公文写作教案

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1、公文写作教案第一章 公文概述第一节 公文的概念一、定义公文是国家行政机关、企事业、团体组织等单位在处理公务的活动过程中，所制作和使用的各类文字材料。除国务院和中共中央办公厅规定的公文，一些技术性的文件也属于公文，如电报、电传、文献图表等；国家与国际间交往的文件文献，也属于公文。公文是应用文书中具有代表性的一类文书；应用文书，是文章系统中目的性和实用性很强的一类文章；在这个系统里面，除了公务文书（公文），还有只涉及个人和家庭、族系内的文书，即私人文书。文章，是有组织的、 能表达一定意义的、完整的语言文字；文章分为文学作品和应用文书两个大的分类系统。因此，文章、应用文书、公文构成以下类属关系链：文

2、章应用文书公文。文学作品二、公文的分类为完整地了解公文的类属状态，公文的分类，应放到整个应用文书系统中去考察，其分类系统完整表达如下：法定公文 指挥类公文通用公文 法规文书 规范类公文公务文书 事务文书 报请类公文专用公文 知照类公文文书 录纪类公文计划类公文私人文书 信函类公文契约类公文第二节 国务院和中央办公厅关于公文文种的规定一、国务院和中央办公厅规定的公文文种了解国务院和中共中央办公厅关于公文文种的规定，能够正确了解公文的含义和作用，有助于更准确地掌握公文的概念。国家行政机关公文13种（国务院国家行政机关公文处理办法）：命令（令）、决定、公告、通告、通知、通报、议案、报告、请示、批复、

3、意见、函、会议纪要。党的机关公文14种（中共中央办公厅中国共产党机关公文处理条例）：决议、决定、指示、意见、通知、通报、公报、报告、请示、批复、条例、规定、函、会议纪要。二、国家行政机关公文处理办法公文定义：命令（令）：适用于依照有关法律公布行政法规和规章；宣布施行重大强制性行政措施；嘉奖有关单位及人员。决定：适用于对重要事项或者重大行动做出安排，奖惩有关单位及人员，变更或者撤消下级机关不适当的决定事项。公告：适用于向国内外宣布重要事项或者法定事项。通告：适用于公布社会各有关方面应当遵守或者周知的事项。通知：适用于批转下级机关的公文，转发上级机关和不相隶属的机关的公文，传达要求下级机关办理和需

4、要有关单位周知或者执行的事项，任免人员。通报：适用于表彰先进，批评错误，传达重要精神或者情况。议案：适用于各级人民政府按照法律程序向同级人民代表大会或人民代表大会常务委员会提请审议事项。报告：适用于向上级机关汇报工作，反映情况，答复上级机关的询问。请示：适用于向上级机关请求指示、批准。批复：适用于答复下级机关的请示事项。意见：适用于对重要问题提出见解和处理办法。函：适用于不相隶属机关之间商洽工作，询问和答复问题，请求批准和答复审批事项。会议纪要：适用于记载、传达会议情况和议定事项。第三节 公文的作用一、传达、公布国家政务的渠道和方式二、贯彻执行上级机关规定、完成上级机关任务的依据三、处理日常公

5、务的环节和手段四、沟通和交流公务信息的重要途径五、查阅公务资料的重要渠道第二章 公文行文规则第一节 国家行政机关公文处理办法行文规则规定行文规则即行文中应遵循的规矩、要求和原则。规定如下：第十三条 行文应当确有必要，注重效用。第十四条 行文关系根据隶属关系和职权范围确定，一般不得越级请示和报告。第十五条 政府各部门依据部门职权可以相互行文和向下一级政府的相关业务部门行文；除以函的形式商洽工作、询问和答复问题、审批事项外，一般不得向下一级政府正式行文。部门内设机构除办公厅（室）外不得对外正式行文。第十六条 同级政府、同级政府各部门、上级政府部门与下一级政府可以联合行文；政府与同级党委和军队机关可

6、以联合行文；政府部门与相应的党组织和军队机关可以联合行文；政府部门与同级人民团体和具有行政职能的事业单位也可以联合行文。第十七条 属于部门职权范围内的事务，应当由部门自行行文或联合行文。联合行文应当明确主办部门。须经政府审批的事项，经政府同意也可以由部门行文，文中应当注明经政府同意。第十八条 属于主管部门职权范围内的具体问题，应当直接报送主管部门处理。第十九条 部门之间对有关问题未经协商一致，不得各自向下行文。如擅自行文 ，上级机关应当责令纠正或撤销。第二十条 向下级机关或者本系统的重要行文，应当同时抄送直接上级机关。第二十一条 “请示”应当一文一事；一般只写一个主送机关，需要同时送其他机关的

7、，应当用抄送形式，但不得抄送其下级机关。 “报告”不得夹带请示事项。第二十二条 除上级机关负责人直接交办的事项外，不得以机关名义向上级机关负责人报送“请示”、“意见”和“报告”。第二十三条 受双重领导的机关向上级行文，应当写明主送机关和抄送机关。上级机关向受双重领导的下级机关行文，必要时应当抄送其另一上级机关。第二节 行文规则要义综合国家行政机关公文办法的规定条文，大致有八方面内容：一、必要性规则行文确有必要，注重效用，克服文牍主义。二、注重隶属关系和职权范围规则（一）不越级规则：一般不得越级请示和报告；（二）部门行文规则： 1政府各职能部门可以相互行文（平行文），也可以向下一级政府的相关业务

8、部门行文（下行文）；政府各职能部门可以以函的形式向下一级政府商洽工作、询问和答复问题、审批事项，此外一般不得向下一级政府行文。2部门内设机构除办公厅（室）外，不得对外行文（上行文，办公室也不得对外行文）（三）隶属职权规则： 1行政机关和军事机关不能互相发指挥性公文，隶属关系不同。2党、政机关分别行文，一般不互相行文，职权不同；可以联合行文。（四）主管职权规则： 1部门内职权范围内事务，应当由部门自行或者联合行文。须经政府审批的事项，经政府同意也可由部门行文，但应注明经政府同意。2属于主管部门职权范围内具体问题，应当直接报送主管部门处理。三、联合行文规则（一）同级政府、同级政府各部门、上级政府部

