慧典琴行软件产品说明书

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1、慧典琴行软件产品说明书Idea-standard Software Co., LTD. 慧典琴行软件产品说明书Idea-standard software目 录引言3第一部分 基础设置4一、琴行现状4二、基础设置4三、权限设置7一、进货模块10二、进货退货13三、销售管理15四、库存17五、销售统计分析23商品销售统计23客户销售统计27职员销售统计27仓库销售统计27六、乐器租赁27七、售后调律30第三部分 培训管理31一、档案管理321.学生档案：322.教师档案：333.离校管理34二、卡片管理351.换卡：352.销卡：353.误销操作恢复：354.卡动过报表：36三、教室考勤361.

2、规则假期的定义：372.班次定义：373.考勤排班：38四、教学管理391.教室管理：392.课程收费设置：403.学生排课：414.大课排课：425.学生上课：43五、学生课时汇总44六、教师课时汇总45七、短信管理45引言琴行软件是上海慧典软件科技有限公司秉承ERP（企业资源计划）精髓，在拥有上万用户的基础上，结合自身十年来对琴行需求的资深理解，将ERP的管理思想、管理流程同琴行的应用特点相结合，自主研发的一套贴身解决琴行管理问题的完整解决方案。琴行软件是利用互联网IT平台，搭建的跨机构，跨区域的琴行销售，艺术培训，服务等于一体的琴行管理系统，软件运用信息科技手段实现一卡通、一条龙、一站式

3、的标准化琴行销售，艺术培训服务；并将销售和培训有机的关联起来，软件通过资源整合，真正做到消费者与琴行全方位的良性互动，实现对销售，客户，艺术培训资源共享的最大化，从而推动中国琴行的管理，为琴行节省成本，提高管理效率，引领琴行步入e时代。系统采用B/S构架开发，零客户端，所有分公司数据集中存放在总公司服务器中，分公司或异地办公时只要宽带上网就可使用该软件，可使总公司对分公司或异地办公机构的管理跨超地域和时空的界限，实时零距离掌控；移动商务，远程管理，即使您出差在外，也可以随时随地通过互联网，进行工作任务的指派，监控，各类企业信息的访问等，使您全面实现“决策千里”。本说明书是“慧典琴行管理软件”的

4、产品介绍及操作说明书。本说明书以软件的应用流程为核心，并辅以软件功能操作方法的详细说明，为您在软件使用过程中提供应用支持。提醒各位用户在软件使用时仔细阅读该使用说明书！ 第一部分 基础设置一、 琴行现状 管理混乱供应商，客户，学生，销售.这么的多的东西岂能一本本子，一个文档能够管理的了。 资金安全销售收入，学费，利润.这些资金怎么样能够做到有效的管理和全程的监控每一笔收入。 网络管理我的网点分布在不同的城市，一个城市不同的地方怎么样能够做到分散敬仰，集中管理 销售和培训怎么样联系起来销售与培训怎么样有机的联系起来？怎么样把没有乐器的学生转化成一个潜在的客户，并清晰的记录销售或者老师跟踪的全过程

5、。 统计分析销售。月统计，周统计，季度统计。 做为老板，我想很清楚统计处我的销售报表，并以直观的形式表现出来，我想很方便的知道一个顾客买了一台琴，什么时间调过律，什么时间维修过哪个部件，一目了然，不用再查票子了。二、 基础设置基本信息建立”工作在分析调研完成之后，是一项非常关键的工作。一般基本信息从建立到完善是一个不断摸索的过程，在该过程中需要不断进行调整。模块所在位置:左上角菜单;基础设置一般初始的用户名是：初始用户，密码是：127，这个用户都可以在后台进行增加删除一些用户登录系统后，系统会提示，请先维护单位信息：这就需要登录到系统里面的系统管理-系统参数-在输入框里面增加信息。如图;填写完

