的标准。4.6 GMP药品质量的管理 GMP是药品生产和质量管理的基本准则，适用于药品制剂生产的全过程、原料药生产中影响成品质量的关键工序。主要包含：GMP质量管理、质量监控（QA）、质量检验（QC）及计量器具管理等。 五、系统需求分析 5.1 总体需求 分别建立药品批发系统和外地办事处经营控制体系； 强化药品物流环节中的质量控制体系，优化调配方案； 分别药品品种核算利润与费用； 建立完善的人员绩效考核体系； 提供对各品种药品的在线式经营信息反应与分析。5.2 软件功能要求 绝对保证数据的安全与一致性，建立数据保密与授权机制； 提高数据查询运算速

37、度； 提高系统的可操作性，制单简捷，分析工具化； 提高系统的自维护能力，不是通过程序修改，而是利用专门的工具进行系统维护； 建立基于岗位定义和分级授权的企业动态管理； 建立系统运行的责任审计、安全监控； 形成整个软件系统的可组合性结构，进行系统设计，改变以往“打补钉”式的系统扩展与调整。5.3 药品销售业务系统需求 主要体现在如下几个方面：n 建立公司管理系统的整体架构 实现公司对各分支机构的监控和业务指导。在公司与各直属分支机构之间实现信息互通，建立公司一体化经营运作。n 供货商资质认证 强化药品质量管理，满足国家对药品生产单位的GMP生产规范要求；强化药品物流过程管理，优化发货物流调配方案

38、。n 过程管理 基于业务卡片的批次核算与批号效期跟踪，逐笔业务过程监控。 实现药品单品种核算、办事处经营业绩核算以及人员绩效考核。n 动态控制 对于业务底层操作行为（权限、方式）即执行政策的设置系统。n 决策支持系统 数据数理加工机制（排序、过滤、对比、报表设计、经营经验判断量化）、数据分析工具（ABC分析、EXCEL、SAS、SPSS数据灌入输出）、多线索多角度常规分析模块（财务成本、生产与销售状况、进货、库存）。n 远程业务协作5.4 内外环境变化因素对软件系统提出的要求 政策的变化，如物价调整、GSP规范、工商税务政策规定的调整。 公司部门职能调整，要求软件系统能进行机构与职能动态定义。

39、 业务流程的调整，要求软件系统能进行业务流程动态设计。 结合公司发展策略，开拓医疗直销市场，对社会库存的管理，费用与资金管理。 经营模式的多元化、结算模式多样化（批发、零售、连锁配送、统进分销）。5.5 从企业的技术现状出发对软件系统的要求 易维护、易扩展，使企业的技术人员具有开发和独立维护能力。要达到这一要求，系统的设计必须是规范且具有自组能力，并有相当强大的维护工具。 界面清晰、操作简单，系统操作无需专业技术。能够达到全员上机。 对于管理层、决策层经营分析和诊断系统，要求做到：数据提取简单，分析工具易学易用。建立个人工作界面。5.6 企业发展对软件系统的要求 通过远程通讯与异地机构或外勤人

40、员进行联络和业务配合（采用：电话线MODEM或WebServer方式）。 建立实现“零库存销售”进行“无纸贸易”的商业增值网络，将供应商、客户（医院）进行网络联接。创造新的企业运作模式。 建立公司统一的对外联系，解决公司企业内部网与各种相关外部网的联系。 在国际互联网（Internet）上建立企业主页（Homepage）收集和发布有关商务信息，为企业创造更多的商业机会。 建立公司内部无纸办公系统(OA)，实现网络视频会议、文档的保密、发送、接收、进行会议安排、日常计划、档案管理、人事管理、电子邮件等。六、华科药业公司ERP解决方案 ERP信息管理系统软件对企业管理需求的满足程度，取决于软件供应