9、门与下一级政府、政府与同级党委和军队机关、政府部门与相应的党组织和军队机关、政府部门与同级人民团体和具有行政职能的事业单位可以联合行文。（二）联合行文应当明确主办部门。（三）联合行文单位应是平级单位。（四）联合行文要协商一致。四、部门协商一致规则（一）部门之间对有关问题未经协商一致，不得各自向下行文。（二）未经各部门协商一致的有关问题，部门擅自行文的，上级机关应当责令纠正或撤销。五、抄送规则（一）向下级机关或者本系统的重要行文，应当同时抄送直接上级机关（便于监督和掌管）。（二）上级机关向受双重领导的机关行文，必要时应抄送另一上级机关。（三）“请示”一般只写一个主送机关，需同时送其他机关的，用抄

10、送形式。（四）须报主送机关的公文，需要送其他机关的，用抄送形式。（5）受双重领导的机关向上级机关行文，写明主送机关和抄送机关。六、“请示”和“报告”规则（一）请示： 1一文一事。2一般只写一个主送机关，需要送其他机关的，用抄送；但不得抄送其下级机关。3一般不得越级请示，有必要时，要抄送被越过机关。（二）报告：不得夹带“请示”事项。一般不越级。七、不以机关名义向上级负责人行文规则一般不得以机关名义向上级机关负责人报送请示、报告和意见，除非负责人直接交办的事项。八、报刊发表公文规则报刊公布的法规、规章等，应视为正式公文，贯彻执行。第三章 公文的格式第一节 主要格式内容“公文的格式”，一并包括了公文

11、文书文本（正文）及其以外的文件版式内容。参照（国家质量技术监督局1999-12-27）国家行政机关公文格式国家标准（因其从2000年开始执行，简称“2000国标”）执行一、眉首（一般称“文头”） “红头文件”首页上的红线，叫“反线”（一般称“间隔线”）。反线以上部分内容，就是眉首（文头）部分。包括秘密等级和保密期限、紧急程度、发文机关标识（教材称“文件名称）、发文字号、签发人等内容，“绝密”、“机密”级公文还应当标明份数序号（一般简称“份号” ）。（一）份数序号：左上角，分发时按号登记清楚。（二）密级：右上角，如有时限，用隔开。用黑体字。（三）紧急程度：右上角，同时有密级，排于密级之下。用黑体

12、字。（四）版头：发文机关全名或规范简称后加“文件”一词。红色小标宋体字，但最大不能等于或大于2215。（五）发文字号：机关代字+年份+序号，六角方括号。标识下空2行，3号仿宋字。（六）反线。红色。发文字号下隔4mm处。党的文件还需在中间加五角星。（七）签发人：上报公文需标识签发人姓名，平行排列于发文字号右侧。发文字号居左空1字，签发人姓名居右空1字。“签发人”用3号仿宋字，后标全角冒号；冒号后用3号楷体字标签发人姓名。二、主体（一般称“主文”）反线以下，主题词（不含主题词）以上部分，为主体部分。（一）标题：红色反线下空2行，用2号小标宋体字，可分一行或多行排布。（二）主送机关：受理单位，标题下

13、空一行左顶格3号仿宋。（三）附件：正文下一行左空2字用3号仿宋字标识“附件”，后用全角冒号。后标附件名称。如有序号用阿拉伯数码，附件名称后不用标点符号。附件应与正文一起装订，并在左上角第一行顶格标识“附件”（和序号），序号和名称应前后一致。附件是随文发送的材料，有时是公文的主要部分，如总结等。（四）印章1单一机关制发的公文在落款处不署发文机关名称，只标识成文时间。加盖印章应上距正文24，端正、居中下压成文时间。当印章下弧有文字时，采用中套方式，即印章中心线压在成文时间上。2联合行文需加盖两个印章时，应将成文时间拉开，左右各空7字；主办机关印章在前；两个印章均压成文时间。3当联合行文需加盖3个以

14、上印章时，为防止出现空白印章，应将各发文机关名称（可用简称）排在发文时间和正文之间。主办机关印章在前，每排最多排3个印章，两端不得超出版心；最后一排如余一个或两个印章，均居中排布。4特殊情况：当公文排版后所剩空白处不能容下印章位置时，应采取调整行距、字距的措施加以解决，务使印章与正文同处一面，不得采取标识“此页无正文”的方法解决。三、版记（一般称“文尾”）（一）主题词：“主题词”3字用3号黑体字，全角冒号；词目用3号小标宋体字，词目之间空一字 。（二）抄送机关和印发机关及印发时间抄送机关左空一字，回行对齐冒号后；印发机关左空一字，印发时间右空一字并用阿拉伯数码标识。（三）页码 用4号半角白体阿

15、拉伯数码，置于版心下边缘之下一行，数码左右各放一条4号一字线。一字线距版心下边缘7mm。单页码居右空一字，双页码居左空一字。 第二节 几个需掌握的问题一、标题的制作要领标题要求：准确简要概括公文主要内容。标题形式有四种：（一）发文机关事由文种（完整标题）：（二）事由文种：版头本身就有发文机关标识，可以省略发文机关：（三）发文机关文种：公告性、权威性公文，可以省略事由。（四）仅用文种：主要是公告性的公文，泛行文。标题的排列居中，字数较多需要转行时，要注意排列美观；最好不要将一个结构紧密完整的词或者词组拆开。二、发文字号制作要领（一）机关代字（地区名简称加上单位名简称）；年号：2003；序号：号。

16、如果是对内下发可加“发”字。（二）在机关代字部分，还可有部门代字和文种代字：但上行文不能用部门和文种代字。三、受文机关（一）受文机关是公文的发至机关，分主送机关和抄送机关。主送机关是公文的主要受理单位，它的位置在正文左上方顶格排列。名称后用冒号。有多个主送机关时，按重要性依次排列。也有的下行文主送机关不但多，而且用不着具体列出，常以“各单位”一类词泛称。抄送机关是需要协办或者了解、掌握公文事项的机关，它的位置在公文末页的专门栏目内。（二）主送机关的注意事项请示、报告一类的上行文，主送机关只能是一个；某些下行或平行文特指性很强，如批复、函等，也只能是一个。某些不具特指性，具有广泛性的公告性、知照