6、毕后，点击保存即可。 档案管理新增档案：一般是在学生管理-学生档案里面新增学生档案：如图：注意：带红色星号是必须填写的。专业信息; 定义本琴行开设的所有专业，本系统的输入框是自动保存功能，第一次在空白处输入后，下次再用到就不会再次输入，只需要点击输入框，在下来里面选择就可以了。 档案修改用鼠标点击任何一个学生的档案，然后点击修改就可以。如图;删除档案：选中一个学生档案，然后点击删除即可，注意，删除后，系统不能恢复档案查看：主要是根据条件快捷的查询学生。生日提醒，由于在录入学生档案的时候有个生日，所以，系统会根据填写的生日，自动发送生日祝福短信，在系统里面可以很方便设置提醒的天数如图: 进销存是

7、对企业基本经营情况的静态描速，比如一个企业经营哪些商品，拥有哪些客户、哪些供货商、哪些职员、哪些仓库等信息。建立基本信息的工作包括对于基本信息的分级管理结构的确立、基本信息的录入职责不明确一般设置原则： 条码原则编号。（指按商品的条码做为商品的编号。） 实际原则编号。（指按照公司的实际情况进行分类） 、按照商品品种或供货商分类。如：机箱类、键盘类、显示器类、打印机类。 、 主商品名称按型号细分,可分二级类、三级类； 常用原则编号。商品编号也可以续用在使用分销系统之前的一套较为熟悉的商品编号。此种编号原则的优点在于录入商品时熟悉程度高，录单快速；其缺点在于如果没有相对统一的规范会导致系统商品分类

8、不规范。 权限原则。（指按照公司产品的管辖权限分类） 图例：（主商品名称按品牌/型号细分,可分二级类、三级类）： “机箱类”我们用“机箱”的拼音简写为（JX）；然后在“机箱类”下面又划分了两种品牌“金河田”、“水晶王”，故编号为（JX001）和(JX002)；“金河田”（JX001）下分为不同的型号，故在（JX001）下面分为了(JX001001)、(JX001002)，依此类推。提醒：系统中的基本信息至关重要，它将直接影响到后面的操作员权限的划分。仓库设置：设置不同的仓库供货商信息;设置供货商的信息，并录入供应商的信息。客户信息;添加客户的信息，比如，购买客户，调律客户的信息。三、 权限设置

9、权限设置首先要增加用户，然后选择用户所属的部门和网点，并在系统里面定义用户的角色。然后才给他分配响应的权限。一、 新增用户二、 给相关的用户分配权限第二部分 功能模块一、 进货模块采购进货就是直接从供应商那边进货管理，由于慧典琴行管理软件采用了智能化的选择方案，用户只需要选择即可。用户可以直接从下拉列表里面填写供货商， 并选择相关的仓库等信息，如果是老商品，用户可以直接从老商品中进行选择，如图所示;如果是新商品，用户可以直接以添加的方式进行添加，并且系统会自动记忆功能。出租预设租金;主要是针对这个钢琴有可能要出租的情况，才会填写，否则，不要填写。为了方便用户，我们增加了从老商品复制功能，这样就

10、避免了重复性的输入名词解释;上图中的右下脚有一个优惠金额、实付金额。优惠金额表示在实际业务中往来单位给予的优惠款；实付金额表示实际支付给往来单位的货款。系统将优惠金额记入【费用科目】“优惠金额”科目中，采购入库单、销售退货单中的优惠金额记费用减少；下面将提到的销售出库单、采购退货单中的优惠金额记费用增加。 二、 进货退货1. 协同的信息管理采购退货单是解决采购业务中已经通过了采购入库审核过帐后，发现商品数量、型号、单价等不正确情况而开设的采购退货处理。 上图中可以看到已退货数量、剩余数量、采购单价、采购金额、扣率（税率）、折扣单价（含税单价）、折扣金额（税价合计）、成本单价的相应情况。 采购单