41、商对行业的理解和管理模型的科学抽取。换言之，ERP供应商需要将理解及研究的行业管理需求具体实现于计算机和网络技术。 在这里，主要针对华科药业公司的管理现状和医药行业的特性提出一些具体的解决方案，供华科公司决策层参考。 6.1总体思路 针对企业需求分析，我们提出本解决方案的总体思路如下： 物料供应与原材料仓库的信息整合和共享，解决采购部门与仓储部门业务流程的脱节问题，避免或减少物料采购和收货的任意性； 生产计划与物料供应的信息整合和共享，解决生产计划部门与采购部门的业务流程的脱节问题，确保生产计划与物料采购计划的一致，真正做到物料采购与生产计划协调统一； 生产成本核算的自动化，且同时满足企业对外

42、成本核算的要求和企业了解真实成本的要求； 设备管理要规范，减少人为因素、经验主义的影响，通过计算机系统，完成对所有设备的详细管理，并自动对设备的点检和维修进行报警； 质量控制的电脑化，将人为质量放行，改为电脑内部作业流程的质量放行单机制。通过电脑化的管理，随时了解质量检验情况，并真正发挥计算机系统过程控制的能力；6.2 华科药业ERP系统设计原则6.2.1华科药业的发展对软件设计模式的要求华科药业公司作为一个正在扩展、而适应当前经济运作模式的生产营销企业，结合网络化、信息化技术并充分利用计算机管理系统，构建企业网络化时代的管理运营平台，以辅助企业决策管理，延伸企业运作经营的空间范围是企业发展的

43、现实和迫切需要。然而，在这一时期内，尤其在企业改制之后，企业的管理、业务运作远远没有定型。因此，要求计算机网络系统，尤其是企业的应用软件系统一定要有前瞻性、可扩展性和变异性。不仅要考虑企业的目前需要，而且要有一整套应变机制或动态调整机制来满足未来几年乃至更远时期的需求形态和经营模式。确切地讲，企业所构建的应用软件系统应具备“流程再造（BPR）”和“自我再设计”能力；能够动态地进行组织机构的定义调整、部门岗位定义、人员授权、业务流程的动态重组；适应业务流中诸环节的多模式运作。使系统具有对自身进行配置和更新组合的机制，才能充分满足企业在发展中的应用需求，从而规避企业的投资重复的风险。6.2.2 由

44、上向下的设计、由下向上的分步实施原则在进行功能分解，建立结构模型、功能模型时，应当由顶向下去做，而在实施时和建立信息模型时应当先考虑低层的建立，然后逐步向中层及高层发展。当然，为了保证能分期分步实施、边实施边见到效益，所以在设计各子系统时应当以集成为主线，考虑如何将子系统设计成既能集成运行，又能独立运行的系统，这样既便于各子系统分期个别实施，也便于将来将各子系统独立出来单独进行调试及维护。6.2.3目标合适、有限投资、逐步发展的原则系统的优化是多目标优化问题，不存在最优解，而只有协调解（Trade-Off）。因此，应当根据“有限合理性原理”，根据企业的实用需求（当前的和长远的），按照企业可能作

45、出的投资规模，定出相应的合适目标，尽早实现、尽早取得投资回报，今后再以此为基础逐步发展。6.2.4先保证实用性、可靠性，后追求先进性、科学性原则生产企业与学校、研究机构不同，这样系统的投建有很明确的、特别的生产背景。实用、可靠是最为重要的因素，因此应当尽量采用成熟技术。在开放平台与标准化界面、开发工具包等的选择和设计时，不能标新立异，搞过多的探索式、研究式开发。当然没有先进性、科学性，系统的寿命就不会长久。因此设计中应当充分考虑未来的发展，设备的余量不必留得过大，够用就行，但应当有超前意识，在可靠、安全的前提下，尽量作到先进、科学，以充分保护目前的这部分投资。6.2.5 建立C/S结构和多层体

46、系结构，遵循分布、开放、互连原则客户机/服务器（Client/Server）和浏览器/服务器(Browser/server)体系结构已被数据库产品开发者、硬件制造厂商、系统集成商和广大的用户广为使用，证明是一种较为理想的成熟的体系结构。采用这两种体系结构，实现分布式操作，可大大减轻服务器和主干网的负担，更有效地使用计算机资源，大大提高通讯和控制的效率。多层体系结构是在C/S和B/S结构上进一步发展的计算体系结构，适用于移动办公和Internet应用。C/S和B/S结构结合起来，可以充分发挥两者的优点。开放性已经成为新的一代信息系统的基本要求，设计中应当充分考虑，使所建的系统易于扩充，容易实现多