17、性公文，也可不写主送机关。四、签署和成文时间（一）签署有的公文需用领导人的签字或印章，以表明文件的有效性和责任性，有时是表明公文的权威性。领导人签章，叫签署。（二）成文时间一般公文成文时间以领导人签发日期为准；联合行文，以最后签发机关领导的签发日期为准。电报以发出时间为准。会议通过的公文，以通过日期为准。法规性文书，以通过或者批准日期为准；有生效、执行日期的，一般在条文最后要专门说明。成文时间用汉字书写，完整写出“年月日”；书写格式：成文时间右空4字。五、主题词（一）主题词的用法主题词是用规范的词或词组来标引公文的主题内容。主题词一般为3至5个词。第一个词表示公文内容的类别；最后一个词表示公文

18、的文种；中间的词用表示公文关键内容的类属词，提示公文最关键的内容。每个主题词一般为2字，最多不超过4字。标注主题词，应尽量使用国务院及省部有关秘书机关发布的主题词表。第四章 公文的写作规则第一节 一般规则一、有行文目的和需要。二、拟稿注意事项：1符合国家法律、法规及其他有关规定；2情况确实，观点明确，表述准确，结构严谨，条理清楚，直述不曲，字词规范，标点正确，篇幅力求简短；3文种得当。4参阅国家行政机关公文处理办法第二十五条。第二节 公文的写作过程接触材料产生目的积累材料分析材料形成主题组织材料构思篇章形成提纲起草文本进行修改定稿。公文写作的开始阶段是“材料”的阶段，这是写作最重要的阶段。第五

19、章 公文的构成要素第一节 公文的主题和材料一、公文的主题（一）公文主题的一般概念主题（又称“主旨、题旨”等），是作者通过文章具体内容所表达出来的中心思想或基本意见。中心思想、原委背景、行文目的“三要素”是构成一篇公文主题的完整体现。一些内容比较复杂的决定、决议、报告、通告、布告、指示性的通知、指导性的通报、综合性的总结、大型工作会议纪要、综合性调查报告和文字较长的讲话稿等，一般都采用“三要素组合形式”来确立公文的主题。并不是所有公文都是采用“三要素”来表现主题，有的内容比较简单的文书，比如命令、公告、通告、布告、批复及批转、转发公布性通知等公文，就常常只有“中心思想要素”及“行文目的要素”，或

20、只有“中心思想要素”及“原委目的要素”等两个要素的结合。（二）公文主题的要求与表现方法公文的主题是否合乎要求，是决定文书价值的首要问题。公文的主题主要来自于三个方面：单位领导；工作实践；文件文献。1公文主题的要求（1）符合法律法规、政策法令（2）符合机关领导意图几个要求：1领会领导意图； 2不随便篡改领导的意图，尊重领导意图；3完善领导思路（包括补充、修正）。（3）具有鲜明性和针对性公文写作都有很明确的目的；应该在文本中针对这个目的非常明确地将主旨表达清楚。（4）具有单一性要求“请示”做到一文一事，从主题要求的角度来说，就是单一性的要求。2公文主题的表现应用文书主题的表现要求是“直陈文中”，要

21、在文书中直接表示。根据不同的内容、目的，可以采用多种表现方法。常见方法：（1）标题显现，一目了然要注意的是，不是所有的标题都与主题有关；有的标题，属于“材料”的范畴。（2）篇首撮要，开门见山在文书的开头，用一、二句精练扼要的话，概括文书的主要内容，揭示文书的主题。常用“为、为了”等句式。（3）篇末点题，充分论证公文的前面部分已经过充分论证，篇末点题，能够强调其主题意义。（4）陈述缘由，引出主题在开头先陈述制发文件的背景、原因等缘由情况，再在此基础上自然顺势引出公文的主题。（5）段首撮要，逐步显旨有的陈述性、叙事性的公文（如总结、报告、通报等），在每一层次的段首用小标题或者主题句的方式逐步将主题

22、揭示出来。（6）首尾照应，揭示主题有的文书内容较复杂，文字较长，涉及的问题较多，结构也较复杂，这时往往在开头提出问题，经过逐步论证后，在结尾进行回答，首尾呼应，以突出主题。二、公文的材料（二）公文材料的一般概念材料是作者为写作目的从生活中收集以及写进文章中用来表现主题的事实基础和理论依据。材料是产生主题的基础，是表现主题的具体内容。1材料要点面结合既有综合概括性的数据和概况，又有具体深入的事例的典型情节。2材料之间要有较强的逻辑关系各部分、各类、各个材料以主题为核心，综合说明总体情况。3材料要处理好详略关系最切题的材料、最典型的材料、最新的材料要详细；反之则略。（三）文书材料的选取方法1分类整

23、理这是一个基本方法，按照材料的性质和特点，进行梳理和归类，发现材料与材料之间、材料与主题之间的逻辑关系。2鉴别筛选对积累的材料进行反复的对比，选择最能够说明问题的材料。3浓缩抽象将材料进行提炼，抓住最核心的意义，进行抽象归纳，找出材料中具有规律性的意义。很多非叙述性的文书对材料的运用往往只需要归纳概括性的材料表述，这既是语言表达方式的问题，首先也是材料的处理问题。材料的浓缩处理，是概括叙述的基础。（叙述性文书：总结、报告、典型材料、经验介绍、通报、情况报道、案例等）4选取典型公文的每一个部分，都要抓取最能够说明问题的材料来表现。第二节 结构与语言一、公文的结构（一）结构的一般概念根据表现主题的