11、价是指原采购入库单的商品单价。 “成本单价”的确认和成本算法的配置有关。如在系统配置中钩选了【采购退货】商品成本与参照【采购入库】商品成本相关联，这时显示并退货出库的成本单价将参照的原采购入库单的单价计算；如没有钩选此项，那么则按成本算法确认该退货出库商品成本单价。 系统配置中选择【采购退货】商品数量受参照【采购入库】商品数量限制后这里将显示“已退货数量”，这是针对同一张销售出库单中商品先前已经发生过退货的商品数量。 剩余数量数量已退货数量 采购退货单过帐后对数据的影响： 对应仓库商品数量减少；如已收款，则现金或银行存款增加；如未收款或未付完则应收款增加/应付款减少，资产负债表中资产减少，负债

12、也减少。如有优惠金额，支出类优惠金额将增加，利润减少。 三、 销售管理慧典琴行软件在销售管理模块中，针对琴行的专业销售，我们有三种类型：VIP客户，临时客户，学生客户。如图：Vip客户: 主要是一次性买过该琴行产品超一定的数额的的客户，具体的数额琴行自己可以定义；这类客户也可以是老板的熟人或者朋友，通过老板这层关系进行打折，管理员可以在里面进行折扣定义。临时客户：就是临时过来买东西的客户。学生：就是在本琴行学习专业课程的学生过来买产品，可以有一定的折扣，也可以进行送课时，当点击学生的时候，那就直接在软件里面找该学生即可，系统会自动带出该学生学习的专业课程，学费，档案等情况。四、 库存实际工作中

13、，仓库管理人员提供的商品数量统计和库存电脑账不可能完全一致。这种情况相当普遍，特别是月底盘点时工作量相当大，如果仍然采用业务单据中的报损/报溢单显得力不从心。为此我们提供了库存盘点的功能，可以对某个仓库的部分或全部商品进行盘点，增加或减少电脑库存账。 报损和报溢单可以从“库存盘点”生成的盘点草稿调用。商品库存盘点后，可以通过报损报溢对其实际库存进行调整，但不能说这两项就是“库存盘点”的子栏目。报损报溢单还有其它很多用途。 报损和报溢单过账发生的损益记入损益表的“商品报溢收入”和“商品报损”。 一、报损单 在库存管理中，因意外情况而导致商品受损，商品价值会因此而打折，甚至丧失，因此要通过报损单来

14、对仓库中的商品数量及金额进行调整，使账面与实际相符。 单据审核过账后，出货仓库中的该商品库存数量减少，库存金额减少。 二、报溢单 因故仓库中商品数量及金额增加，为使账面与实际库存情况相符，需开报溢单。 单据审核过账后，该商品的库存数量增加，库存金额增加。 三、库存盘点 库存盘点是指用户盘点后录入实际库存量，和电脑账对比产生一个差额，系统自动调整库存量，产生“报损/报溢单”的草稿，极大的节约了工作量。操作】 第一步：在下面的对话框中输入查询的时间范围。如下图（图一）： （图一）第二步：出库存盘点界面，该界面中提供如下功能按钮。 添加单据：是指添加盘点单。该单据在填入“盘点仓库”和“商品信息”后会

15、自动显示电脑账的“库存数量”，但是要求填入“盘点数量”，系统自动显示“盈亏数量”，点击明细，并可以看到这个款商品的进出明细。如图（图二）所示： （图二） 上图中保存退出后的盘点单将显示如下图（图三）： （图三） 在图（图6-2-2）中点击放弃退出，切换到以下界面（图四）： （图四）上图中（图6-2-4），在“盘点”栏里打勾表示该单据是已盘点处理。 修改单据和删除单据：是对已添加的盘点单进行修改和删除。 系统还提供删除所有已盘点单据功能。 盘点处理：是指系统对已有的盘点单进行单独盘点，显示库存的盈亏情况，并且根据该盈亏数量生成报损、报溢单的草稿。如图（图五）所示： （图五） 点击确定出现如下界面