47、厂商产品的集成，能很方便地与其他系统互连。这种开放性和互连性既体现在硬件平台、系统软件平台、网络平台的选择中，也体现在应用系统的设计中。6.3 方案综述 本节描述了实现系统目标的解决方案要点：6.3.1 系统的流程设计 以更好地满足系统目标为前提条件，使未来的管理体系更能有效地利用信息技术给业务流程带来的有利支持。尽量少受低效手工流程的影响。6.3.2 业务综合管理系统 业务综合管理系统运行在业务运作的第一线，是各种业务操作的平台，对整个销售物流系统的协调运行起重要作用。其模块包括：企业再设计模块、基础设施模块、销售业务模块、销售结算模块、调配业务模块、采购业务模块、采购结算模块、仓库管理模块

48、、运输管理模块、库存管理模块、价格管理模块、销售核算模块、进货核算模块、存货核算模块等部分。 6.3.3 物流调配系统 物流调配系统将整个销售网络中的库存作为一个整体，对其进行最佳控制和配置。同时支持建立从请货到运送货物全过程的快速物流响应系统。主要模块包括：配送中心及对象配置模块、补货与请货处理、配送决策、配送定位、配送收货处理、配送实收信息反馈、全局库存管理。 6.3.4 综合经营信息系统 从业务综合管理系统中采集销售、资金回笼、欠款和运输综合数据，加以集中管理，以便从各个方面加以分析利用；提供实现数据查询、统计、报表功能的统一环境。可以实现多维度的统计分析，有强大的组合报告功能；并作为销

49、售考核专项开发的基础平台。6.3.5 凭证生成系统 按照本企业会计处理的要求及科目设置，对业务单据进行分类统计，形成制作记帐凭证的所需统计金额，并确保借贷平衡；自动将凭证生成到财务管理系统中或形成DBF格式文件。由于各企业具体会计处理有很大灵活性和差异性，凭证生成系统应具有很强的配置灵活性。凭证生成系统对业务系统中的数据流向可进行自由的定义和设置，可对数据流向的时间、效果、在财务系统中得到的票据等进行灵活的设定，实现业务系统和财务系统高度融合的程度。6.3.6 数据复制工具 数据复制工具用于在两个数据结点之间传送数据，更新表记录。 数据复制工具应支持常设线路和拨号线路。 对于医药公司生产经营中

50、的异地业务数据传递来说，某些数据不需要实时，因此，专线连接建立广域网是不经济的。本方案用数据复制工具支持电话拨号方式连接各数据结点。常规下每天定时传送各种上传下达的信息。综合业务系统、物流系统和综合经营信息系统等应用产品共享同一个数据复制机制，以便每次拨号能一并双向处理不同的传输要求。对于部分需要实时传递的业务数据，如架设专线或电话线实时开通，在系统中可视为本地局域网操作。以多种方式支持数据库站点间的记录复制，以支持分布式企业应用。可应用于三种场景：点对点、Intranet、Internet网络环境等。可加载TCP/IP、FTP、HTTP等所有的网络协议。智能的增量双向多线程复制。可自动、延时

51、复制（根据管理需求，设置复制时间间隔，如600秒等）。可动态分配IP地址。双向数据校验，确保数据安全无误的一次写入。6.3.7 在总部设立财务核算系统 在总部设立财务核算系统，进行总帐级财务、费用核算。可以分别对普药业务、（未来）代理产品业务、产品销售业务进行独立的财务核算，又可以将整个公司的财务综合考评。6.3.8 生产控制计划系统 用于企业制订生产经营计划，MRP生产作业计划，实现产供销的综合平衡。主要实现基础数据管理、综合计划管理、执行计划管理、车间物流管理、成本管理、设备管理、质量管理和时间周期管理等。6.3.9 办公自动化系统 OA管理信息系统设计的主要目的，是为了实现管理人员处理日