24、需要，对公文材料进行组织安排，确定内容的顺序和详略处理，使之成为前后内容关联、逻辑严密、详略得当、疏密有致的整体。（二）公文结构需注意的问题1公文的层次层次是文章内容上的顺序安排，是结构的基本内容。公文层次的安排以主题突出，顺序合理，逻辑性较强为原则，体例匀称，避免交叉而灵活多变。一般安排层次的常用方法有三种：第一，总分式。在文书开头先作总的概括，然后分别叙述。分别叙述的层次之间具有并列关系。各个分述部分层次要分明，不能互相包容；逻辑顺序要合理，排列要有序。第二，递进式。文书各层次的内容是层层推进的关系。一般内容相互关联较大的公文采用这种层次结构方法。在运用递进式结构安排层次时，要特别注意层次

25、之间的严密的逻辑关系，才能体现出环环相扣，层层递进的特色。第三，时序式。各层次之间的关系是以事物发展变化、时间推移的次序来安排的。2公文的开头公文的开头有很多形式，如概述式、目的式、提问式、时间式、引叙式、说明式等。但要写出真正好的开头，却不能受这些开头模式的束缚，而是要弄清开头的一般要求，写出有特色的开头来。公文开头的一般要求是开门见山，紧扣全文，简短凝练，力求新颖。开门见山。这是一般文章的常用开头形式，而作为公文来说，开门见山更是开头的普遍要求。开门见山就是在公文的开头就将意图告诉读者，使读者一看开头就知道公文的主要内容。紧扣全文。紧扣全文就是公文的开头要准确地概括出公文的内容，使文书开头

26、与文书主体内容相统一。力求新颖。要将公文的开头写得有新意，难度较大，但并不是不能办到，这就要在写作时克服公式化、脸谱化的弊病。公文开头的力求新颖，主要是要紧扣本篇公文的内容，开门见山地直入主题，写出本篇公文的特色。有了本篇公文的特色，也就容易作到开头的新颖。3公文的结尾公文结尾的写法也是多种多样的，有总结式、强调式、要求式、号召式、希望式、呼应式等。不管结尾用什么形式，都要求做到有话则说，无话则止。有的公文也不需要结尾。结尾的要求：第一，结尾要干净。第二，结尾要实在。不能空话连篇。第三，结尾当止则止。可要可不要的结尾就不要，单纯重复全面内容的结尾不要，没有实际内容的结尾不要。4公文的过渡过渡，

27、指上下文之间的衔接转换，有着承上启下的作用。在公文中需要过渡的情况主要有以下两种：一是在文书内容转换时需要过渡。二是由总到分时需要过渡。5公文的首语（1）以“根据”为首语。（2）以“为了”为首语。（3）以“现将”为首语。（4）以“时间”为首语。（5）以“单位”为首语。（6）以某项工作为首语。（7）以“问题”为首语。（8）以“结论”为首语。（9）以“评论”为首语。6公文的尾语（1）指令性尾语。（2）知照性尾语。（3）呈告性尾语。（4）期准性尾语。（5）期复性尾语。（6）期请性尾语。（7）回复性尾语。（三）公文的结构方式公文的结构方式具有程式化的特点，形成了“五个要素三个部分”的结构模式。1五个要

28、素：依据公文制作的原由、背景、政策、理论、法规等；目的公文达到什么意图；文种承启语以文种为动词的过渡性语言；事项公文的具体内容，是公文的重点；要求提出希望、要求。2三个部分：前言；主体；结尾。只要抓住了公文的以上结构特点，就能灵活地处理好公文的结构组织。要注意的是并不是每一份公文都需要以上5个要素和3个部分。最主要的是“事项”和“主体”不能缺，其他部分的取舍和各个部分的篇幅大小要根据公文行文目的、公文材料和公文文种来决定。二、公文的语言（一）口头语和书面语口头语：依声音而存在；是说的语言，听的语言；对面交流，可以借助动作、表情、手势、语调等帮助表达；一经说出，随音而逝，听的人不能慢慢分析、揣摩

29、，说的人也不能慢慢组织、修改，因此，句子较短，用词较平易；通俗易懂。书面语：依文字而存在；是写的语言；看的语言；不能借助动作、表情、手势、语调等帮助表达；就要用一些能够代替这些内容的字、词、句、修辞、表达方式等；借助文字，可以长久保存，看的人可以慢慢分析、揣摩，说的人也可以慢慢组织、修改，因此，句子较长，用词较深奥；规范文雅。也就是说，写文章要运用书面语。（三）语体语体是语言因交际功能不同，在词汇、句子、语法成分、修辞手法、表达方式的运用上，有所侧重，而形成的不同风格的语言体系。（四）公文语体的形成特点：简明、准确、庄重、规范。总要求：简明扼要，重点突出，条理性强。由三方面词语的运用而形成：1

30、用书面语，在四个特点中，书面语尤其能够形成庄重、规范的特点。2用文言词语的保留用法，是书面语体形成的重要因素，达到语言精练的效果，形成简明、庄重、规范的语言特色3用专业术语，由于其特定的内涵规定，大大地增强了准确性。第六章 公文文种写作第一节 法定公文写作国务院国家行政机关公文处理办法法定公文13种一、命令（令）命令，简称令。是国家权力机关、行政机关、国家领导人依照有关法律规定发布行政法规和规章；宣布施行重大强制性行政措施；奖惩有关人员；撤消下级机关不适当的决定的指挥性文书，具有极强的权威性和约束力。（一）命令的作用国家权力机关或行政机关公布法律、法令，重要的行政法规和规章；采取重大的强制性措

31、施；任免国家机关工作人员，进行嘉奖或惩戒，宣布大赦和特赦；撤消下级机关不适当的决定。（二）命令的种类1发布令：发布法律、法令、行政法规、规章。2任免令：发布重大人事任免事项。一般情况下，人事任免是以“通知”及公布任免名单的形式进行发布，以保证命令的严肃性和权威性。3奖惩令：公布对于集体或个人的嘉奖或惩戒；或者撤消下级机关不适当的决定和命令。4戒严令：采取重大强制措施，宣布戒严。5特赦令：宣布大赦和特赦。6动员令：宣布进行重大事件的动员。根据中华人民共和国宪法规定，中华人民共和国主席、国务院总理、各部委首长、及县以上地方各级人民政府可以发布命令，除此以外，其他国家机关和首长不得发布命令。（三）命