16、（图六）生成报损、报溢草稿，并通知生成草稿编号： （图六）盘点汇总：该功能对所有盘点单自动盘点相当于盘点处理的批处理。系统会提示如下（图七）：（图七）确定将出现“选择仓库界面”，此时请选择需要盘点的仓库，出现如下图（图八）所示：（图八） 筛选商品：可以模糊输入商品名称和编号，筛选出部分商品进行盘点。 全部盘点处理：对商品所有已有盘点单进行盘点处理。根据所有盘点单的盈亏数量自动生成报损报溢单草稿，一旦处理以后，本仓库所有的盘点单就不允许修改了。系统会给出如下图（图九）提示：（图九） 在确定后，系统出现盘点单汇总成功的提示如下图，并且告知生成的报损、报溢单草稿的编号。若要将该草稿过账，则需在报损单

17、、报溢单中调入草稿并审核过账。 图四中查找商品：在对某个商品进行盘点之后，需要输入该商品的盘点单时，可以点击该按钮，直接输入商品名称或编号查看该商品相关的盘点单的情况。 （泛微协同商务系统功能图）五、 销售统计分析销售报表反映了各分支机构的销售情况，是对销售业务的总结和分析；能够实时为企业决策者提供所有销售业务第一手资料。包括： 1. 销售日报：反映某天某仓库商品销售的数量、均价、销售金额等基本销售情况及排序功能； 2. 销售月报：反映某月某仓库商品销售的数量、均价、销售金额等基本销售情况及排序功能； 3. 任意时间段销售报表：反映某一段时间内某仓库商品销售的数量、均价、销售金额等基本销售情况

18、及排序功能； 以上三种报表的操作同采购报表类似。只是增加了商品销售排行、客户销售排行、仓库销售排行、经手人销售排行。见下图（图一）所示： （图一） 在商品销售排行、客户销售排行、仓库销售排行、经手人销售排行中可以根据对象的不同查看到商品、客户、出库仓库、经手人相应的销售数量、单价、销售金额、价税合计、成本、毛利、毛利率等信息。商品销售统计 以销售的商品为对象进行统计，统计某一段时间内所有或某客户、经手人、仓库的商品销售情况，包括商品的销售数量、单价、销售金额、价税合计、成本、毛利、毛利率等信息。 【操作】 第一步：同商品采购统计一样，首先输入商品销售统计的统计条件。如下图（图二）： （图二）

19、上图中可钩选需要显示的数据（如折前销售金额、销售为0的数据、部分仓库时显示代销数据）。在打开销售统计后，系统显示用户所钩选的大类商品的销售数量、单价、折前销售金额、销售金额、价税合计、毛利、毛利率，如下图（图三）所示： （图三） 第二步：从按条件统计出的“销售统计树型表”页面可进行明细表、线性列表及销售汇总明细的查询.其方法与商品采购统计一样。 系统中也提供显示红冲单据、显示停用资料以及单据筛选查询（这里也会受第一步中“统计条件”中的仓库、经手人、往来单位、商品的限制。 单据筛选功能为用户提供按销售业务类型统计商品销售情况。 在商品销售统计中的销售汇总明细，是根据商品进行汇总统计。针对每个商品

20、的销售情况，列出与该商品有关的销售出库单、销售退货单、零售单、委托代销结算单等单据。其基本操作方法同上面讲过的商品采购汇总明细表。 同时，在销售统计的明细表中的排序按钮能够提供按照日期、单据编号、单据类型、单据真实过账顺序几种排列方式对商品销售进行排序统计，如下图（图四）所示。“按单据真实过账顺序”的功能，该项排序功能能够使在事前抢单、事后补单的情况下真实的反映过账成本等相关信息。（图四）由图（图四）可见，商品销售统计可按五种方式进行排列，系统默认选中以升序排列数据，但可以改为降序排列。 线性列表中排序按钮能够提供按销售数量排序、按价税合计排序、按销售金额排序、按销售毛利排序、按销售成本排序，