52、常的文档发送、储存、会议的通知、管理以及档案的管理、处理等。本系统主要分为以下子系统：会议管理子系统、档案管理子系统、目录管理子系统、文档管理子系统、系统管理子系统及相应的功能模块、原子化任务。 OA系统的核心是对文档的管理，实现文档的处理、传递、共享、查询等功能。本系统对文档方面的处理既侧重过程的处理，主要的侧重点在文档的共享上，本系统通过查询权限和密级的设定，可以处理带有权限的文档共享开放。6.3.10 人事管理系统 HR主要实现企业日常人事管理过程中的事件进行管理，包含：员工基本信息管理，考勤考核管理，人事变动，招聘管理，人事基础数据，查询统计，福利保险管理等。6.4 系统解决方案 为实

53、现对整个华科药业公司及外地机构的经营全过程的管理与控制，在此有必要针对各主要环节提出相关的解决办法，其中会涉及到一些系统中专有的概念和业务模型。6.4.1 企业组织构建 为能够使系统充分体现医药企业的管理结构和业务流程，并通过系统把公司的业务全过程的各个环节都纳入管理范围，建议采用基于企业最小化工作单元“原子化功能模块”逐层搭建企业的组织结构，并依此给企业的各岗位进行精细化授权。n 原子功能 将企业业务细分到不可再分的操作单元。每个操作单元都对应一个功能模块，因此功能模块总集尽可能覆盖了所有企业可能发生的业务。这种“颗粒”式的结构使系统具有高度地灵活性和适应性。在企业流程定义中，经常列出某个岗

54、位的职责，原子功能正是从这些职责中提炼出的“标准工作单元”。n 职务 或称岗位，在计算机中体现为一组原子功能的集合。管理者可以将设计好的业务流程和岗位分工在计算机中体现出来，便于业务的规范化和责任制度的形成和落实。在职务级可以设定其中每个“原子功能”的行为参数，以体现不同职务对某一件工作的权限、工作方法、工作习惯的差异。n 职务授权 指将职务授予某个人。对每个原子功能都可以设定个人级专有的行为参数。n 控制即插件 对某个具体的工作过程，允许插入一个软件控制部件体现管理要求的规则和模型。一般有四种形式： 实现控制性规则，如信誉度控制； 提供计算辅助，如智能价格体系下的价格类型选择和计算。不同条件

55、可以有不同的价格； 信息辅助，提醒操作者某些信息； 辅助操作，提示执行某些动作，如打印单据等。6.4.2单位组织的管理在一般的MIS软件中，对客户、供应商、厂家、运输单位、加工单位、进货部门、销售部门、仓库等，都把它们看作互不相关的实体，对它们分别对待。而在本方案中，将这些实体的公共属性抽象出一个单位的概念。这样就能找出它们的联系，对它们做统一的处理。业务系统中以基本单位为起点延伸生成整个企业的组织树。在系统中客户、供应商、销售部门等都是基本单位的一个子集。一个单位可能扮演不同的角色，如既是供应商，又可是客户。n 单位的概念 在本方案中，内部的部门结构、外部的业务对象统称单位。单位的基本特征是

56、具有一定的场所、设施、人力组成的具有名称的组织。单位有两层含义：单位可大可小。我们可以把客户看为一个单位，也可以把企业本身看为一个单位，同时可以把企业的一个部门看为一个单位。例如：华科药业公司是一个单位，公司中的销售科也是一个单位，公司中的外地分公司也是一个单位。同一个单位在不同的环境下可能有不同的意义。如上例，对于公司在外地的子公司，在公司内部可能作为一个部门，而对外可能是一个独立的企业法人，可以作为其它公司的客户或供应商。又如：在企业中可能会出现同一单位既是供应商又是客户的情况，对于这种单位，它的职能可能不同，但是它的单位标示号是唯一的。n 单位的分类 在系统中单位可以分为两类，一类是自身