32、令的写作命令的结构由标题、编号、正文、签署和日期组成。其显著的特色是简洁明了，果断干净。标题一般由发文机关与文种名称构成，显示其权威性，如“中华人民共和国主席令”；也可由事由与文种构成，如“向全国进军的命令”；也可由发文机关、事由与文种名称构成，如“国务院关于在西藏自治区拉萨市实行戒严的命令”。标题下面正中排写编号。命令正文直截了当地写明所发布的命令内容，一般包括原因依据、具体事项和要求等内容。根据需要有时还注明命令生效日期。正文右下方签署发布命令机关全称或首长的职务姓名，以及发布日期。发布法规等的命令所带附件即为法规文本。二、决定决定是对重要事项或者重大行动作出安排的指挥性文书。是一种具有规

33、定性和决策性的文书，具有较强的规范性和约束力，要求下级机关贯彻执行或者充分了解；要求贯彻执行的决定属于指挥性决定，要求充分了解的决定属于宣告性决定。（一）决定的作用一般事关全局，政策性较强的重要事项，才用决定。如有关方针政策的决定、开展重大活动和采取重大行动的决定、表彰和处分决定、机构设置决定、人事安排决定等。（二）决定的写作决定的标题可由发文机关、事由和文种名称构成，也可由事由与文种名称构成，如前面所示的两个决定。正文首部写明决定的原因、目的、依据、意义等；主体部分简洁地写明决定的具体内容，根据内容的多少繁简，可以采用段落式或条款段落式（段落加番号）结构方式，注意其顺序条理和内容的具体明确性

34、；结尾一般是提出要求、希望、号召及有关说明。三、公告公告是向国内外宣布重要事项或者法定事项的告晓性公文。公告一般属于国家向国内外宣告重要事项，适用于级别较高的国家行政机关使用，是一种严肃、庄重，意义重大的文书，地方行政机关在需要的情况下，有时也用公告，但基层单位一般不宜使用。公告的发布形式主要是通过报纸和电视、广播等比较正规的传播媒体进行公布。（一）公告的作用一是向国内外宣布重要事项；一是宣布法定事项，如颁布重要法律、宣布破产等。（二）公告的写作由于公告是一种意义重大的公文，因此它的语言表达也要充分体现其严肃庄重的特点，要求简明有力，庄重练达。公告的结构也要体现其简洁明了的特色。其标题可由发文

35、机关、事由、文种名称构成，也可由事由与文种名称构成，或者只用文种名称“公告”。正文部分一般包括两个内容：发布公告的原由和依据；公告的具体事项内容。原由和依据一般即引语部分；引语下的主体部分，一项一项、简洁明了地直接把公告事项内容写出，段落简短，语言干脆，也段落前也常用番号“一、二、三”。结语常用“特此公告”、“现予公告”等，以示庄重有力。四、通告通告是在一定范围内公布应当遵守或者周知的事项的常用文书。通告是一种运用较广的文体，各机关团体都可以运用这个文种来公布需要一定范围内的群众遵守或周知的有关事项。所谓一定范围主要是指通告的发布范围只在发布单位的所管辖的有效区域内，比如在某一地区、某一城市。

36、（一）通告的作用公布应当遵守的事项的通告具有较强的约束力，有的还具有政策法令的规定作用，具有较强的法律效力；公布需要周知的事项的通告虽然不产生约束力和法律效力，但在一定范围内具有一定的权威性。通告可以张贴，也可以见报，通过电视、广播发布，也可以以文件的形式下达。（二）通告的写作通告一般是与广大群众直接见面的公文，因此它的写作，要求简洁明了、通俗易懂、严肃庄重。通告的标题也是有三种构成：一种是由发文机关、事由、文种名称构成；一种是由事由和文种名称构成；一种是只有文种名称。采用哪种构成方法，根据公文内容、发文目的及发文对象而定。通告的正文，其首部写明发布通告的原由、目的、依据等；其主体部分，是通告

37、的主要内容，依次写明通告的内容。通告的写作也要做到简明扼要，但比起公告来，通告又要相对详细具体一些。通告主体部分的写作常常采用条款式或条款段落式的结构方法，即每部分之前加番号；内容较单一简明的通告，也采用段落式结构。通告的结尾一般是提出执行要求和执行生效的时间；如果是条款式的通告，也往往在主体的最后一条里提出执行要求和执行生效的时间，也就不需要专门的结尾部分。最后在文尾以“特此通告”结束。正文右下方是发文机关落款和公章。五、通知通知适用于批转下级机关的公文，转发上级机关和不相隶属机关的公文；发布规章；传达要求下级机关办理和有关单位需要周知或者共同执行的事项；任免和聘用干部等。（一）通知的作用通

38、知的使用相当广泛，可以说，通知是公文中使用最广泛、最经常、最普遍的文种。它的作用大到发布规章，任免干部，小到领取打扫卫生的工具；它的发布机关大到国家行政领导机关，小到学生班组；其会议通知大到中央机关举行会议，小到科以下的班组召开议事会。它的结构也是十分灵活的，长可到几千字，短可到几句话。因此通知是一种用途广泛，使用灵活自由的文种。（二）通知的分类通知的使用范围虽然十分广泛，但可以大致把它分为四类：1告知性通知：向有关单位、人员或广大群众宣布需要周知的事项，使有关方面了解情况，利于工作、学习和生活的进行。比如设置和撤消机构，任免和聘用工作人员，启用新印章、国家节日放假安排、安排行车路线、告知城市

39、大规模建设事项等。2指示性通知：这是一种布置工作（有的又叫事项性通知）、对工作方法原则、组织纪律等提出要求的通知，在不适宜用“指示”这一文种的情况下，就需要用“通知”这一文种。3转发性通知：用于颁发、转发、批转有关文件，颁布法规等。颁发文件和颁布法规等，是上级机关向下级机关直接颁发；转发文件是转发上级机关和不相隶属机关的文件；批转文件则是批准下级文件后并予以转发。但无论是颁发，还是转发、批转，都是要求受文者执行、办理或者遵循。转发性通知颁发、转发、批转的文件是其主要内容。4会议通知：会议通知可以归入指示性通知一类，但因其自有统一的特点，统一的要求，主要是使用十分广泛普遍，故宜将其从指示性通知里