21、如下图（图五）所示： （图五）每月比较是将选中商品按每个月结时间段统计的销售数量和金额显示出来：（图六）客户销售统计 客户销售统计是以客户为统计对象，统计某一段时间内所有客户、某类客户或某一个客户购买所有或某一商品，及其经手人、仓库的情况，包括商品的购买数量、单价、优惠金额、销售金额、价税合计、成本、毛利、毛利率等信息。在查询页面增加字段“显示优惠金额”，如配置显示，优惠金额将在统计中显示。使用方法参见商品销售统计。 在客户销售统计中的销售汇总明细，是根据客户进行汇总的。针对每（个）客户的销售情况，列出与该客户有关的销售出库单、销售退货单、零售单、委托代销结算单单据。其基本操作方法同上面讲过的

22、商品采购汇总明细表。 职员销售统计 职员销售统计是以职员为统计对象，统计某一段时间内职员对所有或某客户、经手人、仓库的商品销售的情况，包括该职员/全部职员经手的商品的销售数量、单价、优惠金额、销售金额、价税合计、成本、毛利、毛利率等销售信息。在查询页面增加字段“显示优惠金额”，如配置显示，优惠金额将在统计中显示。使用方法参见商品销售统计。 在职员销售统计中的汇总明细，是根据职员进行汇总的。针对每（个）职员的销售情况，列出与该职员有关的销售出库单、销售退货单、零售单、委托代销结算单单据。其基本操作方法同上面讲过的商品采购统计汇总明细表。 仓库销售统计 仓库销售统计是以销售点为统计对象，统计某一段

23、时间内各类或各个仓库中所有或某客户、经手人、仓库的商品销售情况，包括商品的销售数量、单价、优惠金额、销售金额、价税合计、成本、毛利、毛利率等信息。在查询页面时增加字段“显示优惠金额”，如配置显示，优惠金额将在统计中显示。使用方法参见商品销售统计。 在仓库销售统计中的汇总明细，是根据仓库进行汇总统计。针对每（个）仓库的销售情况，列出与该仓库有关的销售出库单、销售退货单、零售单、委托代销结算单。其基本操作方法同上面讲过的商品采购统计汇总明细表。 六、 乐器租赁乐器租赁就是针对琴行乐器租赁业务的一个模块首先定义乐器租赁的类型：月租，季度租，年租等时间段。然后填写租赁单系统会自动统计租赁收入的情况七、

24、 售后调律主要针对售后服务的一个管理模块，里面有维修保修记录，调律记录，调律收入等类型。首先要定义维修类型：如，售后调律，维修服务等。然后进行调律界面：如果有销售记录，系统会自动关联到销售单，直接查找销售单即可，系统会自动统计调律的收入情况第三部分 培训管理本模块主要针对培训中心、艺术类培训、青少年活动中心等各类社会办学机构而开发，从而达到培训中心的管理更高效、科学化、规范化。由于本软件基于Web从而可以方便的进行网络共享操作，不管在局域网还是广域网都轻松实现联网，只要使用一套软件就可以让学校总部与分部间实现快速的数据交换。对于一个琴行来说，看似独立的两个的两个模块，其实，两个模块之间有相互联

25、系的，既相互联系，又相互打通。举个简单的例子：当一个学生过来学习某一科专业知识，在建立档案的时候，我就需要知道这个学生有没有乐器，进行潜在登记。如图：当这个学生没有乐器的时，系统会自动把这个学生登记为潜在客户，以便知道老师对这个学生跟踪的进展。（泛微协同商务系统机构图）一、 档案管理1. 学生档案：新建学生资料如图：能够根据学生姓名，卡号，进行学生查询，排序等，学生资料能够按照字母的先后顺序进行排排列。2. 教师档案：新建老师档案：可以定义老师的的专业，老师的课程等信息。一个老师可以定义多个专业，并可以把专业分成一级，二级，三级等。并且可以定义一个教室对应多个专业课程。如上图所示，在所收课程里