57、单位，这类单位叫部门，如库房部门、销售部门等；另一类是外部单位，这类单位不属于企业自身单位，如：客户、厂家等。这两类单位具有一定的相关性，如：一个外地分公司，当总公司发货时，可能作为物流管理的一部分，此时这个分公司是一个自身单位库房，同时这个分公司又可以作为总公司的一个销售对象，此时这个分公司又是一个外部单位客户。6.4.3 货品的管理货品，是生产、加工、流通企业的管理主体，货品流转管理和资金形式的转化是业务管理的核心部分。对于业务管理系统，货品的流转也是信息流转的主体。如何管理货品，货品数量是一个关键，而另一个关键则是货品的属性，只有对货品的属性管理清楚后，才能对货品的明细数量管理清楚。n

58、货品的属性系统中货品的描述应是结合基本属性和动态属性两个方面描述的。基本属性是指那些描述货品的属性中相对稳定的属性，如货品所属大类，品种，计量单位，包装等。货品的基本属性是分级别的，首先分货品大类，然后每一大类在分不同的品种，品种到品规的分类，由品规定义货品的基础数据。动态属性是指随着时间的变化可能会产生变化的属性，如包装/颜色/型号，批次/批号，状态等。6.4.4 货品的包装和计量单位是指货品下所有单位的集合。货品下分包装，有时一个包装下可能分多个货品明细。例如某货品的包装体系如下：箱中包盒板粒。在系统中首先描述包装的分级体系（包括数量），然后在确定货品的计量单位。n 计量单位系统中的包装分

59、级体系是货品的计量单位体系的一部分，例如：在商场中买糖，我们可以买一袋糖，这时的一袋就是一个包装，同时也是计量单位。我们也可以买一斤糖，此时的一斤是计量单位，但不是包装。计量单位不一定是包装，包装必属于计量单位，包装是计量单位的一个子集。系统中所有的计量单位可以分为使用单位和基本单位。使用单位就是在业务过程中实际使用的单位，系统允许客户选择使用单位，同时系统根据包装数量的设置，自动将使用单位折算为基本单位。n 基本单位 是指在系统的计量单位中，使用哪一级的包装作为基本的数量计算单位，所有的存货帐、保管帐以及成本都会以这个基本的数量计算单位为依据计算，系统中为了折算方便，提供设置基本单位。基本单

60、位和使用单位可以一致，也可以不一致。n 订价单位 是指在价格体系中，订价时所用的单位。系统的价格体系中有批发价、零售价、批量价、促销价等，目前系统中限定，一个价格类型只能有一个订价单位，例如一个货品的批发价只能有一个，如果出现多个批发价可能会出现混乱。一般情况下，最好将订价单位定为基本单位。当然订价单位与基本单位也可以不一样，订价单位、使用单位、基本单位三者可以一样，也可以不一样。系统中成本的核算主要是以基本单位为依据。6.4.5 对药品批次、批号的管理 以业务来源为依据，主要以进货来源为依据，同时退货也可能产生新的批次，系统在整个系统范围内对批次的跟踪，例如：在移库业务中货品的批次是不变的，

61、系统中批次的跟踪将一直持续到货品的所有权不属于本企业。 批号往往与货物的生产日期相关，在药品行业中往往用货物的生产日期定义批号。而国家对药品经营中的批号追踪有明确要求。为此，系统允许在销售开票时，根据用户指定的批号发货。考虑到商品直调业务中，药品从厂家直接发送到客户手中，因此，也支持批号反填方式。6.4.6 销售管理模型 销售管理可从以下几个方面来控制：n 对销售过程管理控制 影响销售过程的方式有： 价格体系及控制：可自定义价格类型，可设立区域价格、客户类别价格、批量价格、特殊客户协议价格等高级价格模式，为细化区域市场服务。 信誉控制体系：以全部欠款额检查信誉额度。 全部欠款额 = 应收帐余额 + 未结算金额+本次金额 系统缺省模式下，信誉额度通过下列公式计算： 信誉额度年销售额 * 平均回款数 * 调节系数 / 360 信誉控制模型可跟椐企业需要专门制订，并更换控制插件在系统中