40、独立出来，成为单独的一类。会议通知应该将会议的性质、内容、时间（报到时间、会议开始及结束时间）、地点、参加人员范围、准备要求、会议经费、联系报到有关事项、主办单位等一一交代清楚。（三）通知的写作通知的写作要求具体、周全、细致。因其具体，就要求文字简练朴实，把有关事项实实在在地交代清楚，便于受文者理解执行；因其周全，就要求把有关事项考虑全面，不要造成遗漏，在工作具体办理过程中发生问题；细致其实是具体和周全的延伸和落实，不细致就达不到具体和周全的要求。通知的标题也有三种构成方式：发文机关、事由、文种名称；事由加文种名称；只有文种名称。在实际运用中，一般多采用事由加文种名称的构成方式。正文左上方写明

41、受文机关名称。通知正文的写作，首先应在导言中将通知的目的意义、指导思想、依据等简明扼要地；主体部分是通知的核心，将通知的内容具体细致地交代清楚；结尾一般是交代需注意的事项或者是执行要求等。但由于通知的使用十分广泛，所涉及的内容繁简相差很大，所以正文的写作相差也很大。有的通知内容十分复杂；而有的通知则十分简单，往往一两句话即可完成。有的通知还使用结语“特此通知”，最后是发文机关和日期。六、通报通报是用来表彰先进，批评错误，传达重要精神或者情况的公文。（一）通报的作用一是表彰先进，以榜样的行为和精神来教育群众，号召学习，激励上进，共同搞好工作；二是批评错误的行为和思想，教育大家以此为鉴，提高认识，

42、有利于工作；三是通报重要情况和精神，传递有价值的信息，介绍可资借鉴的经验、做法，在工作中可以开阔眼界，提供有益的参考。可见通报具有宣传和指导的作用。（二）通报的分类1表彰性通报；2批评性通报；3知照性通报。（三）通报的写作通报的标题常用的是两种，一种是由发文机关、事由、文种名称构成，一种是事由加文种名称。后者的使用更多一些。三种通报的正文，根据其目的和内容的不同，写法略有不同的侧重；但一般模式基本相同。“导言”一般是概括基本内容，说明通报目的；“主体”部分是具体介绍通报内容，让大家了解详细情况；“结尾”一般是论述通报内容的精神意义，提出要求和希望。由于通报内容的不同，正文主体部分的写作结构方法

43、往往有很大的不同，但一般是两种情况。一种是单项事件的通报，这种通报主体的写作结构方法可按事情的由来发展顺序进行。要注意的是在写作事情过程的时候，对材料要有所选择，选择最能说明问题的内容，与主题意义关系不大的材料就不要写进通报中。一种是综合性内容的通报，注意概括性内容和具体内容的结合，即点面的结合，这样才能使通报做到简洁和具体的辨证统一；如果需要分项叙述，要注意其叙述的有序，注意结构层次之间的逻辑联系。七、议案议案是各级人民政府按照法律程序向同级人民代表大会或人民代表大会常务委员会提请审议事项的公文。包括建议批准签订国际条约、提请审订颁布法律法规、提请审议变动行政区划、提请审议职务任免事项、建议

44、对重大事项作出决定等。（一）议案的作用议案由具备议案提出资格的机关提出，列入会议议程的议案，议案提出者应提供有关资料和说明。议案的提出者只能是各级人民政府、各级人民代表大会常务委员会、人民代表大会专门委员会、人民代表大会代表。议案的内容是就有关重大事项提出供审议的意见，其事项根据各级人民代表大会的职权范围而定。议案的提出必须遵循法律程序的规定，其主送机关只能是人民代表大会或者人民代表大会常务委员会。议案向人民代表大会提出较系统、成熟的建议，有效地提高了工作效益，并充分显示了建议提出和审议通过的严肃性和庄重性。议案经人民代表大会或人民代表大会常务委员会通过，便具有一定的法律效力。（二）议案的写作

45、议案标题由提请机关名称、事由与文种名称构成；标题下，正文左上方写主送机关名称，即对议案进行审议的机关。议案正文的内容一般在首部写提出此议案的理由和根据；主体部分写提起审议的具体事项，包括提出建议的问题、办法、措施及科学论证；最后还应写上尾语：请予审议，以表示礼节；然后写明议案提出人及时间。议案的写作要明确具体，论证要清楚，有较强的逻辑性。说空话与大话的议案将会是一个失败的议案。八、报告和请示报告和请示都是一种经常使用的上行文书，报告，适用于向上级机关汇报工作，反映情况，提出意见或者建议，答复上级机关的询问。请示，适用于向上级机关请示事项。（一）报告和请示的区别两种公文作用的根本区别点在于：报告

46、的基本作用在于“汇报”；而请示的基本作用在于“请准”。具体来说，它们的区别可从以下几方面把握：1报告主要是向上级汇报工作，反映情况；请示则是请求上级批准和解决问题。2报告不要求上级一定答复，上级可以以批示的方式答复，可以以批转的方式同意发文机关的建议、意见或同意发文机关对其主管的业务提出的规定、要求等，也可以不答复；而请示则要求主送的上级机关一定要给予答复，否则，就是上级机关的不负责。3报告的行文可以在事前，可以在事后，也可以在事情的工作进程中；而请示则要求一定要在事前，请示的事项，必须按上级的答复去办理，没有上级的答复，就不能自作主张行事，不能“先斩后奏”。4报告可以一文数事；而请示只能一文

47、一事。（二）报告和请示的作用1报告的作用：向上级汇报工作的完成情况。汇报工作又有几种情况：一是总结性的汇报，对年度、半年度、季度等工作的全面汇报；一是阶段性的汇报，不定时，根据需要，工作进行到一定阶段，对上级的汇报；一是专题汇报，专门对某一项工作的汇报。反映情况。情况，指发生的具有一定（好、不好等）影响的重大事件或现象、人的思想动向、发生的重大事故等。将这些具有一定积极或消极意义的情况向上级领导反映，以便上级机关掌握情况，心中有数，作出正确决策和指导。答复领导询问的有关问题或向领导提出建议或意见。2请示的作用：对本单位的职权所无法解决的问题，请求领导批准；对重大问题难于掌握其政策方针尺度，请求