26、面可给一个老师选择多个课程。3. 教师考勤主要抓去教师的上课时间，进而算出老师的工资，这一块是和卡片挂钩的如图;注意：如果让系统里面能够准确算出教师的工资，教师必须做到精确考勤教师排班：教师排班是定义老师的考勤，以及定义老师的课程表的。这个定义好以后，系统会有提醒功能。当一学生的一起课程学完的时候，准备学下一期，我们可以把他做为暂停状态，这样卡还保留，卡号还有效，但是，这个暂定时期，卡片不能刷。当一个学生离校后，就可以办理要下办理退卡，结算等业务。卡号不在绑定这个学生。如果要重新来上课，可以需要重新开卡。二、 卡片管理1. 发卡管理：直接双击左边的学生或者老师的档案，编号是自定义。姓名，卡号是

27、必填项目。填好后点击发卡即可。2. 充值：给学生卡里面进行充值：首先点击刷卡按钮，然后填写输入项，然后点击充值即可3. 充次管理：把卡里的余额转化成上课的次数如图：4. 卡动过报表：主要是操作人员对卡的操作进行的记录，这一一块是老板的监控功能。能够很清晰的记录操作员对卡操作的动作，对于监控资金很重要三、 教师考勤 1. 规则假期的定义：定义老师的工时，包括吃到，早退的定义，如图所示。2. 班次定义：定义老师的班次和上下班的时间，这个主要针对专职老师。考勤报表：如图：考勤刷卡数据：主要记录老师和学生刷卡的数据。如图如上图所示：报表里面有日考勤报表，月考勤报表。出勤明细，请假报表，并可以分析每个老

28、师，每个学生的考勤：包括这个老师的出勤率，这个学生的上课率等数据。如下如所示：3. 考勤排班：主要针对老师的排课，对老师的课时进行排课，跟踪，查看等本视图是以日历的形式显示的，方便老总一目了然的看本周，或者本月的教师排班情况。四、 教学管理 1. 教室管理：定义教室，并可以定义这个教室所属的学校2. 课程收费设置：对于课程收费设置我们所考虑的是对于同一课程，可能有不同的收费；对于同一课程又可能有不同阶段，所以，我们系统采用灵活的收费设置。既可以设置一个老师对应多个课程，也可以设置一个课程对用多个收费。3. 学生排课：学生排课是一个复杂的系统模块，原因就是里面不确定的因素很多，比如，请假，临时调

29、课，节假日等，遇到这些问题，我们系统都会自动延后一天，并且，系统会自动找出空闲的时间，把这个学生安插进去。1. 首先选择教师，如果这个教师在这个课时已经有课，那么系统会显示，并且会自动提示。2. 选择专业3. 选择时间段，这个和上面的是对应的，如果这个时间段这个老师有课，排布进去，如果这个时间段，这个教室已经满，那么也排布进去。4. 选择上课方式和上课类型。5. 当这些排好后，点击确定，即可（资产、产品和服务总体架构）4. 大课排课：大课主要是针对大课的一个执行，在大课的过程中，当操作员执行上课的时候，系统不会因为某个学生没有来，就不扣除他的学费，只要这个学生在大课里面，并且，这个学生没有请假

30、，没有调课的情况下，系统会自动扣除这个学生的学费。5. 学生上课： 这个页面主要是对临时学生过来上来，对于一个学生没有排课，且短期培训学习 。这些学生的特点是随机性比较大。五、 学生课时汇总 汇总学生的上课时间这里可以选择相关的学生进行课时汇总，可以根据其专业，人员类型，姓名等方式对学生的课时进行汇总。六、 教师课时汇总 根据教师的上课情况汇总老师的课时，并和老师的工资挂钩J教师的课时统计出来后，就可以很清楚算出老师的工资。七、 短信管理 提醒功能;学生的生日，客户生日，调律提醒等到期提醒，并会自动触发一条短信节假日祝福：可以针对某一个专业的学生进行群发短信，节日祝福，放假通知等功能Software54慧典软件产业股份有限公司 Tel:021-51093376,Fax:021-65080210上海市中山北路中环大厦728