48、领导作出指示；对重大问题无法处理，为求得办法和依据，请求领导给予指示；本单位在工作中遇到了经费、人员等方面的困难，请求领导给以帮助和支持等。（三）报告和请示的分类1报告的分类：按内容分可分为：工作报告、情况报告、答复报告、报送报告；按特性分可分为综合性报告、专题性报告。2请示的分类：政策性请示、工作性请示。（三）报告和请示的写作报告和请示的写作，根据不同的内容，其主体的写作有所不同，但一般来说，两种文书的写作结构大致可以按以下方式进行：标题一般是采用事由加文种名称的构成方式：关于的报告（请示）。根据情况，前面也可加上发文机关。正文的前言，一般是简明扼要地写明报或请示的原因、目的、依据、基本情况

49、等；主体部分，将需要报告（或请示）的内容逐层逐项写清楚，注意内容结构叙述要条分缕析，决不能含混零乱；报告或请示的结尾就是文书的结语。报告和请示都是呈给领导的上行文，除了内容结构要条理清楚，逻辑性要强，语言要简明扼要以外，还要注意行文的语气，要具有尊敬、请示、慎重、严肃的特色，既尊重上级，又实事求是。九、批复批复是适用于答复下级机关请示事项的下行文书。根据批复的定义，可以看出，批复的专门性和针对性是十分突出的，是专门用来回答下级机关请示所用的文书。请示的作用是相当重要的，当下级机关根据自己的职权范围，无法决定能否进行某项工作而作出请示时，领导通过批复来进行批准（或不批准），解决问题；当下级机关对

50、一些重大问题的认识难于掌握其政策方针尺度，请求领导作出指示时，领导通过批复来指示怎样理解把握；当下级机关对重大问题无法处理，为求得办法和依据，请求领导给予指示时，领导通过批复指示其处理办法和原则；当下级机关在工作中遇到了经费、人员等方面的困难，请求领导给以帮助和支持等，领导通过批复给以答复表态。（一）批复的作用批复是批准下级机关进行某项工作，对重大问题的处理提供政策依据的文书，通过批复进行的答复，就成为下级机关开展工作的依据，下级机关必须按照批复当中的指示开展工作，处理问题，而不能另行其事。因此批复具有答复性，同时其答复具有指示性。实际上，批复在某种意义上，具有一定的法规作用。（二）批复的写作

51、批复的标题一般是由事由和文种名称构成。因为批复是对请示的答复，所以批复的正文，引言应首先指出收文的时间、请示的文号、请示的内容概括等。主体部分是针对下级机关的请示事项，逐项进行答复，答复语言要明确，答复内容要切合实际，实事求是，不要说空话、废话，以便下级机关能够得到一个切实的依据。请示的结语可用“此复”、“特此批复”、“特此批复，请照此办理（执行）”等。十、意见意见，是适用于对重要问题提出见解和处理办法的公文。（一）意见的作用意见是针对某一重要问题而提出见解和处理办法，无论是用作上下文、下行文、还是平行文，都具有建议的作用；在作为下行文时，就重要问题提出的见解和处理办法，向下级机关交代处理问题

52、的原则、政策，对下级的工作具有指导性，即具有指示的作用。（二）意见的分类1指示性意见2规范性意见3建议性意见（三）意见的写作1首部和尾部意见的首部和尾部的写作有两种形式：一是“文件式”的形式，其首部包括发文字号标题和主送机关；尾部包括发文机关印章和成文日期。二是法规、规章类公文的形式，它多用于规范性意见，其首部不写主送机关，首部包括标题、制发机关和成为日期等三项。因为制发机关和成文日期放到标题之下，所以这种形式没有尾部。2正文首先写原由，说明发文的目的，交代法律政策依据、客观存在的原因、形势背景等。再写具体事项，即对重要问题提出具体的见解和处理办法。规范性意见的内容一般比较多，可分列款或加小标

53、题，一般应对所规范意见的事项加以说明；其他两类意见一般是“一文一事”，要求事项叙说完整，以作为提出建议的事实依据，便于受文对象全面把握，以准确判断、正确评价意见中的见解。最后的结尾，写出要求下级贯彻执行的意见，可提出要求、希望或注意事项；规范性意见，可就规范的内容加以说明。结尾可有可无，根据具体内容而定。十一、函函是不相隶属机关之间相互商洽工作、询问和答复问题的公文。（一）函的作用函是一种典型的平行文书。相互之间没有隶属关系的机关在商洽、协调工作，了解有关情况，寻求互相支持，进行交流往来时，都应使用这种公文。有时上下级机关之间询问回答有关问题，要求办理一般业务上的事项而不宜用请示、报告、通知、

54、批复的，也可用函的形式。（二）函的分类根据使用需要，函有公函和便函两种形式。根据公务交往的情况，主动向对方提出公务事项，进行联系的函叫发函；答复对方有关事项的函叫复函。函是在不相隶属机关之间为公务交往而使用的文书，在写作时务必注意在语气、用词等方面的礼貌性和尊重感，这样有利于工作的开展进行。（三）函的写作函的写作一般都比较短小，简明扼要地说明来函的目的事项即可，一般不宜展开论述。函的标题一般是由事由和文种名称构成，有时也在前面加上发文机关名称。正文说明来函原因、目的、情况、要求等，语言要简洁干脆，内容要直接入题，突出重点，让对方很容易了解函的目的，有利于工作的联系。需要答复的函，在结尾应写上请

55、答复的要求。答复对方的函，首先应在正文的首句或首段说明收到对方函的时间及内容概括，然后针对对方的要求，逐一进行答复。十二、会议纪要会议纪要是记载和传达会议情况和议定事项的实录性文书。（一）会议纪要的作用会议纪要是将会议的主要内容、事项、决议、发言要点等经过整理概括后，将其具有意义的内容传达给受文者，会议纪要是一种“精神传达”的作用。（二）会议纪要的写作会议纪要则是在会议记录的经常上，对会议内容进行整理分析归纳后，将其主要的内容有条有理地概括出来，尤其要注意抓住会议的主要精神，对内容的概括和主题的归纳要准确。会议纪要的写作形式有两种，一种是非常规工作性的具有专题性和公布性的，较大型的纪要，如研讨

56、会和人民代表大会等的会议纪要就属于这一种；一种是常规工作性的会议纪要，如一个机关、一个单位的工作性会议，包括党委会、首长办公会等。两种纪要在写法上有一定的区别：标题的写法：两种会议纪要在标题的写法上基本相同，一般有两种写法：一种是会议名称加文种名称；一种是事由加文种名称。还有一种标题的写法，相当于通讯标题的写法。这种标题，其正题是概括会议内容和主题意义，副题是一般会议纪要的写法，这种标题一般是较大型的公布性的会议纪要使用。首部的写法：常规工作性会议会议纪要：要依次写明时间、地点、主持人、参加人、记录人、会议议题等内容。专题性、公布性会议纪要：不必写以上内容。只在正文前言中高度概括地说明会议目的

57、主题、指导思想、参加会议人员范围和会议基本情况、基本精神。正文的写法：常规工作性会议纪要：前言简要说明会议目的和指导思想，主体部分则逐一将会议所议事项列写出来。根据会议情况，可不一定要专门的结尾。专题性、公布性会议纪要：前言见首部写法所述。主体部分则需要将会议内容及其意义用归纳性概括性的语言进行阐述。这种写法要注意条理的清楚，详略的处理，点面材料的结合等，要突出纪要的重点。结尾一般为归纳会议意义或提出对未来的想法展望等，当然，结尾写何内容，还是看会议内容所定。第二节 常用事务文书一、计划计划，也叫“意见”、“安排”、“方案”、“工作要点”。它是人们对未来一段时期内即 将从事的事情进行打算和安排

58、的书面材料。（一）计划的作用计划可以使我们在从事各项工作之前做到心中有数，减少盲目性，从而提高工作质量。（二）计划的分类计划的种类较多，按范围分，有个人计划、单位计划、部门计划；按性质分，有综合性计划、专题计划；按内容分，有工作计划、科研计划、生产计划、学习计划；按形式分，有条文式计划、表格式计划等。（三）计划的写作计划的结构一般包括标题、主体、尾部三个部分。标题内容包括制文单位、计划适用时间、事由和计划名称四个内容。正文包括引言和主体。引言：也称导语或开头。简要写明制定计划的依据、指导思想及基本情况分析。主体：具体写明工作的目的、任务、要求、步骤、措施、方法等，着重体现“做什么”和“怎么做”

59、的问题。该部分一般采用条列式，分条列项来安排内容。尾部：在文末右下方注明制文单位及日期。写作计划要具体明确；切实可行二、总结总结是人们在某项或某阶段的工作完成后，进行系统的回顾、全面的分析，总结出经验教训，以指导下一阶段的实践而制作的书面材料。（一）总结的作用总结能帮助我们从过去的实践活动中找出经验和教训，从而更好地掌握客观规律，使下一步 的工作减少盲目性，以提高工作效率与质量。（二）总结的分类总结的种类较多。按内容分，有工作总结、学习总结、思想总结、科研总结等；按范围分有个人总结、单位总结、部门总结、地区总结等；按时间分，有月份总结、季度总结、年度结、阶段总结等；按性质分，可分为专题性总结和

60、综合性总结(又叫全面总结)两大类。（三）总结的写作标题全面性总结标题。可标明总结的单位、时期和种类。专题性总结标题。可灵活拟定，或概括内容，或突出中心，或单行标题，或又行标题，视具体 情况来加以选择。正文(引言、主体、结尾)引言。概述基本情况。通常用简明扼要的文字，介绍总结的时间、范围、工作的指导思想和背景，并对总结的主要精神和内容作简要的概括。主体。总结的主体包括工作情况和经验教训两部分。工作情况。要具体写明所做的主要工作及其依据、方法、步骤、成绩、效果等。经验教训。分析成功的原因和条件总结出经验和体会，同时把存在的问题及做得不够的地方 找出来。结尾。写明存在的问题和今后的努力方向；署名及日

61、期在文末右下方(如标题中已标注，则可以省略不写)。写作总结要实事求是，克服片面性。要根据事物发掘事物本质，找出有规律性的东西。三、调查报告调查报告是人们对某一问题或事件进行深入细致的调查研究后所写的，用来反映调查情况及结果的文字材料。（一）调查报告的作用调查报告能如实反映事物的真相及其规律，反映群众的意见和愿望，为领导决策和处理问题提供依据和参考，从而解决实际问题。（二）调查报告的分类调查报告可分为对人物、事件的调查报告、介绍典型经验的调查报告、揭露问题的调查报告、反映情况的调查报告。（三）调查报告的写作调查报告一般由标题、正文、尾部三部分组成。标题：调查报告的标题可以采用公文式标题；也可以根

62、据内容灵活拟定。正文：前言。用简明扼要的文字“揭示”全文。主要交代调查的目的、内容、时间、地点、对象、范围、手段、经过等。主体。这是调查报告的核心部分。包括两个内容：一是所调查事物的基本情况及主要事实，二是对所得到的情况、现象进行分析论证，最后作出结论。结尾。用简短的文字提出结论，或提出建议，指出问题，提出希望。不是每篇调查报告必有结尾部分。尾部：署名和成文时间。搞好调查是写好调查报告的关键。如果没有深入细致的调查，就得不到大量的、真实的材料，从而写不出有分量、有深度的调查报告来。必须对所掌握的材料进行分析研究，从中找出最本质最典型的东西来，以反映事物的内在规律，提炼出有度、有深度的主题，使调查报告的指导性作用得到充分发挥。在安排材料时一定要遵循结构的规则，使整篇报告读起来完整紧凑、线索清楚。四、经验材料（一）概念和作用经验材料是用来介绍推广单位或个人的具有典型性、创造性的先进经验的书面材料。（二）经验材料的分类经验材料按对象划分，有个人经验、集体经验；按范围划分，有工作经验、学习经验、教